國(guó)有企業(yè)檔案管理中的問(wèn)題分析及對(duì)策建議

文/李海霞

檔案管理是國(guó)有企業(yè)管理的重要一環(huán)，它的發(fā)展與企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化息息相關(guān)?；诖?，筆者通過(guò)分析研究，針對(duì)新時(shí)代下國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析研究，并提出了三條解決建議與對(duì)策，以期為國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供新的路徑

國(guó)有企業(yè)檔案是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，是國(guó)家檔案資源體系的重要組成部分。檔案工作與黨和國(guó)家核心利益息息相關(guān)，事關(guān)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力、職工群眾的切身利益和社會(huì)的安全穩(wěn)定。[1]新時(shí)代，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展。在這樣的發(fā)展背景下，國(guó)有企業(yè)檔案管理也迎來(lái)了全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。面對(duì)新時(shí)期、新任務(wù)、新形勢(shì)、新特點(diǎn)，筆者通過(guò)思考與分析，找出國(guó)有企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策與建議。

一、新時(shí)代下國(guó)有企業(yè)檔案管理中的問(wèn)題分析

毋庸置疑，經(jīng)過(guò)多年的改革與發(fā)展，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)取得了很大成績(jī)，這是主流；然而，面對(duì)新時(shí)代的創(chuàng)新發(fā)展要求，通過(guò)分析研究，確實(shí)還存在一些問(wèn)題，諸如：

問(wèn)題之一，企業(yè)檔案管理理念跟不上時(shí)代發(fā)展潮流?；ヂ?lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展在無(wú)形之中影響了很多行業(yè)，企業(yè)檔案管理也在其中。在電子信息科技普及之前，企業(yè)檔案管理制度和保管條件都很落后。傳統(tǒng)的檔案保存以紙質(zhì)為主，主要依靠的還是人力，在整理和查找等方面存在很大的劣勢(shì)，比如：效率不夠高、收檔不及時(shí)、保存不完整、檔案內(nèi)容常有損壞，等等。與此同時(shí)，檔案管理短期內(nèi)也很難看到可觀收益，大多數(shù)企業(yè)更重視企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，致使檔案管理工作在企業(yè)越來(lái)越得不到重視。[2]筆者認(rèn)為，有效利用企業(yè)檔案資源對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，企業(yè)檔案管理早已不是一個(gè)部門的事情，而是整個(gè)單位、乃至整個(gè)行業(yè)的事情，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享就是未來(lái)檔案管理的歸宿。2021年是實(shí)施“十四五”規(guī)劃的第一年，時(shí)代的發(fā)展給企業(yè)檔案管理賦予了全新的使命。檔案管理在“十四五”規(guī)劃之中肩負(fù)重要職責(zé)，企業(yè)應(yīng)高度重視檔案管理工作被逐步邊緣化的窘境，面向新時(shí)代，重新塑造企業(yè)檔案管理的新形象。

問(wèn)題之二，企業(yè)檔案管理人員綜合素養(yǎng)不高。據(jù)調(diào)查，當(dāng)前，人才缺乏，特別是缺乏優(yōu)秀的管理人才，這是企業(yè)檔案管理中存在的普遍而又突出的問(wèn)題。有些企業(yè)并沒(méi)有按照要求配備相應(yīng)數(shù)量的專業(yè)檔案管理人員，甚至由企業(yè)其他部門的人員兼職管理檔案，這極不利于企業(yè)檔案的及時(shí)收集、整理、修復(fù)和保護(hù)。除此之外，企業(yè)大多數(shù)非專業(yè)檔案管理人員缺乏信息技術(shù)知識(shí)，很難適應(yīng)新時(shí)代電子信息化的檔案管理工作，對(duì)音頻和視頻等多媒體文件進(jìn)行掃描、分類、整理時(shí)難免力不從心。除此之外，企業(yè)檔案管理崗位職責(zé)不明確，培訓(xùn)未見(jiàn)實(shí)效，甚至出現(xiàn)學(xué)用脫節(jié)、理論與實(shí)踐結(jié)合不夠緊密等現(xiàn)象。企業(yè)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提升已經(jīng)迫在眉睫，這個(gè)問(wèn)題應(yīng)該引起有關(guān)方面的高度重視。

問(wèn)題之三，企業(yè)檔案管理信息化程度不夠。黨的十八大以來(lái)，國(guó)家檔案局陸續(xù)發(fā)布了《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》等文件。2021年，企業(yè)檔案信息化建設(shè)也納入了《檔案法》。由此可見(jiàn)，國(guó)家高度重視企業(yè)檔案信息化建設(shè)，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”成了新時(shí)代發(fā)展潮流。但是，受企業(yè)自身人力和財(cái)力的限制，很多企業(yè)依然存在基礎(chǔ)設(shè)施不完善、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系不完備、檔案信息服務(wù)能力有待提升以及檔案信息安全工作開(kāi)展緩慢等諸多問(wèn)題。比如：很多企業(yè)檔案室維護(hù)設(shè)施未配備，對(duì)檔案數(shù)字化掃描工作不重視，網(wǎng)絡(luò)信息未安排存檔，電子檔案收集緩慢，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的重大活動(dòng)未進(jìn)行完整的多媒體記錄，微信、微博、手機(jī)應(yīng)用等移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)上的檔案信息更新不及時(shí)，影響與制約了檔案信息服務(wù)功能與有效利用。

