創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索

苗菁

摘 要：企業(yè)的人事檔案管理制度和管理模式需要迎合社會的發(fā)展趨勢才能夠更好的發(fā)揮出作用，為企業(yè)的管理工作和健康發(fā)展提供更具價值的幫助?，F(xiàn)如今，我國的經(jīng)濟水平已經(jīng)取得了質(zhì)的飛躍，進一步推動了國家的發(fā)展和進步，在這種情勢下對人事檔案管理制度與模式進行創(chuàng)新和優(yōu)化是必不可少的一項重要任務(wù)，以此為依據(jù)才能對保證企業(yè)的人事管理工作能夠更加科學(xué)化和規(guī)范化的開展。人事檔案管理制度和管理模式的創(chuàng)新需要加強對先進科學(xué)技術(shù)的運用，從而對人事檔案進行高效的管理。本文主要分析了我國人事檔案管理制度的現(xiàn)狀，并探究了對人事檔案管理制度和管理模式進行創(chuàng)新的意義和所應(yīng)遵守的原則，結(jié)合自身經(jīng)驗提出了幾點建議供作參考。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新;人事檔案管理制度;模式

人事檔案管理是企業(yè)管理工作中的一項重點內(nèi)容，在調(diào)節(jié)企業(yè)內(nèi)部員工之間的關(guān)系和人員變動的過程中起到極為關(guān)鍵的作用，確保管理工作的質(zhì)量才能為企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展提供源源不斷的人力支持，而人事檔案管理制度和管理模式則是保證人事檔案管理工作規(guī)范進行的重要前提條件。結(jié)合我國人事檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，管理制度和管理模式方面依然存在著一些問題，其最主要的原因就是人事檔案管理制度與模式相對落后，無法和社會發(fā)展接軌，自然也難以為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟利益和發(fā)展空間。所以針對這一問題，加快人事檔案管理制度的創(chuàng)新具有重要意義，能夠有效提升企業(yè)人事檔案的管理水平和管理效率，強化高水平專業(yè)人才的輸送和培養(yǎng)，進而有利于企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

一、人事檔案管理制度與模式的現(xiàn)狀

我國人事檔案制度的發(fā)展和社會的發(fā)展趨勢相比處于比較滯后的階段，這也是國家主張對人事檔案管理制度進行創(chuàng)新和完善的重要原因，但是由于其發(fā)展水平較低，相關(guān)的管理制度和管理模式尚不成熟，其中很多內(nèi)容都缺乏一定的科學(xué)性和適用性，這也從一定程度上制約了人事檔案管理工作的有效性，使企業(yè)的人事檔案管理水平受到了一定程度的影響，其中主要存在的問題有以下三個方面。

1.“棄檔”現(xiàn)象較為嚴重

“棄檔”現(xiàn)象在目前的人事檔案管理工作中并不少見，很多企業(yè)和管理人員沒有意識到檔案管理工作的重要性。個人檔案中記載的往往是一些工作人員的個人信息、工作經(jīng)歷、家庭背景、所獲榮譽等內(nèi)容，雖然表面上來看這些內(nèi)容沒有什么實質(zhì)上的價值，但正是這些內(nèi)容能夠反應(yīng)出人才在學(xué)習(xí)中以及在工作中的表現(xiàn)。這些個人檔案都屬于原始資料，但是在這類人群進行工作變更的時候，沒有將個人檔案轉(zhuǎn)移到新的企業(yè)當中，再加上管理人員對人事檔案管理制度當中的內(nèi)容不明確，致使“棄檔”的現(xiàn)象在我國的發(fā)生頻率越來越高。而目前來看，各行各業(yè)的人員流動性極大，如果沒有對人事檔案進行規(guī)范化的管理，就會為管理人員開展工作帶來更大的難度和挑戰(zhàn)。

