新時期檔案管理工作的探析

白云霞

摘? 要：科學(xué)技術(shù)的發(fā)展迅速，我國的檔案管理工作的發(fā)展也有了進(jìn)展。信息技術(shù)的每一次進(jìn)步，都促進(jìn)了檔案管理模式的極大變革。以云計算、物聯(lián)網(wǎng)、社交網(wǎng)絡(luò)、移動互聯(lián)網(wǎng)等IT新技術(shù)廣泛應(yīng)用為標(biāo)志的“大數(shù)據(jù)”時代的來臨，推動檔案管理朝著小空間、低成本、高效率、可循環(huán)、智能化的方向快速發(fā)展，管理檔案變得更加簡單。但由此帶來的一系列問題也逐漸顯現(xiàn)，如檔案信息易被篡改、偽造和竊取等，信息丟失、泄密及病毒侵害等問題也給檔案信息帶來了不容忽視的安全威脅。如何提高檔案信息的安全性，成為大數(shù)據(jù)背景下一個值得探討的問題。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理工作;探析

中圖分類號：D630? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.05.308

一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

當(dāng)前我國的檔案管理信息化特征主要體現(xiàn)在三個方面：1.管理組織形式化。在檔案管理工作中，我們可以通過先進(jìn)的管理學(xué)經(jīng)驗，構(gòu)建檔案科學(xué)化管理理念并落實到實際工作中，指導(dǎo)檔案工作的管理方式保持高水平發(fā)展。2.科學(xué)化管理。針對檔案管理人員而言，應(yīng)當(dāng)有意識地落實信息化管理工作，充分展現(xiàn)管理知識的儲備，構(gòu)建一支不僅擁有豐富科學(xué)知識，還具備較強業(yè)務(wù)技術(shù)水平的工作團(tuán)隊。3.技術(shù)化。在檔案管理工作不斷發(fā)展的環(huán)境之下，檔案管理的技術(shù)方式也會不斷發(fā)展創(chuàng)新，其中信息化技術(shù)屬于當(dāng)代社會檔案管理技術(shù)的主要表現(xiàn)，在檔案管理技術(shù)不斷發(fā)展的同時，可以進(jìn)一步強化管理工作技術(shù)的信息化，從而推動檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。但是從當(dāng)前的檔案管理工作現(xiàn)狀來看，仍然存在一些問題，在檔案管理發(fā)展過程中，檔案管理的意識仍然存在薄弱與陳舊的特征，許多管理人員以及專業(yè)人員的管理理念都停留在基礎(chǔ)層面上，部分領(lǐng)導(dǎo)在思想層面上并不重視。因為檔案管理工作依賴于財政的支持，再加上管理意識的欠缺，導(dǎo)致資源投入檔案管理不多，管理設(shè)備陳舊，管理資源較少，導(dǎo)致管理工作的整體水平較差。

二、新時期的檔案管理工作意義

檔案資源包含歷史發(fā)展與過去工作情況，能夠給機關(guān)工作順利開展，社會進(jìn)步提供可靠依據(jù)，新時期檔案管理工作的重要意義主要體現(xiàn)在以下兩方面：首先，無論任何時期，檔案都可以作為真實的歷史憑證，是工作主要參考資料，形成于社會實踐活動過程，信息不是后人自行編造，保證了歷史情況記錄的客觀性。有的寶貴檔案資源為當(dāng)事人工作歷史痕跡的親筆手稿，有的檔案資源經(jīng)過了機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示或簽署，想要充分利用并最大限度提升這些檔案資源的價值，就需要全面的檔案管理工作，將檔案資源中的有價值信息提取出來，做好檔案編碼、保存、調(diào)用、借閱等，讓檔案資源的利用更加高效、便捷。其次，最近兩年我國檔案事業(yè)快速發(fā)展，各地事業(yè)單位檔案部門勇于改革創(chuàng)新，解放思想，將檔案工作重點從過去的單一保存檔案逐漸轉(zhuǎn)移到開發(fā)和利用檔案資源的綜合服務(wù)上，以此作為促進(jìn)精神文明社會、物質(zhì)文明社會建設(shè)的科學(xué)途徑，積極引入現(xiàn)代化技術(shù)、科學(xué)管理手段，提升檔案資源統(tǒng)計、鑒定、收集、整理等各項工作效率，現(xiàn)代社會發(fā)展中檔案服務(wù)的功能愈加強大。

