人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

文/徐 慧

本文首先分析原油開采企業(yè)人事檔案管理與人力資源管理之間的關(guān)系，從提高人資管理效率、資源信息真實性、科學(xué)開展人才招聘、強化人資管理問題、培養(yǎng)優(yōu)秀管理人才和加強企業(yè)各部門交流等六個方面，分析人力資源管理中人事檔案管理的作用，期望能夠借助人事檔案管理促進人才素質(zhì)的提升，進一步加快原油開采企業(yè)的發(fā)展與核心競爭力的提升

人才是企業(yè)進步與發(fā)展的關(guān)鍵因素，是企業(yè)建設(shè)與發(fā)展諸多因素中最為活躍的因素。大量客觀現(xiàn)實表明，單純重視人力資源一般管理不足以滿足原油開采類企業(yè)的建設(shè)需求，還應(yīng)該從更精細化的人事檔案管理入手方能取得更大實效。但是，目前人事檔案的作用經(jīng)常被忽略，加強其重視程度實為促進企業(yè)發(fā)展的一個重要方面。因為，人事檔案中包含了員工個人情況、工作經(jīng)歷、職業(yè)生涯規(guī)劃等多種重要信息，能夠助力企業(yè)篩選出合適的人才。只有“人盡其才，物盡其用”，才是企業(yè)加快發(fā)展的重要支撐。

一、人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

在原油開采類企業(yè)發(fā)展過程中，人力資源起到培養(yǎng)人才和統(tǒng)籌管理的作用，人才是企業(yè)發(fā)展的原動力與“根基”。高效的人力資源管理應(yīng)建立在企業(yè)發(fā)展需求的基礎(chǔ)上，能夠依據(jù)原油開采現(xiàn)場的實際情況進行人才調(diào)配，確保人才資源效率的最大化。同時，還應(yīng)該有針對性地培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才，鼓勵企業(yè)與高校中的對口專業(yè)進行合作，基于企業(yè)的要求為其提供相應(yīng)的專業(yè)人才。尤其是對于原油開采類企業(yè)來說，其日常工作具有一定的特殊性，以及危險性，需要優(yōu)秀的技術(shù)人才組建團隊，既能夠保證開采計劃的順利實施，又能夠確保井下人員的生命安全。

人事檔案是人力資源管理工作中的一項重要內(nèi)容，其中詳細記錄了企業(yè)所有員工的基本信息，通過信息的整合與分析，可發(fā)現(xiàn)員工在某一方面的潛力，并制定針對性政策進行培養(yǎng)，為其提供合適的工作崗位，確保每項工作落實得井井有條。同時，人事檔案中的內(nèi)容可以為人力資源部門提供其日常工作所需要的信息，能夠更好地掌握員工整體素質(zhì)，有助于在年度總結(jié)時對員工的工作情況進行綜合評價，確保專業(yè)技術(shù)優(yōu)異、業(yè)務(wù)水平較強的員工能夠獲得應(yīng)有的獎勵，在升職加薪、內(nèi)部借調(diào)、崗位輪換等工作中也起到關(guān)鍵作用。

二、企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理的作用

人事檔案在企業(yè)人力資源管理中的作用，突出反映在以下五個方面：

一是提升人力資源管理效率。企業(yè)人事檔案中涵蓋了員工的主要經(jīng)歷，部門管理者通過查閱人事檔案能夠全面了解員工的綜合實力，有助于其在日后的工作中進行合理的調(diào)配，在一定程度上提升了人力資源的運用效率。部門主管應(yīng)堅持“揚長避短”的用人原則[1]。將優(yōu)秀的人才調(diào)配到最適合的崗位才能充分發(fā)揮其工作水平，部門主管在查閱人事檔案時，不僅能夠了解到員工的工作能力，還能夠掌握員工特長、性格、思想品德等方面內(nèi)容。例如，對于性格比較開朗的員工，可以委派其一些需要與人溝通的工作，并有針對性地訓(xùn)練其語言表達能力，充分挖掘和激發(fā)其個人潛力，實現(xiàn)“人盡其才”的戰(zhàn)略目標(biāo)。同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及為人事檔案管理提供了助力，改善傳統(tǒng)人工收集信息的弊端，將人事檔案以數(shù)字化的形式保存和記錄，提高人力資源管理工作的便捷性，幫助企業(yè)更好地分配人力資源，真正做到“人盡其才”。

