固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案數(shù)字化預(yù)立卷管理的幾點(diǎn)體會(huì)

李淑香

（北京強(qiáng)度環(huán)境研究所，北京 100076）

北京強(qiáng)度環(huán)境研究所是中國(guó)航天系統(tǒng)結(jié)構(gòu)強(qiáng)度與環(huán)境工程專(zhuān)業(yè)技術(shù)研究所。主要從事結(jié)構(gòu)靜、動(dòng)、熱強(qiáng)度、可靠性與環(huán)境研究與試驗(yàn)，是我國(guó)航天領(lǐng)域中唯一的專(zhuān)業(yè)化強(qiáng)度、環(huán)境與可靠性技術(shù)研究單位。主要承擔(dān)運(yùn)載火箭的強(qiáng)度、環(huán)境及可靠性試驗(yàn)任務(wù)。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目（固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目以下簡(jiǎn)稱(chēng)“固投項(xiàng)目”）對(duì)航天產(chǎn)品研制工作起到了較大的支撐作用，為滿(mǎn)足我所承擔(dān)運(yùn)載火箭地面試驗(yàn)驗(yàn)證任務(wù)要求，運(yùn)載火箭發(fā)射成功提供保障條件。隨著研究和開(kāi)發(fā)工作的深入，項(xiàng)目和項(xiàng)目檔案越來(lái)越多。項(xiàng)目檔案由科學(xué)和技術(shù)研究單位組成。書(shū)面、圖形、數(shù)據(jù)、聲音和其他具有保存價(jià)值的文件是科學(xué)和技術(shù)研究活動(dòng)的原始和真實(shí)歷史檔案，是科學(xué)研究單位的重要信息資源。需要加強(qiáng)科研單位的項(xiàng)目記錄管理，以支持和保護(hù)科研記錄，繼續(xù)開(kāi)展科研和生產(chǎn)活動(dòng)，積累科研經(jīng)驗(yàn)，提高科研水平。

近幾年，在固投項(xiàng)目繁多，檔案人員緊缺情況下，我所利用現(xiàn)有檔案辦公軟件對(duì)項(xiàng)目管理人員開(kāi)通預(yù)立卷客戶(hù)端，實(shí)現(xiàn)了固投項(xiàng)目檔案數(shù)字化預(yù)立卷管理。筆者通過(guò)固投項(xiàng)目檔案數(shù)字化預(yù)立卷管理實(shí)踐，談一談體會(huì)與檔案同人分享。

1 概述

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是通過(guò)將固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理工作的管理方式、手段從傳統(tǒng)的方式進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，從而進(jìn)一步提升檔案預(yù)立卷管理管理效率的一種檔案預(yù)立卷管理管理方法。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理數(shù)字化主要集中于其管理方法和手段，與以往傳統(tǒng)管理方法相比，更偏向于數(shù)字化。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，需要按照科學(xué)的方法，逐步推進(jìn)。

2 固投項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

1）項(xiàng)目周期長(zhǎng)。固體投資項(xiàng)目期限長(zhǎng)，大部分為3至5年，規(guī)模大、范圍廣，項(xiàng)目論證、施工、分析、設(shè)計(jì)、試驗(yàn)到最后驗(yàn)收都需要反復(fù)研究和論證，產(chǎn)生最終結(jié)果需要很長(zhǎng)時(shí)間。

2）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人更替頻繁。科研單位開(kāi)展以項(xiàng)目為導(dǎo)向的生產(chǎn)活動(dòng)，項(xiàng)目很多，項(xiàng)目經(jīng)理變化頻繁。研究人員的工作主要集中在方案、原型設(shè)計(jì)、測(cè)試和性能等方面，對(duì)項(xiàng)目文件的重要性認(rèn)識(shí)不足，在項(xiàng)目經(jīng)理改變時(shí)，大部分項(xiàng)目文件的轉(zhuǎn)讓并不完整。

