大數據時代的高校檔案管理創(chuàng)新分析

盧運利

【摘要】? ? 隨著網絡技術快速的創(chuàng)新發(fā)展，大數據時代已經到來，這也是新時代發(fā)展的必然結果。由于當前網絡技術的普及人類也是無時無刻在應用這些大數據技術，并且給我們的生產生活也帶來了很多的便利。就如當前如果想了解天下事僅需動動手指就可以完成，買東西可以不出么就能實現等等，因此大數據的運用切實發(fā)揮出來了積極的作用。在大數據時代的背景下高校檔案管理也得到了有效的利用，同時也提升了更加廣闊的發(fā)展空間，但檔案管理在面對龐大的信息數據時，隨之也帶來了更大的挑戰(zhàn)和問題，本文首先圍繞大數據的含義和當前所面臨的問題，來闡述高校檔案管理工作中面對的種種問題需要加以創(chuàng)新，并對此詳細的進行分析并且提出了相關的策略。

【關鍵詞】? ? 大數據? ? 高等院校? ?檔案管理

檔案作為一種非常重要的文件資料，高校檔案管理工作屬于一種基礎性的工作，但同時也是非常重要，對高校未來發(fā)展有著非常重要的意義。隨著當前教育事業(yè)的不斷革新發(fā)展，規(guī)模也是逐步的在擴大，所以這也使得高校檔案資料增長越來越快，同時由于信息技術帶來的多元性使得信息資源的種類也是日趨多樣，因此高校在傳統(tǒng)的檔案管理中也相應的出現了一系列的問題，更是加大了檔案管理人員的工作難度。為了改變當前這種現狀，高校檔案管理工作也需要不斷的創(chuàng)新，跟上數據時代的步伐，提升高校檔案管理的工作效率、工作水平，因此大數據技術的存在就顯得更加重要了。本文對大數據的含義和特點進行了分析，進而要求高校檔案管理方式需要逐步加以創(chuàng)新，對此，提出了高校檔案管理的建議和策略。

一、大數據基礎理論概述

1.1大數據的定義;

大數據簡單說指借用常用性的軟件工具來進行獲取、管理、處理數據等，所耗費的時間超出了規(guī)定時間的數據集。它的準確率更高，使得數據分析的可靠性也更高。進而實現高增長和多樣化的信息資產。

1.2大數據的特征;

大數據包括以下四個特征：一是數據的類型多樣性;二是價值密度低;三是數據處理非常塊;四是數據量非常大;這四個特征是傳統(tǒng)數據所不能及的，至今傳統(tǒng)數據仍然是不具備以上特征的。當前大數據時代在現代社會中的意義是無法比擬的，每個人都可以享受到大數據帶來的生活便利，如買東西可以不用出門，想了解國家大事只需動動手指等等，這也足以說明大數據切實的改善了我們的生活，同時也促進了互聯(lián)網的快速發(fā)展。

二、大數據時代高校檔案管理創(chuàng)新的必要性

檔案管理是一項非常重要的基礎性工作。它能進一步的提升高校的內部管理工作，從而促進高校良性的發(fā)展。當前信息時代下，高校的檔案管理要想更快的提高工作效率，就需要借鑒大數據來進行檔案管理。

如果當前還僅僅運用傳統(tǒng)的檔案管理方法，那么工作上將出現很多的難題，檔案管理工作開展的時效性也很低，特別是在面對大量的電子數據文件時，如若管理人員要對每一份文件進行閱讀那也很難實現。隨著大數據的應用，當前存在的問題都能迎仍而解，經過大數據管理軟件的安裝，能有效提升搜集數據的速度，提高了時效性。大數據技術還能對數據類型進行分類、新數據的搜索，從而幫助檔案管理人員更加簡化的去處理數據。因此，傳統(tǒng)的管理模式已經不適應當前的發(fā)展速度，所以要想為高校檔案管理提供更高效、更優(yōu)質的服務，就需要將大數據技術應用到高校檔案管理工作中，所以說大數據對高校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展有著一定地必要性。

