數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中的運(yùn)用

劉 苡

（南昌大學(xué)第一附屬醫(yī)院，江西 南昌 330006）

我國醫(yī)療資源一直相對(duì)缺乏，國家致力改善這樣的情況，而其中醫(yī)療資源中的人力資源是重要的組成部分，也是一個(gè)醫(yī)院獲得認(rèn)可的決定性的資源。我國的醫(yī)學(xué)培養(yǎng)的人才嚴(yán)重不足，不能夠很好地適應(yīng)我們?nèi)丝诖髧陌l(fā)展，醫(yī)學(xué)院培養(yǎng)人才的時(shí)間和投入的資源都很大。在進(jìn)入到醫(yī)院中，人事檔案的管理工作顯得尤為重要。因?yàn)橹挥凶龊萌耸聶n案的管理，才能統(tǒng)籌好醫(yī)院的資源，才能夠在系統(tǒng)中留住人才，保證醫(yī)院的人員發(fā)展和人員的晉升、職稱以及獎(jiǎng)賞的管理。一所醫(yī)院的檔案管理，除了醫(yī)療檔案外，人事檔案管理也具有十分重要的意義。借助現(xiàn)代化的數(shù)字信息技術(shù)，能夠更好地完成醫(yī)院的人事檔案管理工作，使得工作內(nèi)容更加的人性化，簡單化，也使得管理效率更高，所管理的內(nèi)容更具備科學(xué)與合理性。本文就數(shù)字信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了闡釋，通過分析，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院人事檔案的管理工作，充分調(diào)配醫(yī)院的人力資源，合理分配，合理管理醫(yī)院的員工，使得每個(gè)崗位能夠盡職盡責(zé)，發(fā)揮更好的配置效果，促進(jìn)醫(yī)院整體水平的提高，提升隊(duì)伍的整體效率和素質(zhì)。

1 醫(yī)院人事檔案管理背景和現(xiàn)實(shí)作用

人事檔案顧名思義就是相關(guān)人員的信息以及在職期間的各項(xiàng)數(shù)據(jù)的記錄?？梢哉f，一個(gè)人的檔案從入職一刻起，就伴隨他的職業(yè)生涯。醫(yī)院對(duì)于人事檔案的管理，能夠體現(xiàn)一個(gè)醫(yī)院的管理水平，能夠從某個(gè)方面促進(jìn)醫(yī)院的工作效率，能夠更加合理的配備人力資源，使得整個(gè)醫(yī)院的工作有條不紊的展開。只有好的人事檔案管理，才能發(fā)揮醫(yī)院從業(yè)人員的優(yōu)勢(shì)，才能不斷地促進(jìn)人員的積極性。合理的人事檔案管理，是科學(xué)和人性化的，同時(shí)也是動(dòng)態(tài)化的管理，存在很多專業(yè)性較強(qiáng)的工作。人事檔案伴隨醫(yī)院從業(yè)者職業(yè)生涯，每個(gè)年度的考核以及個(gè)人的獎(jiǎng)懲都要在檔案中實(shí)際顯示，成為一個(gè)從業(yè)者晉升和選擇擇業(yè)途徑的有效保障。因此，良好的醫(yī)院人事檔案管理工作具備現(xiàn)實(shí)作用，需要引起醫(yī)院的足夠重視，主要的背景和現(xiàn)實(shí)作用如下所示：

1）醫(yī)院人事檔案管理的背景。我國醫(yī)療資源整體匱乏，醫(yī)療人才更是長期的短缺，因此醫(yī)院在人事的聘用和管理上必須具備一定的專業(yè)能力，才能留住更加高端的從業(yè)人員，從而使自己的工作能夠更好地開展。人員缺少以及檔案管理工作處于起步階段，這是我們國家醫(yī)院人事檔案管理的背景也是一個(gè)基本的現(xiàn)狀。在這樣的背景下，醫(yī)院人事檔案管理凸顯出其重要性的地位，只有做好人事檔案管理才能更好地應(yīng)對(duì)未來的發(fā)展，管理好內(nèi)部的人員，在今后的醫(yī)院發(fā)展方面，人事檔案管理將會(huì)是醫(yī)院管理過程中非常重要的環(huán)節(jié)，需要引起醫(yī)院管理的足夠重視，才能保證整個(gè)醫(yī)院系統(tǒng)人員管理的高效性。