二是確保人資信息的真實性。完整的人事檔案能夠增強企業(yè)人力資源數(shù)據(jù)信息的真實性、可靠性，確保企業(yè)在發(fā)展過程中能夠準確了解每一位員工的工作能力，并為其分配合適的工作崗位和內(nèi)容，有助于提升日常工作的效率和質(zhì)量。如某公司的人力資源管理部門工作人員，堅持以認真負責(zé)的工作態(tài)度開展人事檔案的整理工作，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)對傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案進行更新，針對企業(yè)人員流動情況及時補充人資檔案信息，確保企業(yè)內(nèi)部每一位員工的人事檔案都得以詳細記錄在案，從而為員工“各盡其能”起到了很好的作用。此外，還要做好人事檔案的備份工作，紙質(zhì)檔案和電子檔案雙管齊下，避免由于人為因素或病毒入侵等情況造成人事檔案失真、缺失等問題。

三是保證人才招聘的科學(xué)性。為企業(yè)招收專業(yè)技術(shù)強、綜合素質(zhì)高的人才是人力資源管理部門的主要工作之一，可以借助人事檔案預(yù)測企業(yè)所需要的人才類型和數(shù)量，并針對準確信息開展招聘工作，確保人才招聘計劃的科學(xué)性與有效實施。為此，第一，原油開采類企業(yè)可通過人事檔案對當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r進行綜合分析，預(yù)測未來企業(yè)發(fā)展方向以及對人才的需求，從而制定人力資源規(guī)劃方案，基于準確的數(shù)據(jù)信息確保原油開采工作的順利進行[2]。第二，在招聘工作結(jié)束后，可根據(jù)應(yīng)聘者提供的人事檔案以及其以往的工作經(jīng)歷、工作能力選擇更為適合的崗位，對于具有潛力的應(yīng)聘者，可與老員工組成培訓(xùn)團隊，采用“一對一”或“一對多”的方式開展針對性培訓(xùn)，針對應(yīng)聘者之間的差異為其制定完善的培訓(xùn)計劃，根據(jù)其職業(yè)生涯規(guī)劃預(yù)測未來發(fā)展方向和在薪資、心理素質(zhì)養(yǎng)成等方面的需求，及時更新人力資源計劃，為企業(yè)發(fā)展培養(yǎng)高精尖技術(shù)人才。

四是強化人資管理薄弱環(huán)節(jié)。人事檔案的完整性能夠改善傳統(tǒng)人力資源管理過程中存在的問題，確保人力資源工作能夠有效應(yīng)對時刻變化的人事檔案，保證企業(yè)建設(shè)過程中各項流程的規(guī)范化。第一，充分發(fā)揮人事檔案的普適性。優(yōu)秀人才可能會輾轉(zhuǎn)于各大企業(yè)，并且在企業(yè)中留下自己的檔案信息，包括該人才的工作經(jīng)歷、所受處分、科研成果等多種內(nèi)容。原油開采類企業(yè)為全面了解應(yīng)聘者，需要借助完善的人才流動機制，通過閱讀應(yīng)聘者以往的人事檔案，確定其是否適合招聘的工作崗位，判斷出該人才是否能夠適應(yīng)企業(yè)文化，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造貢獻。第二，降低人資管理中對人力的浪費。人事檔案中包括員工在各個時期的工作內(nèi)容，并針對人才調(diào)動情況進行實時更新，企業(yè)不需要委派專人搜集資料去掌握人才綜合水平，在一定程度上節(jié)省了人力成本，同時也能夠幫助企業(yè)做出更好的選擇。

五是強化企業(yè)內(nèi)部部門交流。人力資源管理部門在開展人事檔案管理工作時，需要各部門的積極配合，才能保證所更新的人事檔案具有真實性。也就是說，在潛移默化中加強了各部門之間的交流與溝通，打破傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部刻板、嚴肅的局面，有助于構(gòu)建團結(jié)協(xié)作、輕松愉快的企業(yè)氛圍[3]。例如，某公司在組織人事檔案管理工作時，委派專業(yè)人員統(tǒng)計勘探開發(fā)部門、輔助生產(chǎn)部門和其他職能部門的人事檔案，發(fā)現(xiàn)其中有58%的人借助郊游散心的形式緩解自身在日常工作中的壓力。人資部門主管將該信息匯報給企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)過商議，決定于雙休日舉辦以踏青為主題的團建活動，并設(shè)置多種形式的比賽活動和獎品鼓勵，使員工做到放松身心，蓄勢后勁，增強團隊的力量與企業(yè)的凝聚力，進而在以后的工作中拼搏向上，勇于奉獻。由此可見，精細化的人事檔案管理，注意調(diào)動員工的積極性，能夠激發(fā)員工的潛能，員工就會最大限度地發(fā)揮創(chuàng)造性，促進員工為企業(yè)加快發(fā)展與競爭力的提升貢獻力量。

綜上所述，本文以原油開采類企業(yè)為研究對象，分析人事檔案對人力資源管理工作的推動作用，其合理使用能夠有效解決人才招聘中的薄弱環(huán)節(jié)，根據(jù)真實的人事檔案全面了解員工在工作中的各項需求，進而為其制定更加合理的獎懲制度和績效政策，降低人才流失概率，助推企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)與快速發(fā)展。