3）項(xiàng)目文件材料收集不全?？茖W(xué)研究股的項(xiàng)目范圍廣泛，成員眾多，需要多學(xué)科、多部門(mén)和多單位的協(xié)調(diào)，而且有大量項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目經(jīng)理股、支助股、參與股、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目參與方、業(yè)務(wù)經(jīng)理、項(xiàng)目管理人他們都參與項(xiàng)目文件的編制。由于培訓(xùn)來(lái)源和培訓(xùn)材料多種多樣，項(xiàng)目文件的收集十分困難。

4）項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量不高。文件和項(xiàng)目文件的編制周期很長(zhǎng)、多種來(lái)源、多種渠道和多種形式，最后項(xiàng)目文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性較差。對(duì)于已存檔的項(xiàng)目文件和文件，有些原件只附有副本和傳真；有些沒(méi)有蓋章或簽名，也不是最終版本；在某些重要階段，材料較少且不完整。這些問(wèn)題導(dǎo)致項(xiàng)目檔案分類(lèi)質(zhì)量低下，影響了項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)，降低了項(xiàng)目檔案的使用價(jià)值。

3 軍工科研單位固投項(xiàng)目檔案數(shù)字化預(yù)立卷管理的意義

這是該部編制卷冊(cè)的一個(gè)重要方面，而不是卷冊(cè)本身，也是一個(gè)重要的過(guò)程，通過(guò)這一過(guò)程，檔案部在正式存檔前按類(lèi)別對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、分類(lèi)和儲(chǔ)存。數(shù)字預(yù)取是項(xiàng)目管理人員基于預(yù)取使用的歸檔軟件，用于在預(yù)取客戶(hù)中收集和編目輸入內(nèi)容。數(shù)字化前期管理指的是固定投資前期項(xiàng)目經(jīng)理或業(yè)務(wù)實(shí)體的批量機(jī)構(gòu)工作人員，在執(zhí)行投資前期項(xiàng)目活動(dòng)之前和期間處理的文件隨時(shí)都按照預(yù)先分類(lèi)準(zhǔn)備的條件放在相應(yīng)的批量箱中。

1）有利于提高項(xiàng)目檔案案卷質(zhì)量和立卷工作效率?？茖W(xué)單位的研究和生產(chǎn)活動(dòng)形成的文件具有內(nèi)容多樣性、專(zhuān)業(yè)技術(shù)、收集和歸檔時(shí)間長(zhǎng)、項(xiàng)目數(shù)量多、項(xiàng)目經(jīng)理更替頻繁等特點(diǎn)，這使得存檔項(xiàng)目文檔非常分散。如果存檔人員不在項(xiàng)目進(jìn)展的同時(shí)積累和整理文檔，很容易在收到項(xiàng)目后造成許多文檔的不完整丟失。 特別是，近年來(lái)接收和檢查項(xiàng)目的數(shù)目以及檔案管理員人數(shù)不足，通過(guò)實(shí)施和加強(qiáng)數(shù)字量體管理，查明了問(wèn)題，并采取了適當(dāng)措施，確保項(xiàng)目進(jìn)展期間文件的完整性。

2）有利于各部門(mén)科研人員平時(shí)工作的查找和利用。相關(guān)性是項(xiàng)目文件的一個(gè)重要特點(diǎn)，應(yīng)考慮如何最大限度地利用這些文件。研究項(xiàng)目往往與總體目標(biāo)密切相關(guān)，相互關(guān)聯(lián)，需要跨學(xué)科和多學(xué)科的研究和協(xié)同作用，以解決關(guān)鍵的科學(xué)和技術(shù)問(wèn)題。為了使項(xiàng)目取得有效進(jìn)展，必須盡可能共享信息資源和文件，并通過(guò)實(shí)施和加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目文件和預(yù)先登記文件的管理，在一定程度上集中向個(gè)人分發(fā)項(xiàng)目文件。

3）有利于檔案部門(mén)開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。數(shù)字量前工作是檔案部與所有基本部門(mén)和單位之間的重要通信手段。它使檔案工作人員熟悉科學(xué)研究、生產(chǎn)和利用的內(nèi)容，調(diào)動(dòng)工作積極性和主動(dòng)性，提高業(yè)務(wù)管理水平和檔案工作人員的整體素質(zhì)。此外，建立和加強(qiáng)數(shù)字前卷管理有助于推動(dòng)檔案部的業(yè)務(wù)。

