基于檔案管理信息化的高校人才培養(yǎng)策略研究

愛(ài)如娜

摘 要：為進(jìn)一步強(qiáng)化新時(shí)代應(yīng)用型人才培養(yǎng)理念，借助信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，做好高校檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。改革傳統(tǒng)觀念，大膽創(chuàng)新探索，結(jié)合實(shí)踐需要重新建構(gòu)高校檔案管理新機(jī)制。在檔案管理過(guò)程中，進(jìn)一步發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值，提高檔案資料的社會(huì)化服務(wù)的開(kāi)發(fā)利用效能，提高檔案管理現(xiàn)代化服務(wù)水平，彰顯時(shí)代特色。在發(fā)展教育事業(yè)培養(yǎng)復(fù)合型人才的同時(shí)，盡可能做到有效的信息資源共享服務(wù)。增強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)，激發(fā)工作人員的主動(dòng)性，積極探索有利于高校檔案管理工作模式的新途徑，拓寬檔案管理服務(wù)的新領(lǐng)域，充分發(fā)揮檔案管理人員的主體作用，創(chuàng)新檔案管理工作新體系。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;創(chuàng)新與發(fā)展

一、提高檔案管理工作創(chuàng)新意識(shí)的重要性

隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化、科技的綜合發(fā)展，我國(guó)教育事業(yè)迎來(lái)了新的春天，全面提高高校現(xiàn)代化管理服務(wù)水平的工作正在進(jìn)行。改革傳統(tǒng)管理模式，提高創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)，助推新時(shí)代高校檔案管理工作再創(chuàng)新高已成必然趨勢(shì)。檔案管理工作是一項(xiàng)記錄歷史、服務(wù)未來(lái)的社會(huì)化服務(wù)工作，具有很強(qiáng)的客觀性和持久性意識(shí)。由于現(xiàn)代生活的豐富多彩，高校的檔案資料也越來(lái)越繁雜，檔案資料成為了人們認(rèn)識(shí)過(guò)去、見(jiàn)證過(guò)程、研究未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的重要依據(jù)。以創(chuàng)新意識(shí)面對(duì)高校的檔案管理工作，把傳統(tǒng)的、機(jī)械的記錄，原始資料的初級(jí)保存作為檔案管理工作的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新與探索，力求檔案管理工作成為現(xiàn)代高校向高水平一流大學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)。檔案成為高校領(lǐng)導(dǎo)掌握學(xué)校發(fā)展歷程，研究客觀規(guī)律的事實(shí)依據(jù)。強(qiáng)化以虛心學(xué)習(xí)的態(tài)度，研究適合自身發(fā)展需要的檔案管理工作新模式，以人才市場(chǎng)為導(dǎo)向，開(kāi)拓檔案管理服務(wù)的新途徑，提高檔案管理工作的社會(huì)化服務(wù)效能。擯棄傳統(tǒng)思想的束縛，檔案管理并非高校主體業(yè)務(wù)的附屬事物，更不是可有可無(wú)的擺設(shè)，要通過(guò)創(chuàng)新發(fā)展研究，使檔案管理工作成為現(xiàn)代高校發(fā)展的重要組成部分。傳統(tǒng)檔案管理工作，主要建構(gòu)于人力的粗放式保管，以不損壞為主要規(guī)制和最高目標(biāo)，檔案管理工作者無(wú)需創(chuàng)新意識(shí)，沒(méi)有對(duì)檔案服務(wù)性功能的多元化進(jìn)行探索，其工作重心主要是對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)械式管理。新時(shí)代要提高高校檔案管理工作的服務(wù)效能，面對(duì)社會(huì)化市場(chǎng)提供有價(jià)值的信息資源，為教育事業(yè)的發(fā)展提供科學(xué)研究的依據(jù)。檔案管理部門(mén)要主動(dòng)與社會(huì)或市場(chǎng)的需要對(duì)接，為社會(huì)各方提供獨(dú)特而有價(jià)值的檔案材料，以科學(xué)管理意識(shí)探索高校檔案管理的發(fā)展途徑。經(jīng)過(guò)科學(xué)論證和充分調(diào)研，構(gòu)建新型的現(xiàn)代檔案管理服務(wù)體系，使高校檔案管理工作步入市場(chǎng)化軌道，能夠更好的服務(wù)于市場(chǎng)和社會(huì)。

