新時(shí)期檔案管理數(shù)字化研究

梁英

[摘 要] 任何組織和機(jī)構(gòu)工作的順利開展都建立在一定的信息資源的有效利用上，社會(huì)福利事業(yè)也不例外。在社會(huì)福利事業(yè)機(jī)構(gòu)的諸多信息資源的采集整理等工作中，檔案管理是其中非常重要的一環(huán)，是其他各項(xiàng)工作順利開展的重要保障。隨著信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于推進(jìn)福利院工作的順利開展和我國(guó)檔案事業(yè)的健康發(fā)展都具有重要的作用。文章淺談當(dāng)前檔案管理存在的問題，并就推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的意義和有效措施進(jìn)行了闡述，以期為相關(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞] 新時(shí)期；數(shù)字化；檔案管理

中圖分類號(hào)：G270. 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）03-0065-02

以人為本一直是我黨堅(jiān)持的宗旨，在發(fā)展中保障和改善民生是黨和國(guó)家關(guān)注的重要內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上，社會(huì)福利事業(yè)機(jī)構(gòu)肩負(fù)的任務(wù)不可小覷。在當(dāng)前信息化背景下，合理應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作，能夠很大程度提升檔案利用率，并且加強(qiáng)檔案信息查詢效率，確保檔案的嚴(yán)格保密。因此，福利院在進(jìn)行管理的過程中必須不斷創(chuàng)新與探究信息化管理工作，改善檔案安全管理模式，促使檔案管理朝著數(shù)字化方向不斷發(fā)展。

一、檔案管理存在的主要問題

隨著福利院的不斷發(fā)展，檔案管理問題也逐漸暴露出來。盡管在當(dāng)下，相關(guān)管理人員已經(jīng)積極采取有效措施對(duì)現(xiàn)有問題進(jìn)行改善，盡可能在管理中采用數(shù)字化模式，但是效果仍舊不盡人意。鑒于此，積極分析檔案管理存在的問題進(jìn)行，成為解決問題的首要任務(wù)。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，將檔案管理存在的問題大致歸納為以下幾點(diǎn)。

（一）相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)有待提升

任何工作的順利開展都需要建立在“人”的基礎(chǔ)上。目前各個(gè)部門和組織在檔案管理人員方面，不同程度地存在著檔案管理意識(shí)不高，人員能力不強(qiáng)、構(gòu)成比例不太合理，老齡化較嚴(yán)重等問題?，F(xiàn)在福利院檔案大都是后期進(jìn)行建設(shè)的，人員的專業(yè)技能大部分傾向于對(duì)受眾進(jìn)行健康和身體服務(wù)，有的人員還是從別的部門進(jìn)行抽調(diào)而來，真正專門學(xué)習(xí)過檔案管理的專業(yè)技術(shù)人員較少。檔案管理機(jī)械性強(qiáng)，工作單調(diào)，喜歡挑戰(zhàn)性和新奇事物的年輕人較少選擇這類職業(yè)，這也導(dǎo)致了從事此類相關(guān)工作人員年齡偏大，受傳統(tǒng)思想影響和束縛較深，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不能很好地運(yùn)用現(xiàn)代多媒體技術(shù)。再者，由于認(rèn)識(shí)的偏差，在檔案建設(shè)以后，有的單位把重點(diǎn)單純地放在對(duì)檔案內(nèi)容的管理上，忽略了對(duì)相關(guān)人員的技能培訓(xùn)，應(yīng)對(duì)新形勢(shì)、新狀況有效開展工作的能力相對(duì)缺乏，上述情況都會(huì)制約檔案管理數(shù)字化進(jìn)程[1]。

（二）缺乏先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備

數(shù)字化管理離不開計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)資源的支持，勢(shì)必會(huì)需要一些先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備。然而，在實(shí)際工作中，由于資金的限制，福利機(jī)構(gòu)的設(shè)備和程序軟件較為陳舊和落后。在實(shí)際應(yīng)用的過程中，不能較好地滿足檔案管理數(shù)字化發(fā)展的需求。這就造成檔案的錄入、提取的操作用時(shí)較長(zhǎng)，這不僅會(huì)對(duì)工作的有效開展產(chǎn)生干擾，還會(huì)影響單位形象。由于管理設(shè)備落后，即便是管理理念及管理模式正確也無法較好地推進(jìn)福利院檔案管理向數(shù)字化發(fā)展[2]。因此，更換設(shè)備、更新系統(tǒng)、引進(jìn)技術(shù)已經(jīng)成為推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的勢(shì)之必然。

