“大數(shù)據(jù)”思維下的公立醫(yī)院人事檔案信息化管理

王 琛

（青島市衛(wèi)生健康人才發(fā)展中心，山東 青島 266003）

眾所周知，人才是發(fā)展的第一生產(chǎn)力，因此，我國(guó)意愿若想得到良好的發(fā)展，就必須加大人才培養(yǎng)力度，價(jià)值，近年來(lái)，我國(guó)醫(yī)院衛(wèi)生企業(yè)得到了良好的發(fā)展，而人事檔案能夠充分反映醫(yī)院工作人員提供的詳細(xì)信息，為職業(yè)資格評(píng)定和醫(yī)院職位分配提供有效的鏈接以及信息化、科學(xué)化管理依據(jù)，逐步走向數(shù)據(jù)化管理，這對(duì)于促使醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 醫(yī)院人事檔案電子信息化建設(shè)的重要性

對(duì)于醫(yī)院而言，人事檔案電子化信息的建設(shè)是幫助其提高人力資源管理水平的重要手段，同時(shí)也是幫助醫(yī)院培養(yǎng)人才的重要方式，就目前情況而言，隨著我國(guó)醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，國(guó)內(nèi)大批醫(yī)療行業(yè)人才涌入市場(chǎng)，人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，而人事檔案電子信息化的建設(shè)能夠?qū)⑷瞬诺男畔ⅰ①Y料及經(jīng)驗(yàn)納入系統(tǒng)當(dāng)中，醫(yī)院如此一來(lái)，醫(yī)院的人力資源管理部門便可在人事電子信息檔案中查詢?nèi)瞬诺男畔?，這對(duì)于提高人力資源管理工作效率尤為重要[1]。此外，電子信息文檔的開(kāi)發(fā)也可以為醫(yī)院人才的科學(xué)決策提供有效保障，為人才戰(zhàn)略的實(shí)施提供良好的依據(jù)打造醫(yī)院人才。

人事檔案電子化建設(shè)可以確保人事檔案的完整性和安全性，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作主要以人力為主，且在工作過(guò)程中很容易出現(xiàn)檔案信息丟失的問(wèn)題，且檔案管理工作效率不高，而人事檔案電子化的建設(shè)不僅能夠解決傳統(tǒng)檔案管理工作中的問(wèn)題，還能夠提高個(gè)人數(shù)據(jù)管理對(duì)個(gè)人文件的安全性和保密性。同時(shí)，電子信息管理檔案可以解決以往檔案管理復(fù)雜、難度大的問(wèn)題，通過(guò)建立電子信息管理檔案，員工可以在很短的時(shí)間內(nèi)有效地完成人事檔案的管理，這對(duì)于提高醫(yī)院人事檔案管理水平尤為重要。

2 醫(yī)院電子信息化人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 人事檔案電子信息化缺乏管理意識(shí)

人事檔案電子信息化缺乏管理意識(shí)是導(dǎo)致醫(yī)院電子信息化人事檔案管理中存在問(wèn)題的主要原因之一，就目前情況而言，由于管理意識(shí)的缺乏導(dǎo)致系統(tǒng)信息管理程度不足，致使系統(tǒng)信息滯后、系統(tǒng)信息不全面等問(wèn)題層出不窮，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致人事檔案的真實(shí)性較低，這對(duì)醫(yī)院的人事管理將產(chǎn)生重大影響[2]。此外，現(xiàn)階段我國(guó)大部分醫(yī)院對(duì)于人事檔案電子信息管理重要性的認(rèn)識(shí)度不足，并沒(méi)有意識(shí)到加強(qiáng)檔案信息體系建設(shè)和人事檔案管理模式已不能適應(yīng)信息時(shí)代的大背景，這就導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作質(zhì)量較低。

2.2 人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏資金投入

資金的投入是認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)必不可少的，然而由于現(xiàn)階段大部分醫(yī)院忽略了人事檔案管理信息化的建設(shè)，醫(yī)院大部分資金資源均使用在醫(yī)療設(shè)備及醫(yī)療用品方面，其重點(diǎn)關(guān)注目標(biāo)是用現(xiàn)今的醫(yī)療設(shè)備來(lái)提升自身的醫(yī)療水平，這是由于思維方式的落后，很多管理者在具體工作中往往把精力放在日常醫(yī)療工作上，而對(duì)于人事檔案信息化建設(shè)方面并不原因投入資金，認(rèn)為是無(wú)用功，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案信息管理設(shè)備不能完全滿足人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)及使用。

