新時(shí)期職業(yè)學(xué)院檔案管理工作創(chuàng)新研究

姜 華

（煙臺(tái)市蓬萊區(qū)職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校，山東 煙臺(tái) 265600）

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)增加了對(duì)優(yōu)秀人才的需求，職業(yè)院校已成為各行各業(yè)的重點(diǎn)。學(xué)生檔案院校管理是一個(gè)長(zhǎng)期發(fā)展的過程，因此，探索文件管理工作至關(guān)重要。職業(yè)院校的領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義和重要作用，充分結(jié)合檔案管理信息時(shí)代的現(xiàn)狀，提出改革創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高檔案管理效率和質(zhì)量，促進(jìn)職業(yè)院校發(fā)展。

1 意義和作用

1）重要的信息資源和積累。高職學(xué)生檔案是對(duì)學(xué)校教育教學(xué)最真實(shí)的思考。事實(shí)上，這些學(xué)生檔案記載了學(xué)校教育經(jīng)歷的過程，保留了學(xué)校的歷史，是為了確保教學(xué)的順利進(jìn)行，管理工作的重要信息基礎(chǔ)也是歷史的見證，并在專業(yè)大學(xué)成為一種沉淀，職業(yè)院校學(xué)生檔案的管理質(zhì)量反映了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)生檔案管理的正確認(rèn)知，可以認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理的重要性，也是衡量職業(yè)院校管理水平的重要指標(biāo)。

2）改革發(fā)展工作做好鋪墊。伴隨著時(shí)代的進(jìn)步，職業(yè)院校在發(fā)展過程中雖迎來了許多發(fā)展機(jī)遇，但也面臨著種種發(fā)展挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)是推動(dòng)職業(yè)院校改革進(jìn)程健康發(fā)展的，為了適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，學(xué)校管理工作要能跟上時(shí)代的步伐，要科學(xué)合理，要保持良好的創(chuàng)新意識(shí)和現(xiàn)代教學(xué)理念，加強(qiáng)學(xué)生的檔案管理工作至關(guān)重要，文件管理工作致力于解決影響職業(yè)院校快速發(fā)展的各種不利因素，加強(qiáng)學(xué)校檔案建設(shè)，加強(qiáng)學(xué)校管理，為高職院校管理工作創(chuàng)造新的機(jī)遇和工作，推動(dòng)高職教育發(fā)展。

對(duì)于高校來說，高校學(xué)生檔案管理工作需要講授和教育，還需要發(fā)揮高職院校教學(xué)工作的進(jìn)步和發(fā)展，為高職院校在發(fā)展過程中提供更多的資源借鑒；在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做重大決策時(shí)，為專業(yè)醫(yī)院、職業(yè)援助提供支持；職業(yè)院校的學(xué)生檔案管理也承擔(dān)社會(huì)服務(wù)的責(zé)任，為職業(yè)院校提供社會(huì)服務(wù)功能，在學(xué)校管理工作中，遵循群眾路線，發(fā)揮專業(yè)精神，遵循群眾路線，發(fā)揮學(xué)校的社會(huì)服務(wù)特色。

2 信息時(shí)代的新形勢(shì)

1）計(jì)算機(jī)的使用。當(dāng)今世界，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使其進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代。向社會(huì)各地區(qū)申請(qǐng)計(jì)算機(jī)，為社會(huì)各行業(yè)提供技術(shù)支持，促進(jìn)各領(lǐng)域的發(fā)展。計(jì)算機(jī)在高職院校學(xué)生檔案管理中，也起到了改變傳統(tǒng)手工整理的檔案管理方式、提高高職院校學(xué)生檔案工作效率、促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要作用。當(dāng)前，我國(guó)大部分職業(yè)院校的學(xué)生檔案管理工作都采用了打印機(jī)、掃描機(jī)、微縮機(jī)等高新技術(shù)設(shè)備，極大地提高了學(xué)生檔案管理的效率和質(zhì)量。

2）網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和廣泛應(yīng)用。電腦的應(yīng)用也促進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用。在職校學(xué)生檔案管理方面，網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展促使學(xué)生檔案管理更加方便、高效，只需通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理。在學(xué)生檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了無紙化管理，極大地節(jié)約了資源，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)學(xué)生文件管理也有明顯的優(yōu)勢(shì)。突破了傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理工作的空間局限。因?yàn)橐郧暗膶W(xué)生檔案管理需要占用較大的空間，如果有資料，需要花很多時(shí)間尋找整個(gè)過程也很有效。目前，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立了一個(gè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，通過輸入關(guān)鍵字來獲取要查找的文件信息，整個(gè)過程十分方便。

3）新的信息載體。傳統(tǒng)的存檔運(yùn)營(yíng)商一直都是目前應(yīng)用最廣的存檔存儲(chǔ)向量，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技的發(fā)展，保存信息的承運(yùn)人不斷更新，U盤、光盤、磁盤等新部署存儲(chǔ)介質(zhì)被廣泛使用，紙張不斷更換，通過信息載體的開發(fā)創(chuàng)新，節(jié)約紙面資源更加方便、方便、可靠。

