談高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包

林莉

摘 要：高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包自上世紀(jì)90年代以來，擁有不少優(yōu)點也存在很多問題和風(fēng)險，需要從多方面加以管理約束和規(guī)劃才能更好的進行下去。

關(guān)鍵詞：高校圖書館;業(yè)務(wù)外包;優(yōu)缺點;應(yīng)對措施

業(yè)務(wù)外包，最初起源于工業(yè)產(chǎn)品的業(yè)務(wù)往來中，又稱為合同外包、資源外置。它是企業(yè)把一些非核心的業(yè)務(wù)通過簽訂合同的方式外包給其它企業(yè)或者專業(yè)性機構(gòu)，從而達(dá)到提高效率，提高自己核心競爭力的一種富有創(chuàng)新精神的經(jīng)營模式。我國高校圖書館業(yè)務(wù)外包就是借鑒了這一模式發(fā)展而來的。我國高校圖書業(yè)務(wù)外包開始于本世紀(jì)初，最先在期刊裝訂和物業(yè)管理方面進行業(yè)務(wù)外包嘗試并取得一定成效，隨之高校圖書館業(yè)務(wù)外包逐漸開展，作為圖書館核心業(yè)務(wù)之一的采編業(yè)務(wù)，也由簡單外包向全面外包迅速發(fā)展起來。尤其是2006年在中國人民大學(xué)召開的北京地區(qū)高校圖書館理事會中，采編業(yè)務(wù)外包研究被正式提出，由此成為了高校圖書館重要的研究探索課題之一。

一、高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包的成因依據(jù)

1.回溯建庫的初步嘗試

本世紀(jì)初各高校在對原有手工卡片目錄轉(zhuǎn)換為計算機目錄進行的回溯建庫中，由于圖書館無法短時間完成這樣大強度的工作量，開始初步嘗試將部分非核心專業(yè)的業(yè)務(wù)交給受過一定專業(yè)訓(xùn)練的書商或公司來完成。借助這種外包形式，高校圖書館比較快地完成回溯建庫的任務(wù)。但是當(dāng)時這種工作模式只局限在對原有書目的回溯性編目，還沒有介入到日常的編目工作中。

2.高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展與高校圖書館人力資源不足之間的矛盾為采編業(yè)務(wù)外包的發(fā)展提供良機

改革開放以來，國家對高校的投入不斷加大，催生了高校圖書館的發(fā)展。5年一次的高等教育教學(xué)評估指標(biāo)中，加入了對圖書館辦館條件的考核。比如，總藏書量、生均紙質(zhì)圖書量，年均進書量等等這些硬性指標(biāo)的要求，讓多數(shù)高校圖書館的現(xiàn)有辦館條件不合格。為了迎評，也為了更好發(fā)揮圖書館的服務(wù)職能，圖書館增設(shè)了許多服務(wù)內(nèi)容。例如，增加圖書種類和數(shù)量，購進多種電子資源，建立特色數(shù)據(jù)庫，開設(shè)特色小書架，開展特色書展文化節(jié)等等。這么多工作的開展需要大量人員，但受高校圖書館事業(yè)編制的制約，圖書館人員卻很少增加，從而造成了高校圖書館人力資源不足的現(xiàn)象。精明的書商們從中發(fā)現(xiàn)了這一重大商機，積極向校方提供業(yè)務(wù)外包方案。為了更快更有效地解決這個實際存在的困難，更好地服務(wù)高校讀者，高校圖書館開始逐步地把采編業(yè)務(wù)承包給有關(guān)書商。

3.編目工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化為采編業(yè)務(wù)外包提供了切實可行的操作性

