加強公立博物館臨時展覽經(jīng)費管理的措施探究

孫莉

摘 要：在我國文博事業(yè)不斷發(fā)展的背景下，近些年公立博物館所舉辦的臨時展覽活動明顯增多，同時也取得了比較不錯的展覽效果。但從經(jīng)費管理的角度來看，很多臨時展覽活動卻仍然存在著明顯不足，而這也給公立博物館財務(wù)管理工作帶來了巨大的壓力。基于此，文章圍繞公立博物館臨時展覽經(jīng)費管理工作中的各項問題進行了分析，同時為公立博物館加強臨時展覽經(jīng)費管理提出了一些針對性建議，希望能夠?qū)μ嵘⒉┪镳^臨時展覽項目的資金使用效率有所幫助。

關(guān)鍵詞：公立博物館;臨時展覽;經(jīng)費管理

公立博物館作為全額財政撥款的事業(yè)單位，其在舉辦臨時展覽活動時，各項經(jīng)費支出基本都來源于政府財政撥款，如果未能做好相關(guān)經(jīng)費管理工作，那么不僅會增加臨時展覽活動的經(jīng)費支出，使博物館的運營資金壓力大大提升，而且還會使單位集體乃至國家的利益直接受損，其影響十分嚴(yán)重。而對于公立博物館臨時展覽經(jīng)費管理策略的研究，自然也是非常必要的。

1 公立博物館臨時展覽經(jīng)費管理存在的問題

1.1 預(yù)算編制不夠合理

為保證臨時展覽項目中經(jīng)費支出的合理性，實現(xiàn)對項目經(jīng)費支出的有效控制，公立博物館在舉辦臨時展覽活動時，通常都會先上報上級主管部門進行審批，以獲得立項許可，之后再按照上級部門要求實行預(yù)算管理，提前根據(jù)臨時展覽項目的相關(guān)策劃方案來進行合理的經(jīng)費預(yù)算編制，并將相關(guān)預(yù)算上報，以獲得相關(guān)專項經(jīng)費。但在實際工作中，由于臨時展覽的立項審批程序較多，審批周期也比較長，待博物館獲得上級主管部門的立項許可后，距離展出檔期已比較近，能夠用于預(yù)算編制的時間并不多。因此對于博物館預(yù)算編制人員來說，要想對臨時展覽項目的各方面支出需求進行細(xì)致調(diào)查并據(jù)此完成相關(guān)預(yù)算目標(biāo)的計算，其難度往往是比較高的，一旦在預(yù)算編制期間出現(xiàn)了計算失誤、預(yù)算編制依據(jù)不充分、預(yù)算編制內(nèi)容不完整、申報材料不齊全等情況，那么預(yù)算目標(biāo)的合理性就會受到直接影響，有時甚至還會因預(yù)算不合理而出現(xiàn)臨時展覽經(jīng)費不足的情況①。

1.2 預(yù)算變更管控不嚴(yán)

在實行預(yù)算管理制度的公立博物館臨時展覽活動中，如果出現(xiàn)預(yù)算編制不到位、預(yù)算目標(biāo)不合理的情況或是因意外因素影響使經(jīng)費支出增加，那么為保證臨時展覽活動能夠正常進行下去，通常都需要在展覽中期申請進行預(yù)算變更，根據(jù)當(dāng)前臨時展覽活動的實際支出情況來對預(yù)算目標(biāo)加以調(diào)整。這樣的預(yù)算變更制度雖然比較合理，能夠保證預(yù)算管理制度執(zhí)行的靈活性，但由于當(dāng)前有些公立博物館對于預(yù)算變更的理解不夠準(zhǔn)確，常常會將預(yù)算變更當(dāng)作是預(yù)算管理過程中的常見情況，對于預(yù)算變更的管控也并不嚴(yán)格。因此在實際展覽活動中，經(jīng)常會出現(xiàn)隨意調(diào)整預(yù)算目標(biāo)的情況，有時甚至還會將臨時展覽費用與其他專項資金交叉列支，這不僅違背了預(yù)算變更的基本原則，同時也使預(yù)算管理失去了應(yīng)有的經(jīng)費支出控制作用，逐漸變得流于形式。