（三）檔案存在缺失

福利機(jī)構(gòu)根據(jù)管理和救助的對(duì)象不同，形成的檔案不同，因而種類數(shù)量也比較龐雜，歸檔難度較高。因檔案整理還需幾個(gè)部門協(xié)同進(jìn)行，工作步調(diào)的不同或其他各類原因都會(huì)導(dǎo)致檔案收集標(biāo)準(zhǔn)不一，質(zhì)量參差不齊[3]。這些客觀因素的存在影響了紙質(zhì)版檔案資源的全面性和系統(tǒng)性，也會(huì)間接影響到檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。除此之外，由于紙質(zhì)檔案的限制，在部門之間相互查閱的過程中，還會(huì)出現(xiàn)檔案資料丟失、損壞的現(xiàn)象，這進(jìn)一步加大了檔案管理的難度，不利于福利院更好地發(fā)展[4]。同時(shí)，隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案逐漸增加，在進(jìn)行整合處理時(shí)，很容易出現(xiàn)老化、磨損，這些問題的存在無疑會(huì)影響檔案管理的效果。

（四）數(shù)字化檔案的保護(hù)和利用存在風(fēng)險(xiǎn)

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代和信息時(shí)代在給我們帶來諸多便利的同時(shí)，也帶來了許多潛藏的風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患。福利院的電子檔案信息中包含許多個(gè)人有效信息，一旦受到惡意系統(tǒng)的攻擊，導(dǎo)致檔案信息的泄露，會(huì)對(duì)檔案信息所有者個(gè)人產(chǎn)生潛在的不利影響。要解決這一問題所要攻克的防火墻技術(shù)難題加大了檔案管理工作的難度。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的意義

傳統(tǒng)檔案管理模式在我國(guó)使用時(shí)間較長(zhǎng)，該模式存在的主要問題是工作量大、效率不高、信息查找不便利等。新時(shí)期，隨著社會(huì)機(jī)構(gòu)部門的規(guī)范和完善，檔案管理工作任務(wù)愈加繁重。推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)，對(duì)于提高工作效率，節(jié)約查詢時(shí)間，充分利用檔案信息都具有重要的作用。檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)具體如下：

（一）提升檔案管理工作效率

我們處于一個(gè)快節(jié)奏生活和學(xué)習(xí)的時(shí)代，必須適應(yīng)時(shí)代要求切實(shí)有效地開展工作[5]。作為其他各項(xiàng)工作基礎(chǔ)的檔案管理工作必須走在改革的前列，通過對(duì)檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理，建立有效的儲(chǔ)存、查詢、診斷系統(tǒng)，對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)歸檔，隨時(shí)查詢，能夠有效提升檔案管理工作的效率，清楚、便捷、有效滿足查閱者對(duì)各類信息的需要。除此之外，檔案進(jìn)行數(shù)字化管理可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)備份，這樣就會(huì)增加數(shù)據(jù)的容錯(cuò)率，同時(shí)也能極大地降低檔案丟失后的損失，便于福利院長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展[63]。

（二）提高服務(wù)水平

機(jī)構(gòu)組織都要為一定的目標(biāo)群體服務(wù)。傳統(tǒng)檔案保存要有滿足一定條件的專門固定的場(chǎng)所，一方面非常占據(jù)單位使用面積，另一方面當(dāng)用戶想要用到檔案信息，提取也是十分不便。而數(shù)字化檔案管理通過一鍵查詢可以準(zhǔn)確地查找出所需檔案，達(dá)到了提升服務(wù)水平的效果。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)不同部門之間相互聯(lián)系，在對(duì)檔案進(jìn)行檢索時(shí)，可以在一臺(tái)電腦上即可完成，最大限度地發(fā)揮社會(huì)福利機(jī)構(gòu)應(yīng)有的社會(huì)功能

（三）提升經(jīng)濟(jì)效益

在信息化時(shí)代，人們每天都被信息包裹，需要接收與處理大量信息，如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)辦公方式，必然無法實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速、高效處理。在堅(jiān)持模式不變的情況下，還要讓所有信息都得到處理，必然增加勞動(dòng)力用量，這無疑增加了機(jī)構(gòu)和事業(yè)單位的運(yùn)行成本，直接或間接影響該單位或機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益。誠(chéng)然福利事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)以提供社會(huì)效益為主要導(dǎo)向，但在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，應(yīng)努力做到兼顧社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，這也是社會(huì)福利機(jī)構(gòu)今后發(fā)展的方向。通過數(shù)字化的檔案管理減少日常業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的支出，可以協(xié)助社會(huì)福利事業(yè)機(jī)構(gòu)盡早實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)效益。