二、改革傳統(tǒng)檔案管理工作模式的必要性

檔案管理工作也要隨著社會(huì)生活的發(fā)展變化而變化，不能總是停留在原有的工作模式上，要適應(yīng)社會(huì)生活的實(shí)際需要，同時(shí)要在國(guó)家體制改革的影響下進(jìn)行必要的調(diào)整，以便更好地滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)社會(huì)和人們的需求。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)新的需要，過(guò)去的管理模式難以滿(mǎn)足現(xiàn)代人們生活與工作對(duì)信息資源的需求。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)現(xiàn)代人的生活節(jié)奏和工作需要，而且傳統(tǒng)的檔案管理方法和資料信息采集工作只停留在人工的基礎(chǔ)上，與現(xiàn)代化高校檔案管理工作不協(xié)調(diào)，效率極其低下。改革傳統(tǒng)檔案管理工作模式是時(shí)代發(fā)展的必然要求，不僅僅是基礎(chǔ)設(shè)施方面的更新，同時(shí)需要在新技術(shù)的應(yīng)用方面，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)力度，更主要的是檔案管理工作者，要在思想觀念上邁上新臺(tái)階，徹底根除過(guò)去的消極被動(dòng)意識(shí)，主動(dòng)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以探索創(chuàng)新精神，進(jìn)一步拓展檔案管理工作的新型使用價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)有時(shí)會(huì)影響到現(xiàn)在的工作，傳統(tǒng)的檔案管理方法相對(duì)滯后，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前檔案工作的實(shí)際需要，必須利用現(xiàn)代科技手段，加強(qiáng)檔案管理方式的改革，探索檔案管理新模式，切實(shí)為高校的檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展服務(wù)，構(gòu)建全新的發(fā)展體系。

三、開(kāi)發(fā)檔案管理服務(wù)效能的社會(huì)性

新時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，不僅要適應(yīng)快節(jié)奏的社會(huì)生活，要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變觀念，摒棄傳統(tǒng)思想的束縛，積極主動(dòng)進(jìn)行全方位檔案信息服務(wù)工作的探索，提高檔案管理工作的社會(huì)化服務(wù)效能。高校負(fù)責(zé)檔案管理工作的全體同志，要在思想上把握好時(shí)代發(fā)展的風(fēng)向標(biāo)，在工作作風(fēng)上自覺(jué)強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。徹底改變過(guò)去那種機(jī)械記錄的檔案管理模式，要更新觀念，以創(chuàng)新精神引領(lǐng)高校的檔案工作新型服務(wù)理念。工作中人的觀念創(chuàng)新是檔案管理工作的靈魂，是大膽拓展檔案管理的社會(huì)化服務(wù)功能，有效開(kāi)展檔案管理創(chuàng)新的動(dòng)力，是進(jìn)一步提高檔案利用價(jià)值的源泉。檔案工作人員要站在新時(shí)代創(chuàng)新發(fā)展的高度，重新審視傳統(tǒng)的檔案管理工作，采取各種有效可行的辦法，最大化的利用檔案現(xiàn)有資源，全方位地探索檔案工作的有效應(yīng)用價(jià)值，開(kāi)拓更加廣闊的檔案管理工作的社會(huì)化服務(wù)效應(yīng)，使更多的人享受到新時(shí)代檔案資料的利用價(jià)值。通過(guò)探索創(chuàng)新檔案管理新方法，以提供有價(jià)值的社會(huì)需求為宗旨。學(xué)習(xí)先進(jìn)地區(qū)高校檔案管理的方法，讓創(chuàng)新后的檔案管理工作，給高校的發(fā)展提供更加有效的信息資源。

四、檔案管理創(chuàng)新工作要與時(shí)代發(fā)展同步

高校在創(chuàng)新檔案管理工作的過(guò)程中，要發(fā)揮工作人員的積極性和主動(dòng)性，結(jié)合社會(huì)對(duì)人才的實(shí)際需要，探索現(xiàn)代化檔案管理創(chuàng)新發(fā)展模式。人的因素是重要生產(chǎn)力，而能夠促進(jìn)人力資源的最重要因素是思想觀念。因此，一定要培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的檔案管理工作精英，通過(guò)政策鼓勵(lì)提高工作人員的積極性，組建具有創(chuàng)新精神的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。

