強化檔案安全管理的新舉措

韓永綱

摘要：在我國經濟社會發(fā)展過程中，單位的各項管理工作得到了發(fā)展，而文書檔案管理工作的重要性也日漸被人們所意識到。文書檔案的安全管理工作在各方面有其自身的特點，隨著企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展，也存在一些問題，這些問題的出現(xiàn)需要探索思考如何加強對文書檔案的安全管理工作，提出一些有效的安全管理措施以便更好地促進各項工作的發(fā)展。

關鍵詞：檔案;安全管理;強化;舉措

前言：當今時代，社會競爭越來越激烈，事業(yè)單位更是如此，因此，做好管理工作十分重要，尤其是文書檔案安全管理工作。文書檔案安全管理工作作為事業(yè)單位管理工作的核心工作，對提高事業(yè)單位工作質量、確保事業(yè)單位工作效率至關重要。文書檔案是單位內各項活動、各項數(shù)據(jù)的記錄能夠知道行政單位朝著更好的方向發(fā)展。因此，重視文書檔案的安全管理工作，提高文書檔案安全管理工作的效率是當前階段的工作重點。

1.關于檔案安全性管理的問題分析

現(xiàn)階段，由于部分事業(yè)單位的管理人員并沒有意識到檔案管理工作的重要性，也沒有認識到檔案安全管理在提高單位管理水平、促進單位發(fā)展所起到的重要作用，只是將檔案管理工作看做是一個報表、文件與資料的整理、規(guī)劃過程，或者只是認為檔案管理就是把相應的機關文件與財務卷冊作為檔案來進行管理，所以就造成了檔案資料的完整度較差，大量的檔案資料流失，甚至存在泄密的情況，嚴重損壞各方利益。

2.強化檔案安全管理的有效舉措

2.1創(chuàng)新檔案安全管理制度

開展任何一項工作都需要完善的制度來指導，文書檔案管理工作亦是如此。綜合分析我國以往的文書檔案管理工作，制度的缺乏是導致其安全管理效率不高的原因之一。因此，制定完整的檔案安全管理制度是工作重點。對文書檔案管理工作的每一項工作的具體工作內容和工作職權都進行明確的規(guī)定，避免工作人員"鉆制度的空子"。對于重大事件、重大講話的文件應該制定具有規(guī)范化的管理制度，確保文件檔案能夠得到妥善的保存。另外，還應該對文書檔案的安全管理流程制定相關制度，確保安全管理工作能夠順利開展。在事業(yè)單位內還要建立專門的文書檔案安全管理部門，確保安全管理工作不會出現(xiàn)錯誤。

2.2提高檔案管理人員的安全防范意識

隨著檔案處理工作中信息化理念的加入，檔案信息的管理模式也在進行著不斷的調整與轉變。一些原有的檔案管理人員已經在長時間的工作中適應了傳統(tǒng)的管理模式，無法在短時間內快速適應學習新的檔案管理模式。因此，在檔案安全管理工作中，應該注重對檔案管理人員的教育培訓，除了在培訓中提高工作人員的檔案業(yè)務知識和業(yè)務技能，還要重點增強工作人員的安全防范意識。為了降低檔案安全管理工作給管理人員帶來的因信息泄露問題而產生的安全風險，檔案管理人員要在提高自身安全防范意識和法律意識的基礎上，從實際工作出發(fā)，將安全防范重點轉向目前的數(shù)字化檔案，在本職工作上做好內部環(huán)節(jié)的防范。

2.3建立健全的檔案安全防范管理機制

要保證檔案安全管理工作的順利、有序進行，就要建立起嚴格的檔案安全管理制度體系，用嚴格的管理措施和制度來對安全管理過程進行約束。因此，檔案部門應該健全安全防范管理機制，完善檔案安全管理工作中的責任追究制度和責任認定辦法，利用問責制度來保證整個檔案安全管理工作過程中的信息安全。如在檔案管理工作中，參與數(shù)字化過程的有三種工作崗位的人員，即系統(tǒng)管理員、安全管理員和安全審計員，可以對這三個工種的工作人員實行"誰管理誰負責"的制度，讓工作人員明白檔案數(shù)字化安全工作的重要性，加強檔案工作的內部管理。涉及到重要信息時，管理部門更要加強檔案數(shù)字化工作的安全管理，嚴格控制檔案信息的知悉范圍，從根源杜絕安全問題發(fā)生。

2.4完善檔案安全管理相關的法律體系

檔案安全管理工作中的安全管理涉及三個方面：一，檔案實體管理;二，信息資源管理;三，數(shù)據(jù)管理。將這三個方面綜合起來，就是從檔案歸檔開始，保證檔案信息的絕對安全，防止檔案數(shù)字化工作中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失、破壞、更改等不安全因素，設置好檔案數(shù)據(jù)權限，杜絕非法下載復制等威脅到檔案信息安全的行為。檔案信息數(shù)字化后，對它的管理就由信息的實體管理轉變?yōu)榱颂摂M化管理。因此，為了從根源杜絕數(shù)據(jù)庫中的安全隱患，數(shù)字化設備中應配置防火墻、用戶登錄認證等安全管理工具，對需要進行保密工作的檔案信息進行分級安全保護。在檔案數(shù)字化工作中，除了保證信息安全，還要防止數(shù)據(jù)丟失造成信息損毀，因此，應該做好信息的備份工作，如進行異地備份等，全方位確保檔案信息的完整性和安全性。同時，檔案的行政管理部門應該完善相應的法律法規(guī)體系，使檔案管理人員在工作中有法可依。

2.5制定特定的安全管理方案

由于檔案管理具有繁瑣復雜性，創(chuàng)新檔案安全管理和檢索方式，優(yōu)化安全管理工作質量具有十分重要的作用。在文書檔案安全管理工作中，對檔案進行歸類管理，制定特定的管理方案，將文書檔案按照一定的分類方法進行歸檔，便于資料查找和保管。另外，在文書檔案安全管理過程中應該及時總結問題并積極記錄，通過多方工作共同解決問題，提高文書檔案安全管理的工作質量。

2.6開展保密工作培訓

定時周期性組織針對于分公司本部門全民員工、臨時人員進行保密形勢宣貫教育培訓，內容主要涉及兩部分：一，對于全體培訓人員來說都要節(jié)能型當前形勢、保密安全的警示教育，強化相關人員的保密意識，提高個人保密覺悟及個人保密的主動性。二，針對不同部門來說，進行具體部門特質的涉密方面的培訓，主要分為處理部門涉密檔案操作流程以及處理涉密信息設備操作方面的培訓。通過這些培訓，保障公司全體員工都能履行自身的保密職責，確保公司保密系統(tǒng)的正常運轉。

結語：檔案信息只有在安全、合理設置權限的前提下，才能促進我國檔案安全管理工作的發(fā)展，發(fā)揮新時代信息資源應有的現(xiàn)代化辦公作用，為各單位提供信息的資源共享。因此，要通過健全安全防范管理機制、提高管理工作人員的風險防范意識、加強技術防護、完善相應法律法規(guī)體系等方式做好新時代檔案工作中的安全管理。

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