大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校檔案管理創(chuàng)新分析

盧運(yùn)利

【摘要】? ? 隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速的創(chuàng)新發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，這也是新時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。由于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及人類也是無(wú)時(shí)無(wú)刻在應(yīng)用這些大數(shù)據(jù)技術(shù)，并且給我們的生產(chǎn)生活也帶來(lái)了很多的便利。就如當(dāng)前如果想了解天下事僅需動(dòng)動(dòng)手指就可以完成，買東西可以不出么就能實(shí)現(xiàn)等等，因此大數(shù)據(jù)的運(yùn)用切實(shí)發(fā)揮出來(lái)了積極的作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下高校檔案管理也得到了有效的利用，同時(shí)也提升了更加廣闊的發(fā)展空間，但檔案管理在面對(duì)龐大的信息數(shù)據(jù)時(shí)，隨之也帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)和問(wèn)題，本文首先圍繞大數(shù)據(jù)的含義和當(dāng)前所面臨的問(wèn)題，來(lái)闡述高校檔案管理工作中面對(duì)的種種問(wèn)題需要加以創(chuàng)新，并對(duì)此詳細(xì)的進(jìn)行分析并且提出了相關(guān)的策略。

【關(guān)鍵詞】? ? 大數(shù)據(jù)? ? 高等院校? ?檔案管理

檔案作為一種非常重要的文件資料，高校檔案管理工作屬于一種基礎(chǔ)性的工作，但同時(shí)也是非常重要，對(duì)高校未來(lái)發(fā)展有著非常重要的意義。隨著當(dāng)前教育事業(yè)的不斷革新發(fā)展，規(guī)模也是逐步的在擴(kuò)大，所以這也使得高校檔案資料增長(zhǎng)越來(lái)越快，同時(shí)由于信息技術(shù)帶來(lái)的多元性使得信息資源的種類也是日趨多樣，因此高校在傳統(tǒng)的檔案管理中也相應(yīng)的出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題，更是加大了檔案管理人員的工作難度。為了改變當(dāng)前這種現(xiàn)狀，高校檔案管理工作也需要不斷的創(chuàng)新，跟上數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐，提升高校檔案管理的工作效率、工作水平，因此大數(shù)據(jù)技術(shù)的存在就顯得更加重要了。本文對(duì)大數(shù)據(jù)的含義和特點(diǎn)進(jìn)行了分析，進(jìn)而要求高校檔案管理方式需要逐步加以創(chuàng)新，對(duì)此，提出了高校檔案管理的建議和策略。

一、大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)理論概述

1.1大數(shù)據(jù)的定義;

大數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單說(shuō)指借用常用性的軟件工具來(lái)進(jìn)行獲取、管理、處理數(shù)據(jù)等，所耗費(fèi)的時(shí)間超出了規(guī)定時(shí)間的數(shù)據(jù)集。它的準(zhǔn)確率更高，使得數(shù)據(jù)分析的可靠性也更高。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高增長(zhǎng)和多樣化的信息資產(chǎn)。

1.2大數(shù)據(jù)的特征;

大數(shù)據(jù)包括以下四個(gè)特征：一是數(shù)據(jù)的類型多樣性;二是價(jià)值密度低;三是數(shù)據(jù)處理非常塊;四是數(shù)據(jù)量非常大;這四個(gè)特征是傳統(tǒng)數(shù)據(jù)所不能及的，至今傳統(tǒng)數(shù)據(jù)仍然是不具備以上特征的。當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代在現(xiàn)代社會(huì)中的意義是無(wú)法比擬的，每個(gè)人都可以享受到大數(shù)據(jù)帶來(lái)的生活便利，如買東西可以不用出門，想了解國(guó)家大事只需動(dòng)動(dòng)手指等等，這也足以說(shuō)明大數(shù)據(jù)切實(shí)的改善了我們的生活，同時(shí)也促進(jìn)了互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理創(chuàng)新的必要性

檔案管理是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作。它能進(jìn)一步的提升高校的內(nèi)部管理工作，從而促進(jìn)高校良性的發(fā)展。當(dāng)前信息時(shí)代下，高校的檔案管理要想更快的提高工作效率，就需要借鑒大數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行檔案管理。

如果當(dāng)前還僅僅運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方法，那么工作上將出現(xiàn)很多的難題，檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)效性也很低，特別是在面對(duì)大量的電子數(shù)據(jù)文件時(shí)，如若管理人員要對(duì)每一份文件進(jìn)行閱讀那也很難實(shí)現(xiàn)。隨著大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，當(dāng)前存在的問(wèn)題都能迎仍而解，經(jīng)過(guò)大數(shù)據(jù)管理軟件的安裝，能有效提升搜集數(shù)據(jù)的速度，提高了時(shí)效性。大數(shù)據(jù)技術(shù)還能對(duì)數(shù)據(jù)類型進(jìn)行分類、新數(shù)據(jù)的搜索，從而幫助檔案管理人員更加簡(jiǎn)化的去處理數(shù)據(jù)。因此，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展速度，所以要想為高校檔案管理提供更高效、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就需要將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理工作中，所以說(shuō)大數(shù)據(jù)對(duì)高校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展有著一定地必要性。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理工作現(xiàn)狀