2.人事檔案內(nèi)容不夠全面

就我國現(xiàn)階段的人事檔案來看，其中工作人員的個人信息，工作經(jīng)驗和家庭背景占據(jù)了大部分的內(nèi)容，對于個人專業(yè)水平、工作能力等方面的介紹卻極為缺乏。這樣一來，無法對人員的實際情況進行全面的了解和掌握，人事檔案管理工作也缺乏實質(zhì)性的意義，使企業(yè)內(nèi)部的人才利用率大大降低，讓企業(yè)和很多優(yōu)秀的專業(yè)人才失之交臂，無法為企業(yè)發(fā)展提供更多的優(yōu)質(zhì)人才。針對這種情況，企業(yè)和管理人員需要意識到問題所在，對其中存在的缺陷進行及時的改進和完善，并加快人事檔案管理制度和模式的創(chuàng)新，提升人力資源管理的水平和效率。

3.人事檔案管理人員專業(yè)水平低下

缺乏專業(yè)的、高水平的管理人員已經(jīng)成為當下檔案管理中普遍存在的一項問題，一方面對人事檔案管理制度的認知不夠全面和清晰，另一方面也導(dǎo)致人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性。為了迎合社會快節(jié)奏的發(fā)展趨勢，檔案管理人員提升自身的管理水平和專業(yè)素養(yǎng)是需要嚴格落實的。就現(xiàn)階段企業(yè)的人員情況來看，很多管理人員的文化水平和專業(yè)水準都需要大幅度提升，但是想要在短時期內(nèi)實現(xiàn)這一效果幾乎是不可能的，這樣的情況也為人事檔案管理工作科學(xué)化的進行增添了一定的阻礙。就修復(fù)人事檔案來說，修復(fù)工作較保存檔案和管理檔案還是有一定區(qū)別的，需要管理人員具備較高的專業(yè)能力和實踐技能，這樣才能夠?qū)ぷ髦写嬖诘膯栴}進行及時正確的處理。通過以上這些問題也能夠發(fā)現(xiàn)，管理人員的個人能力對人事檔案管理的效果具有緊密的聯(lián)系，所以要求管理人員提升自身的專業(yè)能力和管理水平也是無可厚非的。

4.人事檔案管理模式的信息化程度較低

很多企業(yè)的人事檔案依舊是紙質(zhì)版的，這樣在對人事檔案進行查閱的時候就會花費大量的時間和精力，導(dǎo)致人事檔案管理工作的效率低下。尤其是在對人事檔案進行記錄和整理的過程中，人工的方式會為管理人員帶來較大的工作壓力，并且工作中出現(xiàn)錯誤的幾率也會有所提升。所以為了解決這一問題，則需要管理人員對人事檔案的管理模式進行轉(zhuǎn)變，引進先進的管理技術(shù)和管理手段提升管理工作的信息化水平。但其中有需要注意的一點，對于一些需要進行重點保存的檔案應(yīng)該采用紙質(zhì)版和電子版兩種保管方式進行管理。

二、對人事檔案管理制度與模式進行創(chuàng)新的意義

人事檔案管理制度和管理模式的落后難以為企業(yè)發(fā)展提供更大的幫助。眾所周知，人才是推動企業(yè)更穩(wěn)定發(fā)展的重要前提，能夠在企業(yè)經(jīng)營和建設(shè)的過程中提供極具價值的建議和實質(zhì)上的助力，如果人事檔案管理制度和管理模式缺乏合理性和適用性就會使企業(yè)的人力資源管理工作面臨較大的難題，無法對工作人員進行科學(xué)化和統(tǒng)一化的管理，人力資源的利用率也會大大降低，導(dǎo)致企業(yè)喪失了很多高水平的專業(yè)人才。所以說對人事檔案管理制度和模式進行創(chuàng)新是非常有必要的，能夠保證企業(yè)的人事檔案管理模式和企業(yè)的發(fā)展需求高度契合，從而促進企業(yè)管理水平的提升，對推進企業(yè)核心競爭力的提升具有重要意義。

三、創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的原則

人事檔案管理制度和管理模式的改革不應(yīng)該是漫無目的的，需要確保其具有極強的目的性和針對性，以此為前提才能保證人事檔案管理制度與模式在企業(yè)發(fā)展進程中發(fā)揮更大的應(yīng)用價值。對人事檔案管理制度和管理模式進行創(chuàng)新主要應(yīng)遵循以下幾點原則。