三、檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施

（一）意識(shí)上重視檔案工作者

檔案工作者在較長(zhǎng)的時(shí)間里不被重視，認(rèn)為這個(gè)工種技術(shù)含量較低，就是簡(jiǎn)單地收集整理材料，甚至有些部門和單位常出于節(jié)約資金的目的，把檔案管理工作交由其他工作人員兼任，久而久之除了十分不利于檔案相關(guān)工作的順利推進(jìn)，沒有一定的延續(xù)性，也會(huì)對(duì)其他工作產(chǎn)生影響。近年來，隨著整個(gè)社會(huì)對(duì)工作人員專業(yè)的嚴(yán)格管控，人們?cè)趯?duì)圖書情報(bào)與檔案管理專業(yè)有了較清晰認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案的重視程度有所提高，但與其他崗位比較相去甚遠(yuǎn)。因此，整個(gè)社會(huì)都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，一方面可以通過獎(jiǎng)懲晉升機(jī)制刺激檔案管理人員的發(fā)展，另一方面要引進(jìn)相關(guān)人才，通過新的血液注入，以期帶動(dòng)本單位整體工作的開展[7]。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是處理檔案的必要因素，其綜合素質(zhì)的提高是相關(guān)工作有效開展的關(guān)鍵，要大膽創(chuàng)新做法提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)?？梢岳糜行зY源開展全方位的工作培訓(xùn)，每周對(duì)相關(guān)工作內(nèi)容展開學(xué)習(xí)，每月一考核、每年開展一次相關(guān)工作技能競(jìng)賽，有機(jī)會(huì)還可邀請(qǐng)專家開展檔案管理工作有關(guān)講座，真正讓檔案工作者掌握工作有關(guān)的核心知識(shí)、所需學(xué)習(xí)能力、必備計(jì)算機(jī)技能以及重要的保密意識(shí)。我國(guó)社會(huì)福利事業(yè)機(jī)構(gòu)是為孤老殘幼及其他弱勢(shì)群體提供養(yǎng)護(hù)、托管等服務(wù)的專門機(jī)構(gòu)，檔案信息類型多樣、數(shù)量豐富，這就對(duì)工作人員的專業(yè)性程度提出了較高的要求，對(duì)這些基層工作者整體素質(zhì)的重視對(duì)于檔案的收整等相關(guān)工作的順利開展具有特殊且重要的意義[8]。

（三）加大對(duì)所需設(shè)備的投入力度

工欲善其事必先利其器。完善的設(shè)備配置是數(shù)字化工作開展的基石。檔案管理的數(shù)字化依托OCR技術(shù)、XML技術(shù)、條碼技術(shù)等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，得以信息化管理。這些互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，離不開計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施。因此，福利院為了更好地進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，切實(shí)將檔案管理數(shù)字化落實(shí)好，就要重視對(duì)辦公設(shè)備投入力度，包括對(duì)計(jì)算機(jī)軟件設(shè)施、硬件設(shè)施及各種輔助設(shè)施的投入，并及時(shí)更新相關(guān)系統(tǒng)與程序，增強(qiáng)程序?qū)r(shí)代的適應(yīng)性，增加工作的系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性[9]。

（四）制定并不斷完善信息化管理體系

為了促使檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，福利院需要對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與要求進(jìn)行統(tǒng)一，并且明確各個(gè)檔案資料以及信息安全，做好質(zhì)量管理控制以及數(shù)據(jù)驗(yàn)收，同時(shí)還需要制定數(shù)字化管理體系，并不斷進(jìn)行完善，在確保檔案信息完整性、真實(shí)性及可讀性的前提條件下，不斷加強(qiáng)檔案載體的多樣化、服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化與人性化，從而提高檔案管理工作的豐富內(nèi)涵[10]。

四、結(jié)語(yǔ)

任何事物只有順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展才有可能被時(shí)代接受和認(rèn)可。在現(xiàn)實(shí)檔案管理工作中應(yīng)用這一技術(shù)，將人才與技術(shù)融合到一起，整體統(tǒng)籌，對(duì)于提升整個(gè)單位的信息化，提高工作的質(zhì)與效，發(fā)掘背后的經(jīng)濟(jì)都具有重要的作用，應(yīng)該全力支持，大力推進(jìn)。

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