關(guān)于醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的思考

崔 巖

（黑龍江中醫(yī)藥大學附屬第三醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150036）

在當前醫(yī)院建設(shè)過程中，信息化已成為不可阻擋的主流趨勢，醫(yī)院信息系統(tǒng)功能的不斷完善可以有效提升醫(yī)院檔案信息化建設(shè)水平，促進醫(yī)院現(xiàn)代化管理目標的實現(xiàn)。在建立檔案信息化過程中，需要完善檔案管理制度，加強病案檔案信息系統(tǒng)的維護，保證病案檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，減少發(fā)生醫(yī)療糾紛的可能性。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 提高醫(yī)院整體運行效率

醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)是社會穩(wěn)定發(fā)展的重要組成部分，與當?shù)亟?jīng)濟社會環(huán)境有著重要關(guān)系，醫(yī)院信息化水平受當?shù)亟?jīng)濟狀況影響。醫(yī)院的數(shù)量影響當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展和人民生活的水平。在醫(yī)院檔案管理過程中，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，構(gòu)建信息化檔案管理，改變了原有的掛號、繳費等費時費力的工作流程，高效利用醫(yī)院的內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)實現(xiàn)病人檔案信息、醫(yī)護人員信息、醫(yī)療物資情況的資源共享，既能避免同一信息的重復錄入，又能簡化病人的就診流程，使得各科室之間的對接方便，可以有效緩解醫(yī)患關(guān)系，并提高醫(yī)院的整體運行效率。在醫(yī)院檔案管理中建立檔案信息化，方便醫(yī)院檔案管理部門對不同科室收集的數(shù)據(jù)進行分析和分類，最終形成各種完整的檔案類型，因此運用醫(yī)院檔案管理信息化的方式，可以快速完成病案檔案信息的傳遞，能夠為醫(yī)療事業(yè)的持續(xù)發(fā)展作出貢獻。

1.2 提高醫(yī)院核心競爭力

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的基本內(nèi)容，在當前的互聯(lián)網(wǎng)時代，為了促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，需要基于現(xiàn)有信息和數(shù)據(jù)去除現(xiàn)有的封閉性問題，積極實現(xiàn)醫(yī)療行業(yè)的信息共享，讓檔案數(shù)據(jù)發(fā)揮出其真正的價值所在。信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，一體化的數(shù)據(jù)共享平臺是新時期社會發(fā)展的必然趨勢，不僅能夠為各科室的工作帶來便利，也可以為醫(yī)療診斷、醫(yī)院日常管理提供科學的技術(shù)支持。檔案管理信息化只是醫(yī)院的一小部分，是醫(yī)院信息系統(tǒng)的一個領(lǐng)域。過去，醫(yī)院檔案管理工作一般是通過紙質(zhì)文件進行存儲，但信息技術(shù)的不斷發(fā)展為醫(yī)院檔案的發(fā)展提出了新的方向[1]。目前的醫(yī)院檔案不僅可以存儲文本數(shù)據(jù)，還可以實現(xiàn)圖標、聲音、視頻等文檔信息的存儲，更全面地呈現(xiàn)信息文檔的相關(guān)內(nèi)容，有助于增強醫(yī)院社會信譽度和創(chuàng)新能力，從而提高醫(yī)院核心競爭力。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 檔案管理理念過時

當前，醫(yī)院檔案管理過程中主要采用紙質(zhì)資料的保存方式，但由于自然因素的影響，無法保證通風和適宜的溫濕度，不利于檔案的妥善保存。另外，上述檔案和數(shù)據(jù)主要保存在實物中，數(shù)據(jù)丟失在所難免，這給檔案管理工作帶來了更大的困難。究其原因，是檔案管理的信息化建設(shè)沒有得到足夠的重視。因此，大多數(shù)醫(yī)院對醫(yī)院病歷信息管理還缺乏認識，沒有認識到病歷信息管理的重要性，未能構(gòu)建符合時代發(fā)展的局域網(wǎng)，共享信息管理勢必成為空談，因此醫(yī)院檔案運行效率低下。新時期醫(yī)院檔案管理理念過時的主要原因是沒有引起醫(yī)院領(lǐng)導的足夠重視，管理層的重視程度不夠就無法有效調(diào)動基層醫(yī)務(wù)人員的認識和應(yīng)用，尤其是缺乏投資力度，導致醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施投資不足。文件管理軟件的應(yīng)用較為落后，即使部分醫(yī)院使用檔案管理軟件，部分軟件產(chǎn)品質(zhì)量檔案數(shù)量不高，軟件的具體應(yīng)用不符合當前醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀，也會影響醫(yī)院檔案管理信息化和現(xiàn)代化發(fā)展的整體水平，從而限制醫(yī)院檔案信息化管理的整體發(fā)展。

