國內部分查收查引系統(tǒng)比較研究與優(yōu)化策略

袁 浩 曹敏媛 李 青 周保昌

（國家圖書館，北京100081）

查收查引又叫收引查證、文獻查證、代查代檢等，是圖書館參考咨詢領域的一項重要工作。該服務通過對用戶發(fā)表或指定的論文或著作在SCI、EI、CPCI-S、CSCD等國內外著名檢索工具中的收錄及引用情況進行檢索并出具檢索報告，為客戶申報兩院院士、國家自然科學基金、杰出青年基金等國家各類教育科研基金，機構學術水平評估和個人職稱評定等工作提供客觀、準確的依據(jù)。

近年來，隨著越來越多管理機構對查收查引檢索結果的認可，查收查引業(yè)務的需求不斷增長。國家圖書館科技查新中心接收查引查證業(yè)務咨詢量從2013年的2716單增長到2019年的4749單，增長率達74.9%；浙江大學圖書館2016—2018年接受的查收查引業(yè)務委托達23826人次[1]，年均約8000人次；蘇州地區(qū)查引服務量在幾年內增加了數(shù)十倍，平均年增長30%以上[2]；海南大學圖書館2014—2018年五年間查收查引業(yè)務量從628單增長到1685單[3]。

查收查引業(yè)務的交付結果相對固定，且基本不涉及解讀文獻內容，適合引入系統(tǒng)工具輔助提升工作效率。隨著業(yè)務量的不斷增長，提升工作效率、減輕工作人員壓力的需求變得愈加迫切，越來越多的圖書館開始關注查收查引系統(tǒng)。筆者梳理了國內查收查引系統(tǒng)研究和應用現(xiàn)狀，并通過個案訪談及部分系統(tǒng)試用，比較主要查收查引系統(tǒng)的功能特點，最后對系統(tǒng)的優(yōu)化提出建議。

1 查收查引系統(tǒng)現(xiàn)狀

1.1 查收查引系統(tǒng)研究現(xiàn)狀

在CNKI總庫平臺進行跨庫檢索，選擇期刊、學位論文、會議、報紙等數(shù)據(jù)庫，在主題字段檢索查收查引、收引查證、文獻查證、論文收引、收錄引用、引證檢索、引文檢索、代查代檢、代檢代查等相關詞，獲得了查收查引研究的相關文獻。通過文獻梳理，筆者認為當前查收查引系統(tǒng)的研究大體分為3個方向。

（1）對業(yè)務功能的研究。此類研究聚焦于查收查引系統(tǒng)中的個別重要功能的優(yōu)化和深入探討，比如跨庫檢索[4]、他引區(qū)分[5-6]、報告生成]、自助打印[9]、云端訪問[10]等。比如，闞洪海研究了基于水晶報表的查收查引報告自動生成技術，與人工排版相比，系統(tǒng)能平均節(jié)省2/3以上的時間；陳斯斯[12]研究如何將微信小程序與查收查引系統(tǒng)相結合，探討移動服務場景中的查收查引工作。

（2）對具體工具的研究。此類研究普遍使用NoteExpress、EndNote、Excel、Word、VBA等成熟工具的功能，解決工作中的具體問題，以提升查收查引工作效率[13-17]。典型研究包括，陳偉[18]聯(lián)合使用多個工具，比如Excel、Word和Endnote、NoteEx?press等實現(xiàn)批量檢索、批量編輯字段、快速插入引證文獻等功能；張雪娟[19]研究了利用NoteExpress輔助人工實現(xiàn)自引去除、他引列表輸出，以及總他引次數(shù)等的快速統(tǒng)計。

（3）對軟件系統(tǒng)的研究。隨著查收查引工作的廣泛開展以及業(yè)務量的不斷攀升，眾多大學或機構掀起了開發(fā)查收查引系統(tǒng)的風潮，比如清華大學[20]、中國科學院文獻情報中心[21-22]、北京大學[23-24]、北京郵電大學[25-26]、西安知先[27-28]、武漢大學[29]等機構都通過自建或合作建設的方式開發(fā)了查收查引系統(tǒng)。這些均是系統(tǒng)層面的研究，不過也有繁簡之分，有些系統(tǒng)功能完備，比如師曉青[30]以山東大學應用場景為例，將查收、查引和查新整合于一個平臺，詳細規(guī)劃和設計了6個角色用戶的權限和主要功能，包括檢索員、用戶、檢索審核員、科研審核員、人事審核員和系統(tǒng)管理員等，并且系統(tǒng)還含有電子簽章和服務評價功能，但也有些系統(tǒng)查詢范圍僅覆蓋個別數(shù)據(jù)庫，限制了使用場景。