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，圖書館自動化系統(tǒng)的使用，為編目數(shù)據(jù)的交換提供了技術(shù)支撐。國家圖書館聯(lián)合編目中心（CNMARC）和中國高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)（CALIS）的聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫的建立，制定了一系列不同類型資源編目規(guī)則，在很大程度上規(guī)范了文獻(xiàn)的著錄。集中編目、在版編目和聯(lián)合編目的發(fā)展，統(tǒng)一了著錄標(biāo)準(zhǔn)，為圖書館采編業(yè)務(wù)外包提供了技術(shù)基礎(chǔ)。

4.圖書流通市場的開放發(fā)展給采編業(yè)務(wù)外包添加了前進的動力

圖書市場的全面開放激發(fā)了書商的創(chuàng)造性， 他們吸收西方企業(yè)外包經(jīng)驗，將圖書的加工、包裝、配送等一系列服務(wù)項目承攬下來，培訓(xùn)了一批專業(yè)人員，開始為圖書館提供一站式集成服務(wù)。同時，圖書館市場的全面放開也打破了新華書店獨家壟斷的局面。隨著政府招標(biāo)采購制度的日益完善，圖書資料的采購已被納入了招標(biāo)體系，給很多有想法、敢挑戰(zhàn)的書商提供了競爭機會。激烈的競爭使得書商不斷創(chuàng)新，越來越注重服務(wù)的全面化和人性化，從而為圖書館采編業(yè)務(wù)的外包提供了可控風(fēng)險的保障。

二、高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包的優(yōu)點

1.減少人力資源投入， 降低運營成本

傳統(tǒng)的高職院校圖書館采編部，普遍存在著專業(yè)人員少，采編業(yè)務(wù)重，僅有的少量專業(yè)人員完全埋在傳統(tǒng)的驗收、登錄、分類、編目、查重等一系列繁瑣工作中無法脫身，所購新書普遍積壓，嚴(yán)重影響到讀者的及時利用，難以適應(yīng)信息時代對高校圖書館服務(wù)的要求。書商在采編業(yè)務(wù)方面提供了一系列的專業(yè)化服務(wù)，較大程度上為圖書館減少了采編業(yè)務(wù)的人力資源投入，使新書在規(guī)定的較短期限內(nèi)上架進入流通。而且，書商們?yōu)榱藞D書競爭采購成功，最大限度的讓利圖書館，采編業(yè)務(wù)外包一般都是作為圖書采購中的一個附加條件，對編目業(yè)務(wù)中的部分采用免費加工的形式存在的。這大大降低了高校圖書館的一部分運營成本。

2.方便管理，提高效率競爭

競標(biāo)成功的外包公司不同于事業(yè)編制內(nèi)的高校，他們有著嚴(yán)格的規(guī)章制度。外包業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的一系列管理工作均由外包公司安排，外包公司對圖書館負(fù)責(zé)。而圖書館只須將自己的要求與外包公司進行及時溝通，就能夠讓外包工作達(dá)到相應(yīng)的目標(biāo)，這對圖書館而言，減輕了人力資源管理問題。外包的圖書會在規(guī)定的時間驗收、分編、著錄，然后及時送達(dá)流通部門，供讀者使用，外包公司還承諾了相應(yīng)的后續(xù)的糾錯、查重等工作，這大大提高了新書使用效率，也大大地節(jié)省了圖書館自身培訓(xùn)費用和管理成本。

3.增強了圖書館的競爭能力

高校圖書館面對的是大量年輕讀者，以及一些專業(yè)性需求很大的教職工，他們對信息的時效性越來越看重，迫切希望能及時掌握第一手信息資料和知識。這就要求圖書館必須加快信息采集步伐，不能滯留在原有的傳統(tǒng)模式上，訂購、編目到典藏上架的周期必須縮短，最新的圖書和信息資料必須最快到達(dá)讀者手中，外包公司的專業(yè)速度可以滿足這一需求。采編業(yè)務(wù)外包同時也使得高校采編人員從繁重的工作中解脫出來，促進他們由傳統(tǒng)的分類編目工作向服務(wù)性工作的積極轉(zhuǎn)變，把精力更多地集中到發(fā)展圖書館的核心競爭力上，著力發(fā)展特色圖書館，加速圖書館數(shù)字化進程，提高信息資源利用率，為不同類型讀者提供多層次的服務(wù)，從而增強了該圖書館的整體競爭優(yōu)勢。

