OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用實踐研究

趙立

摘要：我國經(jīng)濟水平的飛速發(fā)展，在一定程度上促進了型企業(yè)的崛起，而隨著我國信息化進程的推進，自動化辦公系統(tǒng)也逐漸走進了企業(yè)當中，自動化辦公系統(tǒng)的簡稱就是OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)對于提高企業(yè)整體的運行效率有著很大的幫助，在未來的發(fā)展當中，OA辦公系統(tǒng)在各大企業(yè)當中的應(yīng)用范圍會越來越廣泛。

關(guān)鍵詞：OA辦公系統(tǒng);企業(yè);系統(tǒng)應(yīng)用

一、OA辦公系統(tǒng)的基本概念

近年來，我國的信息技術(shù)飛速發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更是逐漸走進了人們的生活當中，這就對以往的信息傳遞方式產(chǎn)生了很大的沖擊，而OA辦公系統(tǒng)就是近年來信息發(fā)展的一個主要產(chǎn)物，它是一種承分布式的系統(tǒng)，OA辦公系統(tǒng)在運行的過程中需要以互聯(lián)網(wǎng)作為基礎(chǔ)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來共享信息資源，可以在很大程度上提高企業(yè)的工作效率，為企業(yè)減少很多不必要的麻煩。在OA辦公系統(tǒng)當中，主要的功能就是對一些文件表格或者是人事財務(wù)等數(shù)據(jù)的管理，利用OA自動化辦公系統(tǒng)，就可以將這些應(yīng)用處理成軟件包，然后在不同程序之間共享數(shù)據(jù)，具有很多其他辦公系統(tǒng)都沒有的通用性，這就可以在很大程度上擴大軟件的應(yīng)用范圍，提高企業(yè)內(nèi)部的處理效率，OA系統(tǒng)的第二個主要特點就是他優(yōu)秀的信息管理系統(tǒng)，隨著企業(yè)不斷的發(fā)展，在管理的過程當中會涉及到更多的信息數(shù)據(jù)，如果這些數(shù)據(jù)利用人力來處理，就會耗費大量的人力物力，而且還有可能會出現(xiàn)失誤，但是如果利用OA自動化辦公系統(tǒng)來處理這些數(shù)據(jù)，就可以很好地對這些數(shù)據(jù)進行整合，建立起相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，這樣一來，企業(yè)就可以隨時根據(jù)自己的要求，從數(shù)據(jù)庫當中查找自己需要的信息，因為OA系統(tǒng)是以信息管理為基礎(chǔ)的，所以他的第三個主要特點就是決策支持型系統(tǒng)，它可以根據(jù)數(shù)據(jù)庫當中已有的數(shù)據(jù)來對決策進行判定和整合，構(gòu)造出合適的數(shù)學(xué)模型，利用計算機來提供出合適的解決方案。

二、OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的作用

（一）統(tǒng)一信息發(fā)布平臺

利用OA自動化辦公系統(tǒng)，可以在企業(yè)內(nèi)部建立起信息發(fā)布平臺，當有任何信息需要通知的時候，可以在OA辦公系統(tǒng)的信息發(fā)布平臺當中發(fā)布出來，這樣可以讓每一位員工都及時了解企業(yè)的動態(tài).

（二）整合各部門工作

OA自動化辦公系統(tǒng)的另一個主要作用就可以幫助企業(yè)整合信息資源，在企業(yè)的發(fā)展過程當中，一定會建立起管理事務(wù)的各個部門，而OA辦公系統(tǒng)就可以將這些部門都綜合在一起，在互不干擾的前提下，整合部門內(nèi)部的信息資源，在我國傳統(tǒng)的企業(yè)管理當中，這樣的工作通常都是由管理人員來負責(zé)的，但是利用OA自動化辦公系統(tǒng)，只要在其中輸入數(shù)據(jù)，各部門定時的把企業(yè)內(nèi)部的情況匯報上去，它就可以根據(jù)設(shè)定好的程序來整合各部門的工作，這樣一來，不僅節(jié)省了管理人員的時間，而且還可以在一定程度上提高企業(yè)的管理效率，因為OA自動化辦公系統(tǒng)是全自動的辦公系統(tǒng)，所以說，只需要將數(shù)據(jù)輸入即可，不需要太過于復(fù)雜的操作，在這樣的情況下，哪怕是不精通網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的新人，也可以完全掌握這樣的辦公系統(tǒng)。

以財務(wù)流程為例：

（三）加強自動化建設(shè)

