高校檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題及對策

馬盼

摘 要：高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)實(shí)際上是適應(yīng)高校教育信息化、國際化的重要舉措，同時也是高校檔案工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展的必然要求，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)效果將影響檔案信息化發(fā)展，因此其具有十分重要的意義。然而綜合分析當(dāng)前高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)實(shí)際情況還存在很多問題，會從一定程度上影響檔案網(wǎng)絡(luò)化以及高校信息化發(fā)展?；诖?，高校需要借助教育國際化、信息化發(fā)展機(jī)遇，能夠從多個角度大力發(fā)展檔案信息數(shù)字化建設(shè)，使其適應(yīng)并構(gòu)建新時代背景下檔案發(fā)展與高校高等教育發(fā)展的檔案信息數(shù)字化長久機(jī)制。在本研究中闡述了數(shù)字化時代背景以及數(shù)字化建設(shè)意義，提出高校檔案數(shù)字化建設(shè)概述，并能夠從技術(shù)、管理、人員、系統(tǒng)這4個角度闡述目前高校檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題以及解決對策，希望能給相關(guān)工作人員提供幫助。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;數(shù)字化;問題;對策

高校當(dāng)前開展檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)際上是綜合利用現(xiàn)代化信息技術(shù)、工具進(jìn)行信息獲取、處理、傳輸，能夠利用現(xiàn)代化信息資源提升檔案管理的有效性，充分挖掘并獲取資源，向社會提供高質(zhì)量服務(wù)的技術(shù)手段。當(dāng)前國內(nèi)高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)過程中存在很多問題，如何能夠綜合利用信息數(shù)字化克服發(fā)展中存在的問題，不斷規(guī)范高校信息數(shù)字化建設(shè)工作，成為了當(dāng)前新時代背景下高校檔案管理人員需要解決的問題。

一、問題產(chǎn)生的背景

1.數(shù)字化時代

互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)在傳播學(xué)中簡稱為第四次傳播革命，當(dāng)互聯(lián)網(wǎng)再次改變信息傳播時導(dǎo)致營銷概念及格局也被再次重構(gòu)，第四次傳播革命也使我們邁入信息化時代，信息不再稀缺，一切信息均是可獲取的，同時信息具備雙向流通性，大眾媒體時代背景下檔案管理員可通過媒體可查閱信息，而在數(shù)字背景下普通人也可被授權(quán)后在客戶端查閱信息。檔案文件的儲存方式上發(fā)生變化，隨著信息個性化、碎片化程度逐漸提升，檔案管理者不再將信息儲存于腦中，而是通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)時獲取所需的信息，檔案管理者的決策模式發(fā)生了顯著變化，可以說處于數(shù)字化背景下，信息是人們意識中的感知結(jié)合，能夠隨時通過互聯(lián)網(wǎng)思維快速構(gòu)建數(shù)字資產(chǎn)。

2.數(shù)字化建設(shè)的意義

21世紀(jì)是信息化時代，數(shù)字化建設(shè)具備劃時代意義，信息化社會將成為人們信息獲取的重要數(shù)據(jù)中心。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的傳播以及電子出版物的受歡迎度，數(shù)字化建設(shè)概念被提到日程中，也使得數(shù)字檔案建設(shè)成為城市文化事業(yè)發(fā)展重要構(gòu)成，進(jìn)一步可以判斷基于網(wǎng)絡(luò)信息以及數(shù)字化背景下支持的數(shù)字檔案將成為人們拓展視野學(xué)習(xí)新知的新途徑。隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展，尤其是視頻傳播數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用越來越廣，人們在信息閱讀過程中需要完成信息儲存、查詢以及引用等問題，而這一切需要將數(shù)字檔案建設(shè)發(fā)展落實(shí)好。我們都知道，數(shù)字檔案其涉及驅(qū)動多媒體、海量信息組織和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用問題等各方面的技術(shù)領(lǐng)域。從一定程度上來看，檔案館的一切圖文均可通過信息化來體現(xiàn)，包括公共查詢、編目、聯(lián)機(jī)采購等，之后數(shù)字檔案館可檢索不同信息，包括影像、視頻、報(bào)刊、電子圖書、多媒體資料等。除此之外，數(shù)字檔案也可利用電腦軟件進(jìn)行檔案管理、文件查閱等相關(guān)服務(wù)?？傊?，數(shù)字化建設(shè)最大的益處在于人們可借助互聯(lián)網(wǎng)無限空間，給其提供更多且高質(zhì)量的圖文信息資料。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)

