企業(yè)管理溝通的影響因素及對策研究

摘要：企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，加強管理溝通，將管理溝通作為維護生產(chǎn)經(jīng)營穩(wěn)定進行的有效途徑，通過溝通增強人員管理意識，提升生產(chǎn)經(jīng)營的責任感，在溝通中解決存在的問題，有效提升企業(yè)的發(fā)展能力。在企業(yè)管理工作中，由于缺乏有效的管理溝通，導(dǎo)致生產(chǎn)經(jīng)營質(zhì)量和效率不斷下降。針對管理溝通存在的問題，找出引發(fā)問題的原因，實施有效的措施，提升企業(yè)管理溝通水平。

關(guān)鍵詞：管理溝通;企業(yè)管理;因素

引言：

影響企業(yè)管理溝通的因素較多，主要因素涉及四個方面，一是組織結(jié)構(gòu)、二是溝通渠道、三是管理人員、四是基層員工。上述因素會降低管理溝通的效率，由于管理溝通效率下降，企業(yè)在各個環(huán)節(jié)的生產(chǎn)經(jīng)營效率不斷下降，必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。針對管理溝通出現(xiàn)的問題，企業(yè)應(yīng)加強組織結(jié)構(gòu)建立、轉(zhuǎn)變管理方式以及溝通理念，使企業(yè)處于良性的溝通循環(huán)狀態(tài)中，通過溝通使各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)有效的連接起來，有助于提升生產(chǎn)經(jīng)營效率。

一、影響企業(yè)管理溝通的因素

1.1組織結(jié)構(gòu)

企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)與企業(yè)的溝通體系有密切關(guān)系。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)決定了企業(yè)溝通體系的快慢和流暢程度。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)如果過于龐大、臃腫，那么信息的傳播就會變慢，甚至延遲。如現(xiàn)代的企業(yè)，一般以公司或部門事業(yè)單位的形式為主，企業(yè)的信息溝通主要是通過開會、發(fā)文件通告的形式實現(xiàn)，員工一般是通過郵件來收發(fā)信息，而人數(shù)較小的企業(yè)，一般在50人以下的，他們的信息溝通就較為簡單，一般是垂直領(lǐng)導(dǎo)式的結(jié)構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)主管集中員工開會，公布各項事情，不會因為人數(shù)眾多而通過郵件發(fā)送到各部門的郵箱上。組織機構(gòu)復(fù)雜，信息傳到員工那里的時效性和準確性都會大打節(jié)扣。

1.2溝通渠道

溝通渠道有正式溝通渠道和非正式溝通渠道。企業(yè)一般會設(shè)立一些溝通渠道，員工如果出現(xiàn)問題，有什么疑惑時，可以通過正式溝通渠道反饋信息，尋找?guī)椭Ｈ缙髽I(yè)內(nèi)部會開通一些通訊群，各部門間也會開通各自的通訊群，各部門在群里進行信息交流，如果有什么通知或一些特殊的情況，主管會及時在群里面發(fā)出來，能夠及時傳達到各組員，而不用集中在一起通知，當員工出現(xiàn)問題是部門內(nèi)部解決不了時，員工可以在企業(yè)的公眾群里發(fā)出來，群里的管理員會根據(jù)反饋的問題為員工解決。企業(yè)除了有線上的溝通渠道，也有正式的溝通部門，當員工出現(xiàn)問題無法解決時，可以尋找相關(guān)的部門解決。如住宿，宿舍里的設(shè)備損壞等，可以找宿舍管理員。當員工工作出現(xiàn)問題，或與人發(fā)生矛盾時，可以找人力資源部解決。許多時候員工出現(xiàn)問題不是找領(lǐng)導(dǎo)主管商量、尋找解決的辦法，而是與親密的朋友或同事商量，聽取他們的意見，盡管同事朋友了解的情況不全面，但是因為他們之間相互信任，員工會按照同事的辦法來做，而往往左右員工做事的態(tài)度、方式的是非正式溝通渠道。許多員工對領(lǐng)導(dǎo)，上、下級會心存敬畏，因而產(chǎn)生隔閡，出現(xiàn)問題不會通過正式渠道解決，而是通過非正式渠道溝通解決。