OA辦公系統(tǒng)并不是要求企業(yè)建立起一套不同于原來辦公系統(tǒng)的新系統(tǒng)，而是利用OA系統(tǒng)可以優(yōu)化企業(yè)原來的辦公系統(tǒng)，可能在企業(yè)以前的發(fā)展過程當中，辦公系統(tǒng)都是由人力組成，在其中只摻雜了少部分的信息技術(shù)，但是如果利用OA辦公系統(tǒng)，就可以對原來的辦公系統(tǒng)進行加強優(yōu)化，這樣一來，不僅可以加強員工對于全新辦公系統(tǒng)的熟悉，而且也可以在一定程度上提高企業(yè)內(nèi)外的信息傳遞速率，在全自動化辦公系統(tǒng)的優(yōu)化下，原來的辦公系統(tǒng)也不會丟失，還會存在于企業(yè)當中，只不過是相較于過去，從辦公速率以及操作程度上都有了很大的提高，在這樣的情況下，OA自動化辦公系統(tǒng)就可以為企業(yè)帶來更大的收益，并且在很大程度上提高企業(yè)的發(fā)展速度。

三、OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用實踐策略

（一）搭建計算機平臺

在企業(yè)的發(fā)展過程當中，根據(jù)企業(yè)自身內(nèi)部的管理要求和所需要的技術(shù)，就可以利用OA自動化辦公系統(tǒng)，再輔助以主流設(shè)備，搭建起適合企業(yè)自身發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)平臺，在企業(yè)的發(fā)展過程當中，一個合適的網(wǎng)絡(luò)信息平臺，對企業(yè)來說有著非常重要的作用，而OA自動化辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)就是信息技術(shù)，所以說在利用信息技術(shù)的過程當中，完全就可以融合OA自動化辦公系統(tǒng)，在融合一些企業(yè)發(fā)展過程當中所需要的特殊軟件，結(jié)合這一系列條件，為企業(yè)創(chuàng)建一個合適自身發(fā)展的平臺。就以企業(yè)的管理方式為例，在企業(yè)管理的過程中應(yīng)用OA自動化辦公系統(tǒng)，管理人員就可以在很大程度上減少工作量，在管理的過程中只要設(shè)置好相應(yīng)的流程，就可以縮短管理到執(zhí)行的距離，節(jié)省很多時間，提升人員之間的協(xié)作溝通效率。

（二）研發(fā)管理體系

同時利用OA自動化辦公系統(tǒng)，也可以建立出一套合適的管理體系，在企業(yè)的發(fā)展過程當中，一定會應(yīng)用到一定的信息技術(shù)，在應(yīng)用這些信息技術(shù)的同時，以計算機網(wǎng)絡(luò)作為發(fā)展基礎(chǔ)，在融合OA自動化辦公系統(tǒng)，就可以建立起一套完善的監(jiān)管體系。就以人事部門的監(jiān)督為例，人事部門會涉及到一系列的申請流程，向加班申請、請假申請或者是培訓(xùn)計劃等等，如果這些申請都要人力來批改的話，就會耗費很多的資源，但是如果利用OA自動化辦公系統(tǒng)來批改，只需要在系統(tǒng)中填寫好相應(yīng)的申請類型，然后在緊急程度上設(shè)置好優(yōu)先還是延后，再適當?shù)募右恍﹤渥?，這樣設(shè)置好了以后，如果一旦有員工想要發(fā)出申請，那么只需要填寫好表格，以后交由系統(tǒng)批改就可以了，就可以節(jié)省很多的人力。

（三）建立企業(yè)數(shù)據(jù)庫

為自動化辦公系統(tǒng)的主要作用之一，就是可以對文字文檔或者是財務(wù)報表等數(shù)據(jù)進行處理和分析，那么 企業(yè)在發(fā)展的過程當中就完全可以利用OA自動化辦公系統(tǒng)來建立起企業(yè)完善的數(shù)據(jù)庫，在任何企業(yè)的發(fā)展過程當中，都一定會涉及到一些需要儲存的數(shù)據(jù)，以便于在未來利用這些數(shù)據(jù)作為參考，而OA自動化辦公系統(tǒng)就是一個非常不錯的移動數(shù)據(jù)庫，在企業(yè)發(fā)展的進程當中，就可以將一些對企業(yè)有影響的大事件的日期以及內(nèi)容記錄到OA自動化辦公系統(tǒng)當中，系統(tǒng)會根據(jù)數(shù)據(jù)的特點進行分類處理，然后儲存起來，以便于在以后需要的時候可以隨時查找。就像企業(yè)在發(fā)展的過程當中就會涉及到一系列訂單的交易時間以及要點，這些數(shù)據(jù)都完全可以儲存在OA自動化辦公系統(tǒng)當中。

結(jié)束語：

OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)當中有著非常重要的應(yīng)用，它可以幫企業(yè)搜尋新的市場，也可以應(yīng)用信息技術(shù)來整合各個部門之間的職能，提高管理效率，與此同時，OA系統(tǒng)也可以借助企業(yè)內(nèi)部的信息平臺來掌握企業(yè)內(nèi)部的情況，也可以通過OA系統(tǒng)強化企業(yè)的辦公設(shè)置，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)的信息傳遞效率。

參考文獻：

[1]周筠. OA辦公系統(tǒng)在公司管理中的應(yīng)用與實施[J]. 價值工程， 2018（12）：223-224.

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