醫(yī)院后勤檔案規(guī)范化管理探索

胡安華

（宣城市人民醫(yī)院后勤保障部，安徽 宣城 242000）

醫(yī)院檔案中含有非常重要的信息資源，是醫(yī)院日常工作中重要的歷史憑據(jù)和原始記錄，對于醫(yī)院管理、醫(yī)學技術的研究以及醫(yī)療診斷等都有著極為重要的作用。同時因為醫(yī)院檔案的特殊性，也可以滿足社會相關機構的開發(fā)和利用，有效提高醫(yī)院檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。新時期，由于我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院開始迎來新的發(fā)展機遇，但同時在發(fā)展過程中也面臨著新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理是一項較大的信息工程，因此，不斷加強醫(yī)院檔案管理，可以促進社會相關機構和部門對其進行高效開發(fā)和利用，極大提高醫(yī)院檔案管理的效能，提高醫(yī)院檔案管理的社會效益和影響力，在此基礎之上促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理的重要性

1）是醫(yī)院管理工作的基礎。管理階層對于醫(yī)院檔案管理工作的重視是醫(yī)院管理工作的基本保證，想要做好醫(yī)院管理工作就必須先取得相關領導的支持。檔案管理部門是醫(yī)院整體管理工作的輔助部門，在過去很長的一段時間里并沒有得到應有的重視，主要原因也是醫(yī)院的管理階層沒有意識到檔案管理工作的重要性。如今，國家已經(jīng)確立了相關的法律法規(guī)，各類檔案的管理也有了相應的制度，但是一旦落實到工作中，沒有領導的重視，一切管理工作都無法順利開展。

2）是提高醫(yī)療服務質(zhì)量的基礎。醫(yī)院的檔案管理工作是其他各項管理工作的基礎，也為整個醫(yī)院的發(fā)展提供了依據(jù)。在醫(yī)院發(fā)展的過程中，除了要加強業(yè)務能力之外，也要將檔案管理制度融入到各個部門的管理之中。其中，由于檔案管理工作是提高醫(yī)療服務質(zhì)量的基礎，其服從于醫(yī)療工作這個核心，所以為了保障醫(yī)院的醫(yī)療服務質(zhì)量，一定要加強對于檔案管理工作的重視。

3）是醫(yī)院工作質(zhì)量的證明。醫(yī)院的工作重點就是救死扶傷，而醫(yī)院的檔案記錄內(nèi)容就包含著醫(yī)院救治傷病患者的具體信息，是醫(yī)院工作質(zhì)量的最主要的證明。醫(yī)院的檔案管理工作涉及醫(yī)院的各個部門，每一個業(yè)務環(huán)節(jié)，其中病歷檔案更是醫(yī)院檔案管理的核心，病歷檔案是一個病人從進入醫(yī)院掛號開始，一直到他痊愈出院這一整個過程的詳細數(shù)據(jù)資料。這些檔案充分記錄了病患在醫(yī)院接受的診斷、用藥、治療等內(nèi)容，更是醫(yī)院的治療水平以及設備是否先進的有力證明。

4）是醫(yī)院發(fā)展史的證明。醫(yī)院檔案記錄著該醫(yī)院從建立到發(fā)展的全過程，檔案的類型和數(shù)量都豐富多樣，所以要求相關的管理人員一定要多加重視，以服務醫(yī)院為基礎，圍繞著醫(yī)院的工作重心開展醫(yī)院檔案管理工作。檔案的管理工作中最主要的一點就是對檔案內(nèi)容的編研工作，一定要在檔案資料的基礎上結合現(xiàn)代的信息化技術，編制簡單便捷的檢索工具，方便醫(yī)院內(nèi)部甚至整個社會的查詢和利用。

2 醫(yī)院后勤檔案管理問題分析

1）檔案的查詢和管理難度大。當前環(huán)境下，很多醫(yī)院都在進行檔案數(shù)據(jù)化的工作，但是在實際應用過程中，受限于技術水平和資金投入，仍然有很多醫(yī)院在使用人工管理檔案的方式。人工管理醫(yī)院檔案工作效率低，進行檔案查詢時要根據(jù)檔案號找到具體的檔案存放貨架，然后再根據(jù)排列順序仔細尋找，借閱完成后，再根據(jù)同樣的路徑進行放回處理。這種方式效率低下，在借閱任務比較少的情況下，可以快速完成，但是當借閱任務比較多的情況下，就需要排隊等候，極大地拖延了任務完成的時間，減低工作效率。除此之外，在檔案管理過程中，檔案入庫需要根據(jù)檔案的種類進行分類，還要根據(jù)檔案的保密級別、入庫年份等編寫案卷號，然后進行檔案搬運、入庫、擺放等一系列檔案管理活動，程序繁瑣，并且容易產(chǎn)生錯誤，一旦某一個檔案的案卷號編寫錯誤，后續(xù)的案卷都需要進行修改，浪費大量的人力物力。檔案信息的更新也是一個應該注意的問題。

