大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案價值與開發(fā)利用研討

任華

摘要：信息技術(shù)的飛速發(fā)展為大數(shù)據(jù)時代的建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)。依靠大數(shù)據(jù)時代下相關(guān)技術(shù)高效性、長期性的特點(diǎn)，諸多管理與生產(chǎn)活動都能在短時間內(nèi)獲得革新。結(jié)合當(dāng)前的管理活動來看，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)為檔案的管理、應(yīng)用及發(fā)展提供了的新支持。文章結(jié)合當(dāng)前的檔案管理活動展開論述，對檔案管理的難點(diǎn)問題、重點(diǎn)要求、未來建設(shè)需求發(fā)起討論，希望在大數(shù)據(jù)時代下能夠得出全新的檔案管理與開發(fā)制度。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案價值;開發(fā)利用;策略

在大數(shù)據(jù)及有關(guān)技術(shù)的推動下，各行各業(yè)在管理及發(fā)展的過程中積累了大量的可用數(shù)據(jù)，在后續(xù)的管理活動中，這些數(shù)據(jù)又被各個單位、執(zhí)行部門整合起來，轉(zhuǎn)化為可用價值較高的管理檔案、建設(shè)檔案。做好檔案的管理與開發(fā)工作，能夠?qū)Ξ?dāng)前的生產(chǎn)管理活動進(jìn)行調(diào)整，發(fā)揮信息資源的最大應(yīng)用價值，從而幫助各單位優(yōu)化管理方向與發(fā)展方向，在復(fù)雜的活動中搶占先機(jī)。

一、檔案開發(fā)及管理活動中存在的短板問題

（一）重管理不重開發(fā)，檔案管理活動不科學(xué)

檔案是對各單位的生產(chǎn)活動、管理活動進(jìn)行約束、記錄的第一手文件材料，做好檔案的管理工作，能夠幫助有關(guān)單位及時整理管理經(jīng)驗，對人事調(diào)度、制度優(yōu)化、生產(chǎn)活動等內(nèi)容進(jìn)行記錄，為各單位未來的發(fā)展提供必要的文件支持。在信息技術(shù)的帶動下，各行業(yè)的生產(chǎn)與管理信息開始向著多元化、高速化、便捷化的方向發(fā)展，基于此，以人力資源為第一管理手段，以實體文本為第一載體的檔案管理制度已經(jīng)無法適應(yīng)數(shù)據(jù)洪流所帶來的全新要求。要在大數(shù)據(jù)背景下做好檔案管理與開發(fā)工作，就必須將線上平臺與檔案管理要求結(jié)合起來。在當(dāng)前的檔案管理與開發(fā)工作中，大部分單位的檔案管理工作都呈現(xiàn)出“偏重式發(fā)展”的負(fù)面問題：雖然各單位已經(jīng)注意到了檔案管理工作對于單位未來發(fā)展活動的重要影響，但在歸置檔案、整理檔案的過程中，將檔案管理工作的重心放在“檔案記錄”上，對檔案的記錄、登記、入庫等事宜嚴(yán)加約束，忽視了檔案中所積累的生產(chǎn)經(jīng)驗與開發(fā)價值。在有關(guān)單位根據(jù)內(nèi)部活動的基本形式確定了檔案管理方略之后，并沒有提出周期性的檔案開發(fā)制度，檔案在入庫之后便在檔案室內(nèi)“吃灰”。部分單位甚至沒有形成科學(xué)的檔案管理意識，在檔案管理活動中，依舊以文本材料為主要的檔案載體。落后的管理模式，不科學(xué)的管理制度，這一系列問題的出現(xiàn)都對檔案的管理與開發(fā)產(chǎn)生了新的不良影響。

（二）重檔案不重方法，檔案管理人員素質(zhì)低

人力資源的綜合價值不僅影響到有關(guān)單位的未來建設(shè)，也直接對內(nèi)部檔案管理活動產(chǎn)生影響。在全新的檔案管理要求下，相關(guān)單位應(yīng)建立專人專職的檔案管理制度，以高素質(zhì)的管理人員、高質(zhì)量的管理制度保障檔案管理活動的正常發(fā)展。但回顧當(dāng)前的檔案管理工作，檔案開發(fā)與人力資源調(diào)配之間依然存在著較為明顯的矛盾：部分單位內(nèi)部管理意識淡薄，認(rèn)為檔案管理的價值在于“檔案入庫”，檔案開發(fā)的價值在于“檔案調(diào)閱”，從主觀意識入手，強(qiáng)行削減檔案管理的發(fā)展價值與實用價值。在這一落后的管理機(jī)制下，檔案管理工作由某一部門、某一科室“兼職”，由于缺乏高素質(zhì)的管理人員，在后續(xù)的檔案整合、檔案調(diào)用、檔案修整等活動中，相關(guān)工作根本無法及時展開。部分單位雖然已經(jīng)建立了專人專職的管理制度，但相關(guān)人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，在檔案管理活動中，以內(nèi)部檔案調(diào)用需求、上級檔案管理要求為第一行動準(zhǔn)則，忽視了檔案管理活動的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性，當(dāng)檔案管理人員無法明確掌握自身的管理職責(zé)、無法根據(jù)檔案管理工作、開發(fā)工作的相關(guān)需求調(diào)整工作方式時，檔案管理與開發(fā)工作的價值將直線降低，檔案遺失、損毀、違章變動等問題出現(xiàn)的頻率也會隨之上升。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理及開發(fā)的特點(diǎn)