4 軍工科研單位固投項(xiàng)目檔案數(shù)字化預(yù)立卷管理采取的措施

1）領(lǐng)導(dǎo)重視是開(kāi)展固投項(xiàng)目檔案數(shù)字化預(yù)立卷工作的前提。對(duì)于穩(wěn)健的基本建設(shè)項(xiàng)目，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人往往側(cè)重于項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)展以及如何及時(shí)完成項(xiàng)目。經(jīng)歷過(guò)扎實(shí)投資項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的施工單位一定有一定的經(jīng)驗(yàn)，很難說(shuō)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人逐步對(duì)檔案管理工作有了充分的認(rèn)識(shí)和了解，以建設(shè)健全的基本建設(shè)項(xiàng)目，他們指出，需要提前規(guī)劃、預(yù)先監(jiān)測(cè)和加強(qiáng)批量前期管理，我已充分完成這項(xiàng)工作固定投資項(xiàng)目檔案的被動(dòng)狀況逐漸改變，從源頭開(kāi)始，將檔案管理納入整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，使檔案管理員在固定投資項(xiàng)目管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2）建立預(yù)立卷管理制度，納入各部門(mén)業(yè)務(wù)工作中。俗話(huà)說(shuō)，“工要立其事，必先利其器”，這一制度有利于所有工作的有效開(kāi)展。為了有效實(shí)施批量前期管理，我建立了批量前期管理系統(tǒng)，并將其納入各部門(mén)的業(yè)務(wù)工作，以便通過(guò)計(jì)劃、檢查和評(píng)價(jià)，有效實(shí)施批量前期管理。預(yù)定義的卷管理系統(tǒng)包括以下內(nèi)容:具體說(shuō)明實(shí)施該系統(tǒng)的目的和意義；澄清檔案培訓(xùn)司、工作人員在執(zhí)行工作量前工作中的分工和責(zé)任；卷前管理系統(tǒng)通過(guò)澄清卷前工作的監(jiān)督和管理機(jī)制及保證，促進(jìn)卷前管理。

3）加強(qiáng)數(shù)字化預(yù)立卷工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，協(xié)助各部門(mén)做好文件材料的收集積累。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)各自部門(mén)的業(yè)務(wù)有更清楚的了解，但專(zhuān)業(yè)檔案員對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)(如記錄編寫(xiě)的質(zhì)量要求)并不清楚。為了確保所有部門(mén)的項(xiàng)目記錄完整、完整、有效并符合記錄質(zhì)量要求，工作人員對(duì)于固定投資項(xiàng)目，工作人員和記錄管理人員必須做好充分準(zhǔn)備，并表現(xiàn)出積極的工作態(tài)度。堅(jiān)持項(xiàng)目動(dòng)態(tài)，及時(shí)完成工作，及時(shí)向項(xiàng)目經(jīng)理分發(fā)存檔要求和項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，并指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目經(jīng)理完成存檔應(yīng)用軟件的預(yù)批量客戶(hù)的安裝、使用數(shù)據(jù)采集和錄入。