2.3 人事檔案信息化建設(shè)缺乏專業(yè)人才

鑒于目前的具體情況，許多醫(yī)院并不重視這項(xiàng)工作，也不全面分析人事結(jié)構(gòu)，現(xiàn)階段，大部分醫(yī)院仍然以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作為主，雖然有部分醫(yī)院針對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)購(gòu)買了相關(guān)的設(shè)備，但由于人事檔案管理工作人員專業(yè)能力較低，并不能運(yùn)用相關(guān)設(shè)備完成人事檔案信息化建設(shè)與管理，對(duì)于人事檔案的管理工作僅限于信息記錄和檔案存儲(chǔ)，但人力記錄與存儲(chǔ)在工作過(guò)程中很容易出現(xiàn)失誤，致使醫(yī)院的人力檔案管理工作水平較低。在大多數(shù)醫(yī)院，人事管理的主要崗位往往由年齡較大、專業(yè)性較低的人員接手，檔案信息管理的知識(shí)結(jié)構(gòu)不足。同時(shí)，在實(shí)際工作中，對(duì)信息管理的相關(guān)內(nèi)容了解不多，檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性無(wú)法保證。另外，國(guó)內(nèi)大部分醫(yī)院的檔案管理工作人員對(duì)人事檔案電子信息管理工作了解不夠深入，僅能夠進(jìn)行部分檔案信息的記錄與存儲(chǔ)，這就說(shuō)明其在檔案信息在功能和信息能力上都存在一些不足，這就不可避免地導(dǎo)致檔案信息因操作不當(dāng)而丟失。

2.4 信息安全問(wèn)題

信息技術(shù)發(fā)展水平的不斷提高，拓寬了信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展過(guò)程中的應(yīng)用范圍。對(duì)現(xiàn)階段公立醫(yī)院信息管理的分析表明，大多數(shù)公立醫(yī)院的人事管理人員信息安全意識(shí)不同程度地薄弱，影響個(gè)人數(shù)據(jù)管理的，很可能會(huì)造成信息丟失、數(shù)據(jù)泄露等嚴(yán)重后果，更嚴(yán)重的可能導(dǎo)致文件系統(tǒng)受到病毒或木馬的攻擊，導(dǎo)致整個(gè)公立醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)癱瘓，給公立醫(yī)院發(fā)展帶來(lái)不可預(yù)見(jiàn)的損失。

3 醫(yī)院電子信息化人事檔案管理的強(qiáng)化策略

3.1 完善人事檔案管理機(jī)制

高質(zhì)量的人事管理可以幫助醫(yī)院解決人才培養(yǎng)和管理問(wèn)題，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代人事管理電子化信息化設(shè)計(jì)的要求[3]。醫(yī)院需要提高對(duì)電子信息管理的重視度，提高員工的個(gè)人資料管理意識(shí)，還要建立健全激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)和調(diào)動(dòng)人事檔案管理工作的積極性，在人事檔案信息化過(guò)程中，醫(yī)院要與現(xiàn)有信息資料進(jìn)行有機(jī)整合，能夠緊跟信息化社會(huì)發(fā)展的步伐，看清醫(yī)療體制在信息化發(fā)展過(guò)程中需要做出哪些改革，全面做好人事檔案信息化管理的建設(shè)，且在建設(shè)的過(guò)程中，需要保證人事檔案管理工作的安全性，避免存在信息泄露的現(xiàn)象，同時(shí)也需要保證信息管理具有一定的公開(kāi)度與透明度，避免存在人為惡意操控導(dǎo)致人才流失的問(wèn)題發(fā)生。另一方面，醫(yī)院需要針對(duì)電子信息化人事檔案管理工作建立專門的管理機(jī)制。同時(shí)，充分利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案主體與層次、檔案管理體制、行政責(zé)任、檔案收集與歸檔、檔案組織與統(tǒng)計(jì)的共享。為保證個(gè)人檔案電子信息管理的合法性和高效性，必須保證個(gè)人檔案的保密安全管理、信息資源的開(kāi)發(fā)和利用；合理規(guī)劃?rùn)n案電子信息管理資源和檔案信息管理獎(jiǎng)懲。建立電子信息管理平臺(tái)和人事檔案安全體系，配置先進(jìn)的硬件設(shè)備和完善的防病毒軟件，避免竊取檔案資源，利用信息技術(shù)建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)設(shè)置自動(dòng)呼叫和更新系統(tǒng)，方便文件訪問(wèn)和查詢，從而提升檔案管理效率。

3.2 重視資金投入

醫(yī)院檔案管理可以促進(jìn)人事管理的順利發(fā)展，他們必須根據(jù)國(guó)家檔案系統(tǒng)的具體規(guī)定和要求，擴(kuò)大醫(yī)院工作人員在信息材料開(kāi)發(fā)方面的投資，以實(shí)現(xiàn)建立計(jì)算機(jī)化，并結(jié)合國(guó)家檔案系統(tǒng)的具體要求，提供支持軟件和硬件更新信息庫(kù)，為個(gè)人資料管理的發(fā)展奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)，真實(shí)性和完整性是人事檔案管理的兩個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)。詳細(xì)記錄信息資源的充分利用情況，系統(tǒng)的人事管理信息系統(tǒng)，醫(yī)院?jiǎn)T工提供的各類信息，在保證準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上不斷提高其實(shí)用性，人事檔案的真實(shí)性和完整性，以方便和加快檔案信息的獲取，需要支持這些信息平臺(tái)的建立和完善。

