財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化升級(jí)建設(shè)問題探討

公衍峰，公秀娟

（1.山東安融達(dá)信管理咨詢有限公司，山東 濟(jì)南 250000；2.巨能資本管理有限公司，山東 濟(jì)南 250000）

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，財(cái)務(wù)工作作為企業(yè)發(fā)展的重要支撐，將企業(yè)財(cái)務(wù)工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享，是財(cái)務(wù)工作的發(fā)展大勢(shì)。變革財(cái)務(wù)管理模式，是打造價(jià)值型財(cái)務(wù)體系的一項(xiàng)重要工作，帶動(dòng)公司財(cái)務(wù)管理模式的創(chuàng)新，極大地促進(jìn)了業(yè)財(cái)融合的緊密程度，具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

1.財(cái)務(wù)信息化建設(shè)總體目標(biāo)

為配合公司下一步集團(tuán)化管理，滿足公司對(duì)財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化和會(huì)計(jì)核算的統(tǒng)一升級(jí)要求，確保全公司財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化升級(jí)改造工作順利實(shí)施，在已有公司財(cái)務(wù)管理軟件基礎(chǔ)上，我們聘請(qǐng)國(guó)內(nèi)比較專業(yè)的金蝶軟件開發(fā)公司組織開展升級(jí)，去年底開始在全公司全面推行財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化升級(jí)管理。系統(tǒng)升級(jí)上線后，所有分公司與公司本部實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)一步提高公司整體財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算工作的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)我公司對(duì)多項(xiàng)目、多場(chǎng)地、多物資的集中管控，嚴(yán)格了材料出入庫(kù)管理，匯算數(shù)據(jù)準(zhǔn)確及時(shí)，為公司領(lǐng)導(dǎo)及主管部門提供強(qiáng)有力的數(shù)字保障。以求解決各分公司分散經(jīng)營(yíng)多頭項(xiàng)目管理導(dǎo)致的數(shù)據(jù)滯后、延時(shí)的現(xiàn)象。確保一手?jǐn)?shù)據(jù)能及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)至財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重點(diǎn)任務(wù)

2.1 手機(jī)、電腦多形式、多級(jí)別、異地審批

各分公司、部室相關(guān)負(fù)責(zé)人可靈活運(yùn)用手機(jī)、電腦直接通過(guò)手機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)申請(qǐng)及業(yè)務(wù)的審批，利用領(lǐng)導(dǎo)碎片化的時(shí)間辦公，即做到了嚴(yán)格把關(guān)，又提升了工作效率，分散了領(lǐng)導(dǎo)集中簽批的工作量，同時(shí)也符合了簽批留痕的制度要求。一是異地賬表查詢處理，實(shí)現(xiàn)按核算項(xiàng)目?jī)蓚€(gè)維度的靈活查詢，所有賬表均支持打印和引出到EXCEL 的功能。提供所有的賬表以及核算項(xiàng)目與科目組合表、科目利息計(jì)算表、調(diào)匯歷史信息表。二是各分公司、項(xiàng)目部?jī)?nèi)部的往來(lái)業(yè)務(wù)處理。往來(lái)業(yè)務(wù)管理是財(cái)務(wù)管理的重要工作，對(duì)往來(lái)業(yè)務(wù)的管理包括的內(nèi)容較多：往來(lái)客戶信息管理、往來(lái)余額管理、呆賬管理、核銷管理等等，幫助企業(yè)及時(shí)掌握往來(lái)業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)，系統(tǒng)提供自動(dòng)收付款動(dòng)態(tài)，幫助用戶及時(shí)收取款項(xiàng)，減少人工帶來(lái)的極大工作量。三是內(nèi)部往來(lái)協(xié)同網(wǎng)絡(luò)化?？偣?、分公司之間往來(lái)款項(xiàng)內(nèi)部往來(lái)協(xié)同憑證處理，把內(nèi)部往來(lái)對(duì)賬的控制由事后提前到事中。加強(qiáng)了對(duì)內(nèi)部往來(lái)業(yè)務(wù)的核算處理，集團(tuán)內(nèi)部的各個(gè)子單位發(fā)生的內(nèi)部往來(lái)業(yè)務(wù)，只要有一方在記錄往來(lái)業(yè)務(wù)時(shí)，實(shí)現(xiàn)了由系統(tǒng)告知另一方及時(shí)做賬，減少了雙方的往來(lái)差異。