從檔案數(shù)字化的概念上來看，數(shù)字化是用0和1兩位數(shù)字編碼表達(dá)信息的綜合技術(shù)，即將其全部轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信號，可接受的信號是針對信息而言的。檔案數(shù)字化即檔案信息化，是充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等相關(guān)技術(shù)手段，將聲像、紙質(zhì)文件等一些傳統(tǒng)介質(zhì)文件與已歸檔、保存電子檔案，構(gòu)建成具備一定結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，經(jīng)過信息數(shù)字化處理之后能夠使檔案信息提升檢測速度，節(jié)約儲存空間，能夠大大緩解庫房壓力，減少檔案原件頻繁使用導(dǎo)致的文件磨損，充分發(fā)揮檔案館信息優(yōu)勢，能夠不斷豐富網(wǎng)上資源數(shù)量、質(zhì)量，強(qiáng)化檔案信息資源開發(fā)利用，能夠?yàn)闄n案館特色服務(wù)創(chuàng)造基本條件。從檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容上來看，在數(shù)字化方面檔案數(shù)字化包括兩個層次：一是檔案目錄數(shù)字化，要構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)庫關(guān)鍵要規(guī)范檔案注入標(biāo)引，并選定檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu);二是檔案全文數(shù)字化，通過采用掃描方式能夠?qū)n案全文按照原件逐一將其儲存為圖像文件并進(jìn)行目錄索引編制，經(jīng)過光學(xué)字符技術(shù)識別之后可通過文本格式將其儲存起來，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫等方式。從業(yè)務(wù)上來看，檔案數(shù)字化建設(shè)包括下面幾點(diǎn)：第一，檔案資源數(shù)字化管理。在這一過程中包括利用數(shù)字信息化技術(shù)，將館藏不同檔案數(shù)字化接收歸檔電子檔案。這也是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的重要基礎(chǔ)，可采取三種途徑來實(shí)現(xiàn)：（1）將檔案館固化于紙質(zhì)中的檔案信息開發(fā)并匯集三次文獻(xiàn)信息，通過數(shù)字化方式將其錄入計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)中;（2）能夠充分利用掃描數(shù)據(jù)照相等技術(shù)，將原件實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理;（3）在日常辦公中規(guī)范電子信息處理流程。構(gòu)建高校數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，該系統(tǒng)是通過數(shù)字化方式對館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行有效處理、儲存、維護(hù)的軟件，包括文件管理系統(tǒng)目錄、中心管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等。第二，構(gòu)建數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)，主要是將數(shù)字化信息在互聯(lián)網(wǎng)中進(jìn)行信息發(fā)布傳遞實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化，可達(dá)到保護(hù)檔案原件的效果，但最終是要實(shí)現(xiàn)檔案管理及信息共享，隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展，不同地區(qū)的檔案館能夠與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行有效連接，使局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)構(gòu)建聯(lián)系，用戶可通過互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)距離檢索網(wǎng)上開放的所有國內(nèi)、外數(shù)字化資源。檔案信息化數(shù)字化建設(shè)，包括信息網(wǎng)站建設(shè)、內(nèi)外部局域網(wǎng)建設(shè)，以及國家檔案信息總網(wǎng)建設(shè)。

