數(shù)字信息化背景下社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的措施研究

徐青青

（上海市閔行區(qū)江川社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，上海 201100）

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案產(chǎn)生的價(jià)值非常高，在這其中，豐富的信息資源是基于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間運(yùn)行形成的，屬于我國(guó)的重要財(cái)富，在衛(wèi)生部門中更是發(fā)揮了良好的效果。自從我國(guó)迎來(lái)了信息化時(shí)代以后，信息技術(shù)得到了普遍應(yīng)用，價(jià)值日益體現(xiàn)，使以往傳統(tǒng)在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，而且要想和新時(shí)代背景下社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作要求相符合，就必須規(guī)范性應(yīng)用數(shù)字信息化技術(shù)，借助該項(xiàng)技術(shù)優(yōu)勢(shì)高效率管理檔案，確保完善性。本文主要分析了社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案規(guī)范化管理中存在的問(wèn)題，提出了數(shù)字信息化背景下社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理策略。

1 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心文書檔案的重要性

在醫(yī)療衛(wèi)生體系改革工作深入開(kāi)展的背景下，對(duì)于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理提出了極為嚴(yán)格的要求，在這一背景下提升社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心文書檔案規(guī)范性管理是必然發(fā)展形式，而且文書檔案信息資源非常重要，做好各項(xiàng)工作有利于提升社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心文書檔案管理效率，與我國(guó)檔案建設(shè)基本要求相一致，在檔案數(shù)量不斷增加的背景下，要想提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心文書檔案整體效率，就必須推動(dòng)文書檔案管理朝著自動(dòng)化趨勢(shì)發(fā)展。我國(guó)相關(guān)醫(yī)療事故處理?xiàng)l例文件中明確提出了加強(qiáng)醫(yī)療檔案管理的必然性，醫(yī)療檔案是醫(yī)療事故形成以后的主要信息來(lái)源，在醫(yī)患糾紛方面產(chǎn)生著極高的作用，從中看出，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心文書檔案管理規(guī)范性建設(shè)可以為社區(qū)發(fā)展提供充足的動(dòng)力，奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心文書檔案的重要性具體如下所示：

1.1 有利于減少資源過(guò)度輸出

從以往傳統(tǒng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心文書檔案管理工作實(shí)際開(kāi)展現(xiàn)狀來(lái)看，一般是采取儲(chǔ)存紙質(zhì)材料的方法，在管理階段中應(yīng)當(dāng)有效劃分紙質(zhì)檔案信息的類型，實(shí)施裝訂處理，但是流程相對(duì)繁瑣和復(fù)雜，消耗的人力和物力以及實(shí)踐都是非常多的，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間積累以后，檔案資料隨之增多，所需的儲(chǔ)存空間也是非常大的，后期更離不開(kāi)諸多人力和物力的支持。而將數(shù)字信息化技術(shù)應(yīng)用于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心文書檔案管理階段中，可以利用信息化技術(shù)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)方式，成為電子類型的管理模式，不管是錄入數(shù)據(jù)還是儲(chǔ)存信息等都有著極高的作用，既有利于減少資源過(guò)度消耗，還可以為后期查閱檔案提供方便。

1.2 有利于提升工作水平和質(zhì)量

以往社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心文書檔案儲(chǔ)存期間以手動(dòng)儲(chǔ)存方式為主，然而此種方式消耗的資源非常多，而且所需的資金也是非常多的，尤其是在使用手動(dòng)方式歸檔期間，面臨著嚴(yán)峻的誤差性，出現(xiàn)錯(cuò)誤概率增高，工作效率和質(zhì)量降低。現(xiàn)階段，伴隨著人們健康理念的正確樹立，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心內(nèi)包含的文書檔案類型隨之增加，假如相關(guān)人員繼續(xù)采取以往手動(dòng)管理方式的話，那么面臨的難度將會(huì)更高，導(dǎo)致該項(xiàng)工作無(wú)法有效開(kāi)展。而數(shù)字信息化社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的實(shí)施可以提升工作水平，降低誤差發(fā)生概率，緩解人員自身壓力。

