行政事業(yè)單位政府采購流程的內(nèi)部控制探究

趙玉鳳

摘 要：近年來，我國政府逐漸加強了對行政事業(yè)單位的采購工作的重視，在具體的采購工作中，落實規(guī)范化，制度化，統(tǒng)一化的具體要求。政府采購工作中，很容易受到各種風險的影響，導致政府采購工作必須強化內(nèi)部控制，規(guī)范采購流程。本文通過分析當前行政事業(yè)單位在政府采購過程中的問題，提出了加強政府采購內(nèi)部控制的有效策略，旨在為行政事業(yè)單位的發(fā)展提供借鑒和幫助。

關鍵詞：行政事業(yè)單位;政府采購;內(nèi)控制度;優(yōu)化策略

當前，行政事業(yè)單位的發(fā)展總體上是穩(wěn)定的，且有著一定的發(fā)展優(yōu)勢，結合當今政府的采購工作，行政事業(yè)單位也需要做好一定的內(nèi)控管理，總體上促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。政府采購工作在當今社會中屬于新生的事物，立法時間較短，相關部門人員無法產(chǎn)生深刻的意識，導致在具體工作當中沒有完善的內(nèi)控管理制度，作為約束出現(xiàn)了各種風險行為。因此就必須結合內(nèi)部控制的方式，完善政府采購的工作制度，確保采購行為規(guī)范準確。

一、內(nèi)部控制的涵義

內(nèi)部控制就是一種起到監(jiān)督，協(xié)調(diào)作用的內(nèi)在的控制措施，以強調(diào)組織之間的相互作用，提供對組織財產(chǎn)安全的保證，從而帶來經(jīng)營效率的提升。內(nèi)部控制在實施過程中，遵循合法性，全面性，重要性，合理性，制約性與成本效益穩(wěn)定性的多種原則，從整體上結合這種原則，建立穩(wěn)定的體系，加強控制過程。實施內(nèi)部控制時，必須依據(jù)一定的法律基礎，結合崗位設置環(huán)節(jié)，審批與活動授予內(nèi)容實現(xiàn)相互制約，相互分離的內(nèi)部環(huán)境，從而確定好工作各崗位的紀律性與規(guī)則性，實現(xiàn)職責權力之間的統(tǒng)一結合。內(nèi)部控制的過程主要用在重大支出，重大項目以及重大變更的內(nèi)容上，需要由管理層親自決策，用謹慎的原則去解決問題。同時，這種控制需要貫穿到組織內(nèi)部的各個部門，崗位與環(huán)節(jié)中，盡量減少成本，營造一種良好的控制環(huán)境，才能夠為組織管理帶來最大限度的效益。

二、行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控存在的問題

（一）部分崗位職責不夠清晰

通過對當前行政事業(yè)單位政府采購工作情況進行分析，一些崗位沒有將工作職責進行標注，分工不夠明確，工作責任與崗位要求不是一對一相匹配的，具體人員在開展采購工作時，容易出現(xiàn)相互推諉的負面情形。

（二）采購制度執(zhí)行力偏弱，政府采購控制活動不夠全面

當前，很多行政事業(yè)單位關于政府采購方面的制度內(nèi)容不夠細致，大多是寬泛的概念。主要以《政府采購管理辦法》的條款為主導，對于一些細節(jié)性的內(nèi)容，如專項經(jīng)費或是票據(jù)管理等方面都存在或多或少的缺失。由此，對采購制度產(chǎn)生限制，實際的執(zhí)行監(jiān)督效果較差。當行政部門提出采購申請后，具體的工作環(huán)節(jié)沒有可以遵循的章程進行管理，工作流程不能順暢的推進。還有一些行政事業(yè)單位政府在采購方面選用的內(nèi)部控制方式較為局限，信息公開以及歸屬管理不夠合理，未能展現(xiàn)出系統(tǒng)性的特點，存在諸多內(nèi)部控制隱含風險。當然，由于未能及時的申請報送采購計劃，限制了前期的采購預算工作開展;后續(xù)采購合同執(zhí)行和驗收過程都沒有強有力的監(jiān)督核驗。

（三）缺乏行政事業(yè)單位政府采購業(yè)務的風險評估

本身行政事業(yè)單位具有自身獨有的性質(zhì)特點，相關采購部門應當注重合規(guī)風險，有些部門并不具備風險預判能力，采購風險的認知程度較低，對于事后的彌補工作關注較多，最終制約了行政事業(yè)單位采購管理工作的穩(wěn)定持續(xù)進行。事業(yè)單位缺乏風險評估和風險控制的模式，對于主要經(jīng)濟活動內(nèi)容，未有采取合理的方式識別風險。

