辦公室文書檔案規(guī)范化管理研究

文/昆明煤炭科學(xué)研究所 徐柳萱

一、文書檔案定義

文書檔案，產(chǎn)生于各種機關(guān)、團體、企事業(yè)單位等在日常工作、行政管理等活動中，從各類型具有保存價值的、較為重要的文書材料轉(zhuǎn)化成為檔案，人們在生產(chǎn)生活中的使用文字記錄、相互交流、信息傳遞等活動均可匯集產(chǎn)生文書。文書主要包括公務(wù)和個人兩種類型，通常所說的文書主要指公務(wù)文書。

就企事業(yè)單位的管理體系而言，文書檔案管理是其非常重要的一部分，與單位管理效率、服務(wù)質(zhì)量有著直接的聯(lián)系。而對于文書管理來說，分類和歸檔又是其中的主要構(gòu)成部分。但是，隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展進步，企事業(yè)單位文書檔案管理工作也暴露出了很多問題，這就需要單位從自身實際出發(fā)，針對問題提出解決措施，讓文書檔案管理工作更順利、更規(guī)范、更標準地進行。

二、文書檔案分類

文書檔案分類具體如表1所示。

表1 文書檔案分類表

三、文書檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）管理現(xiàn)狀。當(dāng)前，我國很多企事業(yè)單位的檔案管理思想和管理方式都比較落后，且普遍存在領(lǐng)導(dǎo)不重視文書檔案管理工作的問題，加之很多單位也沒有結(jié)合自身發(fā)展實際建立文書檔案管理制度，且沒有根據(jù)實際發(fā)展現(xiàn)狀更新完善，這就導(dǎo)致目前的文書檔案管理工作無法正常滿足企業(yè)發(fā)展需求，甚至?xí)璧K各部門之間的正常溝通協(xié)作。具體表現(xiàn)為：1.部分單位領(lǐng)導(dǎo)不重視辦公室文書檔案管理工作，在很大程度上，這是造成文書檔案管理資金欠缺的最主要因素，不論從設(shè)備配置還是從人員配置來看，均無法很好地滿足企事業(yè)單位對文書檔案管理的實際需求。很多單位的文書檔案管理人員可能是兼職人員或有關(guān)系的人員，其專業(yè)能力欠缺、綜合素質(zhì)低等問題都是造成文書檔案管理工作效率低下、服務(wù)質(zhì)量不達標的關(guān)鍵因素。2.文書檔案管理員在上崗前，一般沒有經(jīng)過相關(guān)嚴格的專業(yè)知識培訓(xùn)，而單位內(nèi)部也沒有對其進行一定的在崗培訓(xùn)，這就造成從事文書檔案管理的工作人員存在綜合表質(zhì)較低、責(zé)任意識不強、管理水平不高等問題。這樣的問題如果不引起領(lǐng)導(dǎo)重視，只會發(fā)展成惡性循環(huán)，這種循環(huán)也會讓文書檔案管理工作針對性不強、準確性不高，從而無法正常履行文書檔案管理部門應(yīng)盡的責(zé)任，并發(fā)揮其在單位該有的作用。

（二）存在問題。1.制度不健全。就現(xiàn)狀來看，較大一部分單位均存在檔案管理制度不健全的問題。這一問題的存在可能會讓資料、文件在被整理、收集、歸檔時隨意擺放、無章可循，應(yīng)該歸檔的重要文件沒歸檔，一些不重要的文件卻被錯誤歸檔。沒有健全的制度支撐，會讓文件、檔案整理工作更加混亂，缺乏規(guī)范性。同時，檔案借閱也會存在憑關(guān)系、看心情等問題，在不履行正常交接手續(xù)的情況下借取檔案，或檔案借出后不追不還，人為造成檔案管理混亂。2.人員欠缺相關(guān)管理知識和能力。文書檔案管理不只是簡單的管理工作，其本質(zhì)上屬于技術(shù)工作。通常而言，文書檔案管理的質(zhì)量和效率直接取決于從事文書檔案管理工作人員的管理能力和業(yè)務(wù)水平。如果檔案管理人員文化水平不高、管理水平和管理能力不強、專業(yè)知識不充足、管理經(jīng)驗欠缺，那么不利于檔案的規(guī)范化管理，而檔案管理不善則無法保證檔案質(zhì)量。因此，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)，堅持充實自己，從各方面努力提升自己的業(yè)務(wù)水平、專業(yè)知識及管理能力。3.意識不強。部分檔案管理工作者欠缺檔案管理意識，不清楚自己的責(zé)任和義務(wù)，對檔案管理工作只會被動接收，得過且過，從來不會嚴格遵照相關(guān)規(guī)范要求檔案管理質(zhì)量。檔案有很高的憑證價值和參考價值，能為科研機構(gòu)和單位的運作提供一定的參考作用，但是，這些尚未被挖掘出的潛在價值和作用一定要結(jié)合實際情況進行有效開發(fā)、利用，若無法有效利用，檔案也就只能是塵封在柜子里的閑置紙張。4.檔案管理工作投入力度不夠。文書檔案管理工作，需要依靠計算機、裝訂機、掃描儀等必需的硬件和一定的資金、必要的專職管理人員的支撐。人員和經(jīng)費不足是目前比較常見的問題，這不僅會對檔案管理工作的正常運行與標準化進程帶來嚴重影響，甚至?xí)璧K檔案信息的開發(fā)利用。因此，不管是企業(yè)還是事業(yè)單位，在加大工作投入力度的同時，還要從上而下增強檔案管理意識，更好地為檔案管理工作服務(wù)。5.工作人員意識缺乏，宣傳工作不夠。檔案信息來源于人類在各個層面的實踐活動，和企業(yè)內(nèi)每位員工息息相關(guān)，在十幾年甚至幾十年的工作生涯中，每個工作人員總會有自己想要保存的東西，企業(yè)也會有很多珍貴的歷史資料、文件等值得紀念和保存，若工作人員沒有歸類、保存意識，也不懂得專業(yè)知識和相關(guān)規(guī)定，檔案管理工作不僅無法正常開展，甚至還會讓與企業(yè)、員工有關(guān)的珍貴資料、文件等流失。因此，對檔案管理知識進行適時的宣傳和積極普及，努力促進大眾提升檔案管理意識，這樣才能讓檔案管理工作更好地開展，更快實現(xiàn)標準化和規(guī)范化。6.領(lǐng)導(dǎo)不夠關(guān)心，責(zé)任意識不強。領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理工作不重要，因此不關(guān)心此類工作，管理層也沒有劃清楚責(zé)任，導(dǎo)致分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任意識不強。機關(guān)單位要劃清領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，明確責(zé)任和義務(wù)，確保檔案管理工作有專人領(lǐng)導(dǎo)、專人負責(zé)、專人監(jiān)督。

