疫情背景下高職院校學(xué)生工作信息化的現(xiàn)狀與策略
——江蘇農(nóng)牧科技職業(yè)學(xué)院教師視角

王 森 王明珠 陳 芳 王昱燚 徐思煒 劉 娜

（江蘇農(nóng)牧科技職業(yè)學(xué)院，江蘇 泰州 225300）

0 引言

2020 年中國新年，眾所周知的新冠肺炎疫情席卷而來。 他是新中國成立以來，傳播速度最快、感染范圍最廣、 防控難度最大的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件[1]。在這次戰(zhàn)役中，高校的師生共同努力，以各種信息化平臺為依托，有效保障了學(xué)校師生的安全與校園穩(wěn)定。

根據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)信息中心2021 年1 月公布的調(diào)查報(bào)告，截至2020 年12 月，中國網(wǎng)民已達(dá)9.89 億人，其中具有大學(xué)大專以上學(xué)歷的占19.8%。 2020 年3月，也就是疫情主導(dǎo)的重點(diǎn)時(shí)間段，我國在線教育用戶規(guī)模達(dá)到4.23 億，為2020 年全年的頂峰[2]。 由此可見， 高校大學(xué)生作為具有較高文化層次的特殊群體，在疫情施虐的2020 年上半年， 無疑是受影響較大的重要團(tuán)體，也是高校師生在疫情期間重度使用信息化平臺來完成自己的學(xué)習(xí)和日常管理工作。 如此龐大的參與群體給高校學(xué)生管理工作的開展提供了便利，但也給信息化的學(xué)生管理帶來挑戰(zhàn)和問題。

在這樣的大背景中，各類信息化管理手段層出不窮，方式多樣。 不論是學(xué)校學(xué)生工作管理部門，還是班主任、輔導(dǎo)員都采用信息化的方式來進(jìn)行日常學(xué)生管理。 本研究就是從學(xué)校管理人員的視角進(jìn)行訪談研究，總結(jié)高職院校在疫情期間的學(xué)生管理信息化的現(xiàn)狀，探討存在的問題，以及嘗試提出解決問題的策略。

1 調(diào)查情況

1.1 訪談人員情況

為更好地完成調(diào)查，通過對江蘇農(nóng)牧科技職業(yè)學(xué)院的學(xué)生管理部門的管理人員以及各二級學(xué)院的管理人員進(jìn)行訪談。 訪談人員結(jié)構(gòu)如表1 所示。

表1 管理人員調(diào)查分布情況

通過上表數(shù)據(jù)，本次研究的人員分布結(jié)構(gòu)為學(xué)校管理部門，學(xué)工處6 人，占比11.76%，二級管理學(xué)院共計(jì)45 人，占比88.24%，符合管理層級金字塔模式；從人員性質(zhì)角度分析，校級管理人員共計(jì)6 人，二級學(xué)院管理人員共計(jì)20 人， 分別占比11.76%和39.22%，班主任（輔導(dǎo)員）共計(jì)25 人，占比49.02，符合各個層級人員全面訪談的原則。

1.2 訪談內(nèi)容

由于在疫情背景下的信息化訪談研究較少，本次訪談的結(jié)構(gòu)主要以過往研究人員對信息化背景下管理人員對信息化平臺的訪談為依據(jù)。

訪談內(nèi)容基于結(jié)構(gòu)化內(nèi)容，主要包含：（1）在疫情期間被訪談人主要從事的工作內(nèi)容；（2）疫情期間被訪談人使用的信息化手段是什么？ 包括本校平臺和第三方平臺；（3）通過疫情期間對信息化平臺的要求，被訪談?wù)吒杏X需要哪些提升；（4）疫情期間信息化手段的數(shù)據(jù)的管理有哪些問題和建議。

1.3 訪談分析

本次調(diào)查的校級層面管理人員的工作反饋內(nèi)容主要涉及這幾個方面： 一是從事的學(xué)生管理工作，通過訪談，研究發(fā)現(xiàn)在訪談的6 位學(xué)工處人員中，他們從事的學(xué)生日常信息化管理工作主要由班級管理、公寓管理、日常事務(wù)管理以及獎助貸勤補(bǔ)等內(nèi)容，在疫情期間，相比以往日常工作，又增加了學(xué)生健康日報(bào)方面內(nèi)容，且當(dāng)時(shí)人不在辦公單位。

