生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化管理理論與實(shí)踐

吳健

摘 要：以提升人們生活質(zhì)量為目標(biāo)的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)，在多年發(fā)展中積累了許多紙質(zhì)檔案，急需一種更有效的方法處理數(shù)量龐大的檔案信息。該文對(duì)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案從信息化管理角度展開(kāi)系統(tǒng)性分析，研究現(xiàn)存的若干問(wèn)題，并提出對(duì)應(yīng)的解決措施，旨在為中國(guó)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理與應(yīng)用提供技術(shù)指導(dǎo)，推動(dòng)中國(guó)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)與保護(hù)邁入新時(shí)代。

關(guān)鍵詞：生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)? 檔案信息化? 檔案管理? 理論與實(shí)踐

Theory?and?Practice?of?Information?Management?of?Ecological?

Environment?Monitoring?Archives

WU Jian

（Haikou Environmental Information and Propaganda Administration Center， Haikou， Hainan Province， 571100 China）

Abstract：Ecological environment monitoring， which aims to improve people's quality of life， has accumulated many paper archives in the course of years of development， and urgently needs a more effective way to deal with a large amount of archival information. This paper systematically analyzes the ecological environment monitoring archives from the perspective of information management， studies some existing problems， and provides corresponding solutions， aiming to provide technical guidance for the management and application of ecological environment monitoring archives in China， and promote China's ecological environment monitoring and protection into a new era.

Key Words：Ecological environment monitoring; Archives informatization; File management; Theory?and?practice

中國(guó)正處于數(shù)字信息化發(fā)展的重要時(shí)代，各行業(yè)都通過(guò)信息化實(shí)現(xiàn)技術(shù)革新，推動(dòng)行業(yè)的快速發(fā)展。面對(duì)這種時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，檔案機(jī)構(gòu)也需要通過(guò)合適方法，讓檔案管理進(jìn)入全面信息化，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的數(shù)據(jù)化管理與應(yīng)用，為之后的深度開(kāi)發(fā)做好準(zhǔn)備工作。而生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)涉及到大量檔案資源，更需要通過(guò)信息化進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)資源的最大化應(yīng)用。

1 生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化管理理論

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案是在進(jìn)行生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)時(shí)產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的不同形式和載體的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)文件、圖表及各種監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等信息資料。其可以真實(shí)反映當(dāng)前生態(tài)環(huán)境質(zhì)量，也可以為相關(guān)單位提供監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)信息，以此為城市管理和環(huán)保決策提供準(zhǔn)確的信息，推動(dòng)生態(tài)環(huán)境保護(hù)事業(yè)的健康發(fā)展。對(duì)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案進(jìn)行信息化管理，是建立在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境基礎(chǔ)上，運(yùn)用以大數(shù)據(jù)技術(shù)為代表的信息技術(shù)，進(jìn)行對(duì)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化的高效管理，并針對(duì)檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行深入研究，為后續(xù)應(yīng)用做好了前期準(zhǔn)備工作。對(duì)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化管理，主要有以下特征：（1）數(shù)字化。信息化管理模式對(duì)象必須是預(yù)先進(jìn)行了數(shù)字化處理的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息資源，而對(duì)于已經(jīng)記載在紙張的紙質(zhì)檔案則無(wú)法提供具體化的管理服務(wù)。所以，需要單位對(duì)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，再將其上傳到相應(yīng)的管理平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)信息化管理;（2）規(guī)范化。把信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，可以大幅度縮減工作環(huán)節(jié)，有效減少在人力、財(cái)力等方面的資源投入。盡管需要較大的前期投入，但是信息化管理模式是未來(lái)時(shí)代的主要方向，檔案工作也需要進(jìn)行技術(shù)改革，需要對(duì)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化管理進(jìn)行細(xì)致研究，為后續(xù)應(yīng)用鋪墊道路。

2 當(dāng)前生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化管理實(shí)踐的若干問(wèn)題

2.1 信息技術(shù)應(yīng)用處于初級(jí)階段

當(dāng)前，大部分的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案在信息化管理方面還不具備良好的成效，多是利用人工進(jìn)行管理，難以讓信息技術(shù)得到高效應(yīng)用。這是因?yàn)椴糠稚鷳B(tài)環(huán)境局檔案管理部門(mén)當(dāng)前信息化管理系統(tǒng)建設(shè)水平與實(shí)際需求不匹配，讓數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效利用;而且，也存在一部分生態(tài)環(huán)境局檔案管理部門(mén)的管理系統(tǒng)功能過(guò)于單一化，讓檔案資源無(wú)法以分布模式進(jìn)行存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)。比如，生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)難以做到數(shù)據(jù)同步，而將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)的部門(mén)在作業(yè)中也無(wú)法將數(shù)據(jù)進(jìn)行直接傳輸，并將其同步于生態(tài)環(huán)境局檔案部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)于線上歸檔造成一定影響。

