檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念分析

牛玉存

（國網(wǎng)山東省電力公司聊城供電公司，山東 聊城 252000）

在檔案管理過程中，工作人員需要明確檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案三者概念，因為三個概念在檔案管理領域經(jīng)常出現(xiàn)，再加上行業(yè)發(fā)展中不斷增加了三者的應用率，因此需要區(qū)分檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案，避免人們混淆的使用和理解。

1 分析檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案的概念

1.1 檔案數(shù)字化概念

我國最早在1993年出現(xiàn)檔案數(shù)字化的理念，并且在檔案學研究中普遍出現(xiàn)檔案數(shù)字化概念。在檔案信息領域中利用計算機信息數(shù)字化技術，檔案數(shù)字化主要包括兩個方面：一方面轉變傳統(tǒng)檔案信息為數(shù)字檔案，例如在計算機中存儲紙質檔案的文字和表格以及圖形等，因此形成電子信息檔案。我國信息科技和計算機技術不斷發(fā)展，當前已經(jīng)可以數(shù)字化存儲圖像和聲音等檔案。另一方面和第一方面是相反的，是還原數(shù)字化處理的電子檔案信息為傳統(tǒng)的文字信息檔案，第一方面是為了利用計算機轉化傳統(tǒng)檔案信息為數(shù)字化檔案，第二方面和第一方面是相反的，是還原電子檔案為傳統(tǒng)的檔案信息。出現(xiàn)檔案數(shù)字化概念之后，可以提高檔案存儲和查找的便利性，利用計算機技術挑選和分類傳統(tǒng)檔案，再數(shù)字化轉化檔案信息進行存儲。傳統(tǒng)檔案信息經(jīng)過數(shù)字化處理之后，可以更加方便的存儲和保護檔案信息。檔案數(shù)字化需要和計算機掛鉤，此外需要轉化檔案其它信息載體為數(shù)字化信息。和傳統(tǒng)檔案之間具有差異性，例如數(shù)字化檔案記錄過程中具有可逆性，但是傳統(tǒng)檔案記錄方式具有不可逆特征[1]。

1.2 數(shù)字化檔案概念

我國發(fā)展數(shù)字化檔案的時間比較短，數(shù)字化檔案指的是數(shù)字化處理傳統(tǒng)檔案信息之后，因此形成的數(shù)字化的檔案就是數(shù)字化檔案，也可以被稱作是電子檔案，通過數(shù)字化處理傳統(tǒng)檔案的信息之后，歸檔之后即可形成數(shù)字化檔案，數(shù)字化檔案主要是利用電子檔案形式。出現(xiàn)數(shù)字形式檔案，主要是因為我國提高了信息化進程，并且開始實施辦公網(wǎng)絡化和無紙化，在各個機構和平臺中每天都會產(chǎn)生較多的電子文件，歸檔電子文件之后，在電子檔案館中存儲所有的文件。此外我國科學技術不斷提升，可以利用電子數(shù)據(jù)庫技術和信息壓縮技術以及高速掃描儀等，轉化傳統(tǒng)紙質檔案和照片等信息，因此形成數(shù)字化信息檔案。

1.3 數(shù)字檔案

數(shù)字檔案和數(shù)字化檔案字面上看起來相差不多，但是二者內涵具有較大的差異性，近些年很多研究人員開始研究數(shù)字檔案，也逐漸提高了數(shù)字檔案研究文章的數(shù)量，但是卻沒有清晰的定義數(shù)字檔案，當前初步定位數(shù)字檔案為：利用計算機工具編碼檔案信息，并且在數(shù)據(jù)庫中存儲統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，因此形成電子檔案。數(shù)字檔案是一種計算機語言，對比傳統(tǒng)的檔案載體，數(shù)字檔案創(chuàng)新了數(shù)據(jù)記錄載體和信息記錄方式，主要是利用計算機硬盤和移動U盤等記錄數(shù)據(jù)。數(shù)字檔案不斷發(fā)展，促進了信息化社會的可持續(xù)發(fā)展，可以歸檔和存儲人們日常生活和工作中產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)，同時建立數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)數(shù)據(jù)查詢工作提供便利[2]。

2 辨析檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案

2.1 分析檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案的區(qū)別

檔案數(shù)字化指的是轉化傳統(tǒng)的檔案資料形式，使其成為數(shù)字化信息的過程。而數(shù)字化檔案通過利用數(shù)字信息技術復制傳統(tǒng)檔案信息，從而形成數(shù)字形式的檔案，這是一種復制品。實現(xiàn)檔案信息化需要利用數(shù)字信息技術，此外需要利用數(shù)字設備，結合工作標準轉化數(shù)字化檔案，這一轉化過程就是檔案數(shù)字化過程。數(shù)字化檔案和檔案數(shù)字化具有緊密地聯(lián)系，數(shù)字化檔案形成的過程為檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的結果是數(shù)字化檔案。

針對狹義上的檔案數(shù)字化，指的是利用計算機錄入和轉化以及處理不同載體形式和記錄方式的檔案信息，轉化文字和圖像以及聲音等信息為數(shù)碼序列，在磁盤和光盤等載體中存儲。檔案數(shù)字化的對象是檔案，同時是一種非數(shù)字形式的檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，指的是轉化非數(shù)字形式檔案和數(shù)字信息。廣義上的檔案數(shù)字化一方面指的是檔案目錄數(shù)據(jù)庫，指的是在計算機中錄入紙質檔案目錄，因此建立檔案目錄的數(shù)據(jù)庫。另一方面是檔案全部數(shù)字化，指的是全文數(shù)字化，利用掃描方式錄入檔案全文，根據(jù)原貌存儲檔案全文為圖像文件，同時需要編制目錄索引，也可以利用光學字符識別檔案，并且利用文本形式存儲檔案[3]。

