基于SWOT分析視角下的醫(yī)院人事檔案信息化管理研究

曾紅華

摘 要：當(dāng)今數(shù)據(jù)化時(shí)代下，醫(yī)院人事檔案管理向信息化管理轉(zhuǎn)變態(tài)勢(shì)刻不容緩。為更好地管理人事檔案，增加醫(yī)院的社會(huì)效益，本人采用SWOT分析方法，闡明醫(yī)院干部檔案數(shù)字化管理的需求及存在問(wèn)題，并提出應(yīng)對(duì)措施，以推動(dòng)傳統(tǒng)的人工管理向信息化管理過(guò)渡，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的信息化管理。

關(guān)鍵詞：SWOT分析;醫(yī)院;人事檔案管理;信息化管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息技術(shù)成為社會(huì)發(fā)展重點(diǎn)，各行各業(yè)的信息變革愈加迫切。醫(yī)院人事檔案是直接反映人才情況的真實(shí)基礎(chǔ)和重要載體，是醫(yī)院人事管理的重要組成部分。隨著醫(yī)院內(nèi)外部環(huán)境的日新月異，人員流動(dòng)性的增加，導(dǎo)致人事材料的內(nèi)容和傳輸速度有著更多的變數(shù)，直接影響著人事檔案管理。長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院人事檔案的管理多為人工管理，包括人事檔案材料的紙質(zhì)存儲(chǔ)、收集、整理和利用等，人事檔案管理任務(wù)繁重，效率低下。因此，醫(yī)院應(yīng)借大數(shù)據(jù)時(shí)代為契機(jī)，加快推動(dòng)人事檔案管理信息化進(jìn)程。

一、人事檔案信息化管理的必要性

1.人事檔案的作用。人事檔案是人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的有效證據(jù)，與工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

2.信息化管理的重要性。通過(guò)信息技術(shù)在人事檔案管理中的有效應(yīng)用，僅需將人事檔案信息數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)即可實(shí)現(xiàn)重復(fù)參考和使用。管理人員僅需借助電腦上的人事檔案管理系統(tǒng)便可開(kāi)發(fā)及利用檔案資源。這也使得人事檔案更易于保存和查詢(xún)，從而最大程度地發(fā)掘人事檔案的潛在價(jià)值。

3.人事檔案信息化管理成為大方向。正如檔案管理改革所顯示的那樣，信息化是檔案管理的常規(guī)管理。信息化的人事檔案管理，要求人事檔案管理體系實(shí)現(xiàn)流程合理、閉環(huán)管理、在線(xiàn)控制、動(dòng)態(tài)監(jiān)管。醫(yī)院為快速、便捷地開(kāi)發(fā)人事檔案的價(jià)值，真實(shí)、準(zhǔn)確地提供人事數(shù)據(jù)，需要進(jìn)行人事檔案信息化管理。

二、人事檔案信息化管理的SWOT分析

SWOT分析包括確定與分析和研究的主題緊密相關(guān)的主要優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和威脅。結(jié)合當(dāng)前的時(shí)代背景，對(duì)醫(yī)院人事檔案信息化管理進(jìn)行闡述，具體內(nèi)容如表1所示。

（1）計(jì)算機(jī)設(shè)備普及。信息化發(fā)展需要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備。大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息技術(shù)迅速發(fā)展，各醫(yī)院均已普及計(jì)算機(jī)設(shè)備，且醫(yī)務(wù)人員都具有簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作能力，已成為醫(yī)院人事檔案信息化管理的內(nèi)在優(yōu)勢(shì)之一。

（2）OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用。隨著醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)的不斷應(yīng)用，醫(yī)務(wù)人員的信息化意識(shí)不斷提高。為更好地工作，其不斷增強(qiáng)自身的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用能力，這也使得醫(yī)院逐漸實(shí)現(xiàn)電子辦公，從而有益于進(jìn)行醫(yī)院人事檔案信息化管理。

（3）實(shí)體檔案保存完整。受適用法律法規(guī)的限制，醫(yī)院實(shí)體人事檔案保存相對(duì)完整、準(zhǔn)確。醫(yī)院人事檔案的信息化管理需要以紙質(zhì)檔案為載體來(lái)進(jìn)行錄入信息和管理系統(tǒng)。完整的實(shí)體檔案有利于加快其信息化管理進(jìn)度。