4.促進編目標(biāo)準(zhǔn)化的進程

近年來我國高等院校諸多合并，學(xué)校圖書館文獻(xiàn)資源激增。在資料整合工作中發(fā)現(xiàn)，學(xué)校與學(xué)校之間的文獻(xiàn)編目標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)整合困難重重。數(shù)據(jù)難以規(guī)范化，直接影響了館際間數(shù)據(jù)的資源共享。目前，國內(nèi)普遍使用的是全國圖書館聯(lián)合編目中心（CNMARC）和中國高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)（CALIS）兩大聯(lián)合編目系統(tǒng)，但是這兩大系統(tǒng)在編目工作中格式和規(guī)則不盡相同，不同的編目標(biāo)準(zhǔn)里字段、子字段的規(guī)則不同，對其他字段的要求也不盡相同，權(quán)威系統(tǒng)的編目分歧造成了各大館際之間聯(lián)機編目數(shù)據(jù)難以規(guī)范化，直接影響了館際間圖書數(shù)據(jù)的資源共享。為了更有效的開展工作，各大高校積極參與到全國統(tǒng)一編目標(biāo)準(zhǔn)制定的呼吁、探索和實踐工作中。對于外包書商而言，編目標(biāo)準(zhǔn)化對業(yè)務(wù)外包的開展有著舉足輕重的影響，為了外包業(yè)務(wù)更快、更準(zhǔn)確的開展，也為了自身贏得更大的利益，他們經(jīng)常舉辦免費的技術(shù)培訓(xùn)，對外包編目人員進行標(biāo)準(zhǔn)化意識的強化工作，不遺余力地推進編目標(biāo)準(zhǔn)化的進程。

三、高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包存在的問題

1.采購合同的問題

高校圖書館大都是實行政府采購。招標(biāo)選擇書商時，由于外部和自身的多重原因，經(jīng)常會將招標(biāo)項目分給幾家書商承包。每一年招標(biāo)中，由于服務(wù)項目、圖書折扣等等因素，這些書商無法固定下來，造成圖書館難以了解書商的企業(yè)實力和服務(wù)質(zhì)量，為后面合作產(chǎn)生分歧埋下伏筆。書商雖然了解自身的運作能力和人力資源情況，但為了競標(biāo)成功往往虛報信息。加之采編業(yè)務(wù)外包項目常常只是作為書商為了高校圖書競標(biāo)成功所提出來的配套服務(wù)業(yè)務(wù)，其中很多工作細(xì)節(jié)，在圖書采購合同中，沒有明確的要求，只是由書商來主導(dǎo)完成，采編外包業(yè)務(wù)的完成質(zhì)量很大程度上取決于書商的誠信和實力，沒有足夠的約束力。業(yè)務(wù)開展后圖書館和書商出現(xiàn)合作不愉快的現(xiàn)象就難免發(fā)生了。這些問題在雙方無法協(xié)商時，按合同約定更換書商，工作的交接不僅耽擱圖書館工作進度，更會影響圖書館數(shù)據(jù)質(zhì)量。

2.外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量問題

（1）由于在政府采購中，同等條件價低者得，合同中承諾的折扣較低的書商，競標(biāo)成功后會拿一些圖書館所列采購清單之外的圖書，庫存積壓圖書，甚至是質(zhì)量低劣圖書進來，以此抵消低折扣帶來的利潤虧空，造成圖書從來源上質(zhì)量下降。