2.2 相關(guān)管理制度尚不夠完善

檔案管理人員需要憑借生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理規(guī)范化，逐步完成生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化管理工作，這才能讓管理符合后續(xù)標(biāo)準(zhǔn)，管理內(nèi)容滿(mǎn)足信息化管理需求，以此實(shí)現(xiàn)“一次通過(guò)”，避免出現(xiàn)“返工”的問(wèn)題。可是，部分單位在制度方面不完善，存在一定漏洞，并不是從本單位未來(lái)發(fā)展需求角度出發(fā)，建設(shè)管理制度，對(duì)于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化管理未來(lái)應(yīng)用會(huì)帶來(lái)一定的負(fù)面問(wèn)題，無(wú)法讓檔案管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理與規(guī)范化應(yīng)用。

2.3 資源投入量無(wú)法維系信息化管理

對(duì)于一部分單位來(lái)說(shuō)，在工作中并沒(méi)有準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到將信息化管理投入到生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案資源應(yīng)用中可以大幅度提升信息決策質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)信息的精準(zhǔn)分析、達(dá)到對(duì)科學(xué)監(jiān)測(cè)生態(tài)環(huán)境質(zhì)量的研判，這讓實(shí)際投入的人力、物力嚴(yán)重不足，讓生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化管理在單位中處于邊緣化。例如，當(dāng)前應(yīng)用的軟硬件設(shè)施和信息化管理需求不匹配，難以讓設(shè)備得到高效運(yùn)行。而且，檔案的信息化管理對(duì)于硬件與軟件擁有較大的依賴(lài)度，如果軟硬件設(shè)施質(zhì)量一般，同樣無(wú)法讓生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案獲得預(yù)期的信息化管理效果。

3 提升生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化管理質(zhì)量的有效方法

3.1 加快信息技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

以生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，建設(shè)專(zhuān)門(mén)應(yīng)用于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字平臺(tái)，讓所有檔案管理人員可以利用平臺(tái)提供的便利條件，讓生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案可以得到信息化轉(zhuǎn)化，從而科學(xué)提取、加工數(shù)據(jù)，充分滿(mǎn)足應(yīng)用人群對(duì)于檔案的需求，避免因追求片面數(shù)據(jù)而進(jìn)行盲目開(kāi)發(fā)的負(fù)面問(wèn)題。同時(shí)，對(duì)于當(dāng)前管理系統(tǒng)應(yīng)用功能進(jìn)行拓展，增加數(shù)據(jù)同步、關(guān)聯(lián)、檢索等多項(xiàng)實(shí)用性功能，讓生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理系統(tǒng)可以和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)在數(shù)據(jù)方面得到有效關(guān)聯(lián)，以此打破數(shù)據(jù)應(yīng)用瓶頸，讓數(shù)據(jù)可以得到“一站式”管理，減少檔案管理的繁瑣程序，讓更多時(shí)間可以投入到檔案的數(shù)據(jù)應(yīng)用中，以此強(qiáng)化檔案信息存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)利用。在日常工作中，需要積極把大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作中，讓現(xiàn)有檔案管理模式可以上升一個(gè)新的臺(tái)階，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案高效檢索。同時(shí)，也需要利用工作實(shí)際需求，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用方面的系統(tǒng)“鍛煉”，實(shí)現(xiàn)信息化系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，利用不同人員對(duì)檔案的具體應(yīng)用需求，增加檔案應(yīng)用功能，并通過(guò)完善檔案檢索現(xiàn)有的數(shù)學(xué)模型，提升檔案檢索效率，從而推動(dòng)檔案進(jìn)入數(shù)字化應(yīng)用的新模式，為生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案提供更多實(shí)用性信息化管理服務(wù)，加速檔案信息開(kāi)發(fā)速度^[1-3]。

3.2 通過(guò)完善當(dāng)前管理制度，為檔案提供良好管理環(huán)境

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化管理涉及到多項(xiàng)內(nèi)容，如果僅是依靠管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)，僅能處理部分檔案內(nèi)容，嚴(yán)重影響檔案進(jìn)入信息化管理新模式。這就需要通過(guò)專(zhuān)業(yè)的管理制度，規(guī)范檔案管理人員的日常作業(yè)，讓各項(xiàng)管理工作可以實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定落實(shí)，為檔案進(jìn)一步開(kāi)發(fā)與應(yīng)用做好準(zhǔn)備工作。所以，在實(shí)際工作中，需要以組織建設(shè)為主，對(duì)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化管理的所有工作進(jìn)行細(xì)致化剖析，讓一些大型問(wèn)題可以得到科學(xué)拆解，降低檔案信息應(yīng)用難度?？梢酝ㄟ^(guò)建設(shè)信息化專(zhuān)項(xiàng)管理小組，抽調(diào)部門(mén)擁有計(jì)算機(jī)應(yīng)用背景、對(duì)于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案有工作經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人員，讓其加入信息化管理工作中，發(fā)揮其專(zhuān)業(yè)能力，實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)用有效升級(jí)，讓檔案管理可以獲得足夠保障，減少以往因紙質(zhì)檔案管理不到位，影響后續(xù)應(yīng)用的不良影響。而且，需要根據(jù)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的特殊性，制定明確的管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范單位領(lǐng)導(dǎo)層、建設(shè)小組的日常工作，將具體權(quán)責(zé)落實(shí)于工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，以此構(gòu)成一種部門(mén)配合的良性模式，強(qiáng)化檔案管理的資源優(yōu)化，讓生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案資源可以得到統(tǒng)籌規(guī)劃，并落實(shí)信息化管理各項(xiàng)內(nèi)容，加速檔案的信息化革新，推動(dòng)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)的健康發(fā)展。并且，在檔案管理中，還需要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)》等法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)具體需求對(duì)細(xì)節(jié)內(nèi)容進(jìn)行合理調(diào)整，以適應(yīng)本單位的檔案管理需求，提升檔案管理效率與質(zhì)量。利用這種添加新內(nèi)容、滿(mǎn)足新需求的信息化技術(shù)應(yīng)用，不斷完善生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理制度的各項(xiàng)內(nèi)容，為檔案信息化管理提供良好的管理環(huán)境，加速生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案進(jìn)入信息化管理新模式^[4-5]。