3.3 提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，我們要注重員工使用信息軟件的能力，提高人事管理的整體效率，一是要建設(shè)一支高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍，提高電子信息技術(shù)的整體適用性，注重提高檔案管理專業(yè)素質(zhì)，第二，必須對(duì)工作場(chǎng)所的員工進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)和培訓(xùn)，使全體員工掌握信息軟件的相關(guān)可用性，并在實(shí)踐中科學(xué)應(yīng)用，使在職員工充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，不斷提高創(chuàng)業(yè)技能，更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需要。通過(guò)有效的培訓(xùn)措施，一方面能夠提高檔案管理工作人員信息技術(shù)的操作水平，促使工作人員能夠良好的運(yùn)用信息技術(shù)在信息化檔案管理工作當(dāng)中，從而確保了檔案管理工作的工作效率及工作質(zhì)量。另一方面，通過(guò)有效的培訓(xùn)措施還能夠提高檔案管理工作人員的職業(yè)道德，促使檔案管理工作人員能夠認(rèn)真、負(fù)責(zé)的做好自己的本職工作，從而為醫(yī)院的檔案管理工作提供良好的工作氛圍。同時(shí)，為了更好地讓檔案管理工作人員適應(yīng)信息化的檔案管理工作，需要醫(yī)院針對(duì)培訓(xùn)利用信息化技術(shù)制定培訓(xùn)考核評(píng)價(jià)機(jī)制，從而確保工作人員能夠認(rèn)真的參加培訓(xùn)并取得良好的培訓(xùn)效果，同時(shí)也能夠促使工作人員發(fā)現(xiàn)自身在檔案管理工作中存在的問(wèn)題，便于及時(shí)做出改正。此外，還需要對(duì)檔案工作人員職業(yè)素質(zhì)考核實(shí)行切實(shí)可行的獎(jiǎng)懲制度制定電子檔案管理制度，激發(fā)檔案工作者的潛能，規(guī)范檔案工作者的工作行為，確保檔案管理工作者嚴(yán)格遵守職業(yè)道德。

3.4 提高人事檔案安全，防范大數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)

大數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)是指檔案管理工作人員在不了解大數(shù)據(jù)技術(shù)的前提下，貿(mào)然的將大數(shù)據(jù)技術(shù)使用在檔案管理工作當(dāng)中，從而引發(fā)檔案信息泄露、電子檔案信息管理系統(tǒng)癱瘓等問(wèn)題，這將會(huì)給醫(yī)院的檔案管理工作帶來(lái)極大的困擾，因此，相關(guān)工作人員需要對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行全面地了解。大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院電子檔案信息化管理中，只能夠提供給相關(guān)工作人員解決方案并不能直接給出答案，因此，需要相關(guān)工作人員綜合考慮醫(yī)院的實(shí)際狀況，從而對(duì)所給的方案進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而才能夠使用方案。此外，為了避免人事檔案的丟失和泄密風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院人事部門必須把這項(xiàng)工作作為重點(diǎn)，解決好信息資源的開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程，為今后人事檔案的信息化管理奠定基礎(chǔ)[4]。

3.5 建立完善的人事檔案信息化管理體系

在公立醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，人事檔案的信息化管理無(wú)疑是重點(diǎn)工作。要保證這項(xiàng)工作的高效開(kāi)展，就需要有一個(gè)嚴(yán)密完善的信息管理系統(tǒng)來(lái)支撐，由負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)實(shí)際工作，提高責(zé)任意識(shí)，同時(shí)豐富工作經(jīng)驗(yàn)，制定完善的登記流程，確保制度的完整性，人事檔案信息管理流程將包含大量的數(shù)據(jù)和信息，包括考核資料、掛靠資料、薪酬資料等。這些資料具有一定的應(yīng)用價(jià)值，對(duì)人事檔案管理人員的管理行為要求較高，而在建立人事檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)明確可能出現(xiàn)問(wèn)題的行政環(huán)節(jié)的應(yīng)急預(yù)案，并結(jié)合建檔權(quán)提出建設(shè)性意見(jiàn)；以檔案工作和資料收集工作為基礎(chǔ)，盡可能規(guī)范、科學(xué)地設(shè)計(jì)人事檔案管理人員的工作介質(zhì)，保證檔案信息的完整性和真實(shí)性。

4 總結(jié)

綜上所述，人力資源管理工作作為人事檔案管理的重要組成部分。所以促進(jìn)公立醫(yī)院人事檔案電子化建設(shè)，可以為公立醫(yī)院各種工作開(kāi)展提供良好基礎(chǔ)，同時(shí)也可以給醫(yī)院人事檔案管理工作提供較為便捷的管理工作。所以，醫(yī)院要適當(dāng)采取加快人事檔案信息化建設(shè)的速度，從而推動(dòng)醫(yī)院良性發(fā)展。