2.2 新建材料軟件管理模塊的應(yīng)用

新建材料軟件管理模塊同時(shí)支持手機(jī)端、電腦端異地多項(xiàng)目同時(shí)管理。將以往手工填寫的單據(jù)升級(jí)為金蝶系統(tǒng)自動(dòng)打印管理，擺脫了以往手工書寫不規(guī)范不及時(shí)易丟失的弊端，物資即時(shí)出入庫(kù)，單據(jù)經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審核后立即生效，規(guī)范了流程，減輕了倉(cāng)管的工作量，可以騰出日常繁瑣開單記賬占用的時(shí)間，將精力集中在倉(cāng)管物資的實(shí)物管控。一是采購(gòu)訂單管理。系統(tǒng)提供完整的訂單管理功能，企業(yè)向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)文件，雙方將按照采購(gòu)訂單進(jìn)行具體的采購(gòu)業(yè)務(wù)，規(guī)范了采購(gòu)作業(yè)流程，提高處理效率。二是入庫(kù)成本確認(rèn)。采購(gòu)結(jié)算后，入庫(kù)的商品確認(rèn)入庫(kù)成本，準(zhǔn)確核算外購(gòu)入庫(kù)成本。實(shí)現(xiàn)發(fā)票、入庫(kù)單自動(dòng)，跨期間鉤稽、費(fèi)用補(bǔ)充鉤稽，減少差錯(cuò)率。三是出、入庫(kù)管理。入庫(kù)業(yè)務(wù)是倉(cāng)庫(kù)的基礎(chǔ)核心業(yè)務(wù)， 系統(tǒng)提供負(fù)庫(kù)存控制，負(fù)庫(kù)存提示時(shí)可以在單據(jù)行進(jìn)行顏色標(biāo)示負(fù)庫(kù)存，通過(guò)對(duì)出入庫(kù)單據(jù)的業(yè)務(wù)日期管理，幫助企業(yè)掌握庫(kù)存周轉(zhuǎn)情況及呆滯料信息。四是支持單方金額合同與數(shù)量金額合同。金額合同支持不確定商品明細(xì)，常用于框架性采購(gòu)協(xié)議，用于項(xiàng)目性采購(gòu)協(xié)議，做到無(wú)縫連接，支持多級(jí)審核；

2.3 規(guī)范流程管控

所有單據(jù)進(jìn)出有據(jù)可查，包括打印次數(shù)都有嚴(yán)格審批控制，杜絕了重復(fù)入賬、重復(fù)付款、重復(fù)發(fā)料的可能性，消除跑冒滴漏隱患。一是即時(shí)庫(kù)存管理。即時(shí)庫(kù)存是用來(lái)查詢當(dāng)前物料實(shí)時(shí)庫(kù)存數(shù)量和相關(guān)信息，及時(shí)庫(kù)存查詢及單據(jù)錄入時(shí)即時(shí)庫(kù)存顯示功能，提供完善序列號(hào)管理解決方案，通過(guò)序列號(hào)管理功能幫助企業(yè)在管層面上實(shí)現(xiàn)對(duì)分銷渠道和運(yùn)作平臺(tái)的管理控制。二是庫(kù)存預(yù)警管理。提供物料保質(zhì)期、倉(cāng)庫(kù)負(fù)庫(kù)存、周期盤點(diǎn)、最高庫(kù)存、最低庫(kù)存、安全庫(kù)存等關(guān)鍵業(yè)務(wù)的系統(tǒng)預(yù)警，幫助企業(yè)實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確掌握倉(cāng)庫(kù)管理信息的變化，及時(shí)制定業(yè)務(wù)應(yīng)對(duì)策略。