2 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀

第一，相關(guān)檔案管理人員尚未樹立正確的理念，針對(duì)檔案管理工作而言，存在著認(rèn)識(shí)不到位現(xiàn)象，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)干部還是工作人員均沒(méi)有加強(qiáng)檔案管理工作的重視程度，只是一味地覺(jué)得檔案管理工作僅僅是整理、裝訂檔案即可，誰(shuí)都可以勝任該項(xiàng)工作，在上級(jí)和下級(jí)全都不重視的現(xiàn)狀下，增加了社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作問(wèn)題的出現(xiàn)概率，比如檔案內(nèi)容不完善、書寫不規(guī)范、存在著隨意修改檔案的現(xiàn)象。第二,檔案室建設(shè)不完善，因?yàn)闄n案管理工作沒(méi)有得到廣泛的重視，因此對(duì)檔案室的資金投入極少。這就形成了檔案室硬件人員配置等方面都有著諸多的不足之處，影響了檔案管理效率的提升，特別是對(duì)于硬件設(shè)施來(lái)講，投入力度不足，完全限制了檔案管理質(zhì)量的增強(qiáng)，也不利于檔案整理和開(kāi)發(fā)利用等多項(xiàng)環(huán)節(jié)的正常開(kāi)展。第三，檔案管理不具備規(guī)范性，因?yàn)闆](méi)有結(jié)合實(shí)際情況制定健全的檔案管理體系，因此影響了檔案管理工作的規(guī)范程度，比如檔案管理期間沒(méi)有為其配置專業(yè)性強(qiáng)并且經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員，存在著工作人員一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，管理工作極為混亂，檔案收集整理裝訂等多方面過(guò)于混亂，內(nèi)容不齊全。

3 新形勢(shì)下社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案信息化管理的發(fā)展要求

針對(duì)新形勢(shì)下社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案信息化管理工作而言，本身包含的環(huán)節(jié)頗多，具備復(fù)雜性高和投入程度大等一系列特征。從相關(guān)角度對(duì)該項(xiàng)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)以及網(wǎng)絡(luò)體系加以考慮，必須具備前瞻性特征，引進(jìn)新型方式和內(nèi)容，將該項(xiàng)工作的兼容性以及時(shí)代性特征體現(xiàn)出來(lái)，并且加深社區(qū)醫(yī)療信息化系統(tǒng)和醫(yī)院信息管理系統(tǒng)的銜接程度，有效貢獻(xiàn)資源，提升資源利用率，從而和醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)模式基本需求相符合，最終實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的目標(biāo)。從目前社區(qū)醫(yī)療服務(wù)中心檔案信息化管理工作實(shí)際開(kāi)展現(xiàn)狀來(lái)看，尚處于初期探究階段，當(dāng)前還沒(méi)有形成合理的借鑒模式，也未有能夠遵循的法律法規(guī)。但是我們從整體角度考慮問(wèn)題，在強(qiáng)化學(xué)習(xí)力度，樹立新型理念以及積累豐富經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上必定能夠構(gòu)建和社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心相符合的數(shù)字信息化檔案管理道路。

4 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案信息化管理的措施與建議

4.1 構(gòu)建專業(yè)性的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)

數(shù)字信息化中的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作開(kāi)展期間，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)信息化技術(shù)，該項(xiàng)技術(shù)推廣對(duì)于檔案管理人員提出了非常嚴(yán)格的要求，需要掌握相關(guān)的檔案管理知識(shí)點(diǎn)，熟練操作各項(xiàng)信息管理技術(shù)，集檔案管理和信息化技術(shù)管理為一體，以此實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理目標(biāo)，確保檔案管理整體質(zhì)量。在這一現(xiàn)狀下，需要構(gòu)建專業(yè)性的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案信息化管理隊(duì)伍，加深人員對(duì)于各項(xiàng)知識(shí)點(diǎn)的了解，培養(yǎng)優(yōu)秀人才，這是開(kāi)展社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案信息化工作的一項(xiàng)要點(diǎn)。所以，大力培訓(xùn)檔案管理人員極為關(guān)鍵，在引進(jìn)外部人才的基礎(chǔ)上為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案信息化管理工作開(kāi)展提供充足的動(dòng)力。