大部分單位在檔案管理活動中遵循“以不變應(yīng)萬變”的檔案管理制度。在檔案管理及開發(fā)活動中，其強(qiáng)調(diào)檔案所記錄信息的真實性，注重檔案對于有關(guān)單位既往活動的記錄價值。在這片面化的檔案管理理念下，檔案管理工作很難發(fā)揮其應(yīng)有的價值：在有關(guān)人員對檔案進(jìn)行分類整理并將其歸置入庫后，大部分檔案并不能被應(yīng)用到后續(xù)的管理及建設(shè)活動當(dāng)中，檔案管理工作的實用價值無法發(fā)揮出來。隨著管理活動、生產(chǎn)建設(shè)活動的日趨復(fù)雜，檔案管理、檔案應(yīng)用與內(nèi)部活動脫軌，檔案管理工作與檔案開發(fā)工作的建設(shè)并不能為內(nèi)部的管理活動提供任何支持。

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作量激增，檔案管理方式正在向著系統(tǒng)化、全面化、科學(xué)化的方向發(fā)展，基于此，涉及各個領(lǐng)域及管理活動的檔案的地位直線上升。在全新的檔案管理及開發(fā)要求下，各單位的檔案管理理念也在隨之發(fā)生變化：一方面，其強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理活動中的應(yīng)用，注重檔案管理活動的可靠性、高效性。另一方面，相關(guān)單位能夠以更為高效、便捷的方式完成相關(guān)檔案的開發(fā)工作，消除檔案信息冗雜問題，為后續(xù)的檔案調(diào)用活動提供保障。便捷化的檔案管理制度的出現(xiàn)為有關(guān)單位落實檔案管理工作提供了實質(zhì)性支持，依靠全新的檔案管理模式，檔案管理人員能夠完成管理方法、管理內(nèi)容的革新，在提升管理質(zhì)量的同時，對檔案的開發(fā)、管理投入足夠的重視，確保檔案管理工作能夠適應(yīng)當(dāng)下的社會生產(chǎn)需求。

三、大數(shù)據(jù)背景下完善檔案管理與開發(fā)利用的可行策略

（一）改變管理理念，開發(fā)與管理并行

僅圍繞“管理”所發(fā)起的檔案整理及調(diào)用工作是不全面的，在全新的檔案管理背景下，有關(guān)單位應(yīng)將大數(shù)據(jù)理念、信息技術(shù)與檔案管理工作、開發(fā)工作結(jié)合起來，以此來保障檔案管理活動的高質(zhì)量。

在檔案管理活動中，相關(guān)單位應(yīng)落實以檔案管理為第一要求、以檔案開發(fā)為后續(xù)任務(wù)新型檔案管理理念，依靠人力資源與硬性制度的相互配合，保障檔案管理工作的高質(zhì)量。相關(guān)單位必須努力落實做好內(nèi)部檔案管理設(shè)備的配置工作，以上級領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理要求、內(nèi)部檔案調(diào)用需求為第一行動基準(zhǔn)，建立完備的檔案管理制度，保障檔案管理工作的高質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)背景下，相關(guān)檔案的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，在檔案管理活動中，相關(guān)人員需要對檔案進(jìn)行分配、收納?；谶@一特點(diǎn)，有關(guān)單位應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理小組，努力宣傳大數(shù)據(jù)的管理優(yōu)勢，使檔案管理活動與開發(fā)活動的實踐價值得以展現(xiàn)出來，對檔案開發(fā)工作給予全方面的重視。在內(nèi)部管理與建設(shè)活動中，有關(guān)單位可適當(dāng)調(diào)整檔案在管理活動中的出現(xiàn)頻率，依據(jù)檔案中的生產(chǎn)活動、生產(chǎn)經(jīng)驗為未來管理工作的落實做好準(zhǔn)備，展現(xiàn)檔案的開發(fā)價值，確保檔案管理活動的高質(zhì)量。