1.2 查收查引系統(tǒng)應用現(xiàn)狀

應用方面，通過前述文獻調研可知有十余家圖書館自行開發(fā)了查收查引系統(tǒng)，這些系統(tǒng)大部分僅應用于自己的圖書館，也不乏一些佼佼者通過商業(yè)渠道將系統(tǒng)向全國推廣，并通過市場選擇得到了普遍的應用。通過網(wǎng)絡調研和個案訪談可知，當前有五家查收查引系統(tǒng)應用較為廣泛，這五家代表了當前查收查引系統(tǒng)的最高水平。

（1）中科嘉速（北京）并行軟件有限公司開發(fā)的引證報告服務系統(tǒng)。該系統(tǒng)由中國科學院軟件研究所研發(fā)（以下簡稱中科院系統(tǒng)），目前被中科院系統(tǒng)內的圖書館、北京師范大學圖書館等多個機構使用，筆者所在的單位也是該系統(tǒng)的用戶。

（2）北京開元數(shù)圖科技有限公司開發(fā)的查收查引系統(tǒng)[31]。該系統(tǒng)由CALIS牽頭研發(fā)并測試（以下簡稱CALIS系統(tǒng)），目前在高校圖書館系統(tǒng)內使用廣泛，用戶包括北京大學圖書館、清華大學圖書館等。

（3）北京創(chuàng)訊未來軟件技術有限公司開發(fā)的科技查新站管理服務平臺[32]。北創(chuàng)軟件依托于北京郵電大學，是專業(yè)的圖書館信息化供應商，該平臺基于北京郵電大學的需求開發(fā)，可單獨購買其中的查收查引功能（以下簡稱北郵系統(tǒng)），經(jīng)與株洲田心信息技術有限公司合作，迭代完善后在業(yè)界推廣，用戶包括北京郵電大學、中國農(nóng)業(yè)科學院、吉林大學、四川大學、哈爾濱工業(yè)大學等多種類型的機構。

（4）西安知先信息技術有限公司開發(fā)的論文查收查引自助服務系統(tǒng)[33]（以下簡稱知先系統(tǒng)）。西安知先在業(yè)內比較知名的是其Notefirst文獻管理軟件，公司在文獻收集和整理方面的技術積累為其開發(fā)查收查引系統(tǒng)打下堅實基礎，目前的用戶包括河南大學圖書館等。另外，業(yè)內還有陜西中科創(chuàng)元信息科技有限公司開發(fā)的查收查引系統(tǒng)，據(jù)了解該系統(tǒng)與西安知先雖分屬不同公司，但頗有淵源，功能類似，可合并考慮。

（5）寶和數(shù)據(jù)股份有限公司開發(fā)的查收查引系統(tǒng)[34]（以下簡稱寶和系統(tǒng)）。該系統(tǒng)目前的用戶集中在江蘇地區(qū)，如南京大學、東南大學等，也有北京化工大學、重慶大學等眾多外地區(qū)的用戶。

2 部分查收查引系統(tǒng)功能對比

由于既定任務明確，因此無論何種查收查引系統(tǒng)，核心功能模塊一致，均須包含題錄信息提交、適配目標數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)檢索與獲取、區(qū)分自引、導出報告這五大模塊。除了這些涉及基本流程的核心模塊外，系統(tǒng)還應當包含一些其他的功能，如用戶管理、工作量統(tǒng)計、費用計算、權限管理等。本研究以查收查引系統(tǒng)的核心功能模塊為對象，通過個案訪談及部分系統(tǒng)試用，對中科院、CALIS、北郵、知先、寶和這5家系統(tǒng)的詳細功能進行對比。

2.1 題錄信息提交

提交待檢索的題錄信息是查收查引系統(tǒng)工作的前提，也是用戶接觸到的第一個功能模塊，系統(tǒng)支持的提交功能的靈活性、功能完備性，與用戶感知到的系統(tǒng)易用性密切相關。5家查收查引系統(tǒng)在題錄提交方式上的功能對比見表1。

從表1可以看出，幾家系統(tǒng)在題錄信息提交方面各有特點。中科院系統(tǒng)偏重特定模板的導入，其他的導入功能并未涉及，CALIS和北郵系統(tǒng)在本地庫添加、在線檢索和特定模板導入方面支持較為全面，知先和寶和系統(tǒng)尚不具有在線檢索并導入功能。更具體的特定模板導入功能中，各個系統(tǒng)的側重點并一樣，不過并無優(yōu)劣之分，均能覆蓋主流需求。

另外，中科院系統(tǒng)沒有用戶端，所以需要館員在系統(tǒng)中提交待檢索的題錄信息，而其他系統(tǒng)的題錄信息均由用戶在提交委托時候自行上傳，這更有利于提升館員工作效率，當然，如何平衡用戶提交題錄信息的便利性和系統(tǒng)對題錄信息可靠性的要求，是需要著重考慮的問題，這也是調研中發(fā)現(xiàn)有些機構的系統(tǒng)有用戶端，但卻未被開放給用戶使用的原因。

