基層檔案管理信息化建設(shè)分析

摘要：“十五”期間，全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)是：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)查詢檔案信息服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊(duì)伍建設(shè)。到“十五”末，各省、自治區(qū)、直轄市檔案部門要努力建設(shè)并投入使用一批內(nèi)部局域網(wǎng)，基本實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化;依托當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)工程，建立為各級黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的檔案目錄信息中心，為逐步構(gòu)建中國檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫創(chuàng)造條件;依托公眾信息網(wǎng)，建立面向社會(huì)、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建全國檔案工作信息網(wǎng)。

關(guān)鍵詞：檔案管理，信息化建設(shè)，趨勢，策略

現(xiàn)如今，檔案信息化管理戰(zhàn)略已經(jīng)上升到國家策略制度的水平面上。但是很多基層單位對于檔案信息化管理的緊迫性和重要性還認(rèn)識不到位，沒有根據(jù)信息化發(fā)現(xiàn)的必然趨勢制定相應(yīng)的管理改革策略。

一、檔案管理現(xiàn)階段存在的問題

1、管理機(jī)關(guān)對于檔案管理工作重要性認(rèn)知不足。

認(rèn)知不足是引起基層檔案管理工作效率不高的主要原因。許多部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重要性沒有樹立正確認(rèn)知，所以，也沒有投入足夠的人力物力發(fā)展檔案管理工作，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施不健全、工作人員不穩(wěn)定等情況出現(xiàn)，使得整個(gè)政府部門對于檔案管理工作都不看重，限制了基層檔案管理工作的發(fā)展。

2、單位檔案管理制度不夠健全。

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化密度的提高，越來越多的檔案信息需要去集中化和分類化管理。而新時(shí)代所帶來的新政策和新產(chǎn)業(yè)的變化，傳統(tǒng)的檔案管理政策已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段所需要的管理效率。

3、單位檔案利用率低。

管理檔案的目的除了留存以外，一個(gè)重要目的就是便于再利用，但是現(xiàn)階段單位檔案的再利用率降低，很多審批工作中，對于檔案的調(diào)度復(fù)雜而困難，審批時(shí)間長，加重工作量，做不到高效率的服務(wù)作用。

4、檔案管理人員不夠?qū)I(yè)。

由于辦公自動(dòng)化、信息化進(jìn)程高速影響，一些檔案管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理方式，在思想意識以及信息素養(yǎng)水平方面，已經(jīng)很難甚至跟不上時(shí)代腳步，使得檔案管理全新技術(shù)和解決方案遲遲不能實(shí)施和落實(shí)。我國現(xiàn)階段普及全民信息化社會(huì)，但是在很多政府機(jī)關(guān)的檔案管理依舊運(yùn)用傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)，管理機(jī)制滯后。很多紙質(zhì)性文件繁雜，重復(fù)，歸檔混亂不正確的情況比比皆是。

二、信息化發(fā)展必然性

1、行政策略改革

由于國家政策上推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，在一些體制內(nèi)的單位里，檔案數(shù)字化程度已經(jīng)是一個(gè)檔案工作的評價(jià)指標(biāo)，而且曾經(jīng)有明確要求檔案數(shù)字化率達(dá)到多少的要求。所以在體制內(nèi)的檔案數(shù)字化具有行政驅(qū)動(dòng)力。政府購買檔案數(shù)字化的服務(wù)非常多，目前在檔案行業(yè)內(nèi)發(fā)展比較好的企業(yè)沒有一個(gè)不把檔案數(shù)字化作為主要業(yè)務(wù)的。

2005年年底，”國家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程“提出，國家層面的宏觀組織進(jìn)一步得以加強(qiáng)。各地檔案行政機(jī)關(guān)也效仿國家做法，為當(dāng)?shù)氐臋n案信息化建設(shè)制訂專項(xiàng)規(guī)劃，有些地方還將檔案信息化納入政府信息化、國民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展信息化的規(guī)劃之中

2、時(shí)代對于技術(shù)和效率的需求

除了國家政策方面對于信息化發(fā)展的政策要求。現(xiàn)階段科技發(fā)展所潛在化要求的高效率辦公和服務(wù)也決定了檔案信息化管理的社會(huì)必然性。很多社會(huì)企業(yè)的辦公設(shè)備轉(zhuǎn)向電子設(shè)備，基層機(jī)關(guān)的效率辦公對比于時(shí)代的發(fā)展決定著為社會(huì)服務(wù)的效率和百姓的信賴度，所以基層檔案信息化建設(shè)是必然的結(jié)果。

三、檔案管理信息化發(fā)展策略

1、 基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。

檔案信息化輸入和建設(shè)的設(shè)備。設(shè)備實(shí)現(xiàn)對所有分散的、獨(dú)立的、成套的復(fù)雜的設(shè)備或傳感器的信息采集呢，這些設(shè)備要是不是自動(dòng)化的、是手動(dòng)的無自動(dòng)化測控功能的就無法與外界設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息交互，所有就要求實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，有了自動(dòng)化系統(tǒng)，所有設(shè)備的監(jiān)測和控制信息就可以對外進(jìn)行交互。

2、檔案信息資源建設(shè)。

大力推進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化，是覆蓋現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來新的機(jī)遇。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是發(fā)展先進(jìn)生產(chǎn)力和先進(jìn)文化的必然要求，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路，是為廣大人民群眾服務(wù)的重要舉措，對于檔案事業(yè)的新發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。?

3、基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

制定相應(yīng)與時(shí)間效率，法律相結(jié)合的信息重要性等級，指定標(biāo)準(zhǔn)化檔案歸查政策，減少重復(fù)歸檔和錯(cuò)誤歸檔問題。

4、專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。

對于檔案管理的重要性的的認(rèn)知確立不正確，使得檔案管理工作人員的專業(yè)化不強(qiáng)。技術(shù)設(shè)備的先進(jìn)推動(dòng)的同時(shí)，人才隊(duì)伍的建設(shè)更是重中之重，任用計(jì)算機(jī)專業(yè)，管理專業(yè)，圖書館管理專業(yè)等的策略會(huì)大大提高檔案管理的專業(yè)度和高效率。

參考文獻(xiàn)

1、國家檔案局中央檔案館關(guān)于印發(fā)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的通知檔發(fā)〔 2002 〕 8 號

2、《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十個(gè)五年計(jì)劃的建議》

作者：陳巖花，女，蒙古族，中共黨員，1972年生，工作單位內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟烏蘭浩特市烏蘭哈達(dá)鎮(zhèn)政府