從當(dāng)前高校數(shù)字化檔案建設(shè)的特點(diǎn)上來看，數(shù)字化檔案是充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)將過去以及現(xiàn)在國家機(jī)構(gòu)社會、個人、經(jīng)濟(jì)、政治、文化、宗教等各個領(lǐng)域的活動，直接形成對社會、國家具有保存價值，可被社會共享的各種文字、圖像、聲像等數(shù)字化記錄。相對傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案來說具備下列特點(diǎn)：第一，信息非人工識別性。數(shù)字化檔案是采用數(shù)字代碼進(jìn)行符號記錄的，通過計(jì)算機(jī)特定解碼方式將其還原為輸入前狀態(tài)，進(jìn)而才能夠被人工所識讀;第二，系統(tǒng)的依賴性。在開展數(shù)字化檔案管理過程中需要充分借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，因此系統(tǒng)兼容性具有十分重要的意義，與原系統(tǒng)不兼容時需要進(jìn)行新系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換調(diào)配，以確保信息可讀性;第三，信息和載體的可分離性。高校數(shù)字化檔案信息是可流動性的，同時也具備相對獨(dú)立性，信息和載體分離性是高校數(shù)字化檔案能夠以全文文件形態(tài)與邏輯關(guān)系構(gòu)建的信息要素發(fā)生彼此分離;第四，信息依賴性。信息化背景下，高校檔案載體很容易導(dǎo)致信息被篡改刪除，除此之外信息系統(tǒng)和程序無法解開陳舊的代碼，需要將原文件遷移新技術(shù)背景，但在遷移時很容易導(dǎo)致信息損失;第五，信息儲存高密度性。高校數(shù)字化檔案在信息儲存時緊密度高于過去人工可視讀信息介質(zhì)，隨信息技術(shù)發(fā)展及儲存密度將會持續(xù)擴(kuò)大;第六，多種信息媒體集成性。當(dāng)前高校數(shù)字化檔案能夠?qū)D像、聲音、文字、影像等不同信息形式進(jìn)行組合，并在現(xiàn)當(dāng)時活動情況，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案對于活動的記憶和在線功能。

三、遇到的問題

1.技術(shù)層面

檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是開展高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵前提，而目前主要存在的問題是計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃，同時這些軟件在實(shí)用性、通用性方面存在很多問題，計(jì)算機(jī)和相關(guān)設(shè)備型號兼容性較差，設(shè)備檔次參差不齊，未形成統(tǒng)一硬件環(huán)境檔案，信息規(guī)范未統(tǒng)一分類，編碼標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，這些均會從一定程度上影響信息交流程度，進(jìn)而影響高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展。