三、大數據時代下高校檔案管理工作現狀

3.1檔案管理人員的管理觀念相對落后

通常檔案管理人員都有著豐富的工作經驗，也是工作多年的資深工作者，但是隨著大數據時代的到來，各種網絡科技技術的興起，對于比較善于傳統(tǒng)管理方式的他們，一時間也很難快速的去掌握并且應用，所以大數據技術也沒有得到有效的運用，同時由于高校的管理部門對檔案工作的改革創(chuàng)新沒有建立完善的體系，所以也使得檔案管理人員在應用大數據技術的管理工作中沒有積極性，因此很難提高檔案管理工作的效率和水平。

3.2檔案管理的配套設施不完善

當前高校在檔案管理設施的配備上存在很多不完善，沒有與大數據技術相結合的配套設施，管理人員管理水平也沒有進行改革，所以無法形成一套規(guī)范科學的電子管理系統(tǒng)，主要是高校沒有重視大數據技術的發(fā)展而去投入相關的人力、物力、財力等等。還是應用的傳統(tǒng)的管理方式，而這種方式不僅效率低，管理質量也是非常差。

3.3檔案信息的安全性問題

在大數據時代下任何的事物都可以具體信息化，然而檔案一般會存在一些機密性的文件，如果被信息化放到大數據的平臺之后，那么也會存在相應的安全隱患。高校檔案在應用大數據技術之后就要和整個數據相連接。然而檔案中的機密文件本身是具有價值性的資料，也會遭到某些不法分子利用。因此大數據管理工作中安全性也存在一定地威脅

四、大數據時代下檔案管理的創(chuàng)新對策

高校檔案管理工作為了更好的滿足當前社會對知識的需求，開發(fā)出更多新的檔案資源，提高檔案管理的能力。只有順應大數據高標準的檔案管理工作的要求，才能更有效的創(chuàng)新和優(yōu)化檔案的管理模式，才能加強管理以及更好的保護好龐大的檔案數據，實現高效率高質量的服務好高校檔案管理工作。

4.1大數據觀;

大數據的分析更加規(guī)范性、代表性。在大數據應用中所有的數據都有自身的價值。

大數據作為一個時代的科技潮流，很多人在認識上會存在一些差異，大數據并不是僅僅從字面上所看到的大，可以從時間和速度上看它是科學，進一步的優(yōu)化整合了數據。在大數據技術下，數據也可以說就是檔案，雖然單個數據沒有非常大的意義，但是在整個數據中單個數據也是有自身身特定的作用的，所以檔案管理人員需要逐步轉變到大數據管理檔案工作中。

4.2大檔案觀;

檔案觀念通常從兩個方面來理解。一是所有的數據都能夠入檔案，檔案的范圍更加愛的廣闊，同時檔案的內容更加的多樣化，包含所有可利用價值的信息，同時借助互聯(lián)網快速獲取信息的優(yōu)勢，能及時獲取所有可利用的價值信息。二是、檔案更加普遍性，傳統(tǒng)的觀念是檔案存放在檔案袋里的物品才算真正的檔案，但是隨著網絡的發(fā)展，數據更新也是非常的快，且包含的方面特別廣，很多的資源沒有及時收藏到檔案館內。所以需要我們認識到并且逐步的轉變觀念，在檢索中只要能搜到的信息都是有存在的價值，而且這些信息都在我們的日常生活當中。

4.3大服務觀;

大數據背景下，檔案管理中的服務也是愈加重視，如何提升檔案管理工作中的服務質量也是當前的重點。在大數據時代的背景下不僅僅只是為了從龐大的數據庫中挖掘出重要的數據，還要不斷的去分析用戶的愛好以及習慣，把最優(yōu)質的檔案服務放在核心的首位，從而給服務用戶提供更加優(yōu)質精準的檔案定制服務。