數(shù)字化檔案可以綜合利用計算機技術和掃描技術以及數(shù)據(jù)庫技術等，轉化各種檔案信息為數(shù)碼檔案復制品。數(shù)字化處理非數(shù)字形式檔案之后，形成數(shù)字形式檔案。數(shù)字化檔案是一種復制品，可以輔助檔案的管理和利用。

檔案數(shù)字化可以有效保護數(shù)字化檔案，在檔案數(shù)字化階段，通過利用數(shù)字化技術手段和數(shù)字化設備，根據(jù)數(shù)字化標準形成數(shù)字化檔案。檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案具有共同的目標，主要是提高檔案利用的便利性，促進現(xiàn)代信息社會發(fā)展，滿足社會各界的檔案信息需求，可以提供遠程服務，提高檔案應用的便捷性，更加高效的檢索檔案信息，避免因為頻繁利用檔案原件而引發(fā)磨損問題，從而有效保護原件資料。充分發(fā)揮出信息資源的作用，更好的開采和利用館藏檔案[4]。

2.2 數(shù)字檔案和數(shù)字化檔案的區(qū)別

數(shù)字檔案指的是事業(yè)單位和企業(yè)在實施社會活動的過程中，通過計算機等設備開發(fā)應用數(shù)字代碼記錄圖像、聲音和圖表文字等資料，這是一種新型檔案，主要是依賴于現(xiàn)代化信息技術手段，但是數(shù)字檔案具有傳統(tǒng)檔案的特征和本質屬性，因此數(shù)字檔案就是這真實的檔案。雖然數(shù)字檔案具有非人工識讀性，需要利用計算機程序解碼，并且利用輸出設備還原在線信息，最終實現(xiàn)人工識讀。數(shù)字檔案依賴計算機系統(tǒng)，產(chǎn)生和利用數(shù)字檔案都需要利用計算機系統(tǒng)。數(shù)字檔案的信息具有易變性，在生成和管理數(shù)字檔案的過程中可以修改信息內容。信息技術不斷發(fā)展，當前可以利用各種技術方法保障數(shù)字檔案的法律效應。

而數(shù)字化檔案并不具備檔案本質屬性，它只是利用數(shù)字形式復制了檔案信息，并不是真正的檔案。數(shù)字化檔案并不是一種歷史記錄，因此它不具備檔案特性，和復制的檔案之間具有較大的區(qū)別[5]。

攝影技術不斷發(fā)展，從而增加了信息記錄方式，也增加了檔案存儲方式。以攝影基礎為基礎發(fā)展的縮微技術，可以在檔案存儲中利用。攝影技術帶來了照片檔案，可以避免頻繁使用檔案原件而引發(fā)磨損問題，因此當前人們可以利用檔案縮微復制品。在社會活動中可以直接形成照片檔案，照片檔案具備檔案特征和屬性，因此也是真正意義的檔案。利用縮微技術處理檔案原件，因此形成檔案微縮復制品，但是這只是一種復制件，并不是真實的檔案。數(shù)字化檔案和微縮檔案具有相似性，都不屬于真正的檔案，只是利用新型技術條件而增加的檔案復制形式。

2.3 檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念區(qū)別

數(shù)字化檔案和檔案數(shù)字化的文字中都包含數(shù)字和檔案，但是二者和數(shù)字檔案的關系比較小。數(shù)字化檔案是數(shù)字化處理檔案的產(chǎn)物。在檔案數(shù)字化演變階段，檔案管理部門需要數(shù)字化加工檔案資料，在檔案數(shù)字化的過程中并不會產(chǎn)生新檔案。數(shù)字化檔案利用數(shù)字形式復制檔案資料，檔案管理部門負責掌控和產(chǎn)生數(shù)字化檔案。而數(shù)字檔案的產(chǎn)生過程具有較大的不同，企業(yè)和事業(yè)單位等在組織社會活動的過程中會直接產(chǎn)生數(shù)字檔案，并不是檔案管理部門加工而成的，是一種真實的檔案[6]。

3 檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案發(fā)展措施

3.1 提高信息化水平

提高檔案管理的信息化和數(shù)字化，有利于促進檔案工作發(fā)展。近些年我國不斷開發(fā)大數(shù)據(jù)工程，也進一步發(fā)展了信息技術，并且可以在檔案管理工作中利用，提高信息化水平，可以實現(xiàn)檔案去紙化目標。在計算機中錄入各種檔案信息，利用計算機軟件創(chuàng)建信息化檔案。同時以信息化為基礎實現(xiàn)數(shù)字化，在計算機軟件中錄入信息，提高信息查找的便利性。

3.2 開發(fā)大數(shù)據(jù)管理平臺

大數(shù)據(jù)技術不斷發(fā)展，促進了各個行業(yè)的發(fā)展，在檔案管理工作中也可以利用大數(shù)據(jù)處理技術，例如可以利用大數(shù)據(jù)數(shù)搭建信息化管理平臺，通過連接數(shù)據(jù)庫，為相關工作奠定數(shù)據(jù)基礎。此外利用大數(shù)據(jù)技術可以實時采集和整理檔案信息，方便使用者利用網(wǎng)絡開展各種工作，有利于深度開發(fā)檔案管理工作。

4 結束語

我國不斷提高社會信息化水平，也因此發(fā)展了我國信息產(chǎn)業(yè)。在信息化發(fā)展過程中，可以提高人們生活和工作的便利性，同時可以提高我國的軟實力，因此突出了檔案數(shù)字化的重要性，在今后發(fā)展過程中我國需要大力發(fā)展檔案信息數(shù)字化，提升信息資源管理水平。