1.3 經(jīng)費支付周期較長

公立博物館臨時展覽活動不僅規(guī)模普遍較大，在展覽期間的經(jīng)費支出項目也非常多。在經(jīng)費管理工作中，要想及時向上級主管部門申請相關(guān)經(jīng)費，通常都需要準(zhǔn)備大量的付款證明材料以證明各項經(jīng)費支出的實際發(fā)生。雖然從成本控制的角度來看，這樣的經(jīng)費申請方式能夠保證各項經(jīng)費支出的真實性、合理性，避免展覽活動期間不必要的經(jīng)費支出，但面對大量的付款證明材料與經(jīng)費申請材料，上級主管部門的審批工作量也同樣會大大增加。如果不能提高審批工作效率，那么臨時展覽及經(jīng)費申請與支出周期就會變得比較長，有時甚至可能會因資金未能及時到位而影響臨時展覽活動的正常進行。

1.4 設(shè)備管理效果較差

隨著近年來文博事業(yè)的不斷發(fā)展，公立博物館在展覽活動中所應(yīng)用的設(shè)備、設(shè)施開始變得越來越多，各種先進技術(shù)、設(shè)備的應(yīng)用也變得十分普遍。無論是最基本的密封性展柜、燈光照明系統(tǒng)、可移動展板，還是恒濕系統(tǒng)、AR展示設(shè)備、LED迷你投射等先進設(shè)備，都為臨時展覽活動的順利舉辦提供了重要幫助。但從設(shè)備管理的角度來看，由于臨時展覽活動中應(yīng)用的設(shè)備、設(shè)施種類較多，而展覽周期又相對密集，因此在展覽期間很容易出現(xiàn)設(shè)備管理不到位、維護時間不足、長期高負(fù)荷運行等問題，并使設(shè)備的損壞率大大提升，尤其是對于具有一定易損性的光電設(shè)備、多媒體設(shè)備，更是容易出現(xiàn)損壞故障問題。這不僅會直接影響到臨時展覽活動的正常進行，而且會使臨時展覽活動的經(jīng)費支出明顯提升。另外，因為有些公立博物館在舉辦臨時展覽活動時會選擇租借設(shè)備，所以一旦在展覽期間出現(xiàn)了設(shè)備保管不善、權(quán)屬不清等情況，那么在臨時展覽活動結(jié)束后設(shè)備歸還工作就會變得十分困難，有時不僅需要對損壞的設(shè)備進行賠償，甚至還會出現(xiàn)設(shè)備意外丟失的情況①。

1.5 資金使用效率不高

為滿足群眾的精神文化需求，提高臨時展覽活動對群眾的吸引力，很多公立博物館在舉辦臨時展覽活動時，都會選擇引入一些先進的展覽設(shè)備、輔助設(shè)施，或是進行個性化的展廳布置與展廳物件定制。通過對這些措施的運用，博物館雖然能夠有效提高參觀者在展覽活動中的參觀體驗，但由于臨時展覽活動的形式十分多樣，在主題不同的情況下對于設(shè)備、設(shè)施及展廳布置的要求也會存在明顯差異。因此在展覽活動結(jié)束后，很多定制展架、展板或其他設(shè)備都很難再應(yīng)用到其他展覽活動中，或是處于使用率較低的限制狀態(tài)，有些甚至在長期閑置后只能進行報廢處理。這樣一來，臨時展覽活動中會出現(xiàn)很多長期效益較低的不必要支出，而資金使用效率也因此明顯下降。