（4）電子病歷技術(shù)支持。如今我國(guó)三甲醫(yī)院均已采用電子病歷。這給醫(yī)院提供了技術(shù)支持，有助于加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的信息化管理。醫(yī)院可以參考電子病歷的管理及應(yīng)用，結(jié)合人事檔案的相關(guān)特征，促進(jìn)人事檔案由實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息化管理。

2.醫(yī)院內(nèi)部劣勢(shì)

（1）信息化基礎(chǔ)設(shè)施不足。盡管醫(yī)院已普及計(jì)算機(jī)設(shè)備，但其他相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施如防火墻、存儲(chǔ)備份庫(kù)以及監(jiān)控設(shè)備等硬件設(shè)施不足;人事檔案管理系統(tǒng)軟件的滯后，制約醫(yī)院內(nèi)部發(fā)展。

（2）傳統(tǒng)管理存在問(wèn)題。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代信息的迅速發(fā)展，我們已進(jìn)入數(shù)據(jù)社會(huì)。傳統(tǒng)的管理制度和模式不利于醫(yī)院人事檔案信息化管理的發(fā)展。醫(yī)院若不能推陳出新，其信息化管理的發(fā)展將舉步維艱。

（3）缺乏高素質(zhì)、高技術(shù)人才。受編制、收入、職業(yè)發(fā)展等因素制約，醫(yī)院難以引進(jìn)高素質(zhì)、復(fù)合型的人事檔案信息化管理人才。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷發(fā)展，人才競(jìng)爭(zhēng)成為醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)的實(shí)質(zhì)，而高素質(zhì)、高技術(shù)人才短缺成為不利于醫(yī)院人事檔案信息化管理的又一原因。

（4）紙質(zhì)檔案管理困難。大數(shù)據(jù)時(shí)代下傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理越來(lái)越暴露出其缺點(diǎn)。由于數(shù)目眾多，因此不易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和重復(fù)使用。此外，紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素的影響，不僅需要專(zhuān)用存儲(chǔ)空間，還要采取相應(yīng)的防護(hù)措施，浪費(fèi)材料和資金。另外，由于人為或非人為的原因，紙質(zhì)檔案在歸檔過(guò)程中可能遭遇破損、模糊等問(wèn)題，使管理難度增加。

3.大數(shù)據(jù)時(shí)代下的機(jī)遇

（1）醫(yī)院管理步入信息化時(shí)代。隨著新醫(yī)改的發(fā)展及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。這使得人事檔案管理工作面臨的要求更高。此外，傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理的弊端在新時(shí)代逐漸顯現(xiàn)，因此必須要加快醫(yī)院人事檔案的信息化管理。

（2）檔案信息化管理理論成熟。古往今來(lái)，我國(guó)一直進(jìn)行著人事檔案管理的研究。大數(shù)據(jù)時(shí)代下其信息化管理應(yīng)運(yùn)而生，相關(guān)管理書(shū)籍不斷更新，如《人事檔案管理實(shí)務(wù)》《檔案管理實(shí)務(wù)》（第二版）等均增加了信息化理論知識(shí)，以適應(yīng)當(dāng)前人事檔案管理工作的新技術(shù)和發(fā)展趨勢(shì)。

（3）人事檔案貯存時(shí)間延長(zhǎng)。隨著人員聘任制的實(shí)施，人才分配機(jī)制已被打破，資源配置市場(chǎng)化使人才流動(dòng)日益頻繁，這使人事檔案存儲(chǔ)時(shí)限也隨之延長(zhǎng)。而傳統(tǒng)管理方式缺點(diǎn)明顯，真實(shí)性難以確定，故人事檔案管理必須進(jìn)行信息化變革。

（4）國(guó)家政策導(dǎo)向。黨的十九大對(duì)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)、數(shù)字中國(guó)做出戰(zhàn)略規(guī)劃，充分體現(xiàn)了政府對(duì)互聯(lián)網(wǎng)認(rèn)識(shí)的深化，彰顯了大數(shù)據(jù)時(shí)代加快網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)建設(shè)的深遠(yuǎn)意義和迫切要求。除此之外，我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃中強(qiáng)調(diào)要繼續(xù)抓好檔案信息化重點(diǎn)工作，提出到2020年進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的要求。

4.大數(shù)據(jù)時(shí)代下的威脅

（1）傳統(tǒng)管理觀念根深蒂固。盡管信息技術(shù)在大數(shù)據(jù)時(shí)代持續(xù)發(fā)展，但傳統(tǒng)的基于紙質(zhì)的人事檔案管理觀念根深蒂固，醫(yī)院?jiǎn)T工滿(mǎn)足于現(xiàn)狀，不愿更新信息化觀念，使得加快醫(yī)院人事檔案信息化管理成為新時(shí)代下醫(yī)院改革的挑戰(zhàn)之一。