（四）采購監(jiān)督不到位

由于行政事業(yè)單位的內(nèi)部采購控制缺乏統(tǒng)一的規(guī)范性標準，過于形式化的完成采購過程，導致采購過程缺乏具體的監(jiān)督。當供應商急切需要獲取政府采購項目，會利用各種優(yōu)惠政策，給出采購人員與政府相關人回扣，使單位的利益受到了損失，同時，對于內(nèi)部控制機構的江都來說，也帶來了一定的威脅。由于缺乏監(jiān)督，這種問題時常出現(xiàn)在政府采購過程中，部分單位雖然設立的政府采購的內(nèi)控機制，但是也只是局限于表面的層次，具體工作并未納入監(jiān)管范圍中，整個行政事業(yè)單位的采購監(jiān)督處于盲區(qū)，缺乏管理。

（五）采購信息溝通不暢

行政事業(yè)單位參與政府采購工作的各部門間，溝通交流不及時，信息數(shù)據(jù)的互換缺乏有效性，從而不利于采購風險的預先評估過程，對行政事業(yè)單位政府采購的內(nèi)部控制產(chǎn)生消極影響的。除此之外，很多行政事業(yè)單位沒有建立政府采購信息系統(tǒng)，或是該系統(tǒng)不夠完備，沒有結合當前工作實際進行優(yōu)化。具體而言，政府采購統(tǒng)一平臺未能與其他系統(tǒng)，如預算系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)相聯(lián)系，數(shù)據(jù)共享效果較差，存在信息不對等的情形。

三、行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)控的優(yōu)化策略

（一）健全預算編制程序

行政事業(yè)單位應當設置好部門預算過程，健全預算的編制程序，確保預算過程能夠符合政府采購過程的前提要求，并且這也是采購過程中最為關鍵的環(huán)節(jié)。預算編制科學化，系統(tǒng)化，可以提升政府采購工作的整體質(zhì)量，確保采購工作順利進行。在編制預算程序是行政事業(yè)單位，要依據(jù)科學化，合理化，具體化的要求，做好詳細的市場調(diào)研，對采購項目有所了解，同時，結合采購物資的市場現(xiàn)狀，基于一定的價格，做好規(guī)劃。根據(jù)采購項目要將預算控制在一定的合理范圍內(nèi)，確保在預算實施時，每筆預算都能夠有詳細的記錄，并進行有效控制。需要登記一定的支出日期以及責任人信息，方便后續(xù)檢查工作進行，為了確保預算編制工作的準確性和科學性，一定程度上也需要對分類采購項目做好及時的審核篩查。

（二）優(yōu)化采購崗位設置

行政事業(yè)單位政府采購需要依據(jù)完善崗位責任制度為指引，注重崗位職責權限的相互分離，特殊崗位的人員采用定期輪崗的方式，有效的落實崗位監(jiān)督審計工作，提升行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作的順利開展。

（三）加強采購人員專業(yè)素質(zhì)培訓

采購人員的專業(yè)素質(zhì)過強，管理理念創(chuàng)新才能夠規(guī)范，采購工作重視政府的采購流程，在具體的采購過程中，能夠符合工作的具體要求?？梢越M織人員在線培訓以及人員輪崗制度設定的培訓內(nèi)容，在這種過程中，提升采購人員的綜合素養(yǎng)，優(yōu)化人員的監(jiān)督管理能力。特別是在內(nèi)部審計過程中，要強化制度的約束力，防止人員的疏忽產(chǎn)生的影響，同時也應當依據(jù)一定的專業(yè)素質(zhì)培訓規(guī)范人員的行為，確保采購工作可以更加專業(yè)準確進行。

四、完善政府采購風險評估機制

通過成立事業(yè)單位內(nèi)部的政府采購風險評估小組，對于既定的工作目標，提升工作質(zhì)量，增強政府采購風險識別的準確性，明確風險評估工作的重要地位，細分采購計劃編制環(huán)節(jié)、采購預算環(huán)節(jié)、采購申請環(huán)節(jié)、采購實施環(huán)節(jié)、 采購驗收環(huán)節(jié)的風險關鍵點。同時完善風險評估更新機 制，結合外部經(jīng)濟環(huán)境及政策變化因素，進行行政事業(yè)單 位政府采購活動風險的重新識別、評估和控制。此外，還需要對風險管理工作予以重視，強化風險預先防范工作的重要性，確保風險控制在合理范圍內(nèi)。

五、加強政府采購信息溝通

增強行政事業(yè)單位各部門間的信息交流，特別是對于政府采購工作所涉及到的部門來說，建立適宜的政府采購信息溝通網(wǎng)絡，選擇性引入全新的信息化技術，更好的提升行政事業(yè)單位各部門間的信息交流效果。還需要注重政府采購信息的公開程度，確保社會公眾能夠直觀且清晰的了解到政府采購流程，提升事業(yè)單位內(nèi)部管理的透明程度。

六、結語

行政事業(yè)單位政府采購工作需要借助全面的內(nèi)部控制機制，營造良好的內(nèi)控環(huán)境，強化內(nèi)部控制意識，優(yōu)化政府采購流程，提升信息溝通效率，有利于進一步展現(xiàn)行政事業(yè)單位政府采購內(nèi)部控制工作成果。

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