2.4 往來(lái)款項(xiàng)管理

往來(lái)款項(xiàng)隨單據(jù)即時(shí)同步登賬，改善了以往財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)獨(dú)立的現(xiàn)象，消除信息孤島，做到了賬賬、賬實(shí)相符，付款清晰精確，提升了企業(yè)的商業(yè)信用。一是報(bào)表分析功能。系統(tǒng)提供豐富的采購(gòu)業(yè)務(wù)分析報(bào)表，支持靈活設(shè)置查詢分析條件，幫助企業(yè)快速、準(zhǔn)確地分析采購(gòu)業(yè)務(wù)狀況。二是對(duì)MTO 計(jì)劃模式的支持。對(duì)MTO 計(jì)算產(chǎn)生的采購(gòu)申請(qǐng)單，在后續(xù)的訂單、收料、發(fā)票等單據(jù)中，系統(tǒng)自動(dòng)攜帶計(jì)劃跟蹤號(hào)，達(dá)到對(duì)MTO計(jì)劃模式物料的采購(gòu)全程跟蹤監(jiān)控。

2.5 管理鏈條

實(shí)物資產(chǎn)多部門共享，采購(gòu)可以根據(jù)短缺庫(kù)存結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度提前安排采購(gòu)計(jì)劃，解決了采購(gòu)不及時(shí)、臨時(shí)大批量采購(gòu)資金占用的情況，施工部門也可以根據(jù)實(shí)時(shí)庫(kù)存合理安排領(lǐng)料計(jì)劃，庫(kù)管可以根據(jù)情況了解倉(cāng)位及物資的調(diào)配，庫(kù)存周轉(zhuǎn)率得以提升，根據(jù)庫(kù)齡分析可以合理安排發(fā)貨批次，建議合理采購(gòu)減少物資積壓和資金占用。

3.財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的工作要求

一是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各分公司、部室要高度重視財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化管理升級(jí)改造工作，充分認(rèn)識(shí)抓好此項(xiàng)工作的重要性和緊迫性。各分公司、部室要專人負(fù)責(zé)，確保系統(tǒng)改造和建設(shè)工作按期順利完成。二是強(qiáng)化協(xié)調(diào)配合。各公司要建立完善部門、項(xiàng)目部等分工協(xié)作機(jī)制，既要明確職責(zé)任務(wù)，又要強(qiáng)化協(xié)作配合。結(jié)合本公司實(shí)際，綜合考慮一線工地、項(xiàng)目管理、各不同業(yè)務(wù)、資金、信息化基礎(chǔ)等方面的因素，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，并主動(dòng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同推進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)。三是確保信息安全。各地要嚴(yán)格執(zhí)行《公司財(cái)務(wù)制度匯編》、《公司材料管理辦法》采取嚴(yán)格的技術(shù)防范措施，防止信息泄露。要切實(shí)加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，做好數(shù)據(jù)備份。有條件的分公司，要建立應(yīng)用級(jí)的容災(zāi)備份系統(tǒng)，確保網(wǎng)絡(luò)、硬件等故障發(fā)生時(shí)，財(cái)務(wù)辦公業(yè)務(wù)不受大的影響。

4.財(cái)務(wù)部搭建共享中心實(shí)施方案舉例

根據(jù)事業(yè)部財(cái)務(wù)共享方案的要求，擬對(duì)A 商品財(cái)務(wù)相關(guān)核算業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，為確保調(diào)整順利實(shí)施，特制定本方案。

整體情況方面，各分部費(fèi)用報(bào)銷、供應(yīng)商貨款結(jié)算、A 商品財(cái)務(wù)除外銷客戶結(jié)算、商品核算、商品供應(yīng)商結(jié)算（合計(jì)513 個(gè)，其中農(nóng)戶202 個(gè)、合作社和農(nóng)場(chǎng)157 個(gè)、公司戶154 個(gè)）、費(fèi)用報(bào)銷初審業(yè)務(wù)外，其余全部集中到財(cái)務(wù)共享中心處理；A商品部需要留存?zhèn)溆媒穑糜诰o急支出或者現(xiàn)金收取時(shí)的找零等。調(diào)整時(shí)間自年期間7 月上旬開始，時(shí)間跨度3 個(gè)月。調(diào)整業(yè)務(wù)內(nèi)容及調(diào)整方案如下表：