2.2 信息化系統(tǒng)人才缺乏

目前，醫(yī)院檔案管理人員多為以前在醫(yī)院從事醫(yī)療衛(wèi)生工作的人員，缺乏檔案管理專業(yè)知識和技能，人員構(gòu)成和設(shè)置不合理。許多醫(yī)院對人員選拔的專業(yè)性要求不高，因為他們對檔案管理部門不夠重視。員工的配備沒有得到認真考慮。大多數(shù)工作人員年齡較大，或即將退休。他們不了解檔案管理的具體任務(wù)，不太擅長網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。管理工作效率低，機密檔案安全無法保障等問題阻礙了醫(yī)院的整體發(fā)展。醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的建立需要專門的人員來保障。醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)人才隊伍不僅需要專業(yè)的技術(shù)人員搭建檔案管理信息系統(tǒng)平臺，還需要及時對各業(yè)務(wù)科室的工作人員進行培訓，提高信息化應(yīng)用水平，使各科室能夠主動配合檔案信息管理部門，收集整理檔案。

2.3 信息化相關(guān)規(guī)定不全面

醫(yī)院內(nèi)不同科室的員工缺乏改變工作環(huán)境的動力，沒有激勵機制，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)成效。此外，醫(yī)院沒有明確的規(guī)章制度指導不同科室工作人員實現(xiàn)辦公自動化，缺乏電子檔案在數(shù)據(jù)收集和分類的重要性認識，不利于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的推進。在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)制定相關(guān)規(guī)章制度，通過激勵機制和懲罰機制引導員工行為。這可以增加員工在建立檔案管理信息化過程中的重要性，強化醫(yī)院檔案工作流程的管理，便于檔案信息化的建設(shè)運作。要知道，檔案管理的信息化不是檔案管理部門一個部門的事情。檔案管理任務(wù)需要不同部門的配合進行檔案管理。部門可以從其他部門收集和分類數(shù)據(jù)，進行歸檔，方便日后查閱分析。

3 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 正確認識檔案管理信息化的重要性

信息化時代醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是社會經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢，也是確保醫(yī)療事業(yè)持續(xù)發(fā)展的必然途徑。因此，在醫(yī)養(yǎng)結(jié)合的時代背景下，醫(yī)院要正確認識檔案管理信息化的重要性，做好檔案管理信息化建設(shè)的宣傳工作，從管理層開始定期組織開展檔案管理信息化建設(shè)的探討會，并要求管理人員將檔案管理信息化建設(shè)列為重要的議事日程，只有管理層開始重視醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，才能有效帶動醫(yī)院基層、后勤等全體職員的重視，從而在根本上保障醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)步推進。醫(yī)院要加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，優(yōu)先引進適應(yīng)新時期醫(yī)院持續(xù)發(fā)展要求的儀器設(shè)備和軟件系統(tǒng)，以保證其能夠緊緊圍繞醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略得到同步“更新”，并確保軟件系統(tǒng)的細化應(yīng)用可以滿足當前醫(yī)院實行檔案管理的基本需求，從而為廣大患者提供更高品質(zhì)的服務(wù)。

3.2 建立有效的檔案管理制度

在當前的現(xiàn)狀下，需要通過迎合信息時代的特點，對現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進行重組創(chuàng)新，通過實行5S管理、JCI評審等將檔案管理信息化建設(shè)深度融合到醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃中，確保檔案管理工作的開展能夠有制度可遵循，以更全面地收集各部門的人員信息和案件信息，加強各部門之間的聯(lián)系，推動醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)更加完善，防止與醫(yī)院經(jīng)營管理發(fā)展實際脫鉤，全面提升管理水平。醫(yī)院需要在其檔案管理部門實施日益信息化的工作模式，積極轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的運行機制，強調(diào)基層人員、后勤人員以及管理人員的主體意識，使其在利用先進的計算機軟件系統(tǒng)整理員工信息和案件信息時，能夠在建立完善檔案數(shù)據(jù)庫的同時，做好自我管理和約束，確保全部檔案信息的妥善存檔，以便管理人員盡快訪問各種信息系統(tǒng)，從而逐步改變傳統(tǒng)的人工管理方式，最大限度提高醫(yī)院日常工作管理的質(zhì)量和效率，更好地為社會民眾進行服務(wù)[2]。