針對各二級管理層面的訪談，主要以管理人員和一線班主任（輔導(dǎo)員）為主體。 在訪談的十個二級學(xué)院的20 名管理人員中， 他們在疫情期間從事的學(xué)生日常信息化管理工作主要包括學(xué)生日報(bào)統(tǒng)計(jì)、反饋等信息，以及其他日常工作的統(tǒng)計(jì)反饋。 而班主任（輔導(dǎo)員）主要從事的線上信息化工作則較為煩瑣，以聯(lián)絡(luò)學(xué)生并指導(dǎo)學(xué)生如何進(jìn)行疫情期間相關(guān)信息化線上工作，包括：健康日報(bào)、學(xué)生線上課程、常規(guī)日常獎助等工作。

2 現(xiàn)狀分析

經(jīng)過對上述51 人的訪談，整理訪談記錄后，我們發(fā)現(xiàn)雖然疫情肆掠，但是整體的信息化工作手段還是在有條不紊地在協(xié)助學(xué)校處理方方面面的學(xué)生工作事務(wù)。

在本次訪談中，在疫情期間學(xué)工處管理人員主要從事的工作內(nèi)容為學(xué)生健康日報(bào)和日常管理工作，包括貧困生認(rèn)定、獎學(xué)金評定等常規(guī)事務(wù)和部分疫情期間的大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工作。 二級學(xué)院管理人員主要處理本學(xué)院的學(xué)生健康日報(bào)和日常管理工作，包括貧困生認(rèn)定、助學(xué)金發(fā)放、獎學(xué)金評比等日常事務(wù)以及疫情期間的數(shù)據(jù)收集上報(bào)等工作。 一線班主任（輔導(dǎo)員）主要的線上工作內(nèi)容為組織協(xié)調(diào)學(xué)生參與信息化健康日報(bào)，線上日常工作以及線上授課等活動。

在疫情期間常用的信息化手段主要依托學(xué)校本身有的信息化平臺以及騰訊QQ、微信、線上會議、線上文檔等信息平臺。

2.1 當(dāng)前我國高等職業(yè)院校學(xué)生管理的主要內(nèi)容

根據(jù)2017 年9 月1 日起施行的 《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》的要求和高等職業(yè)院校的實(shí)際，當(dāng)前，我國高等職業(yè)院校的學(xué)生工作主要包括以下方面：一是大學(xué)生思想品德的教育、愛國主義教育、形勢與政策等；二是大學(xué)生日常管理工作，主要包括班級管理、公寓管理、日常事務(wù)管理以及獎助貸勤補(bǔ)以及行為管理；三是個人成長管理工作，包括職業(yè)生涯規(guī)劃、就業(yè)管理、社會實(shí)踐等內(nèi)容。 疫情期間學(xué)生工作信息化的現(xiàn)狀分析，主要研究學(xué)生日常管理工作。 訪談的內(nèi)容和主體也以日常工作為訪談主體。

2.2 常用的信息化手段及存在的問題

訪談內(nèi)容顯示，管理部門人員更習(xí)慣于使用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)類手段，即在常見平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)收集后的分析工作；而班主任輔導(dǎo)員更傾向于使用數(shù)據(jù)收集類平臺。

信息化的學(xué)生管理工作存在管理工作思想滯后，管理工作淡化網(wǎng)絡(luò)給學(xué)生帶來較大心理壓力、管理人員信息化專業(yè)技能不高以及線上管理工作未與學(xué)生充分互動等問題[3]。 這些問題在本研究進(jìn)行訪談結(jié)果匯總的時(shí)候也有充分體現(xiàn)。 下面把訪談中涉及的主要問題進(jìn)行匯總。

存在的問題，對于管理人員而言，主要聚集在數(shù)據(jù)的不完整性，需要花大量精力來維持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性用來分析和統(tǒng)計(jì)工作；對于班主任輔導(dǎo)員而言則體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的反饋及時(shí)性上。 比如，學(xué)生健康日報(bào)，對于管理人員而言，需要分析到所有學(xué)生的日報(bào)情況；但是對于班主任輔導(dǎo)員而言則需要知道哪些學(xué)生沒日報(bào)以及存在風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 對信息化手段的期盼

在1 年多的疫情期間，無論是管理人員還是普通班主任輔導(dǎo)員， 對信息化手段的使用都趨近成熟，對信息化手段也有了一定的期盼，主要有如下期盼。

2.3.1 信息化管理流程有待進(jìn)一步優(yōu)化

信息化學(xué)生工作管理，本質(zhì)就是把原來線下的工作搬運(yùn)到線上， 線上和線下的工作背景的不一致，會要求原來的線下的工作流程作出一些改變以適應(yīng)信息化的需求。 也產(chǎn)生了原來線下項(xiàng)目和線上項(xiàng)目的差異性，導(dǎo)致線上流程的卡殼和不順暢。