1.創(chuàng)新精神與責(zé)任心的結(jié)合

把激發(fā)檔案管理工作人員的積極性，與高校人才培養(yǎng)改革管理工作密切聯(lián)系起來(lái)，因?yàn)闄n案管理工作的完善需要各部門(mén)的積極配合，才能最終做好。提供檔案管理人員的積極性，充分發(fā)揮他們的主體作用，不斷擴(kuò)寬知識(shí)視野， 有效創(chuàng)新檔案管理工作。檔案管理人員要有高度的社會(huì)責(zé)任感，良好的職業(yè)道德素質(zhì)，積極向上的工作激情，堅(jiān)持拼搏的奉獻(xiàn)精神。檔案管理工作者要具有創(chuàng)新意識(shí)，具有能夠適合新時(shí)代發(fā)展的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)， 通過(guò)繼續(xù)教育不斷提升專(zhuān)業(yè)技能的水平。在工作實(shí)踐中還要善于學(xué)習(xí)新方法，提出新思路，解決新問(wèn)題，重新認(rèn)識(shí)和掌握檔案管理行業(yè)的發(fā)展規(guī)律，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的新突破。在全面強(qiáng)化實(shí)施科學(xué)管理的新時(shí)代，高效做好教學(xué)檔案管理工作至關(guān)重要，不僅僅是為培養(yǎng)新型專(zhuān)門(mén)人才提供保障，同時(shí)要為發(fā)展社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)提供廣闊的人才信息資源。教學(xué)檔案是廣大師生辛苦研究學(xué)習(xí)的第一手資料，教學(xué)管理人員一定要從培養(yǎng)人才和發(fā)展科學(xué)的高度，提高科學(xué)化認(rèn)知水平，從教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究角度，以高度的責(zé)任心，加強(qiáng)教學(xué)的檔案管理工作。教學(xué)過(guò)程中所形成的極其重要的資料，真實(shí)記錄了教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中，來(lái)自一線(xiàn)工作崗位的成功經(jīng)驗(yàn)與失敗教訓(xùn)。在教學(xué)過(guò)程中的方方面面的工作實(shí)績(jī)，有利于促進(jìn)對(duì)高校的教學(xué)與研究工作的進(jìn)一步開(kāi)展，都是極其重要的珍貴資料。高校的教學(xué)檔案管理工作，集中反映了教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程，能夠真實(shí)全面體現(xiàn)高校教學(xué)工作的水平，以及現(xiàn)代化高水平學(xué)校的基本狀況，教學(xué)檔案的建立，需要強(qiáng)化相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)。

2.檔案管理與教學(xué)實(shí)踐的結(jié)合

教學(xué)檔案在高校管理、人才選用等方面具有極其重要的價(jià)值。做好教學(xué)檔案的及時(shí)歸檔和分類(lèi)管理工作，有利于促進(jìn)教學(xué)管理工作向高水平、高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求發(fā)展，為教育研究者提供來(lái)自一線(xiàn)教學(xué)崗位的真實(shí)有效的參考依據(jù)。在有關(guān)部門(mén)評(píng)估高校的教學(xué)質(zhì)量時(shí)，教學(xué)檔案是最有效的依據(jù)，是集中體現(xiàn)教學(xué)管理水平的有效記錄。高校應(yīng)該高度重視教學(xué)檔案的管理工作，強(qiáng)化檔案意識(shí)，在材料的收集、整理過(guò)程中，需要各學(xué)科教師的積極配合。為提高人們對(duì)教學(xué)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，一方面要加大教學(xué)檔案及其應(yīng)用價(jià)值的宣傳力度，另一方面要把教學(xué)檔案涉及的資料收集工作納入整體教學(xué)計(jì)劃，在統(tǒng)一規(guī)劃中，號(hào)召各學(xué)科負(fù)責(zé)人積極配合檔案材料收集工作，并且納入教學(xué)管理制度，提高相關(guān)工作人員的檔案意識(shí)。必須做到下達(dá)教學(xué)任務(wù)與教學(xué)檔案的收集的責(zé)任化和目標(biāo)化一致，提出教學(xué)文件材料的歸檔要求，使教學(xué)檔案管理與學(xué)科教學(xué)實(shí)踐同步進(jìn)行，并且形成常態(tài)化目標(biāo)管理意識(shí)。尤其要在檢查教學(xué)工作中，注重教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值的鍵入，與教學(xué)文件材料的形成與教學(xué)檔案的收集情況同步。充分發(fā)揮教學(xué)檔案的重要作用，通過(guò)學(xué)科教學(xué)檔案的實(shí)時(shí)保存，盡可能做到優(yōu)秀教學(xué)成果與審查等方面的有效契合，使科學(xué)驗(yàn)收檔案材料與高校學(xué)科教學(xué)工作同步，提高教學(xué)管理水平。教學(xué)檔案是高校實(shí)施教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的最原始記錄，是第一手有用資源，對(duì)今后的教學(xué)研究工作和教材的充實(shí)，起著無(wú)法替代的重要作用。

