避開誤區(qū)，合法制定員工手冊

洪桂彬

在國內(nèi)，稍成規(guī)模的企業(yè)都有屬于自己的一本員工手冊。對于廣大企業(yè)來說，是否需要制定員工手冊、如何合法合規(guī)地制定員工手冊等相關(guān)問題卻長期困擾著他們。根據(jù)筆者的經(jīng)驗，管理者在員工手冊制定方面長期存在較多的認知誤區(qū)，直接導致企業(yè)費盡心力制定的員工手冊無法作為企業(yè)員工管理的有力依據(jù)，在某些情形下對企業(yè)的組織文化帶來較大的傷害，甚至為勞動爭議埋下了隱患。

誤區(qū)一：員工手冊可有可無

最近特斯拉公司的一本《反對員工手冊的手冊》備受關(guān)注。

該手冊開篇就指出“如果你在找一本傳統(tǒng)的員工手冊，里面都是政策和規(guī)則，那你在這里是找不到的。政策和規(guī)則會告訴你底線在哪里——它們告訴你，在你被掃地出門之前，你的行為有多糟糕。但這并不是我們的員工手冊要做的事。”

該手冊對涉及違紀辭退的內(nèi)容是這樣描述的，“如果你在公司犯了錯誤，根據(jù)情節(jié)輕重你可能會受到批評教育和有一次改正的機會，也可能被要求離開公司。公司需要處理諸多重要事宜，所以不會浪費太多的時間去處理這些本不該發(fā)生的錯誤。如果你需要了解細節(jié)，請參見以下的一些愚蠢錯誤：

偷竊或故意損壞公司財產(chǎn)；泄露公司機密信息；騷擾或欺凌他人；人身傷害或暴力威脅；持有非法藥物；持有易燃易爆物品、武器或槍支?！?/p>

筆者并不反對該反員工手冊的手冊所傳遞的相互尊重、積極溝通的價值觀，但如果國內(nèi)企業(yè)試圖以特斯拉的員工手冊中的條款去解雇員工的話，則很可能以敗訴而告終。實際上，像網(wǎng)飛、特斯拉這些重在鼓勵創(chuàng)新的企業(yè)，往往在規(guī)章制度中弱化管制、流程審批等內(nèi)容，以更好發(fā)揮員工的創(chuàng)造力，而且大眾所不知道的是，這些企業(yè)讓員工離職，即使沒有理由，也會支付一大筆遣散費。試問，有多少企業(yè)在讓員工離開的時候愿意支付遠高于法定標準的補償金？因此，如果并非極度鼓勵創(chuàng)新的企業(yè)，特別是那些把合規(guī)、安全生產(chǎn)作為主要價值觀的企業(yè)，員工手冊不僅不可或缺，而且是減少企業(yè)成本、降低企業(yè)風險的最重要的工具之一。

此外，網(wǎng)飛、特斯拉等創(chuàng)新型的企業(yè)，雇傭的是最高標準的人才，相對而言其責任感、自主性遠高于普通勞動者，管理難度顯著降低，其缺失員工手冊并不會導致極為負面的后果。相反，大多數(shù)企業(yè)的人才良莠不齊，自我驅(qū)動的員工仍然占少數(shù)，這也是企業(yè)必須制定規(guī)則、政策和流程的原因。

誤區(qū)二：只有員工責任，沒有主管責任

除錄用通知、勞動合同以外，員工手冊通常被認為是界定員工與企業(yè)之間權(quán)利義務的依據(jù)之一，企業(yè)除了通過員工手冊宣傳文化和價值觀以外，還會規(guī)定員工入職程序、上下班時間、請假制度、培訓與發(fā)展、績效評估、崗位異動、商業(yè)行為準則、紀律處分條例、離職管理等內(nèi)容，以此解決員工心中的諸多疑惑，包括“公司能為我提供怎樣的工作環(huán)境”“我應當遵守哪些規(guī)章制度”“若是努力工作，將會獲得怎樣的發(fā)展或者提升”“公司是如何開展績效評估的”等等。但制定員工手冊除了規(guī)范員工的權(quán)利義務以外，還需要考慮如何有效促進員工管理、降低管理成本、提升管理效率。