（2）信息安全防護(hù)面臨挑戰(zhàn)。人事檔案的管理必須確保其安全性。大數(shù)據(jù)時(shí)代雖有利于各行各業(yè)進(jìn)行信息化管理，但同時(shí)也對(duì)信息安全防護(hù)構(gòu)成威脅。加強(qiáng)信息安全、防御木馬病毒成為醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程中的一大難題。

（3）相關(guān)法律法規(guī)亟待完善。我國(guó)雖已制定相關(guān)法律法規(guī)，但多是從宏觀角度考慮，事后采取措施，頻繁引起糾紛。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息與我們每個(gè)人密切相關(guān)，沒(méi)有誰(shuí)能獨(dú)身于信息之外，故加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全的重要性顯而易見(jiàn)。因此，微觀、系統(tǒng)的法律法規(guī)亟待完善，這也成為大數(shù)據(jù)時(shí)代下的威脅之一。

（4）管理人員缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。過(guò)去多采用人工管理進(jìn)行人事檔案管理。而人事檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，無(wú)相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可參考借鑒，這便要求檔案管理人員摸著石頭過(guò)河，實(shí)踐出真知。因此，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)成為新時(shí)代下阻礙醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要原因。

三、醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題

任何管理活動(dòng)都有一定的機(jī)制，包括管理制度、管理模式和管理人員等，人事檔案管理也不例外。通過(guò)剖析我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)阻礙其信息化發(fā)展的原因如下：

1.管理制度不健全。大數(shù)據(jù)時(shí)代下醫(yī)院傳統(tǒng)管理制度較為落后，如人事檔案收集的范圍、時(shí)間及人事檔案整理程序等方面，使其效率降低。此外，在實(shí)際工作中落實(shí)不到位，在管理、考核和獎(jiǎng)懲等方面缺少相應(yīng)機(jī)制，從而降低了其質(zhì)量，這不利于建設(shè)醫(yī)院人事檔案信息化管理。

2.管理模式陳舊。當(dāng)前醫(yī)院多采用封閉管理模式管理人事檔案。盡管它具有保密性強(qiáng)，易于收集、管理和利用本單位的人事檔案等優(yōu)點(diǎn)，但在信息化神速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代，其服務(wù)程度較低;信息資源的開(kāi)發(fā)和利用有限;容易產(chǎn)生“信息孤島”;不利于構(gòu)建信息共享數(shù)據(jù)庫(kù)等缺點(diǎn)更加明顯。

3.管理意識(shí)落后。目前，多數(shù)醫(yī)院管理者專(zhuān)注于醫(yī)院發(fā)展業(yè)務(wù)，對(duì)人事檔案管理缺乏了解，沒(méi)有發(fā)現(xiàn)其重要性，認(rèn)為其不能直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，不重視其信息化建設(shè)。另外，人事檔案管理人員受傳統(tǒng)觀念和自身技術(shù)水平影響，傾向于利用實(shí)體檔案進(jìn)行管理，從而直接影響到醫(yī)院人事檔案信息化管理的建設(shè)。

4.專(zhuān)業(yè)管理人員缺乏。單位人事檔案管理的效率和質(zhì)量，是由檔案管理人員的工作水平?jīng)Q定的?，F(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理人員多由人力資源管理部門(mén)人員兼任，缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)且容易顧此失彼，且其沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不能很好地進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理。此外，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理人員的要求不僅需要有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需要具有相關(guān)技能及素質(zhì)。

5.基礎(chǔ)設(shè)施欠缺，信息化技術(shù)不足。信息化在全球風(fēng)靡一時(shí)，成為各國(guó)的發(fā)展戰(zhàn)略。信息化設(shè)備短缺、信息化技術(shù)落后不利于醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)。當(dāng)前醫(yī)院硬軟件設(shè)施不足，且由于技術(shù)水平有限，相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)和系統(tǒng)尚未建立，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)遲緩。

6.紙質(zhì)檔案存在弊端。從歷史上看，社會(huì)的大部分文字和圖像都被記錄在紙上。盡管紙質(zhì)檔案曾在檔案管理中占據(jù)重要地位，但在大數(shù)據(jù)時(shí)代下其具有管理困難、調(diào)閱不易、費(fèi)時(shí)費(fèi)力、耗材耗物、檔案價(jià)值無(wú)法開(kāi)發(fā)等缺點(diǎn)。