1.完整性原則

首先，管理人員需要根據(jù)社會的發(fā)展趨勢對人事檔案中的信息和內(nèi)容進行及時的更新和調(diào)整，將個人的實際情況通過人事檔案更加全面的呈現(xiàn)出來，有利于更直觀的獲知人員信息。其次，管理人員需要在人事檔案中添加一些其他的內(nèi)容作為人員的考核指標，如工作能力、專業(yè)技能、特長等方面，從而對人員的專業(yè)水平進行更深層次的掌握，確保能夠為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的專業(yè)人才，提升人事檔案管理工作的有效性。

2.標準化原則

人事檔案管理制度的創(chuàng)新和制定需要嚴格遵守標準化的原則，從而才能為人事檔案管理工作提供依據(jù)，保證管理工作的規(guī)范化開展。在人事檔案管理工作實踐當中，管理制度需要能夠符合國家的相關(guān)法律標準，管理人員應(yīng)該按照人事檔案管理制度中的內(nèi)容執(zhí)行工作，堅決杜絕工作中存在一些徇私舞弊的現(xiàn)象。另外，管理人員需要對人事檔案進行嚴格的保密，不能出現(xiàn)變賣個人檔案信息等的情況。

3.服務(wù)性原則

人事檔案是人員在求職過程中應(yīng)用到的重要文件，其中對人員的工作經(jīng)驗和社會實踐等都有明確的記錄，具有較強的真實性。管理人員有責(zé)任對求職者的個人信息進行合理的保存和管理，從而便于及時的適應(yīng)市場的變動，強化對人員的流動性管理。

4.統(tǒng)一化原則

管理人員需要對求職人員進行合理的分類，如自由職業(yè)者需要劃分為一類，應(yīng)屆畢業(yè)生需要劃分為另外一類等等，從而保證各類人群的信息資料等都能夠得到統(tǒng)一化的管理。人事檔案管理制度和管理模式的創(chuàng)新對提升管理工作的效率具有重要意義，并且也能夠從一定程度上緩解由于人才流動較大造成的檔案跟進不及時的相關(guān)問題。通過對人群的科學(xué)分類，能夠消除對檔案管理條件的身份限制，從而為更多的人員謀取更大的社會福利。

四、創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索

1.提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

基于很多管理人員對人事檔案管理工作的認識不夠明確、管理水平和專業(yè)技能欠缺等情況，企業(yè)需要針對性的對其進行教育培訓(xùn)工作。首先，要讓管理人員意識到人事檔案管理工作的重要性，從而讓管理人員的管理觀念得到轉(zhuǎn)變。為了達到這一目的，則需要加大宣傳教育工作的力度，從而端正管理人員的工作態(tài)度。其次，需要加強對管理人員專業(yè)技能方面的培訓(xùn)，如針對管理工作經(jīng)常出現(xiàn)的問題需要進行重點講解，讓管理人員能夠以正確的方式對其進行及時有效的處理，提升管理人員的辦事能力。企業(yè)需要不定期組織管理人員去一些大型的企業(yè)學(xué)習(xí)先進的管理技術(shù)和管理手段，并將其應(yīng)用到實際的管理工作當中，充分提升人事檔案管理水平。除此之外，人事檔案管理工作和人力資源管理工作本身就具有密切的聯(lián)系，所以企業(yè)需要加快兩者的高度融合，不僅能夠從一定程度上減少人員的使用情況和工作成本，也有利于對企業(yè)內(nèi)部等的人力資源進行科學(xué)統(tǒng)一的管理，通過對當前的人力資源分布情況進行合理化的分析，便于對其中存在不足的地方進行及時的調(diào)整和改進，從而提升人力資源的利用率。在人事檔案管理制度和管理模式的創(chuàng)新當中，管理人員發(fā)揮著不可替代的作用，所以為了確保管理工作能夠取得更好的效果，需要管理人員能夠與時俱進，不斷豐富自身的管理經(jīng)驗和管理技巧，使人事檔案管理工作能夠發(fā)揮出更加積極的作用。