3.1檔案管理人員的管理觀念相對(duì)落后

通常檔案管理人員都有著豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，也是工作多年的資深工作者，但是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，各種網(wǎng)絡(luò)科技技術(shù)的興起，對(duì)于比較善于傳統(tǒng)管理方式的他們，一時(shí)間也很難快速的去掌握并且應(yīng)用，所以大數(shù)據(jù)技術(shù)也沒(méi)有得到有效的運(yùn)用，同時(shí)由于高校的管理部門對(duì)檔案工作的改革創(chuàng)新沒(méi)有建立完善的體系，所以也使得檔案管理人員在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的管理工作中沒(méi)有積極性，因此很難提高檔案管理工作的效率和水平。

3.2檔案管理的配套設(shè)施不完善

當(dāng)前高校在檔案管理設(shè)施的配備上存在很多不完善，沒(méi)有與大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合的配套設(shè)施，管理人員管理水平也沒(méi)有進(jìn)行改革，所以無(wú)法形成一套規(guī)范科學(xué)的電子管理系統(tǒng)，主要是高校沒(méi)有重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展而去投入相關(guān)的人力、物力、財(cái)力等等。還是應(yīng)用的傳統(tǒng)的管理方式，而這種方式不僅效率低，管理質(zhì)量也是非常差。

3.3檔案信息的安全性問(wèn)題

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下任何的事物都可以具體信息化，然而檔案一般會(huì)存在一些機(jī)密性的文件，如果被信息化放到大數(shù)據(jù)的平臺(tái)之后，那么也會(huì)存在相應(yīng)的安全隱患。高校檔案在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)之后就要和整個(gè)數(shù)據(jù)相連接。然而檔案中的機(jī)密文件本身是具有價(jià)值性的資料，也會(huì)遭到某些不法分子利用。因此大數(shù)據(jù)管理工作中安全性也存在一定地威脅

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新對(duì)策

高校檔案管理工作為了更好的滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)知識(shí)的需求，開(kāi)發(fā)出更多新的檔案資源，提高檔案管理的能力。只有順應(yīng)大數(shù)據(jù)高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作的要求，才能更有效的創(chuàng)新和優(yōu)化檔案的管理模式，才能加強(qiáng)管理以及更好的保護(hù)好龐大的檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)高效率高質(zhì)量的服務(wù)好高校檔案管理工作。

4.1大數(shù)據(jù)觀;

大數(shù)據(jù)的分析更加規(guī)范性、代表性。在大數(shù)據(jù)應(yīng)用中所有的數(shù)據(jù)都有自身的價(jià)值。

大數(shù)據(jù)作為一個(gè)時(shí)代的科技潮流，很多人在認(rèn)識(shí)上會(huì)存在一些差異，大數(shù)據(jù)并不是僅僅從字面上所看到的大，可以從時(shí)間和速度上看它是科學(xué)，進(jìn)一步的優(yōu)化整合了數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)下，數(shù)據(jù)也可以說(shuō)就是檔案，雖然單個(gè)數(shù)據(jù)沒(méi)有非常大的意義，但是在整個(gè)數(shù)據(jù)中單個(gè)數(shù)據(jù)也是有自身身特定的作用的，所以檔案管理人員需要逐步轉(zhuǎn)變到大數(shù)據(jù)管理檔案工作中。

4.2大檔案觀;

檔案觀念通常從兩個(gè)方面來(lái)理解。一是所有的數(shù)據(jù)都能夠入檔案，檔案的范圍更加愛(ài)的廣闊，同時(shí)檔案的內(nèi)容更加的多樣化，包含所有可利用價(jià)值的信息，同時(shí)借助互聯(lián)網(wǎng)快速獲取信息的優(yōu)勢(shì)，能及時(shí)獲取所有可利用的價(jià)值信息。二是、檔案更加普遍性，傳統(tǒng)的觀念是檔案存放在檔案袋里的物品才算真正的檔案，但是隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，數(shù)據(jù)更新也是非常的快，且包含的方面特別廣，很多的資源沒(méi)有及時(shí)收藏到檔案館內(nèi)。所以需要我們認(rèn)識(shí)到并且逐步的轉(zhuǎn)變觀念，在檢索中只要能搜到的信息都是有存在的價(jià)值，而且這些信息都在我們的日常生活當(dāng)中。

4.3大服務(wù)觀;