2）制度不完善。以往醫(yī)院主要的重心只是在醫(yī)護人員上，但是隨著體系的變革，現(xiàn)在的醫(yī)院在機構層級也是需要受到重視的，因為這個層級的人員是醫(yī)院檔案管理的中堅力量。通過大量的調(diào)查研究，我們可以看出，極大多數(shù)的醫(yī)院檔案管理這塊依據(jù)沒有一套完整的制度體系支撐，整個過程看起來是雜亂無章的，對于很多的問題進行解決時依舊采用的是原始的手法，這種手法已經(jīng)不適應現(xiàn)代社會的醫(yī)療體系了。具體是：醫(yī)院對于檔案管理者這個模塊沒有很明確的獎懲制度，管理人員沒有工作的激情，日常工作的進行很機械化，缺乏很大的多變性和靈活性。管理制度更新緩慢，無法緊跟國家政策的步伐，漏洞百出，披露不斷。

3）管理模式單一化。隨著醫(yī)院檔案管理體系的不斷深化改革，相比較最初的管理模式，發(fā)展到今天已經(jīng)很完善了。現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理遵從一套完整的流程，該流程的實施必須是一步一步按部就班地進行，如果中途出現(xiàn)了問題，那么就會造成很大的損失，這是傳統(tǒng)檔案管理中的存在的一個普遍的問題，也是急需要解決的問題。原因是檔案管理這種模式的行程是社會發(fā)展中前輩們通過不斷地摸索自發(fā)形成的，沒有引進很專業(yè)化、先進化的管理理念以及標準。所有的一切看似是在有條不紊地進行著，但是里面卻有很多矛盾的點，而且有些內(nèi)容是相互沖突的。且醫(yī)院進行檔案管理時，主要受到重視的版塊是一些常見的事件，對于一些特殊事件，以及一些突發(fā)的事件采取的態(tài)度很隨意，在現(xiàn)有的管理模式下要想解決這類問題能夠采取的措施只有一種，那就是強制要求，別無他法。對于各種細節(jié)性的東西，目前依舊是一籌莫展的，一時半會很難找到應對的措施，但是這些問題如果不及時解決，那么終將會是一個隱患。

3 醫(yī)院后勤檔案規(guī)范化管理策略

1）建立完善醫(yī)院檔案管理的制度。建立和完善醫(yī)院檔案管理的制度，使醫(yī)院檔案管理的模式逐漸統(tǒng)一。醫(yī)院檔案的管理中，較為基礎的同時難度較大的就是醫(yī)院檔案各項一線部門資料的收集和保存。醫(yī)院檔案要想極大提高社會效益和經(jīng)濟效益，就必須保證醫(yī)院檔案的完整性和準確性。因此，在收集檔案資料的時候，必須對與之相關的所有資料進行全面的系統(tǒng)化收集與歸納。這就要求醫(yī)院檔案在管理模式上必須上下統(tǒng)一，各個科室文件材料進行及時的收集、建檔、登記等。并且在進行資料入庫環(huán)節(jié)中應該科學有效地進行檢查，對相關科室出現(xiàn)的遺漏要及時的補充、補救，以最大程度保證醫(yī)院檔案的完整性。同時對于醫(yī)院檔案管理人員職能和權限進行相應的明確化，做到機構精簡、細化分工。同時，建立健全醫(yī)院檔案更新、保密、銷毀等制度。醫(yī)院檔案統(tǒng)一管理是指將醫(yī)院檔案的管理進行系統(tǒng)化的一地管理，并且采取相應的法律或行政手段幫助與扶持，這有利于醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和標準化，可以為社會保存醫(yī)療體系的基礎憑證和歷史記憶。在醫(yī)院檔案管理的過程中，對于醫(yī)院檔案的相關工作人員也應該進行同步的考核，以促進醫(yī)院檔案管理工作人員不斷提升自身的業(yè)務技能和職業(yè)素養(yǎng)。