三、檔案管理發(fā)展措施

1.推進(jìn)檔案安全管理制度規(guī)范化

與傳統(tǒng)的檔案管理比較，現(xiàn)代檔案管理發(fā)展空間廣闊，但是檔案數(shù)據(jù)信息的安全保障不是一勞永逸的事情。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作以全新的形式出現(xiàn)，規(guī)章制度的建立與完善跟不上發(fā)展的步伐，檔案管理的效率達(dá)不到應(yīng)有的預(yù)期，檔案信息安全也不能完全保證。所以，檔案安全管理制度的建立健全成為檔案管理工作發(fā)展的一個重要環(huán)節(jié)。在檔案管理過程中，檔案信息準(zhǔn)入制度以及監(jiān)督管理制度是應(yīng)該優(yōu)先考慮的方面，應(yīng)以制度為標(biāo)準(zhǔn)、以制度為規(guī)范，實行嚴(yán)格的分級管理。

2.豐富檔案管理的實際價值

在新時期，事業(yè)單位檔案管理工作的具體應(yīng)用價值必須持續(xù)性提高，并基于檔案內(nèi)容做好針對性的工作優(yōu)化。例如，對于事業(yè)單位的人事檔案而言，不僅需要記錄員工的基礎(chǔ)信息，還需要涉及部分人員的隱性內(nèi)容，例如職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能以及道德水平等，充分展現(xiàn)檔案本身的實用性價值，挖掘檔案中的可能潛力。深度挖掘信息的同時，做好人員的定期考核，并基于考核的內(nèi)容將職業(yè)技能以及工作狀況、職業(yè)道德等內(nèi)容納入其中，將審核的結(jié)果反饋給所有的對應(yīng)主體。事業(yè)單位的檔案管理工作必須從信息獲取的角度進(jìn)行優(yōu)化，管理人員在決策時可以充分參考檔案中的內(nèi)容，促使事業(yè)單位的運行機制保持良性循環(huán)。一方面，是強化服務(wù)意識，真正認(rèn)識到檔案管理的工作重視度，從工作層面上提高服務(wù)意識。從以往檔案單純記錄資料轉(zhuǎn)變?yōu)橛涗洝⒐?yīng)、決策支持的服務(wù)模式，強化服務(wù)意識，在事業(yè)單位決策任何事情或出現(xiàn)任何問題時，都可以在檔案中尋找到相關(guān)的資料，從而確保單位運行的合理性;另一方面，需要保持競爭意識，在工作中需要強化與其他部門的合作交流，管理人員可以借助競爭意識，將事業(yè)單位檔案管理工作價值進(jìn)行拓展;借助競爭方式強化檔案管理的目標(biāo)，提高檔案管理工作的自主性。

3.落實檔案服務(wù)，豐富工作內(nèi)容

新時期檔案管理工作具有不容忽視的服務(wù)功能，事業(yè)單位要采取科學(xué)途徑落實檔案服務(wù)，走出手工傳遞文件、手工調(diào)閱檔案、手工檢索檔案文獻(xiàn)等傳統(tǒng)服務(wù)模式局限，避免被動提供檔案服務(wù)，從主動挖掘并提供個性化檔案服務(wù)需求出發(fā)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字檔案館等，通過更新服務(wù)理念、變被動服務(wù)為主動服務(wù)等措施，豐富檔案管理的服務(wù)性內(nèi)容，開發(fā)檔案服務(wù)更多新渠道，強化檔案服務(wù)檔案管理對加快精神文明建設(shè)腳步，促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)水平提升起到的服務(wù)力量。

四、結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理作為一項復(fù)雜瑣碎的工作。在開展過程中容易出現(xiàn)各種各樣的紕漏，面對新時期對檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展提出的新挑戰(zhàn)，事業(yè)單位要準(zhǔn)確定位自身職責(zé)作用，明確檔案管理的現(xiàn)實意義，深入分析目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題，從實際出發(fā)采取可行策略，加強檔案管理工作，多角度、全方位提高檔案管理效率和水平，打造專業(yè)高素質(zhì)的檔案管理工作隊伍，加強對新時期檔案管理工作方法的研究與嘗試，不斷積累實踐經(jīng)驗，讓檔案管理事業(yè)更上一層樓。

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