2）人事檔案管理是人員管理的保障。醫(yī)院的人員管理是一個(gè)綜合復(fù)雜的過程。一些大型的綜合醫(yī)院所涉及的科室、分工以及人員組成是比較復(fù)雜的，有些醫(yī)院人員數(shù)量規(guī)模巨大，并且在實(shí)際的工作中，還要兼顧醫(yī)療管理以及相關(guān)器材等管理，整體的管理呈現(xiàn)多樣綜合的情況。人事檔案管理在這其中起到了一定的保障作用。因?yàn)橹挥袑⑷耸聶n案管理好，才能準(zhǔn)確地把握整個(gè)醫(yī)院的人事管理，能夠有效地調(diào)動(dòng)現(xiàn)有的人力資源。在進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)和職稱評(píng)審以及人事培訓(xùn)上，都能有效的提供最真實(shí)有效的人事檔案資料，保證各項(xiàng)人力資源管理的效率。

3）為整個(gè)醫(yī)院檔案管理提供借鑒參考。醫(yī)院的檔案管理復(fù)雜，所涉及的檔案種類繁多，在管理過程中存在許多問題。醫(yī)院的人事檔案管理作為眾多檔案管理中重要環(huán)節(jié)，其管理的規(guī)范程度和效率，影響著其他檔案管理的效率。并且，一些較為先進(jìn)的技術(shù)，例如信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等在人事檔案中有效應(yīng)用能夠?yàn)槠渌麢n案管理提供一定的借鑒和參考，從而使得醫(yī)院整體的檔案管理水平提升一個(gè)檔次，使得醫(yī)院的管理更加科學(xué)，能夠形成更為人性化的醫(yī)院管理體系，保障檔案保管的有效性以及調(diào)取的及時(shí)準(zhǔn)確性。

2 數(shù)字化信息相對(duì)于傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)勢(shì)

數(shù)字信息化是現(xiàn)代化的一個(gè)標(biāo)志，各行各業(yè)可以說都在進(jìn)行數(shù)字化應(yīng)用。從各個(gè)領(lǐng)域中，都能看到數(shù)字化信息的影子。數(shù)字化極大地方便了我們的生活，讓我們工作學(xué)習(xí)都能夠得到一定的便利。數(shù)字信息化具備計(jì)算速度快，分類方便，調(diào)取引用信息迅速等諸多優(yōu)勢(shì)，特別是現(xiàn)在大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，使得數(shù)據(jù)共享成為現(xiàn)實(shí)，能夠在全國范圍內(nèi)甚至是全世界范圍內(nèi)完成數(shù)據(jù)資料的搜索與共享，極大的加快了人們信息分享的速度，增進(jìn)人們的交流。這樣的特點(diǎn)，對(duì)于檔案管理是很有利的。首先，檔案存在數(shù)據(jù)量大，變化動(dòng)態(tài)特點(diǎn)；其次，檔案的存在是要進(jìn)行調(diào)取和分類的，最后，檔案的存儲(chǔ)應(yīng)當(dāng)是長期安全的。以上醫(yī)院人事檔案存在的三個(gè)特點(diǎn)正好被信息數(shù)字化完美的解決，通過數(shù)字信息化的完善，能夠使得整個(gè)醫(yī)院的人事檔案工作更高效，檔案儲(chǔ)存更加的便捷和安全。主要的促進(jìn)作用有以下幾個(gè)方面：