2.2 適配目標數(shù)據(jù)庫

可檢索的數(shù)據(jù)庫數(shù)量，決定了系統(tǒng)覆蓋面，系統(tǒng)適配的數(shù)據(jù)庫越多，涉及到的功能也越復雜，相應館員需要手工檢索的情況就越少，這可顯著提高工作效率。表2梳理了5家查收查引系統(tǒng)可檢索的數(shù)據(jù)庫范圍。

由表2可知，在可檢索的數(shù)據(jù)庫方面，五家系統(tǒng)在WOS核心合集及其子庫、EI、SCOPUS、CSCD、CSSCI、JCR等常用數(shù)據(jù)庫方面大體沒有差別。寶和系統(tǒng)在EI、CSSCI等常見數(shù)據(jù)庫的支持方面有些不足，在影響因子和分區(qū)檢索方面的表現(xiàn)不錯。CALIS系統(tǒng)特色是支持WOS平臺上數(shù)量眾多的數(shù)據(jù)庫，比如WOS總庫、MEDLINE、INSPEC等，但不支持CNKI、萬方等中文平臺的查收查引。其余三家支持的數(shù)據(jù)庫較為均衡，相對而言，北郵軟件在可檢索的數(shù)據(jù)庫方面表現(xiàn)不俗，值得關注。

表1 五家查收查引系統(tǒng)支持的題錄提交方式

從表2中也可以發(fā)現(xiàn)，并沒有一個系統(tǒng)可以覆蓋所有數(shù)據(jù)庫，另外，隨著圖書館事業(yè)的發(fā)展，新的查收查引需求不斷涌現(xiàn)，比如ESCI檢索、AMI檢索、期刊總被引分區(qū)等需求也在不斷拓展業(yè)務的邊界，增加數(shù)據(jù)庫的需求永無止境，無限滿足需求會因邊際成本增高的問題變得不太現(xiàn)實，這提醒我們，要對查收查引系統(tǒng)有一個理性認識，另外系統(tǒng)的設計者需在特定環(huán)節(jié)給手工報告留下空間。

2.3 數(shù)據(jù)檢索與獲取

數(shù)據(jù)檢索與獲取是整個查收查引系統(tǒng)的核心功能，系統(tǒng)檢索過程的準確度、易用性十分重要。這方面各個系統(tǒng)各有強項，比如中科院和北郵系統(tǒng)支持漢英翻譯，用戶上傳的中文題錄信息可被自動翻譯為外文進行SCI、EI等數(shù)據(jù)庫的檢索，這是增加系統(tǒng)查全率的重要舉措。CALIS和北郵系統(tǒng)檢索策略可查看和編輯，此項功能可增加館員對系統(tǒng)結果的信任，減少人工核對成本。北郵系統(tǒng)具有機構成果庫的功能，支持定期統(tǒng)計和發(fā)布本機構在各數(shù)據(jù)庫商的收錄成果，并自動發(fā)送收錄通知到老師或科研秘書。西安知先有特色的代理檢索，可以通過代理模式檢索到非本館館藏的資源。寶和系統(tǒng)支持脫機和聯(lián)機查詢的選擇，可以利用已經(jīng)存在的機構庫數(shù)據(jù)，滿足特定工作需求。

取回結果后，對于機器無法判斷的情況，各個系統(tǒng)均提供的了疑似結果的人工判斷功能，其中，中科院系統(tǒng)可批量展示疑似結果，節(jié)省了人工確認的時間。另外，針對系統(tǒng)漏檢的情況，CALIS和北郵系統(tǒng)都具有豐富的人工添加功能。比如CA?LIS系統(tǒng)支持Text、GB/T國標、SCIBIB、Excel、CSS?CI_TXT、EndNote等格式的人工添加，北郵系統(tǒng)Text格式的上傳功能非常豐富，支持WOS、SCO?PUS、EI、CSCD、CSSCI、CNKI等數(shù)量眾多的數(shù)據(jù)庫。

2.4 區(qū)分自引及導出報告

區(qū)分自引為查收查引工作流程中的重要環(huán)節(jié)，因需要耗費大量人工而頗受關注。本次調研5家系統(tǒng)在區(qū)分自引方面的功能如表3所示，可見這一需求在幾家系統(tǒng)中均有實現(xiàn)，整體支持率效果較好。中科院系統(tǒng)未涵蓋區(qū)分第一作者的功能，另外實際工作中也會遇到其他一些特殊的區(qū)分自引需求，這些功能未涵蓋與實際工作中使用較少有關。

