基于“互聯網+”醫(yī)院報銷流程設計與優(yōu)勢分析

賴曉維 寧波市北侖區(qū)人民醫(yī)院

一、傳統(tǒng)窗口報銷流程

(一)醫(yī)院傳統(tǒng)窗口報銷流程

經辦人攜帶發(fā)票及相關佐證資料，到財務科窗口，在財務人員指導下，填寫報銷單。

財務人員對原始憑證進行規(guī)范整理、審核或對報賬人員提出該方面的規(guī)范要求；指導經辦人填制費用報銷單；按規(guī)定粘貼原始憑證，對填寫和黏貼不符合要求的，退回予以重填重黏。經辦人將審核無誤的原始憑證，尋找職能部門負責人、財務部負責人、各職能科室分管領導簽字，超過一定金額需要加簽總會計師及院長。所有審批結束后，將原始憑證交財務科付款。

圖1傳統(tǒng)報銷流程圖

(二)傳統(tǒng)流程現狀及缺陷

1.資金量、業(yè)務量劇增，單位人員成本增加

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷增大，各項報銷工作的內容變得更加廣泛，同時，同類業(yè)務也在規(guī)模性擴大。這就導致醫(yī)院資金量、業(yè)務量劇增，不管是咨詢量還是業(yè)務量，都使得財務審核工作壓力增大，工作效率低下，無法滿足財務管理的需求。在信息發(fā)達的時代，若還是墨守成規(guī)，不進行變革，單位將招募更多人員來疲于應付報銷，不僅會增加單位人員成本，還容易出錯，重復機械勞動增加，是管理人員無法起到管理的作用，而是機械重復勞動，埋沒人才。

2.傳統(tǒng)報銷流程繁瑣，審批效率低

窗口報銷需要經辦人按照單位資金審批流程，尋找各個負責人報銷，并且要按順序簽字，若其中中間環(huán)節(jié)有一位審批人不在單位，即使其他相關負責人都在，也無法審批，等到該環(huán)節(jié)審批人到達，其他相關審批人也不一定在場能完成審批，因此報銷人需要尋找較多次數才能完成最終簽字，審批效率非常低下。

3.人工管控導致預算執(zhí)行情況難以實時體現，預算管控滯后

目前都是人工窗口辦理報銷，在報銷結束后才做費用統(tǒng)計，這使得費用支出與預算相脫節(jié)。事前預算無法得到有效管控，事后報銷手續(xù)繁瑣導致員工報銷滯后，往往一張單據都到第二年進行報銷，使得當年支出數據不準確，存在較大的財務風險。

二、自助報銷平臺報銷流程設計

(一)整體設計思路

為改變目前存在的問題和醫(yī)院中較為落后的財務報銷工作的信息化水平，醫(yī)院計劃成立“互聯網+財務管理”自助報銷共享平臺構建工作小組，圍繞報銷流程環(huán)節(jié)實現一站式閉環(huán)管理，以職工差旅費和培訓費報銷為切入點，通過計算機或手機下載報銷App，通過手機端掃描原始憑證，填制網絡審批單，進行網絡審批報銷和支付。以此項目為試點構建醫(yī)院財務報批工作的自助信息化管理平臺，逐步研究適用于醫(yī)院和醫(yī)療行業(yè)的財務自助信息化管理平臺。以具體實例結合實務為切入點，從財務管理和內控管理角度考察整個平臺構建的內控管理要求和信息化要求，以及財務報銷流程的設計工作。

經辦人不需要再到財務窗口填寫報銷單據，只需要手機或者網絡上傳附件照片，按照提示填寫報銷時間、事由、內容等相關信息，提交至相關路徑上各節(jié)點。經過線上各節(jié)點依次審核，先由財務稽核后提交至相關職能科室審核，再經財務領導審核后提交至相關院領導，若中途發(fā)現錯誤可退回至本人重新填寫。審批流程結束后，將紙質附件交由財務審核付款，財務審核后自動記賬并提交出納，自動付款后進行記賬。具體見圖2自助報銷共享平臺流程設計圖。