（2）外包公司的數(shù)據(jù)采集人員，由于文化水平、專業(yè)技術(shù)和職業(yè)素養(yǎng)等差異很大，外包加工的數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，分類結(jié)果不盡如人意。如連續(xù)出版物、多卷書的取號不集中，與本館的分類細(xì)則不匹配，造成上架后查找困難;批量加工時財產(chǎn)號不連續(xù)，圖書在館情況數(shù)目不清晰;本館剔除的舊書種次號空出來進行新的補錄時，沒有按照本館要求的位次給號，造成索書號位次錯誤;追求速度，照抄在版編目（CIP）數(shù)據(jù)，造成分類號與主題標(biāo)引不匹配;查重工作馬虎，同書異號或同號異書現(xiàn)象時有發(fā)生;題名、責(zé)任者等主要檢索項出現(xiàn)錯誤;著錄不標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，有時忽略對重要附注信息的錄入等等。

（3）圖書加工不規(guī)范。比如，館藏章加蓋位置不標(biāo)準(zhǔn);條形碼沒有貼在規(guī)定位置，歪斜、模糊、有時甚至出現(xiàn)同一本書的兩個條碼不一致;書標(biāo)張貼高低不齊，書標(biāo)張冠李戴，既造成上架不美觀又造成書目信息錯誤查找困難;圖書漏夾磁條、芯片，磁條扭曲無法正常使用等等，給圖書的流通造成混亂。

（4）外包隊伍不穩(wěn)定。圖書分編是一項專業(yè)性很強的工作，需要系統(tǒng)的專業(yè)知識，還需要長期的工作經(jīng)驗積累。書商提供的編目人員大多是社會招聘的合同制員工，短期培訓(xùn)上崗缺乏分編經(jīng)驗，他們需要定期的、經(jīng)常性的專業(yè)性培訓(xùn)來強化專業(yè)技能。但書商重視的是經(jīng)濟效益，經(jīng)常培訓(xùn)勢必會增加成本，書商因此可能會偷工減料。同時，這些外包人員的流動性較大，同一批圖書加工中都會出現(xiàn)人員跳槽現(xiàn)象，新來的編目人員又存在業(yè)務(wù)不熟練需要培訓(xùn)的問題。這種業(yè)務(wù)外包隊伍的不穩(wěn)定造成的不良循環(huán)，給高校的采編業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量帶來很大隱患，是亟待解決的問題。

3.對圖書館采編人員產(chǎn)生心理沖擊的問題

一是采編工作是技術(shù)工作，采編人員大多有優(yōu)越感。采編業(yè)務(wù)外包后，采編人員部分閑置，產(chǎn)生失落感，產(chǎn)生被忽視的心理壓力。如果不及時分流疏導(dǎo)，勢必導(dǎo)致工作熱情大幅度降低;二是業(yè)務(wù)外包也會讓館內(nèi)采編人員的業(yè)務(wù)熟練度有所下降，一定程度降低了采編人員創(chuàng)新的動力，削弱了他們的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力;三是采編業(yè)務(wù)外包后，本館采編人員需要重新定位和分流，圖書館人力資源的重新配置會打破原有的平衡，會帶來新的矛盾，如果處理不好則會影響整個圖書館的運轉(zhuǎn)效率。

四、高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包問題的應(yīng)對措施

第一，圖書館開始簽訂業(yè)務(wù)外包合同前，要詳細(xì)了解書商的圖書書源和圖書質(zhì)量、技術(shù)服務(wù)水平、財務(wù)狀況、從業(yè)信譽度等，完善合同規(guī)則，細(xì)化合同條款，最后選擇信譽好，技術(shù)強，服務(wù)質(zhì)量高的書商簽訂合同，以保證自身的權(quán)益。圖書館一方應(yīng)當(dāng)在合同中詳細(xì)列明所提供的服務(wù)應(yīng)當(dāng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，要明晰界定雙方的工作任務(wù)、編目人員要求、書目數(shù)據(jù)質(zhì)量和工作目標(biāo);要明確書商的服務(wù)水平、價格、付款方式和合作期限;同時，合同中要明確違約賠償條款，明確發(fā)生分歧或爭端時的解決辦法等等條款。合同是雙方合作的依據(jù)，也是雙方發(fā)生糾紛的法律憑證，圖書館應(yīng)加強對合同重要性、嚴(yán)謹(jǐn)性的認(rèn)識，在制定合同具體條款時，應(yīng)有法律專業(yè)人士的介入。