4）依據(jù)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)要求，加強(qiáng)預(yù)立卷文件材料的有序管理。投資項(xiàng)目中檔案被動(dòng)預(yù)置的原因之一是，沒(méi)有需要遵循的規(guī)則，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)也很多。為保證項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和水平，首先應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，在檔案提交前加強(qiáng)文件和材料的有序管理。例如，根據(jù)文件和材料的檔案范圍和登記截止日期表，確定哪些項(xiàng)目文件和材料在提交前被列入該類(lèi)別；按照項(xiàng)目文件和材料編寫(xiě)的詳細(xì)規(guī)則，檢查預(yù)先登記文件和材料是否標(biāo)準(zhǔn)化和有效；確保項(xiàng)目文件和材料的提交與項(xiàng)目過(guò)程同步進(jìn)行。二、加強(qiáng)宣傳和滲透調(diào)查，使參與健全投資項(xiàng)目的所有相關(guān)部門(mén)和工作人員，特別是外部施工單位和參與施工的人員，了解項(xiàng)目文件的要求，知道如何做，并能在實(shí)踐中加以落實(shí)。該部和檔案管理人員應(yīng)不時(shí)進(jìn)行監(jiān)測(cè)和檢查，參與設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收，完善驗(yàn)收記錄，提高存檔要求。在開(kāi)箱后設(shè)計(jì)設(shè)備驗(yàn)收數(shù)據(jù)核對(duì)表，及時(shí)跟蹤和記錄現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，協(xié)助糾正和實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)準(zhǔn)備收集的數(shù)據(jù)量，更好地確保數(shù)字化預(yù)立卷文件的有序管理。

5）利用信息化手段，有效提升數(shù)字化預(yù)立卷管理的水平和成效。信息化的發(fā)展為預(yù)立卷歸檔工作帶來(lái)了新的契機(jī)。以固投項(xiàng)目檔案管理為切入點(diǎn)，深化固投項(xiàng)目檔案數(shù)字化預(yù)立卷管理，不斷加強(qiáng)過(guò)程檔案收集管控力度，完善和建立健全全生命周期檔案管理。我們應(yīng)充分利用信息數(shù)字化手段，加大對(duì)項(xiàng)目檔案的指導(dǎo)力度，加強(qiáng)項(xiàng)目的數(shù)字化預(yù)立卷管理，利用瀚?？蛻?hù)端對(duì)項(xiàng)目的預(yù)立卷情況進(jìn)行追蹤。對(duì)客戶(hù)端在使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，使項(xiàng)目檔案的預(yù)立卷管理工作得到有效開(kāi)展和落實(shí)，全面提升數(shù)字化預(yù)立卷工作的水平。

6）有效開(kāi)發(fā)數(shù)字技術(shù)在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理管理工作中的優(yōu)勢(shì)功能.在新時(shí)代背景下，諸多事業(yè)單位都積極進(jìn)行著固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理管理工作的數(shù)字化改革，而數(shù)字技術(shù)優(yōu)勢(shì)功能的開(kāi)發(fā)力度，在一定程度上會(huì)直接影響其在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理管理工作中優(yōu)勢(shì)功能的發(fā)揮以及數(shù)字化固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理管理工作的質(zhì)量。因此，事業(yè)單位固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理管理人員就要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字技術(shù)優(yōu)勢(shì)功能的開(kāi)發(fā)。第一，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理管理人員需要開(kāi)發(fā)其視圖化功能。由于傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理管理工作需要將各類(lèi)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理以文字的形式進(jìn)行記錄，但在記錄一些特殊的信息時(shí)會(huì)很難保證使用者能夠快速了解到固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理信息的核心含義，在此情況下，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理管理人員就可以將固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理信息記錄成思維導(dǎo)圖以及具體影像和圖像的形式，然后進(jìn)行存儲(chǔ)。第二，要構(gòu)建完善健全的信息庫(kù)，將固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理歸入信息庫(kù)中，并連接各個(gè)部門(mén)，在確保安全以及便捷的前提下，對(duì)不同管理人員賦予不同的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，對(duì)一些重要的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理信息進(jìn)行多重加密處理，以此避免信息流失或信息被篡改的問(wèn)題，確保固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案預(yù)立卷管理信息的安全性。

從事全球檔案管理的專(zhuān)門(mén)檔案管理人員多次參與該股固定投資項(xiàng)目的檔案管理，知識(shí)結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)技能不足、混亂、缺乏規(guī)則和行動(dòng)不便 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)使人們能夠總結(jié)思考，做好前期管理工作，固定投資項(xiàng)目檔案的數(shù)字量可以構(gòu)建項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和制度。 希望從事可靠投資項(xiàng)目檔案管理工作的檔案保管員能夠得到一些啟發(fā)和幫助。