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理中的服務(wù)也是愈加重視，如何提升檔案管理工作中的服務(wù)質(zhì)量也是當(dāng)前的重點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下不僅僅只是為了從龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)中挖掘出重要的數(shù)據(jù)，還要不斷的去分析用戶的愛(ài)好以及習(xí)慣，把最優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)放在核心的首位，從而給服務(wù)用戶提供更加優(yōu)質(zhì)精準(zhǔn)的檔案定制服務(wù)。

所以用戶需要的是更加精細(xì)地?cái)?shù)據(jù)，時(shí)刻享受著問(wèn)題、數(shù)據(jù)、解決的人性化服務(wù)，以全面的提升檔案使用者的評(píng)價(jià)服務(wù)。

4.4大平臺(tái);

隨著教育事業(yè)的不斷革新發(fā)展，規(guī)模也是越來(lái)越大，因此高校檔案的數(shù)據(jù)也是逐年遞增，當(dāng)前的傳統(tǒng)管理方法稍顯落后了，所以在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代信息的管理要求中已經(jīng)不能更好的去適應(yīng)，就需要檔案管理部門的管理模式必須加以創(chuàng)新，并且建立檔案數(shù)據(jù)的平臺(tái)，同時(shí)應(yīng)用這個(gè)平臺(tái)不僅有著海量的資源，且使用也非常的簡(jiǎn)單，服務(wù)質(zhì)量也更加凸顯。如一線大城市都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，而且還有公眾平臺(tái)以及在線查閱平臺(tái)、電子管理系統(tǒng)等等。檔案管理的平臺(tái)給檔案管理互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)提供了更好的資源。當(dāng)前高校檔案管理在建設(shè)中還需要做很多的工作，還需要不段的完善，以實(shí)現(xiàn)能權(quán)衡的發(fā)展，建立局域網(wǎng)提供內(nèi)部的交互。外部信息在附屬軟件的輔助下可直接導(dǎo)入系統(tǒng)，能將數(shù)據(jù)資源集中完成自動(dòng)化辦公，進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化。能有效的提升工作中的辦公效率。檔案管理的模塊主要在系統(tǒng)的平臺(tái)中，經(jīng)過(guò)劃分檔案的類別，將更加細(xì)化的劃分出檔案管理，做到不同職能的業(yè)務(wù)會(huì)有不同的業(yè)務(wù)檔案。在大數(shù)據(jù)平臺(tái)上還能隨時(shí)隨地的進(jìn)行查詢所有的文件，通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)來(lái)將歷史文件和預(yù)歸檔的文件進(jìn)行電子歸檔。同時(shí)通過(guò)軟件可以將文件自動(dòng)生成文件目錄，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子文檔統(tǒng)一管理。所以大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)管理檔案是一種全新的管理模式。由于當(dāng)前的檔案管理模式意識(shí)非常的薄弱，所以在平臺(tái)搭建的工作上，需要不斷去創(chuàng)新管理模式，加大投入去完善平臺(tái)的建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案管理的效率。

4.5大數(shù)據(jù)安全性;

安全性對(duì)于大數(shù)據(jù)是一個(gè)非常重要的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，且檔案的安全性需要很大的技術(shù)支撐才能實(shí)現(xiàn)，所以要強(qiáng)化檔案管理工作中的身份認(rèn)證、密碼加密技術(shù)、權(quán)限的建立、檔案?jìng)浞莸龋际切枰覀儚?qiáng)化管理的。另外，安全的檔案借閱也需要制定相關(guān)的管理制度，只有不斷地完善規(guī)章制度才能保障檔案管理中的有跡可循，在檔案信息安全的前提下進(jìn)行借閱，且使用完善的保密制度進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享。最后還要建立一支高素質(zhì)高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍，運(yùn)用專業(yè)的技術(shù)以及優(yōu)質(zhì)的服務(wù)意識(shí)來(lái)保障高校檔案管理工作的有序開(kāi)展，促進(jìn)檔案管理在高校發(fā)展中發(fā)揮出積極的作用。

五、結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，人們生產(chǎn)生活中對(duì)大數(shù)據(jù)的需求越來(lái)越高，高校檔案管理如果想要順應(yīng)時(shí)代的步伐，健康良性的發(fā)展就需要充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，文中主要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高校檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行了分析，當(dāng)前在高校檔案管理過(guò)程中面臨各種難題，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)當(dāng)前高校檔案管理中的現(xiàn)狀著實(shí)提供了新的發(fā)展，在借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的同時(shí)也需要高校對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，確保高校檔案管理工作能夠更加高效率的開(kāi)展，且將高校檔案自身存在的價(jià)值優(yōu)勢(shì)進(jìn)一步的凸顯出來(lái)，建立專業(yè)完善的檔案管理隊(duì)伍，提升管理人員的自身修養(yǎng)和工作能力，以及大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案的意識(shí)，搭建專業(yè)的服務(wù)平臺(tái)，加強(qiáng)自身信息技術(shù)不斷的提升，進(jìn)而也提高了檔案管理中的的管理水平，以更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)去開(kāi)展檔案管理工作。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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