1.3管理人員

管理人員作為企業(yè)計劃的執(zhí)行人員，一方面負責與上面的領(lǐng)導(dǎo)溝通，按照企業(yè)的計劃來指導(dǎo)員工溝通，告訴他們具體的要求，以及要注意的地方，管理人員如果只是停留在一線工作，而忽略了與上級領(lǐng)導(dǎo)的溝通，那么他們就很難指導(dǎo)員工制造出符合客戶需求的產(chǎn)品，企業(yè)的產(chǎn)品雖然有一定的標準，但有的時候客戶會有一些特別的要求或因為不同人、不同情況稍作一些協(xié)調(diào)改變，管理人員如果總是停留在一線基層而沒有與上級領(lǐng)導(dǎo)進行溝通，就不能了解情況、作出調(diào)整，許多時候客戶的一些調(diào)整如果沒有及時反饋給管理人員，許多產(chǎn)品可能都要返工，不但浪費員工的勞動，還浪費材料，而且管理人員經(jīng)常與上級領(lǐng)導(dǎo)保持溝通，可以使工作變得順暢，當一些突發(fā)情況發(fā)生時，如產(chǎn)品出現(xiàn)不合格品、人員不足等都需要與上級溝通，尋求上級的幫助;另外，如果管理人員只重視與上級保持良好溝通，而忽視手底下的一線員工，就會不了解生產(chǎn)的情況，不知道生產(chǎn)的進度。如果員工因某事而鬧事，很可能會控制不住情況，管理人員平時不注意與員工的溝通，員工就只會按照標準操作，而忽視一些特別的要求，像一個機械人一樣，上班工作、下班休息，不會思考如何改進，那樣的團隊缺少激情。管理人員只有重視上下級的溝通，把自身作為紐帶，把企業(yè)的計劃與實施協(xié)調(diào)起來，才能使整個團隊有動力，使其煥發(fā)生機，從而增加產(chǎn)品的競爭力。

1.4 基層員工

基層員工往往是企業(yè)計劃的實際操作者，他們負責具體的操作事項，往往是根據(jù)產(chǎn)品的標準或管理者的指示來工作。有時候他們對產(chǎn)品理論層面理解程度不高，一知半解，只知道具體的操作步驟，因此基層員工之間的溝通可能流暢，但是與管理者之間的溝通可能產(chǎn)生隔閡?；鶎訂T工實際操作的事項比較多，許多員工的想法是提高工作效率而不愿意花費時間來了解顧客的需求，同時管理者與基層員工的溝通往往是管理者主動發(fā)出信息，基層員工被動的接受。因此，基層員工只有積極的與管理者進行相互溝通、了解，把工作中遇到的問題反饋給管理者，才能做出優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品，使顧客滿意。

二、針對影響因素實施的管理對策

2.1加強組織結(jié)構(gòu)建立，營造良好的溝通氛圍

企業(yè)在提升管理溝通效率過程中，應(yīng)加強組織結(jié)構(gòu)建立，以良好的組織結(jié)構(gòu)，營造良好的溝通氛圍。組織結(jié)構(gòu)建立過程中，應(yīng)避免出現(xiàn)垂直的情況，盡量使組織結(jié)構(gòu)體現(xiàn)出扁平化的特點。扁平化的組織結(jié)構(gòu)，一方面會簡化管理組織，使溝通中產(chǎn)生的信息交流速度不斷加快，防止信息交流中出現(xiàn)較為嚴重的失真情況，有效降低溝通成本;另一方面企業(yè)借助扁平化組織結(jié)構(gòu)，會圍繞市場經(jīng)濟發(fā)展，及時調(diào)整生產(chǎn)經(jīng)營結(jié)構(gòu)，進一步提升生產(chǎn)經(jīng)營水平，使生產(chǎn)經(jīng)營過程更加簡單。

企業(yè)應(yīng)建立完善的溝通體系，由獨立的管理部門負責溝通工作。在管理部門中，溝通體系是企業(yè)進行管理溝通的載體，溝通體系可以明確管理人員的職責，使管理人員強化管理認知，由管理意識引導(dǎo)企業(yè)員工形成溝通意識，在溝通中會增強信息的緊密性，防止信息在交流中出現(xiàn)失真的情況。溝通部門在負責管理溝通工作時，應(yīng)以全局的角度加強掌控，一方面結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場經(jīng)濟發(fā)展，明確管理溝通戰(zhàn)略目標，另一方面優(yōu)化管理體系，使管理制度為管理溝通提供便利的條件。企業(yè)應(yīng)積極落實各項管理政策，將管理政策用于制定發(fā)展計劃，組織人員進行生產(chǎn)經(jīng)營，人員按照發(fā)展計劃，保證生產(chǎn)經(jīng)營安全有序的進行，將生產(chǎn)經(jīng)營中獲取的信息作為管理溝通體系建立的參考依據(jù)，全面提升管理溝通水平的同時，還能及時發(fā)現(xiàn)和解決溝通體系存在的問題。