3.3 增加資源投入，為檔案信息化管理提供相應(yīng)設(shè)施

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息化管理需要較高的技術(shù)性，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)依賴(lài)較大，以此滿(mǎn)足實(shí)際工作需求，這就需要各單位對(duì)資源方面加大投入，細(xì)致剖析具體應(yīng)用需求，讓監(jiān)測(cè)檔案可以全面進(jìn)入信息化管理新模式，提升生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案應(yīng)用深度。若要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，可以從以下幾個(gè)方面逐漸落實(shí)相應(yīng)工作：（1）需要以當(dāng)?shù)氐纳鷳B(tài)環(huán)境局檔案室為研究對(duì)象，將以其軟硬件設(shè)施為準(zhǔn)，添加一批擁有較高處理效率的硬件設(shè)施，讓紙質(zhì)檔案可以加速進(jìn)入數(shù)據(jù)檔案模式，提升數(shù)字化處理效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理與應(yīng)用。這需要單位為檔案室提供充足資金，以具體檔案應(yīng)用效果為目的，對(duì)老舊設(shè)備進(jìn)行更新，添置新硬件設(shè)備。（2）將技術(shù)資源繼續(xù)投入到環(huán)境檔案管理中，配合國(guó)家環(huán)境信息化發(fā)展管理的相關(guān)需求，把大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用于其中，讓檔案管理可以獲得更有效的技術(shù)保障。為讓信息技術(shù)可以和生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案進(jìn)一步融合，提升應(yīng)用效果，就需要將具有豐富專(zhuān)業(yè)知識(shí)、實(shí)際應(yīng)用能力強(qiáng)的人才投入到檔案管理工作中。除挑選單位的檔案管理人員外，還要利用技術(shù)培訓(xùn)模式，培養(yǎng)一批具備先進(jìn)技術(shù)能力的人才投入到生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理中，還要向社會(huì)招聘具有檔案信息化應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)、研發(fā)能力的高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才，擴(kuò)大檔案管理人才團(tuán)隊(duì)規(guī)模，提升團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)，并利用工作合力模式推動(dòng)檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。通過(guò)人才的專(zhuān)業(yè)能力，讓生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案在信息化管理集中暴露潛在問(wèn)題，并利用專(zhuān)業(yè)方法，及時(shí)處理問(wèn)題，減輕后續(xù)全面應(yīng)用信息化管理帶來(lái)的各類(lèi)安全隱患。（3）通過(guò)實(shí)現(xiàn)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理的模式，把環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)和排污單位污染物監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)政府各部門(mén)、不同行業(yè)之間的信息資源共享與利用。雖然這一方法前期需要投入較大成本，但是投入應(yīng)用后，可以加速檔案的利用，真正實(shí)現(xiàn)資源的科學(xué)應(yīng)用，有效提升各單位的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作水平，對(duì)于經(jīng)濟(jì)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。同時(shí)，還可以與社會(huì)第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)專(zhuān)屬于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案應(yīng)用的移動(dòng)終端APP，利用APP便捷信息查閱功能，能夠讓各單位工作人員更快捷地調(diào)閱生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案信息資料，為現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)管理、環(huán)境行政執(zhí)法等提供依據(jù)。通過(guò)對(duì)環(huán)境監(jiān)測(cè)的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，及時(shí)掌握環(huán)境數(shù)據(jù)變化規(guī)律，建立水、氣、固廢等污染物追溯體系，為生態(tài)環(huán)境保護(hù)提供科學(xué)的決策依據(jù)^[6-7]。

4 結(jié)論

對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，尤其是涉及到眾多領(lǐng)域的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)，更需要對(duì)當(dāng)前管理模式進(jìn)行更新。規(guī)范生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作，務(wù)必要將信息化管理從應(yīng)用理念至實(shí)踐應(yīng)用全面落實(shí)，積極面對(duì)信息化管理的新工作方式，以此實(shí)現(xiàn)提升工作效率，進(jìn)一步發(fā)揮生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案在各項(xiàng)生態(tài)環(huán)境管理中的作用。

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