所以用戶需要的是更加精細地數據，時刻享受著問題、數據、解決的人性化服務，以全面的提升檔案使用者的評價服務。

4.4大平臺;

隨著教育事業(yè)的不斷革新發(fā)展，規(guī)模也是越來越大，因此高校檔案的數據也是逐年遞增，當前的傳統(tǒng)管理方法稍顯落后了，所以在當前大數據時代信息的管理要求中已經不能更好的去適應，就需要檔案管理部門的管理模式必須加以創(chuàng)新，并且建立檔案數據的平臺，同時應用這個平臺不僅有著海量的資源，且使用也非常的簡單，服務質量也更加凸顯。如一線大城市都已經實現了檔案數據管理平臺，而且還有公眾平臺以及在線查閱平臺、電子管理系統(tǒng)等等。檔案管理的平臺給檔案管理互聯(lián)網系統(tǒng)提供了更好的資源。當前高校檔案管理在建設中還需要做很多的工作，還需要不段的完善，以實現能權衡的發(fā)展，建立局域網提供內部的交互。外部信息在附屬軟件的輔助下可直接導入系統(tǒng)，能將數據資源集中完成自動化辦公，進一步的實現無紙化。能有效的提升工作中的辦公效率。檔案管理的模塊主要在系統(tǒng)的平臺中，經過劃分檔案的類別，將更加細化的劃分出檔案管理，做到不同職能的業(yè)務會有不同的業(yè)務檔案。在大數據平臺上還能隨時隨地的進行查詢所有的文件，通過系統(tǒng)平臺來將歷史文件和預歸檔的文件進行電子歸檔。同時通過軟件可以將文件自動生成文件目錄，實現紙質和電子文檔統(tǒng)一管理。所以大數據技術來管理檔案是一種全新的管理模式。由于當前的檔案管理模式意識非常的薄弱，所以在平臺搭建的工作上，需要不斷去創(chuàng)新管理模式，加大投入去完善平臺的建設，進一步提升檔案管理的效率。

4.5大數據安全性;

安全性對于大數據是一個非常重要的現實問題，且檔案的安全性需要很大的技術支撐才能實現，所以要強化檔案管理工作中的身份認證、密碼加密技術、權限的建立、檔案備份等，都是需要我們強化管理的。另外，安全的檔案借閱也需要制定相關的管理制度，只有不斷地完善規(guī)章制度才能保障檔案管理中的有跡可循，在檔案信息安全的前提下進行借閱，且使用完善的保密制度進行數據的共享。最后還要建立一支高素質高質量的檔案管理隊伍，運用專業(yè)的技術以及優(yōu)質的服務意識來保障高校檔案管理工作的有序開展，促進檔案管理在高校發(fā)展中發(fā)揮出積極的作用。

五、結束語

隨著社會的快速發(fā)展，人們生產生活中對大數據的需求越來越高，高校檔案管理如果想要順應時代的步伐，健康良性的發(fā)展就需要充分利用大數據的優(yōu)勢，文中主要對大數據時代下的高校檔案管理的創(chuàng)新進行了分析，當前在高校檔案管理過程中面臨各種難題，隨著大數據時代的到來，對當前高校檔案管理中的現狀著實提供了新的發(fā)展，在借助大數據技術的同時也需要高校對檔案管理工作進行創(chuàng)新，確保高校檔案管理工作能夠更加高效率的開展，且將高校檔案自身存在的價值優(yōu)勢進一步的凸顯出來，建立專業(yè)完善的檔案管理隊伍，提升管理人員的自身修養(yǎng)和工作能力，以及大數據技術管理檔案的意識，搭建專業(yè)的服務平臺，加強自身信息技術不斷的提升，進而也提高了檔案管理中的的管理水平，以更加優(yōu)質的服務去開展檔案管理工作。

參? 考? 文? 獻

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