3.檔案管理與教學(xué)研究的結(jié)合

高校對(duì)于學(xué)科教學(xué)檔案的管理越來(lái)越重視，其原因是多方面的。教學(xué)檔案是現(xiàn)代高校嚴(yán)謹(jǐn)教學(xué)的真實(shí)記錄，在關(guān)于教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)方面，全面系統(tǒng)地記錄了各學(xué)科的優(yōu)秀教學(xué)活動(dòng)及其教學(xué)成果。為今后有關(guān)部門(mén)研究教學(xué)工作提供了有效依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)和決策者進(jìn)行教學(xué)管理改革，提供了全部成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)。為專(zhuān)家組有針對(duì)性地進(jìn)行教學(xué)難點(diǎn)的分析，提供了集中分類(lèi)明確的影像資料，有利于研究者在需要時(shí)隨時(shí)查閱資料，有利于促進(jìn)高校教學(xué)管理水平提高。高校檔案管理人員，應(yīng)積極配合教學(xué)改革和學(xué)科研究工作的需要，按照現(xiàn)代檔案管理工作的科學(xué)化、信息化、智能化水平，分門(mén)別類(lèi)地做好教學(xué)檔案資料的采集和保存工作，并且將一些重要的教學(xué)檔案信息，以多種形式向教學(xué)管理部門(mén)和主管領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)發(fā)送。真實(shí)有效的學(xué)科教學(xué)檔案，對(duì)高校提高教育改革實(shí)效和強(qiáng)化人才培養(yǎng)工作至關(guān)重要。檔案管理的服務(wù)質(zhì)量有極其重要的促進(jìn)作用，對(duì)各學(xué)科的教學(xué)水平發(fā)展情況進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，用已經(jīng)取得的學(xué)科研究成果，強(qiáng)化教學(xué)研究工作實(shí)效，同時(shí)也可以作為高校加大宣傳力度的資料，有利于提高現(xiàn)代化學(xué)校的公信力和整體形象，真實(shí)有效體現(xiàn)高校的教育實(shí)踐能力和教學(xué)研究水平。

五、促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的對(duì)策

新時(shí)代的高校檔案管理工作要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，為社會(huì)提供詳實(shí)的人才信息與學(xué)術(shù)研究成果利用空間，提高檔案資料的綜合利用服務(wù)價(jià)值，是高校檔案管理部門(mén)面臨的時(shí)代發(fā)展新任務(wù)。傳統(tǒng)檔案管理工作的被動(dòng)運(yùn)行，主要與工作人員的思想觀念落后有關(guān)，被動(dòng)的管理使檔案工作越來(lái)越枯燥乏味、缺乏創(chuàng)新發(fā)展的生機(jī)和活力。

1.提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員要勤于學(xué)習(xí)，努力提升自身素質(zhì)，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，開(kāi)發(fā)具有特色的信息，擺脫傳統(tǒng)思想的束縛，提前做出有目的的選題，徹底改變過(guò)去那種事后搜集材料的工作方法，取而代之的是事前介入式的檔案信息資料的建設(shè)性提取。實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新會(huì)遇到諸多問(wèn)題，從學(xué)習(xí)中吸取有益的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用在檔案管理工作中，跟上形勢(shì)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值和作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)持續(xù)高效長(zhǎng)久的發(fā)展。通過(guò)激發(fā)檔案管理人員的主體意識(shí)，發(fā)揮榜樣作用，弘揚(yáng)檔案管理工作中的創(chuàng)新精神。