2 公立博物館加強臨時展覽經(jīng)費管理的有效對策

2.1 重視預(yù)算編制工作

在預(yù)算管理制度下，公立博物館臨時展覽活動之所以會出現(xiàn)經(jīng)費預(yù)算編制不合理的情況，主要還是由于預(yù)算編制工作任務(wù)較重，而能夠用于預(yù)算編制的時間則比較短，很多細(xì)致的調(diào)查、分析、規(guī)劃工作都很難有效展開。因此對于公立博物館來說，要想加強臨時展覽經(jīng)費管理工作，首先還需對預(yù)算編制工作引起足夠的重視，從多方面入手為預(yù)算編制提供支持。例如，在前期規(guī)劃階段根據(jù)對上級主管部門立項審批速度的預(yù)估來適當(dāng)延后展出時間，以保證立項申請通過后能夠擁有充足的時間用于預(yù)算編制。而在制度方面，博物館還需要建立完善的預(yù)算編制制度，將預(yù)算編制工作的流程、要求明確下來，同時根據(jù)臨時展覽活動特點及總體安排情況為預(yù)算編制人員提供制度、數(shù)據(jù)信息等方面的有利條件，使預(yù)算編制工作能夠順利、有效地完成，并保證預(yù)算目標(biāo)的合理性②。

2.2 明確預(yù)算變更制度

在臨時展覽活動的經(jīng)費預(yù)算管理中，博物館雖然需要允許預(yù)算變更，以保證預(yù)算管理的靈活性以及經(jīng)費管理的合理性，但為保證預(yù)算目標(biāo)的有效執(zhí)行，也同樣需要根據(jù)臨時展覽活動特點及實際情況來制定合理的預(yù)算變更制度，將各項預(yù)算變更條件明確下來。同時要求財務(wù)部門嚴(yán)格按照預(yù)算變更制度來完成相關(guān)審批工作，如果預(yù)算變更申請未能滿足預(yù)算變更制度中的相關(guān)條件，必須要予以駁回，以免出現(xiàn)隨意變更預(yù)算目標(biāo)的情況。除了科學(xué)、合理地編制預(yù)算外，預(yù)算執(zhí)行和預(yù)算控制也是非常重要的環(huán)節(jié)。從審批流程上來看，如現(xiàn)有預(yù)算目標(biāo)無法滿足臨時展覽活動的相關(guān)支出需求，應(yīng)結(jié)合臨時展覽的各項必要支出來提出申請，要求變更預(yù)算目標(biāo)，對于已經(jīng)真實發(fā)生的支出則要將取得的原始憑證（包括發(fā)票、清單、合同、驗收單、審價報告、基建工程流轉(zhuǎn)單等）上交，并填報相關(guān)申請表，由部門領(lǐng)導(dǎo)在審批權(quán)限內(nèi)審批。部門審批后還需要送至財務(wù)處審核，由財務(wù)處根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度進行審核，確定申請復(fù)核各項預(yù)算變更條件且原始憑證真實、合法、有效、完整之后，方可通過審核，允許其進行設(shè)計變更，反之如變更申請不滿足預(yù)算變更條件或是相關(guān)原始憑證存在問題，則無法通過審核，需要將變更申請退回經(jīng)辦人并告知其無法通過的原因③。

2.3 調(diào)整經(jīng)費審批模式

在公立博物館的臨時展覽活動結(jié)束后，由于項目需準(zhǔn)備、上交的付款證明材料非常多，很容易導(dǎo)致審批、支付周期過長的問題。因此公立博物館需明確展覽活動期間各部門的付款證明材料收集責(zé)任，嚴(yán)格要求各部門在支出經(jīng)費后立即將相關(guān)付款證明材料上交，并由財務(wù)部門統(tǒng)一整理后上交給上級主管部門，以盡可能縮短支付周期。同時，由于臨時展覽活動的經(jīng)費審批工作量較大，因此無論是公立博物館，還是上級主管部門，都需要積極開展財務(wù)信息化建設(shè)，重視對財務(wù)管理信息系統(tǒng)及相關(guān)軟件工具的開發(fā)應(yīng)用，并借助信息系統(tǒng)及軟件工具完成對付款證明材料及相關(guān)數(shù)據(jù)的整合、核算，以盡可能提高經(jīng)費審批效率，這同樣能夠有效縮短經(jīng)費支付周期。