第二，選擇業(yè)務(wù)外包形式，為外包業(yè)務(wù)質(zhì)量提供保證。采編業(yè)務(wù)外包開展需要循序漸進，不能在條件不成熟的情況下，一股腦完全拋給外包公司?？梢韵劝岩恍┓呛诵牡膱D書加工業(yè)務(wù)進行外包;積極向聯(lián)合編目中心靠攏，修訂本館的分類細(xì)則，將技術(shù)含量高的分編工作委托給聯(lián)合編目中心，讓外包公司的編目服務(wù)轉(zhuǎn)為單純的下載和添加館藏信息，盡可能的減少外包數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。

第三，建立有效的溝通機制。高校圖書館應(yīng)與承包書商建立暢通的溝通渠道，向書商提供本館圖書編目標(biāo)準(zhǔn)，本館圖書加工規(guī)則，本館圖書分類細(xì)則等等要求，對出現(xiàn)的問題及時溝通協(xié)商解決，對承包書商的合理要求全力配合，增進彼此信任，營造融洽的合作氛圍，確保采編業(yè)務(wù)外包的順利進行。

第四，全程跟進，實時監(jiān)督，確保采編業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量。高校圖書館采編人員要參與書商加工人員一起拆包驗收，清單上的題名、價格和復(fù)本等與實物要逐個核對，從一開始就避免質(zhì)量差，非合同要求的圖書流入;業(yè)務(wù)外包中期，圖書館的采編人員應(yīng)對外包商的編目數(shù)據(jù)全面檢查，如文獻(xiàn)著錄是否標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，復(fù)本是否漏添，不同出版社出版的同種圖書分類是否一致，題名檢索是否出現(xiàn)重復(fù)題名，多卷書、叢書、連續(xù)出版圖書的索書號是否符合本館要求;業(yè)務(wù)外包后期，針對已經(jīng)完成加工的圖書出現(xiàn)的各種不合格，要集中起來讓書商返工重做再上架，以免影響圖書館流通工作順利進行。

第五，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高本館人員業(yè)務(wù)水平。采編業(yè)務(wù)外包后，圖書館不能弱化圖書館編目業(yè)務(wù)，要做好采編人員的分流和培訓(xùn)工作。保留一部分業(yè)務(wù)能力強、有經(jīng)驗的編目人員，繼續(xù)跟進外包業(yè)務(wù)流程，同時對這部分人員進行專業(yè)知識培訓(xùn)，從而指導(dǎo)并監(jiān)督外包人員的數(shù)據(jù)加工，使編目部門的業(yè)務(wù)職能轉(zhuǎn)向編目質(zhì)量的控制和管理上來。對另外一部分分流出來的采編人員，圖書館除了做好思想溝通工作， 鼓勵他們學(xué)習(xí)新知識適應(yīng)新形勢外，還要有計劃的進行一些如計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖書館智能化數(shù)字化、圖書信息咨詢等專業(yè)培訓(xùn)，使他們在本館其它崗位積極開展新的工作，發(fā)揮出自己的特長及優(yōu)勢，從而達(dá)到高校圖書館的和諧發(fā)展。

20年來的探索發(fā)展，采編業(yè)務(wù)外包在我國高校已成蓬勃之勢，但其中還是存在很多問題，需要圖書館、書商、承包商之間本著互信互助，互惠共贏的合作理念，密切合作，共同努力去探索出更適合我國圖書館采編業(yè)務(wù)外包的成熟之路，為我國高校圖書館的可持續(xù)發(fā)展助力。

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（作者單位：安徽省委黨校（安徽行政學(xué)院））