現(xiàn)實當中，很多企業(yè)的員工手冊通篇都是員工應履行的責任和義務，只字未提管理者的責任。根據(jù)筆者的觀察，勞動爭議的發(fā)生固然與部分員工未能履行職責、未能遵循企業(yè)規(guī)則相關(guān)，但管理者未能正確行使管理權(quán)也是導致勞動爭議產(chǎn)生的最主要原因。如員工遲到早退，管理者沒有任何督促提醒，突然有一天主管認為員工績效不令自己滿意，于是要求HR查考勤，發(fā)現(xiàn)大量的遲到早退記錄，由此因解雇發(fā)生爭議。而在裁判機關(guān)看來，在員工發(fā)生遲到行為后，管理者不僅沒有及時處理、督促或提醒，反而放任該行為一直持續(xù)，采取直接解除勞動合同的措施于法有悖，最終會判決企業(yè)敗訴。這樣的案例究竟是誰的責任呢？主管可能反駁，員工手冊又沒規(guī)定遲到早退我要及時處理。

因此，對于一些高頻的業(yè)務場景，如入職、試用期管理、調(diào)崗調(diào)薪、休假管理、勞動合同解除終止等，員工手冊不僅要規(guī)定員工應該怎么做，而且還要分配管理者應盡的“責任”，如在員工手冊中規(guī)定，“對于員工的遲到、早退、曠工等問題，直屬上級應及時發(fā)現(xiàn)并在一個考勤周期內(nèi)通報人力資源部門，以便于人力資源部門及時核對并作出響應處理，如因此導致企業(yè)蒙受損失，直屬上級應及時賠償”。故此，員工手冊不僅要約束員工，更要約束主管，否則避免勞動爭議就會成為一句空話。

誤區(qū)三：只有條文規(guī)定，沒有原因邏輯

員工手冊制定出來以后，企業(yè)自然希望員工嚴格遵照執(zhí)行，但有時部分條款規(guī)定很嚴格，員工的遵從度就很低，這是為何呢？除了員工手冊培訓缺失之外，很重要的原因就是條款制定只有條文，沒有邏輯，員工無法理解為什么要這樣規(guī)定。

比如，很多企業(yè)在信息安全制度中會規(guī)定“未經(jīng)授權(quán)嚴禁員工私自下載軟件”。很多員工會根據(jù)常識去理解，下載網(wǎng)上軟件比如Windows、PDF轉(zhuǎn)化器之類的太普遍了，有必要這么認真嗎，大不了我自己承擔責任。但如果能在條款中明示下載盜版軟件可能會被理解為職務行為，對第三方侵權(quán)將導致企業(yè)產(chǎn)生巨大的侵權(quán)風險，甚至可能構(gòu)成侵犯著作權(quán)罪，像這樣明示條款制定的原因，解釋其隱藏于背后的價值觀，再輔以合適的培訓，那么員工的遵循度會顯著提升。

再比如，員工請假，很多企業(yè)都會規(guī)定“未經(jīng)批準不得休假，否則按曠工處理”，但是員工的理解是我申請休假，比如年休假，直屬上級為何不批？如果用人單位在員工手冊中進一步規(guī)定，“請注意不是每一位員工的休假申請都一定能實現(xiàn)。你的假期可能會因為與其他員工的休假時間相重合，或與關(guān)鍵交付截止日非常臨近，而被中斷或另行安排”，員工就能更好地理解休假批準的邏輯。

因此，僅僅在員工手冊中規(guī)定員工應該怎么做是遠遠不夠的，企業(yè)還需要讓員工通過手冊中的條款，看清企業(yè)經(jīng)營的全貌、管理的鏈條以及規(guī)章條文背后的管理邏輯。這樣的條款本身帶有更多的包容度，也會減少管理上的阻力。

誤區(qū)四：缺乏基本信任，管理成本過高

通常，互相信任是構(gòu)建和諧員工關(guān)系的基礎，一旦員工對主管和企業(yè)失去信任，那么企業(yè)所推行的管理舉措將舉步維艱。同時，信任的缺失會導致管理成本的顯著增加。相對應地，實踐中，也常常見到一些企業(yè)在員工手冊中對員工“處處設防”，儼然是一開始就把員工設定為“壞人”，似乎不對員工嚴防死守，企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營秩序就無從談起。