四、推進檔案工作規(guī)范化措施

鑒于上述內(nèi)容中指出的問題，做好以下幾點才能更好更快地推進檔案管理工作規(guī)范化和標準化：

（一）對公文制發(fā)做好管控。公文是檔案的基礎(chǔ)，管控好公文的制發(fā)對推動文書檔案工作的規(guī)范化具有非常重要的作用，只有先讓公文制發(fā)做到標準規(guī)范，才能更好地推動檔案管理的標準化和規(guī)范化。與此同時，還要保證公文質(zhì)量，公文規(guī)格、排版、裝訂也要符合國家相關(guān)標準或行業(yè)規(guī)定。在制發(fā)公文之前，還要對審核查驗其簽發(fā)手續(xù)、審批權(quán)限，保證公文標題、單位、日期、落款、書寫等均達到字跡清晰、準確無誤。當(dāng)然，公文書寫要使用國家標準文字并嚴格遵照相關(guān)格式與規(guī)范，書寫時不使用易褪色的筆墨，以便保存。

（二）規(guī)范檔案管理機制。在單位內(nèi)部從事文書檔案管理的人員，必須要帶頭遵守、執(zhí)行與之相關(guān)的規(guī)定和守則，在工作中要嚴格遵循審核、簽發(fā)流程，杜絕濫發(fā)文件，對簽發(fā)手續(xù)、附件，要認真核對，確保其完整性。若某些內(nèi)容需要復(fù)審，要對修改內(nèi)容遵照相應(yīng)程序進行復(fù)審，整篇公文的字體、用紙、標號、排版等均按照技術(shù)標準執(zhí)行。

（三）提高檔案案卷質(zhì)量。一般而言，檔案的最終價值主要取決于檔案案卷材料最初的收集整理，而立卷方法和案卷的裝訂質(zhì)量也最能體現(xiàn)出檔案工作的效率和效果。因此，在進行檔案管理時，要根據(jù)實際情況和檔案的性質(zhì)選擇合適的立卷方法，這樣才能有效保證案卷裝訂的質(zhì)量，從而更好地完成檔案分類，這對后期的檢索、調(diào)取以至檔案標準化、規(guī)范化工作都有很好的促進作用。

（四）提高檔案管理人員的水平和素質(zhì)。檔案管理工作整個過程中的直接接觸者和工作踐行者非檔案管理人員莫屬，檔案管理工作的標準化與規(guī)范化進程主要取決于其管理能力、工作水平和個人素質(zhì)。因此，要不斷促進檔案管理人員綜合素質(zhì)提升，要在培養(yǎng)現(xiàn)有人才的基礎(chǔ)上，積極引進管理人才，讓檔案管理工作更好地開展。

五、結(jié)語

綜上所述，一個單位、企業(yè)管理水平的高低可通過其文書檔案管理水平判斷，而檔案管理的效果和質(zhì)量也直接決定著企業(yè)內(nèi)部檔案資料的完整性與其價值。提升文書檔案管理工作水平和地位，不僅要增強文書工作與檔案管理工作間的銜接，促進各部門密切協(xié)作，建立健全檔案管理、保障機制，還要不斷完善相關(guān)工作程序，更好地促進文書檔案管理工作的標準化與規(guī)范化，積極開發(fā)檔案的潛在價值和良好作用，提高檔案資料利用率，只有這樣才能確保企業(yè)長足、穩(wěn)定、健康發(fā)展。