3.3 提高硬件設(shè)備及軟件系統(tǒng)配置

通過與醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導溝通，結(jié)合利用檔案信息資源的重要性，爭取在檔案信息管理方面得到領(lǐng)導的大力支持，醫(yī)院可以通過適當增加檔案管理的資金投入來保證設(shè)備的及時更新。完善醫(yī)院檔案管理信息化管理平臺建設(shè)，優(yōu)先引入先進的軟件設(shè)備和技術(shù)，不斷拓寬和延伸醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息管理軟件系統(tǒng)升級，以滿足新時期硬件設(shè)備配置的高需求，從而幫助醫(yī)院工作人員積極掌握信息資源，建立智能式檔案管理指揮調(diào)度信息系統(tǒng)，不斷促使醫(yī)院檔案管理體系朝著智能化、信息化方向發(fā)展[4]。

信息化檔案管理模式需要通過數(shù)字化手段進行有效的文件管理，這就需要在建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的同時，結(jié)合醫(yī)院各職能部門的實際需求科學制定精細化的檔案管理規(guī)范和標準操作流程，整合管理醫(yī)院各環(huán)節(jié)的信息和資源，對不同類型的文件進行集中管理，構(gòu)建不同的存儲空間，對不同類型的文件進行有效的分區(qū)存儲在不同的地方，執(zhí)行分區(qū)、有效的文件管理和控制。此外，要建立以人員、內(nèi)容、模糊搜索等功能為核心的有效查詢體系，并明確不同人員的職能權(quán)限，以確保醫(yī)院所有數(shù)據(jù)信息資料在實現(xiàn)共享的同時，可以最大限度保障數(shù)據(jù)信息資源的安全性，從而讓檔案管理系統(tǒng)的信息化構(gòu)建發(fā)揮出更大的價值[3]。

3.4 加快培養(yǎng)專業(yè)人才隊伍

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是醫(yī)院檔案管理的一項創(chuàng)新和具有挑戰(zhàn)性的任務(wù)。在構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)的過程中，醫(yī)院必須依靠醫(yī)院檔案和專業(yè)團隊進行系統(tǒng)架構(gòu)。管理層開展專業(yè)的信息平臺操作培訓，以提升管理層運用信息技術(shù)的能力，確保其能夠高效運用信息共享平臺，從而在第一時間獲取所需信息。提高醫(yī)院檔案科的薪資待遇水平，著力招聘兼?zhèn)錂n案和計算機技術(shù)的新型復合型人才，以吸引更多具備檔案管理專業(yè)知識和計算機專業(yè)知識的人員投身到醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中，才是實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息管理、推動醫(yī)療事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要保障。培養(yǎng)更多專業(yè)型、綜合型人才，使其學習檔案管理的新設(shè)備、新方法、新技術(shù)，與時俱進，掌握扎實的管理知識和過硬的專業(yè)技能，為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)服務(wù)。積極尋找合適的人才，為醫(yī)院檔案管理信息化奠定堅實的基礎(chǔ)[4]。

4 小結(jié)

醫(yī)院檔案關(guān)系到醫(yī)院的歷史和醫(yī)學文明的發(fā)展，是醫(yī)院為建設(shè)醫(yī)療衛(wèi)生體系作出貢獻的主要數(shù)據(jù)庫。信息化時代，為保證醫(yī)療事業(yè)發(fā)展能夠緊跟時代發(fā)展步伐，就需要醫(yī)院各職能部門的所有人員都能正確認識檔案管理信息化的重要性，從而確保醫(yī)院可以加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，不斷發(fā)現(xiàn)和利用新的發(fā)展引擎，精通醫(yī)院檔案的信息化管理，以營造智慧醫(yī)療、智慧生活服務(wù)。醫(yī)院要緊緊圍繞醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)與社會發(fā)展的需求，提高硬件設(shè)備以及軟件系統(tǒng)配置，通過加快培養(yǎng)專業(yè)型人才隊伍，積極探索更加科學的、符合醫(yī)院發(fā)展趨勢的醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)管理方式，才能充分發(fā)揮出醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)真正的價值。