2）建立醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)安全體系。信息共享、數(shù)據(jù)共享是大數(shù)據(jù)的標示性產(chǎn)物，但這并不與建設醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)安全體系相矛盾。因為在大數(shù)據(jù)背景下，堅持開放、全方位交流與合作，這也使得檔案信息安全成為重要的課題。醫(yī)院檔案信息資源包含了大量的個人信息，對于個人信息安全的保護是醫(yī)院檔案信息開發(fā)的基本要求。在制度與技術方面，應該加強對醫(yī)院檔案信息安全方面的投入與建設。第一，要加強對醫(yī)院檔案管理者的安全培訓，使其樹立保護患者隱私的安全意識。同時，要加強對醫(yī)院信息化相關負責人的信息安全培訓。一方面，醫(yī)院檔案管理工作人員要樹立檔案數(shù)據(jù)安全意識；另一方面，與其相關的領導或負責人也要擔負起安全責任，對出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)安全問題時要能追責到人。第二，要建立醫(yī)院檔案管理工作數(shù)據(jù)安全制度，以制度約束人，以制度規(guī)范行為，才能防患于未然。第三，應通過技術手段確保醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源利用信息可控，利用數(shù)據(jù)資源電子化審批程序，將數(shù)據(jù)安全風險降到最低?！皺n案管理人員要不斷對安全系統(tǒng)進行更新與升級，有效防止檔案信息管理系統(tǒng)受到黑客與病毒的攻擊。”[2]第四，在方案設計時要充分繼承現(xiàn)有的信息安全基礎設施，為了避免浪費，要將目前網(wǎng)絡系統(tǒng)中使用的防火墻、防病毒等安全產(chǎn)品納入信息安全體系中充分使用。

3）重視人員的培訓。在“互聯(lián)網(wǎng)+”管理模式中，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是一個很重要的點，因為只要在管理中起到作用的就是工作人員。假設，進行檔案管理的人員專業(yè)水平很低，那么對于工作的開展必定是不可能很順利的，不僅耽擱了其他人的工作進程，也對本人有一定的工作壓力，如果每個從事該工作的人員都有過硬的專業(yè)素養(yǎng)，那么就會使接下來的工作開展地更加順利。因此，為了使工作順利、長久地進行，醫(yī)院應該分出一部分的注意力在檔案管理人員的培訓與選拔上?？梢远ㄆ诘呐汕踩藛T外出參加各種相關的培訓以及經(jīng)驗交流會議，用以提高本院的管理人員的整體水平。醫(yī)院內(nèi)部可以時不時地開展一系列的職業(yè)道德教育會議，由專業(yè)的人員為他們講解該行業(yè)的新規(guī)，逐漸改變那些以往的管理理念，讓他們知道真正的檔案管理的目的，以及未來的目標，讓他們認識到規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理模式的重要性以及必要性，從而提高日常對待工作的認真態(tài)度。

4）加大醫(yī)院檔案管理的資金投入。增強醫(yī)院檔案管理領導層對醫(yī)院檔案管理投入的重視程度，對于醫(yī)院檔案的管理，雖然在初步階段不能看見其收益成效，但是在較為長遠的發(fā)展規(guī)劃中，醫(yī)院檔案管理的工作，對社會發(fā)展和經(jīng)濟推動都有極為可觀的重要作用。因此，在對醫(yī)院檔案管理進行資金投入的時候，領導層應該充分認識到醫(yī)院檔案管理的社會作用和效益。此外，為了加強醫(yī)院檔案管理的效率，必須對醫(yī)院檔案管理的基礎設施和設備進行更新?lián)Q代與補充。并且，對醫(yī)院檔案管理的工作人員進行定時培訓和考核，從基礎設備和從業(yè)人員的技能素養(yǎng)兩手抓起，全面促進醫(yī)院檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展，使醫(yī)院檔案重要數(shù)據(jù)信息在社會發(fā)展過程中充分發(fā)揮應有的社會效能，進而，促進醫(yī)療等相關科研不斷突破，實現(xiàn)我國醫(yī)療水平的穩(wěn)步提升[3]。

4 結束語

綜上所述，在新醫(yī)改下醫(yī)院的檔案管理工作一定要及時進行創(chuàng)新和改革，相關部門和員工更要明確檔案管理工作的重要性，在新時代的發(fā)展進程下，要將信息化、數(shù)字化的手段運用到醫(yī)院的檔案管理工作中去，改進管理方式，加強管理工作的有效性，從而提高醫(yī)院的綜合管理能力。