二、新時(shí)代有效提升國(guó)有企業(yè)檔案管理成效的對(duì)策建議

面對(duì)新時(shí)代，特別是面對(duì)大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代發(fā)展的總趨勢(shì)，如何提升國(guó)有企業(yè)檔案管理成效，特提出以下建議與對(duì)策：

建議與對(duì)策之一，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理理念。創(chuàng)新企業(yè)檔案管理理念是緊跟時(shí)代發(fā)展步伐的重要一步。首先，企業(yè)要結(jié)合社會(huì)發(fā)展，更新企業(yè)檔案管理制度和保管條件，不拘泥于傳統(tǒng)檔案管理。比如：檔案管理應(yīng)改變以往不重視、不到位、不完整的舊觀念，從業(yè)人員應(yīng)從思想和行動(dòng)上引起雙重重視。[3]其次，企業(yè)管理者要改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念。要從思想觀念高度上認(rèn)識(shí)到檔案管理不僅僅是文檔的收集和整理，更是企業(yè)發(fā)展的重要推動(dòng)力，“讓歷史說(shuō)話、用史實(shí)發(fā)言”就是檔案管理的真實(shí)寫照。比如：企業(yè)管理者要重視檔案管理工作，做好檔案管理制度建設(shè)和制度落實(shí)工作。特別是當(dāng)前，要以建黨百年為契機(jī)，以企業(yè)檔案為素材，講好黨的百年故事，用檔案資源展示企業(yè)的發(fā)展風(fēng)采。

建議與對(duì)策之二，培養(yǎng)優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人才。人才，是企業(yè)的“寶貝”，是企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。時(shí)下，大多數(shù)企業(yè)缺乏高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人才，而這正是企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的關(guān)鍵問(wèn)題所在，應(yīng)該引起有關(guān)方面的高度重視。為此，首先，企業(yè)要積極開(kāi)展多渠道提升檔案管理人員的專業(yè)化水平。比如：企業(yè)可以結(jié)合發(fā)展經(jīng)營(yíng)定期開(kāi)展科學(xué)歸檔專題培訓(xùn)、電子檔案技術(shù)培訓(xùn)、檔案管理理念培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的理論素養(yǎng)、政治素養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng)。其次，我們要將檔案管理工作進(jìn)行明確分工，制定崗位職責(zé)以及合理有效的人才培養(yǎng)計(jì)劃，對(duì)檔案管理人才實(shí)施規(guī)范化管理和激勵(lì)政策。比如：企業(yè)可以從檔案人才培養(yǎng)、人才求職等出發(fā)和高校開(kāi)展合作交流，通過(guò)激勵(lì)政策吸納檔案管理專業(yè)性的人才，特別是信息技術(shù)人才，借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

建議與對(duì)策之三，提高企業(yè)檔案管理信息化水平。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案管理實(shí)現(xiàn)了電子信息化，企業(yè)可以從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)兩個(gè)方面出發(fā)，持續(xù)推動(dòng)企業(yè)檔案管理規(guī)范化、有序化。企業(yè)應(yīng)成立專用的檔案室，配備專業(yè)的檔案管理人員，定期維護(hù)檔案信息化設(shè)備，延伸檔案收集途徑，細(xì)化檔案管理門類，化被動(dòng)收集為主動(dòng)服務(wù)，讓檔案管理工作“活”起來(lái)，用檔案講好企業(yè)發(fā)展故事，傳承企業(yè)歷史文化。[4]針對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，企業(yè)應(yīng)盡快完成檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將檔案分類、分密級(jí)、分輕重逐次進(jìn)行掃描入檔，豐富電子檔案資源，做好電子檔案歸檔保存工作，從而實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)乃至全行業(yè)電子檔案信息共享。企業(yè)也可根據(jù)自身發(fā)展情況，逐步引進(jìn)檔案管理專用軟件，推進(jìn)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的有效銜接。

綜上所述，新時(shí)代下國(guó)有企業(yè)檔案管理既有挑戰(zhàn)也有機(jī)遇。企業(yè)應(yīng)樹(shù)立創(chuàng)新檔案管理理念，注重培養(yǎng)優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人才，提高企業(yè)檔案管理信息化水平，譜寫新時(shí)代國(guó)有企業(yè)檔案管理工作高效率、高水平創(chuàng)新發(fā)展的新篇章。