1）促進(jìn)人事檔案儲(chǔ)存的便捷性。傳統(tǒng)的人事檔案管理需要巨大的空間存儲(chǔ)紙質(zhì)形式的各項(xiàng)檔案，這些紙質(zhì)的檔案隨著時(shí)間的變化可能會(huì)出現(xiàn)氧化或者字跡模糊等現(xiàn)象。為檔案的儲(chǔ)存安全造成威脅。信息數(shù)字化的引入，能夠?qū)⑷耸聶n案變成數(shù)字信息的形式，儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)或者相關(guān)存儲(chǔ)器中，而這種存儲(chǔ)是不會(huì)隨時(shí)間而變質(zhì)的。并且數(shù)字信息化的人事檔案便于拷貝和保護(hù)，促進(jìn)了檔案存儲(chǔ)的便捷性和安全性。

2）促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理在調(diào)取檔案的時(shí)候要根據(jù)檔案的編號(hào)進(jìn)行逐個(gè)檢索，才能在眾多的檔案中找到想要的檔案，效率往往較低。而數(shù)字信息化的人事檔案可以通過管理軟件的搜索功能，根據(jù)關(guān)鍵詞的定位就可以迅速地鎖定所需要的檔案資料。這樣相比于傳統(tǒng)的檔案管理，提升了效率，并且同時(shí)提升了檔案調(diào)取的準(zhǔn)確性，從而從整體上提升了醫(yī)院人事檔案管理的效率。

3）促進(jìn)醫(yī)院人力資源的合理配置。數(shù)字信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以為醫(yī)院人力資源的配置提供數(shù)據(jù)上的支持。在短時(shí)間內(nèi)，可以通過調(diào)取人事檔案的資料，來了解各個(gè)崗位上的人員的基本情況，從而便于決策，將人員的利用達(dá)到最優(yōu)的效果，提升人力資源的效率，力爭資源的合理配置。

3 數(shù)字化信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中的問題

數(shù)字信息化有著十分廣泛的用途和前景，在醫(yī)院的人事檔案管理中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了部分的應(yīng)用，但是覆蓋率不高，在實(shí)際的應(yīng)用和管理中也還是存在很多問題，

在技術(shù)的應(yīng)用和重視程度上，還有很多醫(yī)院對(duì)此不夠重視，缺少專門管理的專業(yè)人員，以及數(shù)字信息技術(shù)存在安全性的問題都是在具體應(yīng)用中實(shí)際面臨的，主要面臨的問題有以下幾個(gè)方面：

1）意識(shí)不到位。雖然在一些醫(yī)院人事檔案管理已經(jīng)相對(duì)成熟，但是在一些規(guī)模不大或者是一些發(fā)展受到限制的醫(yī)院，存在對(duì)于人事檔案管理不重視的現(xiàn)象。認(rèn)為醫(yī)院的重點(diǎn)工作是在醫(yī)療水平的提升和突破上，而檔案管理是一項(xiàng)瑣碎且無關(guān)緊要的事情，所以在該方面的重視程度和投入程度都不夠，導(dǎo)致數(shù)字信息化水平較低，整個(gè)人事檔案管理還比較低效。

2）缺少專業(yè)人才。專業(yè)人員的管理才能達(dá)到預(yù)期的效果，檔案管理當(dāng)然也需要專業(yè)人員來管理，特別是數(shù)字信息化技術(shù)手段過硬的人才，更是稀缺資源。作為檔案管理信息化技術(shù)的掌握者應(yīng)當(dāng)是對(duì)于數(shù)字信息和檔案管理都有著過硬知識(shí)體系的人才。在這方面的培養(yǎng)上，人才嚴(yán)重不足和缺失，使得醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案信息化的過程中，存在人才上捉襟見肘的事情，不利于檔案的管理工作。