2.管理層面

（1）人員管理層面。對于高校來說，教學(xué)改革以及學(xué)生就業(yè)、科研工作等是高校工作開展的中心，而高校沒有高度重視檔案管理工作，尤其是檔案數(shù)字化工作，其需要耗費(fèi)大量的時間、精力、財(cái)力，但無法看到顯著經(jīng)濟(jì)效益，需要投入大量財(cái)力、物力。由于原始紙質(zhì)檔案越積越多，導(dǎo)致手工查檔費(fèi)時費(fèi)力，由于上級領(lǐng)導(dǎo)一直不重視，電子檔案建設(shè)工作無法展開。即便手工進(jìn)行檔案翻閱也不會影響檔案利用服務(wù)功能，因此可將這些經(jīng)濟(jì)費(fèi)用用于學(xué)生的就業(yè)解決和學(xué)生教學(xué)問題所需，導(dǎo)致從事高校檔案管理的工作人員大多數(shù)在檔案管理認(rèn)知中停留于紙質(zhì)檔案這一角度。對于普通群眾來說其關(guān)注在檔案館可以找到所需檔案，對檔案信息化服務(wù)數(shù)字化建設(shè)缺乏概念，也沒有引起高度重視，因此幾乎人們對于檔案管理的認(rèn)知停留于傳統(tǒng)檔案館的階段，推動檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)效果模糊，導(dǎo)致學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有引起高度重視，工作人員不積極，人們不關(guān)心的問題產(chǎn)生。此外，由于傳統(tǒng)檔案館在工作時技術(shù)含量較低，即便退休之后空出編制，在招募新人時也沒有重點(diǎn)，因此在檔案管理員招聘上未引入專業(yè)檔案管理人才和計(jì)算機(jī)人才。檔案館管理人員是該項(xiàng)工作的重要推動者，其對于數(shù)字化認(rèn)知停留于文字掃描，而沒有對整個檔案數(shù)字化建設(shè)有系統(tǒng)性架構(gòu)?，F(xiàn)有檔案館工作人員還不具備電子檔案管理技術(shù)，因此也決定高校檔案數(shù)字化工作僅能夠開展到初級階段，檔案工作人員是高校檔案數(shù)字化的重要力量，盡管其接受過大量檔案信息化培訓(xùn)，但由于這些培訓(xùn)相對基礎(chǔ)并不是專業(yè)檔案學(xué)習(xí)，同時在培訓(xùn)時也未涉及先進(jìn)檔案業(yè)務(wù)知識，即便培訓(xùn)過，也不會在日常檔案中涉及，對其未形成深刻印象。

（2）系統(tǒng)管理層面。當(dāng)前高校檔案數(shù)字化水平較低，導(dǎo)致學(xué)生在檔案查詢時需要耗費(fèi)較長時間，檔案利用效率較低，由于高校檔案館對于所采用檔案管理軟件無統(tǒng)一要求，因此各檔案館可自主選擇相對應(yīng)的管理軟件。比如，某高校采用東方飛揚(yáng)檔案管理軟件，而其余部門采用三友或用友等檔案管理軟件。這些軟件要求定期升級，由于大多數(shù)是僅采用簡單功能，只需滿足基本的錄入無升級要求，大多數(shù)檔案室對于檔案軟件認(rèn)識停留于一次性買賣，而沒有對軟件實(shí)現(xiàn)定期升級意識，也未將檔案升級費(fèi)用列入其中，甚至部分檔案管理軟件官方已經(jīng)無研發(fā)和更新信息，導(dǎo)致無法進(jìn)行系統(tǒng)升級。各個檔案館所采用的軟件以單機(jī)版為主，至多具備一些簡單局域網(wǎng)功能，無法用于互聯(lián)網(wǎng)中，但檔案數(shù)字化建設(shè)最終是要實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)共享，尤其對于大規(guī)模數(shù)據(jù)傳輸采用單機(jī)版軟件，其信息處理速度接入網(wǎng)絡(luò)中無法滿足需求。比如，對于某高校檔案館其采用的管理軟件符合文本數(shù)字化錄入需求，盡管能夠與全文掃描圖像構(gòu)建連接，但信息傳輸速度較慢，在信息傳輸時也會影響檔案查詢，使檔案利用率減弱。檔案利用只能在局域網(wǎng)范圍內(nèi)，但無法進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)，仍停留于網(wǎng)頁查詢功能，只限于檔案館自建局網(wǎng)使用，無法真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化資源共享，并且該檔案系統(tǒng)專門針對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，因此對各部門原有數(shù)字檔案無法實(shí)現(xiàn)有效管理。