明確溝通規(guī)則，使管理溝通更加規(guī)范，由溝通規(guī)則建立有效的溝通制度。溝通制度會作為進行管理溝通的有效依據(jù)，并對管理溝通進行有效的指導(dǎo)，通過指導(dǎo)會提升管理溝通的規(guī)劃化水平。企業(yè)在建立溝通制度過程中，應(yīng)包含內(nèi)部匯報制度、內(nèi)部會議制度、建議質(zhì)詢制度、員工調(diào)查制度以及評估考核制度。在內(nèi)部匯報制度中，應(yīng)以日為單位，在每周、每月以及每季度進行專項匯報工作，同時匯報內(nèi)容應(yīng)符合管理制度。在內(nèi)部會議制度中，，明確會議召開時間、會議主題以及參會代表等。在建議質(zhì)詢制度中，應(yīng)設(shè)立溝通權(quán)限，詳細規(guī)定相應(yīng)的權(quán)限標準，如果在溝通中提出可行性建議，會在會議上進行深入的討論，通過討論落實相關(guān)制度，并向提出建議的人員提供獎勵。在員工調(diào)查制度中，與員工進行溝通，可以采用會談、訪談以及電子郵件等方式獲取員工真實的想法，有效提升溝通質(zhì)量。在評估考核制度中，制定詳細的考核制度，每項考核制度均會通過溝通處理出現(xiàn)問題，如客戶產(chǎn)生的投訴問題，應(yīng)由企業(yè)與客戶進行有效溝通，同時還能由員工作為主導(dǎo)，找出解決投訴問題的方法，以便及時解決企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中遇到的問題。

2.2改善管理方式，構(gòu)建多元化溝通渠道

企業(yè)應(yīng)改善管理方式，尤其是將下行管理溝通，轉(zhuǎn)變?yōu)樯闲泄芾頊贤?，將溝通的?quán)利交給員工，員工通過上行管理溝通可以向企業(yè)管理人員提出相應(yīng)的意見和建議，以便讓管理者作為企業(yè)和員工連接的橋梁，一方面為企業(yè)的發(fā)展提供參考，另一方面切實履行管理責任和義務(wù)，有效解決員工遇到的問題。在上行管理溝通期間，企業(yè)以及管理人員，應(yīng)秉承開放包容的態(tài)度，向員工提供平等的溝通機會。另外，為員工提供更多交流的機會，通過增加溝通渠道，如設(shè)立意見箱、使用電子郵件等，與員工進行廣泛的交流，企業(yè)獲取員工的意見和建議后，應(yīng)及時反饋給員工，使員工獲得認同感。企業(yè)應(yīng)設(shè)立單獨的溝通渠道，可以使員工與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進行直接溝通，如設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)熱線、定期舉行領(lǐng)導(dǎo)與員工進行溝通的活動等，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有效掌握員工的情況。

2.3轉(zhuǎn)變溝通理念，鍛煉溝通能力

企業(yè)管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變溝通理念，采用跨部門溝通的方式，為管理溝通創(chuàng)造更多的渠道，使創(chuàng)立的渠道體現(xiàn)出多元化特點。溝通理念的轉(zhuǎn)變，會使企業(yè)重視溝通能力的鍛煉，提升溝通能力，防止在溝通中出現(xiàn)下行管理的情況。在管理溝通中，會設(shè)立三個基礎(chǔ)任務(wù)，一是溝通對象的目的是什么，二是溝通會提供什么，三是疏導(dǎo)員工的心理。在上述基礎(chǔ)任務(wù)中，疏導(dǎo)員工的心理尤為重要，由于員工與企業(yè)管理者存在差異，幫助員工克服由于差異產(chǎn)生的溝通障礙，管理者應(yīng)具備較強的溝通能力，使用正確的溝通技巧，可以在溝通中及時了解員工的情況及其想要表達的想法，基于想法管理人員應(yīng)找到解決問題的方法，使員工認識到溝通是解決問題的有效方式。企業(yè)應(yīng)重視管理者溝通能力的培養(yǎng)，不同職位的管理人員，采用的技能培訓方式存在一定的差異，但是總體上應(yīng)使管理人員掌握溝通方法，可以有效處理在溝通中產(chǎn)生的問題，并堅持以人為本的理念，提升管理溝通的效率。

結(jié)語：

綜上所述，在企業(yè)管理溝通過程中，針對影響管理溝通的因素，企業(yè)應(yīng)制定完善的管理溝通制度，營造良好的溝通氛圍，使員工勇于表達自己的想法，在不斷的溝通中，提升企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營能力，從而創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益。

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作者簡介：

吳競能（1986.06-），男，廣東，現(xiàn)對外經(jīng)濟貿(mào)易大學國際商學院在職人員高級課程研修班學員，主要研究方向為企業(yè)管理。

對外經(jīng)濟貿(mào)易大學國際商學院在職人員高級課程研修班學員? 吳競能