3）數(shù)字信息化不全面。專業(yè)人員匱乏是一方面，另外一方面就是數(shù)字信息化的程度不夠。由于數(shù)字信息化需要投入一定的資金和人力，很多醫(yī)院在人事檔案的數(shù)字信息化上缺少相關(guān)的資金和人力的投入，導(dǎo)致整體人事檔案的數(shù)字信息化水平不全面，有些只是進(jìn)行了一部分的信息化建設(shè)無法做到全覆蓋和全管理。

4）數(shù)字信息安全管理問題。數(shù)字信息化與大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存在的一項(xiàng)隱患就是數(shù)據(jù)的安全性有一定的威脅。數(shù)字信息化是一把雙刃劍，既方便了數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存和共享，但另一方面數(shù)字信息存在一定的安全問題，特別是在一些人事檔案的儲(chǔ)存上，數(shù)字化的資料更容易復(fù)制，因此存在一定的安全隱患。需要我們?cè)趯?shí)際的管理過程中，予以避免，保證醫(yī)院人事檔案的資料數(shù)據(jù)安全不被泄露。

4 數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中的全面應(yīng)用簡析

問題是普遍存在的，需要我們更好的解決，理解了產(chǎn)生的問題，就要制定相關(guān)的策略措施，在此方面的探討形成一個(gè)有效的機(jī)制，這樣的機(jī)制能夠幫助醫(yī)院在人事檔案數(shù)字信息化上更加的安全有效，從而保證醫(yī)院人事檔案管理的有效性。主要探究的方法如下：

1）轉(zhuǎn)變觀念。意識(shí)層面上，需要有根本的轉(zhuǎn)變，只有解決意識(shí)，才能談下一步的工作整改。在醫(yī)院的人事檔案管理數(shù)字信息化上，引起足夠的重視。首先要明確數(shù)字信息化的好處和帶來的效率提升，可以組織管理者要多學(xué)習(xí)檔案管理重要性，意識(shí)到檔案管理對(duì)于中心工作的保障?？梢匀ト耸聶n案管理數(shù)字信息化較好的地方參觀學(xué)習(xí)，通過不斷地學(xué)習(xí)來轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案不重要這樣的錯(cuò)誤觀念，從而在決策層面支持人事檔案管理的數(shù)字信息化建設(shè)，保證建設(shè)成果，提升人事檔案管理效率。

2）加強(qiáng)專業(yè)人員的培養(yǎng)。加強(qiáng)信息技術(shù)和檔案管理綜合人才的培養(yǎng)，醫(yī)院要重視人才的引入和使用。如果實(shí)在因?yàn)榭陀^條件限制，沒辦法引進(jìn)專業(yè)人才，可以采用在系統(tǒng)內(nèi)調(diào)配和專門委培學(xué)習(xí)的模式，在內(nèi)部培養(yǎng)出專業(yè)的人，解決人員配置問題，保證真正的管理過程中有更加專業(yè)的人建設(shè)和維護(hù)。

3）加強(qiáng)人事檔案數(shù)字信息化的安全管理?，F(xiàn)代手段的應(yīng)用，是提升管理效率的關(guān)鍵，計(jì)算機(jī)手段等電子化的處理，是一種必須應(yīng)用的手段。其中安全問題在數(shù)字信息化推進(jìn)的過程中要擺在首要位置融入各個(gè)環(huán)節(jié)。因此在進(jìn)行人事檔案信息化的同時(shí)要注重增加安全相關(guān)方面的資金投入和建設(shè)，委托軟件設(shè)計(jì)企業(yè)，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部的保密性制作專門的加密軟件，防止人事檔案的隱私泄露。

5 結(jié)束語

建立數(shù)字信息化的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是檔案管理的必然要求。醫(yī)院只有重視人事檔案管理，才能更好地發(fā)揮人員的優(yōu)勢(shì)，從而在今后的工作中，不斷地提升管理水平，重視檔案管理的數(shù)字信息化的覆蓋，科學(xué)合理地安排好人事檔案管理的工作，提升醫(yī)院管理的現(xiàn)代化程度。