以請假為例，有些企業(yè)規(guī)定“請假需要提供證明材料，比如喪假需要提供死亡證明”。為什么要提供死亡證明？企業(yè)的理解就是請假的應有之義，但現(xiàn)實中有多少人會虛構(gòu)親屬去世的事實呢？企業(yè)有必要因為個別不誠信的員工而選擇不相信大多數(shù)員工嗎？這種代價是否值得管理者的反思。

再如病假，有些企業(yè)為了防止員工“泡病假”，規(guī)定員工請休病假必須提供所有診斷證明材料，包括掛號憑證、病假單、診斷報告、化驗單、購藥清單、病歷記錄等，甚至還要求提供去醫(yī)院的交通費用支付憑證——如此細致的規(guī)定真能防范員工“泡病假”嗎？

從控制管理成本角度，筆者一般建議多少天以內(nèi)的病假無需提供任何病假資料；但是企業(yè)保留事后行使監(jiān)督、審查的權(quán)利，如被他人投訴“泡病假”，那么病假員工就需要按企業(yè)要求提供全套材料以供核實，也就是企業(yè)可以選擇先充分相信員工不會濫用權(quán)利，但是員工辜負公司的信任，則將從嚴處理。

誤區(qū)五：抄襲法律條文，缺失必備條款

眾所周知，勞動合同有必備條款，諸如勞動合同類型期限、勞動報酬、工作地點等都屬于必備條款范疇。其實員工手冊也應該有特定的必備條款，而不是簡單地照抄法律條款，企業(yè)需要通過制度明確以下內(nèi)容：

第一，個人信息處理條款。即在員工手冊中明確個人信息的范圍、公司的處理方式和保護手段等。依據(jù)是《民法典》第一千零三十五條：處理個人信息的，應當遵循合法、正當、必要原則，不得過度處理，并符合下列條件……（二）公開處理信息的規(guī)則；（三）明示處理信息的目的、方式和范圍。

第二，反性騷擾條款。即在員工手冊中明確規(guī)定禁止性騷擾、性騷擾的投訴渠道和處理方式等。依據(jù)是《民法典》第一千零一十條：違背他人意愿，以言語、文字、圖像、肢體行為等方式對他人實施性騷擾的，受害人有權(quán)依法請求行為人承擔民事責任。機關(guān)、企業(yè)、學校等單位應當采取合理的預防、受理投訴、調(diào)查處置等措施，防止和制止利用職權(quán)、從屬關(guān)系等實施性騷擾。

第三，職業(yè)病防治條款。即在員工手冊中明確規(guī)定職業(yè)病防護舉措、體檢、職業(yè)禁忌調(diào)崗等相關(guān)規(guī)定。依據(jù)是《職業(yè)病防治法》第二十四條：產(chǎn)生職業(yè)病危害的用人單位，應當在醒目位置設置公告欄，公布有關(guān)職業(yè)病防治的規(guī)章制度、操作規(guī)程、職業(yè)病危害事故應急救援措施和工作場所職業(yè)病危害因素檢測結(jié)果。

第四，內(nèi)部控制條款。即企業(yè)在內(nèi)部治理、對外擔保、關(guān)聯(lián)交易、信息公開等領(lǐng)域制定明確的規(guī)范，以降低相關(guān)風險。依據(jù)是《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第六條：企業(yè)應當根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)、本規(guī)范及其配套辦法，制定本企業(yè)的內(nèi)部控制制度并組織實施。

第五，其他行業(yè)特別監(jiān)管規(guī)定。如商業(yè)銀行應制定績效薪酬延期追索、扣回規(guī)定，如在規(guī)定期限內(nèi)其高級管理人員和相關(guān)員工職責內(nèi)的風險損失超常暴露，商業(yè)銀行有權(quán)將相應期限內(nèi)已發(fā)放的績效薪酬全部追回，并止付所有未支付部分。