序號(hào) 業(yè)務(wù)內(nèi)容 調(diào)整后 備注1 費(fèi)用報(bào)銷：差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待、零星購(gòu)置、宣傳費(fèi)、促銷費(fèi)、車輛費(fèi)用（含外租車相關(guān)款項(xiàng)的收取，收取的裝卸費(fèi)等；外租車運(yùn)費(fèi)明細(xì)的抽查等）等報(bào)銷業(yè)務(wù)；下派費(fèi)用、內(nèi)部分?jǐn)傎M(fèi)用原始單據(jù)可由A 商品核算環(huán)節(jié)進(jìn)行初審，如查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)蔚龋皇掷m(xù)的齊全性、合理性，是否符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)等由財(cái)務(wù)部對(duì)口崗位負(fù)責(zé)；單據(jù)可由A 商品核算環(huán)節(jié)代為傳遞（傳遞部門匯總、封存各自單據(jù)）2 預(yù)付款項(xiàng)、各類借款、現(xiàn)金需求 轉(zhuǎn)移至財(cái)務(wù)部結(jié)算處；手續(xù)齊全后到財(cái)務(wù)部對(duì)口崗位處理整體轉(zhuǎn)移至財(cái)務(wù)部結(jié)算處，包括：?jiǎn)螕?jù)傳遞、報(bào)銷審核、賬務(wù)處理、款項(xiàng)支付、收取等；手續(xù)齊全后到財(cái)務(wù)部對(duì)口崗位處理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需提前籌劃，財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)可協(xié)助傳遞相應(yīng)單據(jù)等臨時(shí)性用工如：季節(jié)工、促銷員等人力環(huán)節(jié)金蝶系統(tǒng)中無(wú)工資方案，如不建立方案需傳遞紙質(zhì)版簽批付款明細(xì)，并由人力環(huán)節(jié)提報(bào)費(fèi)用報(bào)銷單；員工需現(xiàn)金上交的人力費(fèi)用（產(chǎn)假保險(xiǎn)公積金等、可由員工網(wǎng)銀電匯至公司戶）和離職審核等業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部對(duì)口崗位負(fù)責(zé)4 工程項(xiàng)目、資產(chǎn)等購(gòu)置項(xiàng)目，質(zhì)保金的清退、收??；固定資產(chǎn)管理3 工資等人力費(fèi)用支出，保險(xiǎn)、公積金分?jǐn)偅桓＠M(fèi)用等轉(zhuǎn)移至財(cái)務(wù)部；手續(xù)齊全后到財(cái)務(wù)部對(duì)口崗位處理轉(zhuǎn)移至財(cái)務(wù)部；工程支出、設(shè)備購(gòu)置等手續(xù)齊全后到財(cái)務(wù)部對(duì)口崗位處理；資產(chǎn)日常管理由財(cái)務(wù)部對(duì)接A 商品

5.結(jié)語(yǔ)

共享方案成果表現(xiàn)為財(cái)務(wù)共享以后，各分部財(cái)務(wù)由兩名財(cái)務(wù)人員調(diào)整為一名財(cái)務(wù)管理員，總部統(tǒng)一進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、信息共享，降低人員成本，事業(yè)部共節(jié)約43 人，節(jié)省人力成本約170 余萬(wàn)元。其他事宜方面，轉(zhuǎn)移前后各環(huán)節(jié)保持正常業(yè)務(wù)開展，不必突擊到財(cái)務(wù)處理各類事項(xiàng)。7 月份預(yù)算調(diào)整進(jìn)行中，各環(huán)節(jié)正常對(duì)接處理。業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)7 月13 日前下發(fā)供應(yīng)商告知函（供應(yīng)商告知函文本由財(cái)會(huì)處于7 月9 日提供），通知到轉(zhuǎn)移供應(yīng)商。其他未盡事項(xiàng)，請(qǐng)?jiān)诒痉桨赴l(fā)布后2 天內(nèi)通知財(cái)務(wù)或者相關(guān)環(huán)節(jié)討論，過(guò)期不再處理。