3 檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1）完善制度。高職院校與普通高校存在一定的區(qū)別。正因?yàn)楦呗氃盒＝虒W(xué)水平不高，對(duì)高職院校的學(xué)生檔案管理工作重視不夠，資金投入較少。要提高職業(yè)院校的專業(yè)工作水平，就必須建立一套合理的管理體系，這是提高職業(yè)院校專業(yè)工作水平的首要步驟。

2）設(shè)立專職人員進(jìn)行技術(shù)。大學(xué)生檔案管理工作需要專業(yè)管理人員來保證工作質(zhì)量，目前，我國(guó)一些職業(yè)院校已設(shè)立了學(xué)生檔案管理室，但缺乏全職工作人員來管理學(xué)生檔案，大多是非全職工作，對(duì)學(xué)生檔案缺乏專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作技術(shù)水平低、管理效率低、管理效率低等新時(shí)代，職業(yè)院校必須建立全日制學(xué)生檔案管理人員，以及對(duì)學(xué)生檔案管理工作缺乏專業(yè)知識(shí)，從而提高管理技能和整體素質(zhì)。

3）創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理工作服務(wù)內(nèi)容。不以學(xué)生論文數(shù)量為管理指標(biāo)來進(jìn)行學(xué)生檔案管理。職業(yè)院校學(xué)生檔案管理在新時(shí)期必須轉(zhuǎn)換工作服務(wù)內(nèi)容，更多地要求管理質(zhì)量。大學(xué)生文檔管理服務(wù)有許多創(chuàng)新。第一，要樹立管理者的工作態(tài)度。以完成工作標(biāo)準(zhǔn)來看待學(xué)生檔案的情況是不可能的，需要不斷改進(jìn)和充實(shí)工作內(nèi)容，充分發(fā)揮自身的管理水平，提高職校學(xué)生檔案管理服務(wù)的工作水平和水平。

4）創(chuàng)新學(xué)生檔案管理工作模式、積極引進(jìn)數(shù)字化信息技術(shù)檔案管理。當(dāng)前，高職院校的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)傳統(tǒng)的管理方式，必然要耗費(fèi)大量的物力和人力，而且容易出現(xiàn)工作失誤，影響工作效率，引入數(shù)字化的信息化檔案管理工作，能更好地提高管理效率，更方便快捷地收集信息，記錄、檢索、檢索等方面的信息，雖然是學(xué)校信息化管理，但由于社會(huì)的發(fā)展，有些學(xué)校實(shí)行了信息化管理，引入了數(shù)字化檔案管理工作，可以更好地提高管理效率，改進(jìn)管理模式，利用平臺(tái)進(jìn)行新技術(shù)，更容易訪問和共享文件，但安全也是一環(huán)，需要設(shè)置權(quán)限，不同的人要設(shè)定不同的權(quán)限，從而最大限度地保證信息的安全，尤其是對(duì)文件查詢者而言，設(shè)置權(quán)限可以確保無人使用人員的信息，在需要時(shí)設(shè)置團(tuán)隊(duì)，設(shè)置不同的權(quán)限，教師可以向?qū)W生開放權(quán)限因此，學(xué)生可以填寫文檔，避免在收集文件時(shí)出錯(cuò)，確保信息的正確性，提高學(xué)生信息的可信度。例如：可以設(shè)置QR碼，在學(xué)生檔案或畢業(yè)證書上設(shè)置手機(jī)短信QR碼，采用手機(jī)短信或畢業(yè)證書管理，用手機(jī)短信進(jìn)行校驗(yàn)，用手機(jī)短信查詢檔案資料，通過手機(jī)短信進(jìn)行查詢，對(duì)學(xué)生檔案或畢業(yè)證書用手機(jī)短信進(jìn)行驗(yàn)證。由于傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作存在著較大的滯后的問題。職業(yè)院校要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理工作，做好學(xué)生檔案的信息化、現(xiàn)代化和服務(wù)工作。建立一個(gè)完整的職業(yè)院校管理體系，并滿足學(xué)生檔案的管理要求。職校要加強(qiáng)學(xué)校互動(dòng)意識(shí)，一切創(chuàng)新措施都要注重高職院校的發(fā)展，充分把握學(xué)生檔案管理的各種流程，了解學(xué)生檔案文件，可以有針對(duì)性地提供學(xué)生檔案服務(wù)作業(yè)。

5）創(chuàng)新學(xué)生檔案管理。信息技術(shù)帶來了新時(shí)代的巨變。對(duì)學(xué)生檔案管理而言，其管理過程中所用的方法和技術(shù)有待進(jìn)一步完善，學(xué)生檔案管理人員將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于學(xué)生。檔案信息統(tǒng)一存儲(chǔ)和內(nèi)部共享，利用學(xué)生檔案信息提高其他部門工作效率。