2.發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)

改革傳統(tǒng)檔案管理方法，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新檔案管理工作方法， 提高檔案管理工作的實(shí)效，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)一步拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高高校檔案管理工作的有效性。在強(qiáng)化教學(xué)檔案管理中，重視現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，尤其是聲像檔案的管理要更加警惕。相比于傳統(tǒng)的檔案工作，包括的范圍也比較廣泛，主要涉及到照片、視音頻等資料的采集和整理。為了保證聲像檔案數(shù)字化管理的安全，采取一定的安全控制措施是非常有必要的。除了日常的殺毒等操作，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)其訪(fǎng)問(wèn)控制管理。根據(jù)查詢(xún)?nèi)说臋?quán)限等級(jí)，滿(mǎn)足其相應(yīng)的訪(fǎng)問(wèn)要求。設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限能夠保護(hù)檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)的安全，同時(shí)也能夠?qū)Σ《厩秩氲绕鸬揭欢ǖ姆雷o(hù)作用。此外還應(yīng)當(dāng)做好數(shù)據(jù)文件的恢復(fù)、備份等措施，可以將采集到的聲像數(shù)字化資料復(fù)制到異地硬盤(pán)中，或者保存在云盤(pán)中，并且做好相應(yīng)的保密措施。

3.強(qiáng)化聲像檔案數(shù)字化管理實(shí)效

對(duì)于大部分高校來(lái)說(shuō)，都保存有舊照片，這些照片不管是黑色還是彩色，如果保存不當(dāng)可能會(huì)出現(xiàn)發(fā)霉、發(fā)黃以及色彩失真等現(xiàn)象。數(shù)字化采集雖然能夠避免上面不良現(xiàn)象的發(fā)生，但是在照片的掃描過(guò)程中也應(yīng)當(dāng)注意對(duì)照片的像素、飽和度、分辨率等參數(shù)的設(shè)置。在照片轉(zhuǎn)化完成之后，還需要應(yīng)用專(zhuān)門(mén)的圖形處理軟件進(jìn)行修復(fù)，應(yīng)當(dāng)盡可能的保存圖片的真實(shí)性。聲像資料所需要的存儲(chǔ)空間比較大，因此對(duì)于存儲(chǔ)設(shè)備的要求比較高，否則會(huì)影響到數(shù)據(jù)的采集質(zhì)量。應(yīng)當(dāng)根據(jù)聲像檔案的文件大小和未來(lái)發(fā)展需要，選擇合適的服務(wù)器容量，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)預(yù)留一定的空間。聲像檔案的數(shù)字化處理其關(guān)鍵是為了應(yīng)用，因此應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的索引系統(tǒng)，方便查詢(xún)。在建立索引系統(tǒng)的過(guò)程中要根據(jù)聲像檔案的特點(diǎn)，結(jié)合檔案管理和數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)范，盡可能提高查詢(xún)的效率。高?？梢越柚畔⒐芾硐到y(tǒng)，實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化的局域網(wǎng)管理和應(yīng)用。聲像檔案在經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工之后，可以借助流媒體技術(shù)進(jìn)行點(diǎn)播，便于聲像檔案數(shù)字化的管理和應(yīng)用。

六、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代化的檔案管理要在創(chuàng)新與發(fā)展方面，謀求有利于促進(jìn)檔案資料應(yīng)用價(jià)值開(kāi)發(fā)的新途徑，以科技創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新的思想和觀念來(lái)開(kāi)展，檔案信息數(shù)字化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)。通過(guò)建立管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范服務(wù)的目的，提高了工作效率。有效運(yùn)用信息技術(shù)，在檔案管理的工作中，計(jì)算機(jī)的有效應(yīng)用是今后檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，要利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，從而不斷提高檔案管理的效率和人才管理服務(wù)水平。

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（作者單位：鄂爾多斯應(yīng)用技術(shù)學(xué)院）