培養(yǎng)綜合素質(zhì)，提升工作效率

張莉超 劉偉偉

在我國，人力資源管理者也經(jīng)常被叫作人事行政專員，尤其是在一些傳統(tǒng)企業(yè)中，人力資源管理者和人事行政管理人員的工作范圍是相近的。人事行政人員是根據(jù)部門而定的，目前，許多企業(yè)已經(jīng)把行政和人事兩個(gè)職能部門進(jìn)行合并。這樣主要是為了節(jié)約人力成本，可是合并后也會(huì)導(dǎo)致工作脫節(jié)。“人力資源部”的概念是在20世紀(jì)末從美國引入的，在此之前，我國企業(yè)中的人事管理部門叫人事部。人事部是對(duì)企業(yè)中各類人員在組織形式上進(jìn)行管理的部門；人力資源部是對(duì)企業(yè)中各類人員形成的資源進(jìn)行管理的部門。人力資源部與人事部相比，內(nèi)涵已有改變，這必然導(dǎo)致工作形式和內(nèi)容的變化。然而，一些企業(yè)只是將部門名稱換成了人力資源部，仍然延續(xù)著人事行政的工作內(nèi)容。其實(shí)，對(duì)于企業(yè)而言，人事行政的工作也非常重要，沒必要為了追趕潮流，撤掉人事行政部門。當(dāng)然，隨著企業(yè)環(huán)境發(fā)生變化，行政管理工作面臨更多的困難和挑戰(zhàn)，行政管理人員應(yīng)當(dāng)適應(yīng)環(huán)境變化的要求，主動(dòng)提升自身素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，保證行政管理工作的高效執(zhí)行。

何為綜合素質(zhì)

●專業(yè)知識(shí)技能

行政管理人員的工作內(nèi)容較為瑣碎，包含組織、管理、宣傳等多項(xiàng)工作。新時(shí)期，行政管理人員的工作量更大、工作領(lǐng)域更廣，這就要求其具備良好的專業(yè)知識(shí)和技能，以便做工作更加得心應(yīng)手。例如高校行政管理人員應(yīng)當(dāng)具備一定的科學(xué)素養(yǎng)，醫(yī)院行政管理人員應(yīng)當(dāng)具備一定的醫(yī)學(xué)素養(yǎng)，唯有如此，才能從容地應(yīng)對(duì)工作中的各種困難。此外，行政管理人員應(yīng)具備熟練操作計(jì)算機(jī)和軟件的能力，例如整理電子檔案時(shí)的信息化處理能力、計(jì)算人事工資時(shí)的數(shù)據(jù)運(yùn)算能力等，為行政管理工作信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

●創(chuàng)新應(yīng)變能力

創(chuàng)新是各項(xiàng)工作發(fā)展的不竭動(dòng)力，行政管理人員應(yīng)當(dāng)具備創(chuàng)新意識(shí)，在理論與實(shí)際相結(jié)合的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，通過新觀點(diǎn)和新方法不斷開拓行政管理工作的新局面。新形勢(shì)下，各項(xiàng)工作都不斷向信息化方向發(fā)展和轉(zhuǎn)變，各單位的管理方式也正發(fā)生巨大變化，這就要求管理人員主動(dòng)探索，通過不斷創(chuàng)新轉(zhuǎn)變對(duì)自身角色的認(rèn)識(shí)，通過認(rèn)真反思來探尋行政管理工作的新思路和新方法，在處理問題或?qū)Υぷ鲿r(shí)不能固執(zhí)保守，而應(yīng)當(dāng)敢于使用新方法去解決復(fù)雜的老問題，以達(dá)到事半功倍的效果，不斷提升自身工作能力和工作效率。

●組織協(xié)調(diào)能力

隨著體制改革的不斷進(jìn)行，組織的管理體系不斷發(fā)生變化，其戰(zhàn)略目標(biāo)更需要通過各部門通力合作才能完成，這需要行政管理人員具備良好的組織協(xié)調(diào)和溝通能力。在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)任務(wù)之后，行政管理人員應(yīng)當(dāng)制訂完善的實(shí)施計(jì)劃，列出相關(guān)部門和人員名單，并做好溝通和協(xié)調(diào)工作，確保各項(xiàng)工作能夠順利開展，而且要減少資源的浪費(fèi)。此外，行政管理人員應(yīng)當(dāng)具備服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，千方百計(jì)為員工做實(shí)事、做好事，滿足員工的各種合理訴求，不斷增加各項(xiàng)工作的透明度，提升行政管理工作的公開性和公平性。

然而，當(dāng)前行政工作者仍停留在傳統(tǒng)的工作范圍，無法突破創(chuàng)新，比如知識(shí)儲(chǔ)備不足、組織激勵(lì)機(jī)制欠缺、管理模式落后等。

很多單位提高了人員招聘的學(xué)歷門檻，但是大多數(shù)單位招聘行政管理人員的門檻仍然以本科為主，并且沒有專業(yè)的限制，這就導(dǎo)致了行政管理人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，管理水平不能得到保障。行政管理人員的工作量大、事務(wù)性強(qiáng)，并且工作具有一定的周期性，但是其崗位的流動(dòng)性較小，缺少外出學(xué)習(xí)和進(jìn)修的機(jī)會(huì)，最終導(dǎo)致行政管理人員的管理理念和工作方法落后，不能適應(yīng)新形勢(shì)下行政管理工作的需要。