另外調研時發(fā)現(xiàn)，北郵系統(tǒng)和知先系統(tǒng)支持總他引次數(shù)的計算。系統(tǒng)可以排除一篇文章被不同數(shù)據(jù)庫引用時，有重復引用的情況，比如北郵系統(tǒng)，以SCI為優(yōu)先的順序，逐個排除后續(xù)數(shù)據(jù)庫引用次數(shù)中的重復引用記錄，以計算去重后的引用次數(shù)。這一功能使得以往難以開展的總他引次數(shù)的服務，變得可以討論，這一課題需要持續(xù)關注。

導出報告時，各個系統(tǒng)均需按照使用方提供的模板導出相應報告，使用機構不同，報告模板便不一樣，這方面的個性化顯著，故不再贅述。值得一提的是調研中發(fā)現(xiàn)北郵系統(tǒng)可自動計算第一作者、通訊作者、共同通訊作者等的收錄和引用數(shù)，雖然文章是否屬于第一作者等的標注由用戶在客戶端提交時完成，這種方式值得探討，但也十分有益。另外，知先系統(tǒng)的檢索報告導出時論文排序用戶可自行選擇，也可按被引頻次升序或降序排序以及按作者排名進行排序。

3 查收查引系統(tǒng)功能優(yōu)化策略

通過調研發(fā)現(xiàn)，當前主流的查收查引系統(tǒng)在主要功能模塊方面均支持良好且各有特色，未來在互相吸收借鑒優(yōu)勢的基礎上，可考慮從以下方面開展系統(tǒng)功能優(yōu)化。

3.1 業(yè)務處理全流程化

目前，各個查收查引系統(tǒng)在核心功能方面均實現(xiàn)了較為完備的功能，未來需要繼續(xù)豐富和完善查收查引工作流程前端和后端的功能，實現(xiàn)全流程業(yè)務管理。比如，用戶提交委托是查收查引流程的起點，在用戶端實現(xiàn)實時查看委托進度，自行檢索并確認題錄信息等功能，會顯著提升用戶使用體驗和館員工作效率。另外，當前系統(tǒng)普遍沒有開發(fā)或整合簽章、繳費、發(fā)票和物流系統(tǒng)，未來，用戶在線繳費后實時獲取電子報告和發(fā)票或查看紙質報告的快遞信息，無疑將進一步提升用戶滿意度并減少館員溝通成本。另外，查收查引系統(tǒng)作為一個業(yè)務系統(tǒng)，往往不是單獨存在的，其中的用戶管理、流程管理、檔案管理等功能需要考慮與其他業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通，共同搭建平臺級應用。

表3 五家查收查引系統(tǒng)區(qū)分自引功能

3.2 提升查全查準率

查全查準是對查收查引系統(tǒng)的根本要求，當前的查收查引系統(tǒng)在基本滿足實際工作需要的前提下，總有各種情況影響查全查準率。究其原因，系統(tǒng)開發(fā)時考慮的情況有限，難以窮盡用戶提交題錄和待檢索數(shù)據(jù)庫中的各種情況，比如檢索國外人名、少數(shù)民族人名或者標題等字段中有特殊字符時，系統(tǒng)都可能因考慮不全而漏檢，這些例外情況雖然偶發(fā)，但不可預見，需要館員核對所有結果后才能發(fā)現(xiàn)例外情況，影響服務效率的提升。這一問題的解決首先有賴于軟件開發(fā)者通過多年服務積淀，持續(xù)精進，更全面地考慮系統(tǒng)運行過程中遇到的各種情況，另外可考慮引入規(guī)范庫，實現(xiàn)人名、刊名等的規(guī)范化管理并向館員開放管理權限，方便日常積累。

3.3 業(yè)務系統(tǒng)移動化

當前查收查引系統(tǒng)基本是在PC端實現(xiàn)的，很少涉及移動端，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，基于手機App、微信公眾號或小程序等的應用越來越流行，尤其是受到疫情影響，非接觸式服務以及自助式服務的需求盛行，在服務過程中發(fā)現(xiàn)，時常有用戶提出希望在移動端提交委托和獲取結果，實現(xiàn)一部手機全搞定，而當前多數(shù)查收查引系統(tǒng)由于設計之初未考慮移動端的應用，直接用手機瀏覽器訪問會因兼容性不足而無法正常顯示頁面或頁面雖能顯示，但提交和下載等功能失效。未來查收查引系統(tǒng)需考慮滿足用戶的移動化服務需求，通過適配移動端瀏覽器或開發(fā)基于手機App或微信平臺的系統(tǒng)，實現(xiàn)泛在服務。

致謝：本研究得到國家圖書館魯玥、楊東波老師，北京大學圖書館唐勇老師，北京郵電大學圖書館陳嘉勇老師，西安知先銷售經(jīng)理閆敏老師，軍事科學院圖書館鄭斐老師的支持和幫助，在此表示衷心感謝。