四、解決對策

1.社會方面

應(yīng)當(dāng)規(guī)范統(tǒng)一構(gòu)建相關(guān)制度，只有建設(shè)符合實(shí)際的制度規(guī)范，才能夠順利完成數(shù)字化建設(shè)，對于高校檔案數(shù)字化建設(shè)來說是系統(tǒng)性工程，在建設(shè)時需要通過全面論證、策劃。在檔案數(shù)字化建設(shè)前需要摸清檔案館實(shí)際情況，制定科學(xué)建設(shè)方案目標(biāo)，再分階段、分步驟進(jìn)行推進(jìn)。總之，需要做好統(tǒng)籌兼顧，制定有效的建設(shè)方案，方案的制定對于規(guī)范數(shù)字化工作起到積極指導(dǎo)作用，在數(shù)字化中需要嚴(yán)格按照方案標(biāo)準(zhǔn)來開展，結(jié)合建設(shè)方案確定數(shù)字化層次，分批次、分層次開展數(shù)字化。

2.校園方面

學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)和培養(yǎng)高質(zhì)量的檔案數(shù)字化人才。對于高校來說檔案數(shù)字化建設(shè)是具有高技術(shù)含量的工作數(shù)字化建設(shè)，需要具備計(jì)算機(jī)技能的團(tuán)隊(duì)來完成，因此高校檔案部門需要在人員配置方面采取請進(jìn)來和走出去的方式，綜合引入新型具備專業(yè)理論知識和計(jì)算機(jī)實(shí)踐技能的復(fù)合型人才。在對在職管理人員需要強(qiáng)化檔案專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)以及利用信息技術(shù)數(shù)據(jù)處理的能力培訓(xùn)，采取有效措施打造專業(yè)化、技術(shù)化高素質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)人才隊(duì)伍，能夠使檔案管理隊(duì)伍適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的發(fā)展需求。

3.技術(shù)方面

首先，需要采取雙軌制歸檔，避免出現(xiàn)重復(fù)勞動。檔案信息數(shù)字化建設(shè)和開發(fā)利用是對原有紙質(zhì)版檔案通過掃描加工，信息處理，轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式儲存。其次，能夠針對當(dāng)前各類電子文件進(jìn)行及時歸檔整理、保存，構(gòu)建完整有用的電子文檔體系。當(dāng)前高校檔案管理人員錯認(rèn)為數(shù)字信息化是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字形式，而忽略對日常電子文件的及時歸檔轉(zhuǎn)換，主要是由于管理人員針對數(shù)字化工作缺乏正確理解，導(dǎo)致數(shù)字化開展進(jìn)度較慢，收效不理想，經(jīng)常會出現(xiàn)重復(fù)勞作的問題，增加數(shù)字化成本以及個人勞動強(qiáng)度。因此，在建設(shè)檔案數(shù)字信息化時需要在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化時，還應(yīng)當(dāng)注重各類檔案電子文件載體及時歸檔，避免日后開展重復(fù)工作，浪費(fèi)人力、物力。除此之外，檔案管理部門在推進(jìn)開展數(shù)字化時，需要同步開展電子文件歸檔和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，在檔案歸檔過程中可采取雙套制歸檔法，避免后續(xù)較大工作量。

4.管理方面

構(gòu)建高效檔案館數(shù)字化工作是基于信息化背景下的基礎(chǔ)工作，應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，只有這樣才能夠確保數(shù)字檔案信息資源實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通以及信息共享，只有形成一套檔案數(shù)字化工作制度體系，才能夠使整個檔案數(shù)字化工作實(shí)現(xiàn)有章可循。高校檔案部門需要遵循國家制定的技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制定學(xué)校自身的檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

五、小結(jié)

總而言之，當(dāng)前高校在開展檔案數(shù)字化建設(shè)過程中很多信息技術(shù)應(yīng)用不夠成熟，其技術(shù)工具還處于持續(xù)完善中，在檔案館領(lǐng)域需要針對現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用價值和特點(diǎn)進(jìn)行了解，掌握并合理應(yīng)用于檔案數(shù)字化管理中，進(jìn)而提升檔案館服務(wù)水平。在充分利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，能夠獲得高效、高質(zhì)量開展數(shù)字檔案館建設(shè)和服務(wù)，更好地促進(jìn)檔案館實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

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（作者單位：內(nèi)蒙古科技大學(xué)）