淺析基層單位檔案管理工作

孫婷婷

摘要：基層檔案管理是機關(guān)工作的一部分，伴隨著日新月異的網(wǎng)絡(luò)時代，如何做好這項工作也就成為基層單位所關(guān)注的一個焦點。那么針對當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，究竟采取何種措施，以便更好的推進基層機關(guān)檔案管理工作也就成為一個亟待解決的問題。本文就圍繞如何做好基層單位的檔案管理工作進行簡要分析。

關(guān)鍵詞：基層機關(guān);檔案管理;存在問題;有效措施

在社會發(fā)展的進程中，檔案發(fā)揮著重要的作用，可以為相關(guān)決策提供基礎(chǔ)性的歷史信息和資料，能夠有效提高辦事的效率，減少對人力資源的浪費?；鶎訂挝粰n案，是各機關(guān)在履行相關(guān)職能作用中，形成的各種有利用和保存價值的文件、憑證、報表、案卷、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式或載體的歷史記錄。對于基層機關(guān)來說，只有對檔案實施有效的管理，才能充分地發(fā)揮檔案的積極作用。

一、當(dāng)前基層單位檔案管理存在的主要問題

（一）沒有得到足夠的重視。有些基層機關(guān)還是將檔案管理簡單地理解為是對檔案資料的保管，能夠滿足日常翻閱或者是檢查就可以了，沒有從根本上認(rèn)識到檔案實質(zhì)上代表了一個單位的發(fā)展歷史。認(rèn)識上的不足導(dǎo)致這些機關(guān)在檔案管理工作上存在先天“缺陷”，缺乏基本管理舉措和長遠(yuǎn)規(guī)劃。

（二）投入力度不夠。在一些基層機關(guān)的檔案管理中，辦公地點往往都比較陳舊，嚴(yán)重缺乏相關(guān)的設(shè)備;有些解決了硬件問題，但是軟件不夠。比如濕溫度管控、紅外線監(jiān)控等現(xiàn)代化的設(shè)備更是匱乏。更嚴(yán)重的是，有些機關(guān)直接將管理檔案的位置設(shè)置在倉庫中……這種落后的管理條件，都會造成檔案信息變質(zhì)或者是遺失的情況，存在較大的檔案管理安全風(fēng)險。

（三）管理人員的水平普遍較低。一是檔案管理人員自身能力不高，專業(yè)能力較低，對先進的設(shè)備沒有很好的掌握，難以快速準(zhǔn)確地對檔案信息進行歸檔、整理、收集和查找;二是管理人員流動較大，在處理退休、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)調(diào)等轉(zhuǎn)接的時候，不可避免會對檔案管理銜接工作造成較大影響。

（四）對現(xiàn)代化管理技術(shù)的使用較少。隨著科學(xué)技術(shù)、信息化時代的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)在資料電子化方面得到了運用。但是在政務(wù)辦公領(lǐng)域，還停留在紙質(zhì)檔案與信息檔案之間，甚至出現(xiàn)脫節(jié)的情況。此外，也有一些基層機關(guān)雖然認(rèn)識到信息化技術(shù)對推動工作的重要意義，但是其檔案管理設(shè)備較為落后，數(shù)據(jù)資料難以進行有效的移植，檔案管理信息化力不從心。一旦有改制企業(yè)職工、外部單位或者機關(guān)自身需要查閱相關(guān)檔案資料，面對浩如煙海、雜亂無章的檔案往往是毫無頭緒、望而卻步。

二、提升基層機關(guān)檔案管理能力的有效措施

（一）提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識?；鶎訖C關(guān)中的領(lǐng)導(dǎo)者一定要加強對檔案管理的重視程度，促進檔案管理的信息化建設(shè)，并且增加對檔案管理的人力資源和設(shè)備的投入，以此推動稅務(wù)機關(guān)檔案管理工作?？梢詮捻攲釉O(shè)計角度出發(fā)，設(shè)立專門的工作小組，對檔案管理進行專項負(fù)責(zé)、定期查驗。同時，對待檔案管理工作，不能簡單地理解為保管和收集相關(guān)的資料，還應(yīng)該充分挖掘檔案的價值，繼而進行有效的利用。

（二）建立健全檔案管理制度。健全的檔案管理制度，是順利開展檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。由于檔案管理的工作具有一定的嚴(yán)肅性和條理性，這就需要健全的管理制度作為工作開展的保障，避免在工作的過程中出現(xiàn)隨意性。基層機關(guān)可以制定《檔案庫房管理制度》《檔案保管期限表》《歸檔范圍表》《檔案借閱制度》《檔案保管制度》等制度，將所有的崗位職責(zé)進行明確化，并在管理中嚴(yán)格執(zhí)行，落實到每個人。尤其是要加強對檔案的借閱、傳閱、保存、立卷、歸檔、分類、整理、收集等環(huán)節(jié)的操作，要在細(xì)節(jié)把握上下功夫、扎深根。

（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)技能。基層機關(guān)首先要通過多樣化的方式，來達(dá)到提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的目的。首先，可以定期組織他們?nèi)⒓訉I(yè)化的培訓(xùn)，借鑒檔案專業(yè)管理部門的經(jīng)驗，掌握當(dāng)前先進的檔案處理技能，從而提升他們的管理能力，進而提高其對檔案管理的重視程度和責(zé)任意識;其次，要根據(jù)社會經(jīng)濟的發(fā)展，加強信息化技術(shù)在檔案管理中的使用，可以借鑒現(xiàn)代圖書館的管理經(jīng)驗，來促進檔案管理信息化的建設(shè);最后，全面提升檔案管理人員的知識水平和業(yè)務(wù)能力，加強對檔案管理在人力資源和設(shè)備方面的投入，加強其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這也是培養(yǎng)管理人員業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)。

（四）加強對現(xiàn)代化管理技術(shù)的運用。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，無紙化辦公逐漸取代了傳統(tǒng)的方式，更符合現(xiàn)代社會的需求，但是無紙化辦公對檔案管理的要求更高，所以必須改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，與時俱進實施現(xiàn)代化的管理?？梢杂墒?、市檔案管理部門進行統(tǒng)籌開發(fā)配備檔案管理專門軟件。檔案經(jīng)過計算機計時分門別類的儲存，查找、閱讀更加的方便，在節(jié)省更多時間的同時，也減少了對人力、物力、財力的浪費，有助于工作效率的提高。

（五）增強檔案管理的服務(wù)功能。檔案工作成效的衡量尺度就是服務(wù)質(zhì)量的好壞，充分發(fā)揮基層機關(guān)中檔案信息的積極作用，加快社會經(jīng)濟的快速發(fā)展。首先在基層中開設(shè)檔案閱覽室，這樣就能夠充分的發(fā)揮檔案的首要服務(wù)作用;其次是管理人員需要加強歸納和總結(jié)檔案信息資料，對信息中的可利用資源進行深度挖掘，堅決不能出現(xiàn)“一入檔就不了了之，再用找不到”的情況。

三、結(jié)語

基層機關(guān)的檔案，詳細(xì)、客觀、真實地記錄著該機關(guān)的發(fā)展過程和建設(shè)活動，并提供了相關(guān)的建設(shè)參考資料，重要性不言而喻。因此，要加強基層機關(guān)的檔案管理工作，要從觀念上更新采取有效措施，借助現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，有效地提高檔案管理水平和質(zhì)量，讓基層機關(guān)事業(yè)更上一層樓。

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