2.強化人事檔案管理制度的社會化

我國人事檔案管理制度發(fā)展的起步相對較晚，這也是導(dǎo)致人事檔案管理制度缺乏全面性和科學(xué)性的重要因素之一，所以仍需人們不斷通過實踐去摸索和總結(jié)出一條有效的管理途徑。就我國目前企業(yè)的人事檔案管理工作來看，很多企業(yè)人事檔案管理制度當中的一些內(nèi)容都過于狹隘，只適用于企業(yè)內(nèi)部。這樣的情況導(dǎo)致企業(yè)的人力資源共享和流通等方面受到了制約。所以針對這一問題，則需要保證人事檔案制度的創(chuàng)新應(yīng)該充分體現(xiàn)社會化的內(nèi)容。企業(yè)需要根據(jù)社會的經(jīng)濟發(fā)展趨勢以及人力資源的需求情況對人事檔案管理制度做出相應(yīng)的調(diào)整和創(chuàng)新，將社會管理中的一些內(nèi)容和細則添加到人事檔案管理當中，從而保證企業(yè)的人事檔案管理制度能夠符合當今社會對人力資源的需求，有利于實現(xiàn)人力資源的共享和高效利用。

3.強化人事檔案管理的信息化

上文曾經(jīng)提到過，“棄檔”現(xiàn)象是目前人事檔案管理工作中普遍存在的一個問題，究其根本則是管理模式比較落后，管理制度也缺乏科學(xué)性和合理性，其中的管理內(nèi)容無法為開展人事檔案管理工作提供依據(jù)，這樣就導(dǎo)致在管理工作中出現(xiàn)各種各樣的不良情況。隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，為開展人事檔案管理工作提供了有利的幫助，管理人員需要合理的將信息技術(shù)和人事檔案管理相融合，從而促進人事檔案管理工作向更加現(xiàn)代化和信息化的方向發(fā)展。通過利用信息技術(shù)能夠加強對各項資源開發(fā)和高效應(yīng)用，使管理人員的工作質(zhì)量和工作效率大幅度提升。另外，企業(yè)需要借助信息技術(shù)的優(yōu)勢建立完整的人力資源管理系統(tǒng)，將人員的信息錄入到管理系統(tǒng)當中，從而對工作人員進行統(tǒng)一的管理，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對人員信息的及時查找和修改，也能夠?qū)崿F(xiàn)跨地區(qū)的信息共享。紙質(zhì)版的人事檔案具有一些顯著的缺陷，如保存起來比較麻煩，不僅會占用較大的空間，也無法保證檔案的安全性，并且會為管理人員增加一部分工作量，而電子檔案則能夠避免以上這些情況的發(fā)生，有利于促進人事檔案管理工作更加高效的開展。

4.消除人事檔案管理的身份限制

現(xiàn)如今，我國企業(yè)人事檔案管理條件具有一定身份的限制，如針對高學(xué)歷的人員、政府機關(guān)部門的人員等才能夠擁有建立人事檔案的資格，然而針對農(nóng)民工這一類人卻不具備建立人事檔案的資格，這樣對維護人員的社會利益來說是極度不公平的，前者在社會上享有的福利待遇等比較豐厚，但是后者幾乎不能享用社會所提供的福利待遇，這樣的情況體現(xiàn)了社會對人員的不平等對待。所以針對這種情況，企業(yè)需要消除人事檔案管理當中的身份限制，每個人都擁有建立人事檔案的資格，必須讓人員的利益能夠得到良好的保障。首先，可以盡量將人事檔案歸屬地設(shè)置在戶籍所在地，避免由于檔案流動過大增加管理的難度。其次，針對一些小型的民營企業(yè)，可以由管理人員對員工的人事檔案進行保存，這樣也會大大提升檔案管理工作的便捷性?？偟膩碇v，針對目前人事檔案管理中身份限制的情況，不僅會使管理人員的工作難度大大提升，也無法為人員提供一定的社會福利，對此需要采取及時有效的措施消除人事檔案對身份的限制。

五、結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理工作在企業(yè)管理和企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著不可忽視的作用，管理人員對此應(yīng)該引起重視。為了和時代的發(fā)展趨勢保持一致，對人事檔案和管理制度和管理模式進行創(chuàng)新是非常有必要的，不僅能夠提升企業(yè)的人事檔案管理水平，對企業(yè)的健康發(fā)展也具有積極的推進作用。

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（作者單位：武漢工程大學(xué)）