4.2 投入檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施

結(jié)合以上論述來(lái)看，人才建設(shè)是實(shí)施衛(wèi)生檔案信息化管理工作的關(guān)鍵，與之相符的基礎(chǔ)設(shè)施則屬于非常重要的一項(xiàng)硬件條件，基于此，加大信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施投入力度極為關(guān)鍵，相關(guān)單位需要進(jìn)一步對(duì)檔案管理硬件系統(tǒng)加以改進(jìn)以及創(chuàng)新，將信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)全面體現(xiàn)出來(lái)?；A(chǔ)設(shè)施屬于檔案信息化的重點(diǎn)，不過(guò)從實(shí)際情況來(lái)看，還存在著檔案基礎(chǔ)設(shè)施滯后等不良現(xiàn)象，缺少專業(yè)性的基層機(jī)構(gòu)設(shè)施，和檔案信息化管理工作相比較可以看出有著諸多的差別存在。所以，加深對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)改善程度極為關(guān)鍵且重要，可以依照檔案管理需求配置與之相符的基礎(chǔ)設(shè)施，在條件允許的情況下全面探究各項(xiàng)管理軟件，改善信息化檔案管理技術(shù)，促使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案信息化管理工作朝著良好趨勢(shì)發(fā)展。

4.3 構(gòu)建規(guī)范的檔案信息化管理系統(tǒng)

從實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀看出，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的規(guī)范有待進(jìn)一步創(chuàng)新以及改進(jìn)，該項(xiàng)工作面臨著諸多的難點(diǎn)和問(wèn)題，同時(shí)缺少健全制度的支持。其次，在檔案管理信息化建設(shè)工作實(shí)施期間包含的環(huán)節(jié)諸多，要想讓相關(guān)流程規(guī)范性實(shí)施，就需要加深各項(xiàng)人員之間的合作以及溝通力度，保持良好協(xié)調(diào)性，在健全管理制度的基礎(chǔ)上對(duì)各項(xiàng)行為加以約束，凸顯出人員自身責(zé)任。并且為了和搜索信息的需求相符合，還必須明確落實(shí)有著較強(qiáng)兼容性的標(biāo)準(zhǔn)，從制度中將該項(xiàng)性能體現(xiàn)出來(lái)，確保檔案完善性，將檔案信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)更好的呈現(xiàn)出來(lái)。

4.4 提升檔案管理的現(xiàn)代化水平

以往傳統(tǒng)的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理因?yàn)槿狈π滦驮O(shè)備的應(yīng)用，因此影響了檔案管理工作效率的提升，基于此，就必須大力提高檔案管理現(xiàn)代化水平，為檔案室建設(shè)投入相應(yīng)的資金，將資金落實(shí)于硬件和軟件創(chuàng)新方面，這是開(kāi)展檔案管理工作的關(guān)鍵所在，要想促使檔案管理高效地開(kāi)展社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，還需要配置專門的庫(kù)房，派遣專業(yè)性強(qiáng)并且經(jīng)驗(yàn)豐富的人員對(duì)檔案庫(kù)加以管理，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度和濕度的適宜性，引進(jìn)掃描儀等多項(xiàng)設(shè)備，促使工作高效地開(kāi)展。

4.5 加大引進(jìn)力度，提升現(xiàn)代化水平

要想提升檔案管理工作效率，就必須投入充足的資金，加大新型設(shè)備的引進(jìn)力度，從檔案資料保密程度和便捷查詢的多方面入手，遵循統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)原則，編制合理的檔案信息，檢索工具、辦公室檔案室以及檔案閱覽室必須獨(dú)立設(shè)置以標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理流程為根本高效率開(kāi)展檔案管理工作。

4.6 優(yōu)化管理理念，提升檔案開(kāi)發(fā)利用效率

檔案管理工作涉及了多方面，分別是檔案收集整理保存和開(kāi)發(fā)利用，不過(guò)從實(shí)際情況來(lái)看，一部分社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心只是將收集整理和保存當(dāng)成基本的工作內(nèi)容，檔案開(kāi)發(fā)力度不足，所以就需要?jiǎng)?chuàng)新和改進(jìn)檔案管理工作理念，摒棄以往傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式，加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用力度，促使檔案工作朝著良好的趨勢(shì)發(fā)展。

5 結(jié)語(yǔ)

以上所述，在醫(yī)療衛(wèi)生體制深入改革的背景下，對(duì)于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心提出了非常嚴(yán)格的要求，必須和新時(shí)代發(fā)展需求相符合，加大醫(yī)療衛(wèi)生體系改革力度，加快檔案信息化管理進(jìn)程，結(jié)合實(shí)際情況落實(shí)各項(xiàng)措施，構(gòu)建專業(yè)性的管理團(tuán)隊(duì)，投入檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施，以此實(shí)現(xiàn)相應(yīng)目標(biāo)。