由于疫情的突發(fā)性， 很多線下工作搬運(yùn)到線上時(shí)，存在流程直接套用的情況，導(dǎo)致線上信息化流程無法形成閉環(huán)。 而無法形成閉環(huán)，則會導(dǎo)致線上工作推進(jìn)的效率低下，甚至無法推進(jìn)。 且很多管理人員有固定線下工作思維，容易產(chǎn)生輕視線上流程卡殼現(xiàn)象帶來的工作無法推進(jìn)的后果。

2.3.2 信息化前端使用有待進(jìn)一步傻瓜化

在經(jīng)過對一線班主任輔導(dǎo)員的訪談，他們更多的是反饋一些信息化軟件的前端界面設(shè)置不美觀、不高效，學(xué)生使用存在困難等情況。

在疫情背景下，學(xué)生是信息化管理軟件的使用者和數(shù)據(jù)產(chǎn)生者， 他們使用軟件的適應(yīng)性和習(xí)慣性，直接關(guān)系到數(shù)據(jù)產(chǎn)生的完整性。 很多班主任在提醒學(xué)生完成一些線上管理工作時(shí)， 經(jīng)常除了是任務(wù)的發(fā)布者，還是高效的客服，需要教會學(xué)生如何使用部分學(xué)生管理信息化軟件。

2.3.3 信息化后端數(shù)據(jù)分析有待進(jìn)一步科學(xué)化

對于學(xué)生工作事務(wù)管理人員來說，后端數(shù)據(jù)尤其重要。 在訪談中，對后端數(shù)據(jù)有高要求的往往是事務(wù)管理人員。

以江蘇農(nóng)牧科技職業(yè)學(xué)院學(xué)生工作信息化管理平臺為例。 在2020 年疫情暴發(fā)后，學(xué)生健康日報(bào)量高達(dá)四百多萬條， 每條信息中又包含各類個人信息，在這些信息中，如果部分信息缺失，對于管理人員來說，就無法做到精確統(tǒng)計(jì)，科學(xué)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策。

同理，由于疫情的存在，2020 年的貧困生認(rèn)定工作也在線上開展， 今年首次采用江蘇省統(tǒng)一平臺進(jìn)行困難生認(rèn)定，學(xué)生存在對系統(tǒng)不熟悉等情況，造成數(shù)據(jù)的反復(fù)修訂， 大大增加了各類管理人員的工作壓力。

3 改進(jìn)策略

在經(jīng)過對51 位學(xué)校教師的訪談， 整理出他們在疫情期間如何運(yùn)用信息化手段進(jìn)行學(xué)生日常管理，以及存在的問題和期盼后。 通過查閱大量文獻(xiàn)資料，嘗試對上述存在對問題和期盼提出改進(jìn)策略。

3.1 優(yōu)化管理流程，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量

學(xué)校學(xué)生管理流程再造的本質(zhì)在于用足信息化計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立和形成基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的學(xué)生管理系統(tǒng)，形成高效的計(jì)算機(jī)管理軟、硬件體系的工作機(jī)制[4]。 對于高職院校而言，把日常業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換到線上的時(shí)候，要注意流程再造問題，解決流程混亂問題。

在解決流程混亂問題后，就可以在高效的流程和信息化技術(shù)本身的優(yōu)勢的情況下來提升收集的數(shù)據(jù)的質(zhì)量，以保障疫情背景下的線上日常管理工作。

3.2 美化前端界面，改善用戶體驗(yàn)

人類主要依靠視覺感知外部信息，因此，好的界面設(shè)計(jì)可以在第一時(shí)間吸引用戶的注意力，不僅抓人眼球，而且令人愉悅[5]。 在訪談中，班主任輔導(dǎo)員對學(xué)生反饋的使用界面不美觀， 功能模塊不突出等問題，導(dǎo)致學(xué)生使用平臺存在抵觸等情緒。

美化前端界面， 突出功能模塊， 抓住主要用戶——學(xué)生群體的注意力，讓學(xué)生從被使用到主動使用進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從而減輕班主任輔導(dǎo)員的工作壓力。

3.3 聚合后端數(shù)據(jù)，提高決策水平

教育大數(shù)據(jù)通過海量教育數(shù)據(jù)的采集、存儲與計(jì)算、分析挖掘,驅(qū)動教育在個性化學(xué)習(xí)、精準(zhǔn)教學(xué)、科學(xué)決策、教育研究等多方面的變革與創(chuàng)新[6]。 可見在疫情期間產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)的價(jià)值。

不同的功能，不同的平臺的數(shù)據(jù)的聚合，數(shù)據(jù)質(zhì)量的提升，可以通過大數(shù)據(jù)手段來為疫情期間的各方面決策提供數(shù)據(jù)支撐，從而提高學(xué)院的決策水平。