圖2自助報銷共享平臺流程設計圖

(二)具體設計內容

1.員工管理：首先按固定格式制作并導入企業(yè)通訊錄：包含姓名、工號、手機、所在部門、職位、級別、成本中心，銀行賬號等基本信息。

2.預算管理按照年份、成本中心、費用類別等進行預算編制和調整。

3.報銷標準按照員工級別、城市等級設置住宿標準；按員工級別、年/月/日設置補貼標準。

4.權限管理分配員工擁有系統(tǒng)管理員、審批管理員、財務管理員、總經理、財務經理、出納等權限。

5.審批管理按照歸口部門，設置差旅報銷、日常報銷、付款、借款等流程的審批人和審批條件，并自定義表單模板。

6.出納模塊：將付款單位或者報銷人等賬戶名稱，開戶行及賬號等銀行信息，以及付款金額等生成支付指令，與銀行客戶端進行接口。

7.憑證模塊設置：將員工信息、具體費用項目內容、出差類型、事項等項目與會計科目、預算會計科目掛鉤，自動生成憑證。

三、“互聯網+”模式下的報銷流程優(yōu)勢

(一)減輕財務報銷、付款工作，實現自動記賬

隨著醫(yī)院規(guī)模擴大，只有精細的管理才能夠讓醫(yī)院運轉更加高效。在面對各項工作大量襲來的時候，財務人員常常會力不從心，尤其是對于財務管理者來說，管理難度大，所以需要使用高效便捷的網上報銷管理系統(tǒng)來幫助財務人員排憂解難，同時也為醫(yī)院的發(fā)展起到一個推進的作用。

財務報銷流程改革不僅僅是某一單環(huán)節(jié)變革，而是涉及財務管理的各個環(huán)節(jié)。財務報銷環(huán)節(jié)工作壓力得到減輕，同時出納的付款系統(tǒng)錄入工作也相應減少，自動記賬不僅減輕財務人員工作量，提高效率，同時還增加了記賬的準確性，不會因為制單人員的輪換或者疏忽導致財務數據缺乏準確性。

(二)優(yōu)化報銷流程，提高審批效率

事業(yè)單位自己審批流程復雜，經費須經財務稽核、職能科室審核、財務部長審核、分管院領導審批；超過一定金額需要增加總會計師、書記、院長審批。實行線上報銷，經辦人辦理報銷事宜不需要再各處尋找領導審批，只需要在線上提交報銷申請，財務人員在線上稽核后，數據及內容將會推送給各相關負責人審批。負責人可以隨時隨地在線上進行審批，打破了開會、外出等因素的限制，大大提高了審批的效率，積極響應國家“最多跑一次”號召。

(三)實現預算前瞻控制，及時反饋預算執(zhí)行情況

實行線上審批后，各部門都設定了各事項預算金額，無預算不支出，若超過預算系統(tǒng)將自動預警，無法超預算審批。如有特殊事項，經相關審批手續(xù)，可以申請追加預算，并由財務人員進行預算調整，錄入系統(tǒng)，方可支出。實現財務審批控制與預算控制相結合，突出預算執(zhí)行的嚴肅性和約束力，從而進而完善內部控制，降低財務風險。系統(tǒng)可以實時對支出情況進行監(jiān)督，審批人可充分了解預算使用情況，便于醫(yī)院費用管控。系統(tǒng)可實時查看預算執(zhí)行情況，職工可查看了解剩余預算，合理安排費用。

(四)便于財務數據的跟蹤、查詢及統(tǒng)計，強化財務管理

實行電子報銷后，系統(tǒng)能記錄報銷人提交的業(yè)務單據內容、報銷金額、業(yè)務發(fā)生時間、發(fā)票張數等相關報銷信息，財務人員可以隨時查看數據，分項目分類型統(tǒng)計數據，輕松了解各項費用的發(fā)生情況，緩解原有的手工統(tǒng)計的壓力。單位財務管理領域從原來的時候靜態(tài)核算擴展到財務活動的全過程、全方位的動態(tài)控制。同時財務數據更加準確，分類更加清晰，也便于院領導實時了解費用發(fā)生情況，做出合理決策，使財務管理從“核算型”向“控制分析與決策”轉變，強化財務管理。■