6）文件管理方式創(chuàng)新改進(jìn)。另外，還應(yīng)在管理模式上進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，為新技術(shù)的使用搭建平臺(tái)，方便查閱和共享檔案，但安全也是不可忽略的一環(huán)，權(quán)限的設(shè)定是必要的，不同的人要設(shè)置不同的權(quán)限，從而最大限度地保證信息安全，特別是查閱檔案的人，權(quán)限的設(shè)置可以保證信息不被別有用心的人利用，針對(duì)不同的權(quán)限設(shè)置群體，在需要注冊(cè)時(shí)，教師可以向?qū)W生開放權(quán)限，這樣就便于學(xué)生填寫檔案，避免了收集檔案過程中的失誤，確保學(xué)生信息正確完整，提高了學(xué)生信息的可信度。

7）不斷完善職院校檔案管理。完善的檔案管理體系是檔案管理的平穩(wěn)性，管理系統(tǒng)的不斷改進(jìn)能應(yīng)付各種變化，信息管理工作要注意系統(tǒng)的改進(jìn)。在檔案工作的創(chuàng)新中起著非常重要的作用，在更新了文檔文件管理的操作系統(tǒng)之后，對(duì)文檔文件信息的信息管理要進(jìn)行調(diào)整，在儀器采集過程中，要實(shí)現(xiàn)文檔檔案信息的自動(dòng)化和文本標(biāo)準(zhǔn)化，比如，在輸入儀器信息時(shí)，采用統(tǒng)一的文本標(biāo)準(zhǔn)和管理語言；另外，有必要加強(qiáng)對(duì)文檔文件的監(jiān)測(cè)，使其安全，以確保文件檔案的安全性，從而在版權(quán)工作的創(chuàng)新中發(fā)揮非常重要的作用。為保障職業(yè)院校檔案管理的順利開展，從根本上保證了職業(yè)院校檔案管理工作的順利開展。

8）創(chuàng)新管理服務(wù)模式。以服務(wù)型為先導(dǎo)，優(yōu)化方案，開展豐富多彩的文化活動(dòng)，能展示有價(jià)值的文獻(xiàn)資料，請(qǐng)專家授課，制作透明、公開的文件管理，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生了解檔案管理的過程，讓學(xué)生了解檔案管理的重要性?？梢岳梦⑿拧?QQ、微博等新媒體平臺(tái)，建立交流平臺(tái)，讓更多人隨時(shí)參與，更新管理信息，確保信息及時(shí)有效，高校學(xué)生檔案管理工作需要專業(yè)管理人員來保證工作質(zhì)量，目前，有些職業(yè)院校已設(shè)立了學(xué)生檔案管理室，但缺乏全職人員來管理學(xué)生檔案，其中大部分是兼職工作，其缺乏專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致新時(shí)代下學(xué)生檔案管理技術(shù)水平低、管理效率低。職業(yè)院校要對(duì)全職工作人員的學(xué)生檔案管理專業(yè)知識(shí)和技術(shù)只是實(shí)施培訓(xùn)，從而大大提高現(xiàn)下工作人員的管理技能和整體質(zhì)量，這樣用戶就能更多地了解文件管理信息。另外，亦可與其他學(xué)校合作，積極溝通，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，建立完善的電子檔案系，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，提供更加高效、快捷的用戶、便捷的查詢服務(wù)模式，創(chuàng)新服務(wù)模式，為學(xué)校節(jié)約人力、物力，為有需求的人群提供更好的服務(wù)。

9）檔案管理人才培養(yǎng)。檔案管理工作中的人才培養(yǎng)也至關(guān)重要，專業(yè)人才更好地發(fā)揮其作用。因此，應(yīng)加強(qiáng)人才引進(jìn)，加強(qiáng)在職人員培訓(xùn)，提高員工的工作素養(yǎng)和法律意識(shí)，邀請(qǐng)專家授課，定期組織培訓(xùn)，全面提高員工的工作水平和綜合素質(zhì)，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，激發(fā)員工的積極性和責(zé)任感。高等?？茖W(xué)校肩負(fù)著培養(yǎng)社會(huì)優(yōu)秀職業(yè)技能的重任，教育部門對(duì)高職院校的教學(xué)與管理提出了新的要求，高職院校的學(xué)生檔案管理工作也做到了一目了然，這是自身培訓(xùn)的優(yōu)勢(shì)，也是高職院校教育的重要基礎(chǔ)。高職院校學(xué)生檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)新工作內(nèi)容和教學(xué)方法，以適應(yīng)新時(shí)代高職院校發(fā)展的需要。

4 結(jié)束語

高職院校學(xué)生檔案是學(xué)校發(fā)展的重要資源，因此，對(duì)學(xué)生檔案的管理非常重要，科學(xué)、有效地管理學(xué)生檔案可以促進(jìn)職業(yè)院校有序、持久的發(fā)展。在高職院校的總體發(fā)展規(guī)劃中，需要與學(xué)校其他工作計(jì)劃相協(xié)調(diào)，納入學(xué)生檔案管理工作。高職高專是培養(yǎng)優(yōu)秀人才的重要場(chǎng)所，它為學(xué)校的發(fā)展提供新鮮的血液，更要重視知識(shí)的繼承，學(xué)校教材、科研資料等其他文獻(xiàn)也要妥善儲(chǔ)存、儲(chǔ)存，學(xué)生檔案共同扮演職業(yè)院校的角色。