當然，對于已有的法律條款，無論企業(yè)是否制定規(guī)章制度明確，均有義務遵循，并不提倡大量抄襲法律條款。

誤區(qū)六：只有HR主導，沒有業(yè)務部門參與

員工手冊通常會涉及企業(yè)中多種人力資源場景的處理規(guī)則。如果員工手冊完全依賴于HR部門、法務部門或外部律師制定，則容易導致手冊中相關(guān)規(guī)定水土不服的情況。企業(yè)不僅應當在法律上履行民主程序，更重要的是要能讓業(yè)務部門參與進來，提高各級管理者的自主參與，特別是對于常見的違紀處理條款，宜根據(jù)具體業(yè)務場景，提煉、列舉常見不當行為，以提高規(guī)章制度的匹配度。比如，有企業(yè)規(guī)定不得虛假報銷或超標保險，那么人力資源部需要和財務部門確定具體的報銷流程和報銷標準，而后再設定相應的處罰措施。

誤區(qū)七：徒有實體規(guī)范，沒有程序規(guī)則

完整的員工手冊應既有權(quán)利規(guī)范，又有權(quán)利行使的程序規(guī)范，既有義務規(guī)范，又有違反義務的懲戒措置，如此才能具有較強的可操作性。

如，企業(yè)規(guī)定“員工請病假應出示病假單”，但究竟是出示給直線經(jīng)理還是出示給HR未明確，導致員工忽而向主管請假，忽而向HR請假，甚至出現(xiàn)直接將病假單寄送給法定代表人的情況，這很容易造成管理秩序的混亂。又如，企業(yè)規(guī)定員工可以有10天婚假，但未規(guī)定權(quán)利行使期間，導致個別員工離職時再來申請婚假；再如，企業(yè)規(guī)定員工工齡每滿1年增加1天的企業(yè)年假，但未明確法定年假和企業(yè)年假的休假順序，導致事后員工主張先休的是企業(yè)年假，未休的是法定年假。員工手冊條款如缺失完整性，不僅導致企業(yè)管理成本增加，而且也可能為勞動爭議埋下隱患。

無論是員工享受權(quán)利，還是用人單位履行用工自主權(quán)，均需要同時匹配實體規(guī)范和程序規(guī)范，用人單位不僅要規(guī)定哪些行為不被提倡，還要規(guī)定發(fā)生行為的處理后果；不僅要規(guī)定哪些行為可能導致何種程度的處罰，還要兼顧調(diào)查程序、處罰程序、申訴程序的設置。

誤區(qū)八：只有制定過程，沒有制定痕跡

根據(jù)《勞動合同法》的規(guī)定，員工手冊由于大部分內(nèi)容涉及員工切身利益，需要履行法定的民主程序和告知程序。有些用人單位在制定手冊時確實履行了與員工協(xié)商、聽取意見等程序，但是相關(guān)的工作過程并無證據(jù)固定，如通過郵件群發(fā)征求意見，涉案郵件未辦理公證手續(xù)，而后又不能當庭演示，導致爭議發(fā)生時無法充分舉證。又如企業(yè)召開員工溝通會聽取意見，但會議不安排簽到，又無書面會議記錄，導致員工事后否認參加會議。

從控制風險角度，用人單位宜在規(guī)章制度中明確規(guī)定履行民主程序和告知程序的具體方式，同時就相關(guān)程序的落地過程安排證據(jù)規(guī)定，如通過郵件方式通知員工開會，會議安排簽到并填寫會議記錄等。

對于員工手冊示范條款，企業(yè)可通過以下任意一種或多種方式履行民主程序或告知程序，包括但不限于以下幾點：

1.將相關(guān)制度草案張貼于企業(yè)公告欄，員工可通過指定渠道反饋意見；

2.將相關(guān)制度草案通過群發(fā)郵件方式聽取員工意見，員工在指定期限內(nèi)反饋相關(guān)意見；

3.將相關(guān)制度草案放置于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡包括OA系統(tǒng)、公共盤、微信群組等，員工在指定期限內(nèi)可反饋相關(guān)意見；

4.召開員工溝通會等方式宣讀或傳閱相關(guān)制度草案，現(xiàn)場聽取員工意見；

5.員工應及時查閱上述渠道中企業(yè)已公示的政策信息，如無反饋意見則視為認可和接受。

用人單位設置員工手冊簽名頁的，可在員工手冊簽閱表格中進一步注明，“本人已確認本手冊已經(jīng)民主程序制定并已履行公示告知程序”。

作者 上海市匯業(yè)律師事務所合伙人