四、推動(dòng)醫(yī)院人事檔案信息化管理的建議

1.健全管理制度。在醫(yī)院人事檔案電子信息化管理的探索中，制度的作用極為關(guān)鍵。管理人員應(yīng)根據(jù)醫(yī)院人事檔案發(fā)展規(guī)劃及發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)精神，建立健全適合本單位人事檔案信息化管理工作發(fā)展的規(guī)章制度，并通過(guò)制定完善合理的檔案管理制度，以此保障人事檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

2.更新管理模式。原有的管理模式在新時(shí)代已不適用。不僅需要完善檔案資源，還需要加快人事檔案信息的更新速度，以配合人員流轉(zhuǎn)的速度，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的動(dòng)態(tài)化管理，完成人事檔案信息電子檔案的建立，在人事檔案信息動(dòng)態(tài)管理過(guò)程中有效建立信息化手段，以提高人事檔案的使用價(jià)值。

3.提高信息化意識(shí)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)統(tǒng)籌全局，認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，通過(guò)加強(qiáng)其信息化管理充分發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值。另外，人事檔案管理人員應(yīng)革故鼎新，更新管理觀念，提升電子辦公意識(shí)，為醫(yī)院建設(shè)數(shù)字化人事檔案做出貢獻(xiàn)。

4.培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)管理人才。通過(guò)招聘和培訓(xùn)，醫(yī)院可以選擇具有高素養(yǎng)、高知識(shí)、高技能并存的檔案管理員，建立人才團(tuán)隊(duì)。通過(guò)開(kāi)展分層級(jí)、分類(lèi)別的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)輪訓(xùn)，及時(shí)錄入、更新動(dòng)態(tài)信息，直觀反映人員的整體情況。

5.增加基礎(chǔ)設(shè)施，提升信息技術(shù)

（1）加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施。先進(jìn)的信息管理設(shè)備是對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。但根據(jù)分析，醫(yī)院現(xiàn)有的相關(guān)硬軟件設(shè)備不足。醫(yī)院應(yīng)增加資金投入，完善相關(guān)硬軟件設(shè)施，齊頭并進(jìn)，加快醫(yī)院的發(fā)展步伐。

（2）增加建設(shè)經(jīng)費(fèi)，提升信息技術(shù)。電子化管理不僅包括環(huán)境構(gòu)建，還包括資源建設(shè)。這就要求信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的全過(guò)程。通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的不斷應(yīng)用來(lái)完成人事檔案管理方式的改變。

第一，憑借網(wǎng)絡(luò)建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。為深化人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，提高人事檔案利用效率，滿(mǎn)足用戶(hù)需求，保護(hù)實(shí)體檔案，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)尤為重要。醫(yī)院可借助于網(wǎng)絡(luò)加快數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，用戶(hù)可根據(jù)需要通過(guò)屏幕進(jìn)行查找、提取并打印。進(jìn)而滿(mǎn)足醫(yī)院內(nèi)部、醫(yī)院之間以及上級(jí)部門(mén)同享檔案信息資源。

第二，建立和完善人事檔案管理信息系統(tǒng)。為加快醫(yī)院人事檔案信息化管理，應(yīng)建立和完善基于智能檢測(cè)技術(shù)和寬帶高速網(wǎng)絡(luò)技術(shù)軟件系統(tǒng)。圍繞人事檔案信息的整個(gè)生命周期，完善其功能，以實(shí)現(xiàn)檔案從整理審核到借閱轉(zhuǎn)遞的“無(wú)縫”管理的全過(guò)程。具體系統(tǒng)見(jiàn)圖2。

第三，建設(shè)大數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息安全不可小覷。為保證人事檔案管理的安全性，醫(yī)院應(yīng)依靠互聯(lián)網(wǎng)建立大數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系。通過(guò)使用算法加密、用戶(hù)權(quán)限、分級(jí)管理等措施來(lái)增強(qiáng)信息安全，進(jìn)而保護(hù)人事檔案的隱私性和安全性。

五、結(jié)論

在新時(shí)代背景下，醫(yī)院人事檔案信息化管理不僅有利于促進(jìn)人事檔案管理的管理效率和服務(wù)質(zhì)量的提升，也有助于推進(jìn)人事檔案背后的人力資源管理，更有利于促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 安兆勇，申海福，趙桂廷等.人事檔案管理實(shí)務(wù)[M].北京：中國(guó)電力出版社，2017

（作者單位：福建醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院）