一些組織行政管理人員的晉升機(jī)會(huì)較少，職位和職稱晉升路徑不暢通，又常受到學(xué)歷的制約，晉升機(jī)會(huì)非常渺茫。在一些事業(yè)單位，行政管理人員忙于日常管理事務(wù)而沒有時(shí)間和精力進(jìn)行科研，而單位又沒有專門對(duì)行政管理崗位進(jìn)行職稱評(píng)聘的考量，職稱評(píng)審相當(dāng)困難。

此外，一些組織仍采用傳統(tǒng)的行政管理模式，不能適應(yīng)社會(huì)環(huán)境的發(fā)展需要。權(quán)責(zé)不明確而導(dǎo)致各部門之間的管理混亂和關(guān)系不協(xié)調(diào)，管理制度和管理模式的落后制約了組織的持續(xù)發(fā)展，加之行政管理人員沒有時(shí)間和精力創(chuàng)新工作方法，行政管理工作效率難以得到提升。

提升工作效率的途徑

●加大培訓(xùn)力度

組織應(yīng)當(dāng)加大對(duì)行政管理人員的培訓(xùn)力度，全面提升行政管理人員的業(yè)務(wù)能力，例如可以通過入職培訓(xùn)和繼續(xù)教育等方式，向行政管理人員講授管理理論、管理政策和管理方法，不斷提高他們的管理效率和管理水平。崗位培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)以提升行政管理人員的政治素養(yǎng)、管理水平和業(yè)務(wù)能力為目標(biāo)，努力培養(yǎng)一支適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的行政管理隊(duì)伍。組織也應(yīng)當(dāng)為行政管理人員提供外出考察和進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)其他組織的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，并為其提供提升學(xué)歷的機(jī)會(huì)和支持，不斷提升行政管理隊(duì)伍的層次。此外，單位和部門還可以鼓勵(lì)行政管理人員通過互聯(lián)網(wǎng)等途徑加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，在節(jié)約成本的同時(shí)達(dá)到學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的目的，使得行政管理人員不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能和新方法，在工作中遇到問題時(shí)能夠冷靜分析、正確處理，提升行政管理工作的質(zhì)量和效率。

●加強(qiáng)考核激勵(lì)

組織應(yīng)當(dāng)完善對(duì)行政管理人員的考核和激勵(lì)機(jī)制，以激發(fā)行政管理人員的積極性和主動(dòng)性。鑒于行政管理人員日常事務(wù)繁多而沒有精力進(jìn)行科研的現(xiàn)狀，人事部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行考量，將考核成績和工作績效等內(nèi)容加入職稱評(píng)審的因素，為行政管理人員的職稱晉升提供路徑。人事部門應(yīng)當(dāng)健全對(duì)行政管理人員的獎(jiǎng)勵(lì)制度，不斷提升行政管理人員的薪資待遇，鼓勵(lì)他們創(chuàng)新思路、提高技能，根據(jù)行政管理工作的特殊性，制定相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，通過定期考核和不定期考核相結(jié)合的方式，使得績效考核更能夠反映行政管理人員的工作實(shí)際，提升績效考核與管理的合理性、公平性。對(duì)行政人員的績效考核還應(yīng)當(dāng)與職位晉升和薪資發(fā)放相結(jié)合，通過定量考核和定性考核相結(jié)合的考核方式，使得考核結(jié)果具有差異性，激勵(lì)行政管理人員努力工作、不斷進(jìn)步。

●創(chuàng)新管理模式

企業(yè)和組織應(yīng)當(dāng)建立更加精細(xì)化的職能部門并明確權(quán)責(zé)，提升行政管理工作的效率，為組織發(fā)展提供更好的服務(wù)。各組織和單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際建立行政管理體系，為行政管理人員提供更廣闊的創(chuàng)新實(shí)踐空間，激發(fā)行政管理人員的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力。單位應(yīng)當(dāng)加大對(duì)行政管理優(yōu)秀人才的引進(jìn)力度，并對(duì)新聘人員的職業(yè)道德、管理能力等進(jìn)行把關(guān)，通過高水平人才梯隊(duì)建設(shè)來提升組織的行政管理水平。完善的人員錄用和考核機(jī)制是優(yōu)化行政管理隊(duì)伍的基礎(chǔ)，各單位應(yīng)本著公開、公平和公正的原則來挑選高素質(zhì)人才，建立一支由研究生、本科生、?？粕M建的立體人才梯隊(duì)，提升行政管理隊(duì)伍的素質(zhì)。單位還應(yīng)當(dāng)推進(jìn)員工的聘任制改革，加強(qiáng)對(duì)招聘、考核和合同的管理，例如公辦單位可以聘任合同制員工開展行政管理工作，以德才兼?zhèn)錇橛萌藰?biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)行政管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。

當(dāng)前，行政管理人員隊(duì)伍正朝著專業(yè)化和職業(yè)化的方向發(fā)展，只有不斷提升行政管理人員的綜合素質(zhì)，才能使其適應(yīng)發(fā)展的需要。行政管理人員應(yīng)當(dāng)是具備較高的專業(yè)知識(shí)技能、創(chuàng)新應(yīng)變能力和組織協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)的復(fù)合型人才。

作者單位 張莉超 山東華宇工學(xué)院劉偉偉 德州市第七人民醫(yī)院