（二）改變管理方法，線上與線下并行

以書面材料為主要載體的檔案記錄了有關(guān)單位的發(fā)展歷程，但在大數(shù)據(jù)背景下，實體檔案已經(jīng)無法滿足相關(guān)單位對于檔案的調(diào)用需求，積極調(diào)整檔案形式，提升檔案的使用價值，這才是保障檔案管理工作順利發(fā)展的重要前提。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息的交流、置換與調(diào)整變得愈發(fā)頻繁，實體檔案占地空間較大，調(diào)用難度較高，對于人員變動、單位建設(shè)、日常事務(wù)管理等活動，相關(guān)人員無法利用實體檔案對其進(jìn)行記錄。

要實現(xiàn)大數(shù)據(jù)理論與檔案管理工作的高效對接，相關(guān)單位應(yīng)做好線上技術(shù)的開發(fā)工作，以現(xiàn)代化的檔案管理手段推動檔案管理工作發(fā)展。在檔案建設(shè)環(huán)節(jié)，以線下檔案為第一手資料，依靠線下檔案中所記錄的相關(guān)內(nèi)容整理并制作線上檔案，為后續(xù)的檔案調(diào)用、開發(fā)等活動做好準(zhǔn)備。線下檔案的分類形式較為復(fù)雜，所涉及到的管理內(nèi)容比較繁瑣，在建設(shè)線上檔案儲備庫的過程中，有關(guān)單位應(yīng)指派信息技術(shù)管理人員對檔案儲備庫進(jìn)行管理，做好檔案的加密、保存及調(diào)整工作，根據(jù)單位內(nèi)部的具體事宜設(shè)定不同的權(quán)限密碼，并做好安全防護(hù)，以此保障檔案的安全性。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案的記錄與調(diào)整變得更為輕松，但相關(guān)單位仍應(yīng)做好實體檔案的管理工作，以實體檔案為第一參考，定期對線上檔案進(jìn)行補(bǔ)充、整理，避免因檔案疏漏而引發(fā)的管理問題。在大數(shù)據(jù)背景下，有關(guān)單位在發(fā)起檔案管理工作的過程中，應(yīng)嘗試將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理要求結(jié)合起來，從而為檔案管理活動帶來新的靈感。

（三）引進(jìn)管理人才，人才與制度并行

要在大數(shù)據(jù)背景下落實檔案管理工作，有關(guān)單位應(yīng)將人才的引用、調(diào)度放在優(yōu)先位置，以人才為第一生產(chǎn)力，從各個角度入手，落實檔案管理工作。在大數(shù)據(jù)背景下，線上檔案、多元檔案等新式檔案層出不窮，僅掌握單一技能的有關(guān)人員已經(jīng)無法勝任檔案管理工作，基于此，相關(guān)單位應(yīng)將人才管理檔案的先進(jìn)理念落到實處，依靠人才響應(yīng)制度，為檔案管理活動的落實提供實質(zhì)性支持。

在檔案管理工作中，有關(guān)人員應(yīng)積極嘗試落實檔案管理計劃，以硬性制度為第一行動標(biāo)準(zhǔn)，對如何管理檔案、管理哪些檔案、哪些員工能夠管理檔案等一系列問題作出明文規(guī)定，依靠制度約束檔案管理活動，保障檔案管理工作的實效性。在檔案開發(fā)研究過程中，相關(guān)單位應(yīng)引入高級綜合型人才，要求其利用信息技術(shù)、云平臺等手段深挖檔案的建設(shè)價值，對檔案中存在的漏洞進(jìn)行填補(bǔ)，依靠對檔案信息的深度開發(fā)，使相關(guān)檔案能夠?qū)ξ磥淼纳a(chǎn)活動產(chǎn)生積極影響。在條件允許的情況下，有關(guān)單位可定期召開檔案開發(fā)會議，依靠線上平臺展出檔案記錄，并在檔案中吸取相應(yīng)的管理經(jīng)驗，解決當(dāng)前的生產(chǎn)或管理矛盾。為實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)價值，有關(guān)單位應(yīng)定期對檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整，以硬性約束力保障檔案管理工作的穩(wěn)步推進(jìn)。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理與開發(fā)工作的建設(shè)面臨著全新的挑戰(zhàn)，為解決檔案管理矛盾，做好檔案開發(fā)，有關(guān)單位應(yīng)從理念、制度、人才等角度入手，建立全方位的檔案管理模式，以高效、高質(zhì)量為第一要求，依靠硬性制度與專業(yè)人才保障檔案的開發(fā)價值，依靠周期性的檔案開發(fā)活動，將檔案管理活動與實際建設(shè)活動聯(lián)系起來，確保檔案管理的高效性。

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（作者單位：河南省疾病預(yù)防控制中心）