2.4 強化設(shè)備維護管理

對于公立博物館來說，臨時展覽活動中所使用的各類設(shè)備、設(shè)施基本都屬于國有資產(chǎn)，即便是租借的相關(guān)設(shè)備也直接關(guān)系著國家利益，因此進行臨時展覽活動經(jīng)費管理時必須要對各類設(shè)備、設(shè)施予以密切關(guān)注，同時做好設(shè)備、設(shè)施的維護管理工作，以保證設(shè)備、設(shè)施在臨時展覽活動期間的完好，以免因設(shè)備損壞、故障、丟失而影響展覽活動進行，使國家利益受到損失。從具體措施上來看，公立博物館首先應(yīng)嚴(yán)格按照國家制度規(guī)定來落實固定資產(chǎn)管理工作，對臨時展覽活動中使用的設(shè)備設(shè)施進行登記備案，如為新購置設(shè)備或租借設(shè)備還要做出特殊備注，以明確設(shè)備權(quán)屬。其次，則是要建立完善的設(shè)備、設(shè)施維護管理制度，將各類設(shè)備、設(shè)施的使用要求、操作方法以及維護保養(yǎng)規(guī)范明確下來，為相關(guān)維護管理工作提供明確指導(dǎo)，以有效降低設(shè)備、設(shè)施的故障率與損壞率①。最后，還要將設(shè)備、設(shè)施管理責(zé)任及適用權(quán)限明確落實到位，一旦發(fā)現(xiàn)有設(shè)備、設(shè)施在展覽活動中出現(xiàn)損壞、丟失或是設(shè)備、設(shè)施出現(xiàn)故障后未能及時上報處理，則應(yīng)立即追究相關(guān)使用權(quán)限人與管理責(zé)任人的責(zé)任，使其能夠認(rèn)真完成各項設(shè)備、設(shè)施維護管理工作任務(wù)。

2.5 加強經(jīng)費支出管理

公立博物館的經(jīng)費支出源于政府財政撥款，無論臨時展覽活動中的經(jīng)費支出是否合理，對策劃、采購等工作人員的影響都比較小。在這樣的情況下，臨時展覽活動工作人員的經(jīng)費控制意識往往都比較薄弱，無論是對各類設(shè)施、設(shè)備的采購，還是前期的展覽活動策劃，都很少會考慮到經(jīng)費支出的“性價比”問題。因此，要想加強臨時展覽活動的經(jīng)費管理工作，公立博物館同樣還需從經(jīng)費支出管理入手，加強對臨時展覽活動期間各項經(jīng)費支出的監(jiān)管，在嚴(yán)格按規(guī)定報銷各項經(jīng)費支出的基礎(chǔ)上，還要以定期檢查、隨機抽查等方式對經(jīng)費支出情況進行核實，查看各項經(jīng)費支出是否真實存在、支出金額是否合理②。同時，由于臨時展覽項目的經(jīng)費支出較為復(fù)雜，因此為避免出現(xiàn)臨時展覽費用與其他專項資金交叉列支等情況，公立博物館還要嚴(yán)格遵守資金管理辦法的相關(guān)規(guī)定，堅持單獨建賬、獨立核算、專款專用，確保臨時展覽經(jīng)費安全、高效、合理地使用。另外，臨時展覽活動中的很多經(jīng)費支出雖然具有一定必要性，但在規(guī)劃設(shè)計階段要充分考慮到資金使用效益問題，盡可能提高各項經(jīng)費支出所帶來的長期受益。例如，在展廳布置方面應(yīng)根據(jù)臨時展覽的展廳結(jié)構(gòu)布局、面積等進行合理規(guī)劃，選擇一些符合展廳結(jié)構(gòu)特點且能夠重復(fù)使用的展柜、展架、展托，或是定制能夠自由拼裝的模塊化設(shè)施（如展柜、展板等），這樣既可以滿足展覽的個性化需求，同時也能夠適應(yīng)臨時展覽的流動性特點，實現(xiàn)在不同臨時展覽活動中的重復(fù)使用，進而有效提高臨時展覽項目的資金使用效率③。

3 結(jié)束語

總而言之，臨時展覽活動雖然能夠有效擴大公立博物館的知名度與影響力，吸引更多群眾參觀館藏文物，但在經(jīng)費管理方面卻存在著資金使用效率低、經(jīng)費支付時間長等一系列問題。對此公立博物館必須要引起足夠的重視，同時在經(jīng)費使用管理、經(jīng)費審批等方面采取合適的應(yīng)對策略，這樣才能夠保證臨時展覽活動經(jīng)費管理的有效性。