醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析及應(yīng)對(duì)策略

李 波

（山東省精神衛(wèi)生中心，山東 濟(jì)南 250014）

在很長(zhǎng)的一段時(shí)間當(dāng)中，醫(yī)院開(kāi)展系統(tǒng)化管理的工作中檔案管理包含了大量的重要資料，其記載了醫(yī)院在具體運(yùn)作過(guò)程當(dāng)中的人事、醫(yī)藥、病歷等多方面內(nèi)容，更加承載了這些年以來(lái)醫(yī)院發(fā)展的光輝歷史，從這一方面可以表明，醫(yī)院發(fā)展的同時(shí)檔案事業(yè)的發(fā)展在其中起到了至關(guān)重要的作用?？墒窃敿?xì)來(lái)看，其中也存在一些問(wèn)題是需要正視的，譬如：檔案意識(shí)淡薄、缺少專(zhuān)業(yè)性的管理人才、檔案管理制度不完善、信息化程度較低、缺少必要的檔案管理硬件設(shè)備、管理思想意識(shí)較差、管理方法呆板陳舊、管理經(jīng)費(fèi)相對(duì)不足、工作缺乏協(xié)調(diào)合作等等。上述問(wèn)題的存在對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的有序開(kāi)展造成了極大的影響，對(duì)此，接下來(lái)我們要正視這些現(xiàn)存問(wèn)題，要懂得從現(xiàn)實(shí)狀況出發(fā)，采取針對(duì)性的應(yīng)對(duì)策略，這才是今后醫(yī)院檔案管理工作中需要亟待解決的重要工作。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，可以說(shuō)是醫(yī)院制定各項(xiàng)工作決策的重要依據(jù)，也是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)各項(xiàng)工作有序運(yùn)行的重要參考資料。在醫(yī)院系統(tǒng)化管理工作當(dāng)中檔案管理是其中十分關(guān)鍵的一個(gè)方面，是需要特別重視的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容。從目前的情況來(lái)看，伴隨著我國(guó)醫(yī)療制度的深化改革與創(chuàng)新，醫(yī)院管理工作可以說(shuō)不僅面臨著發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也面臨著一系列的挑戰(zhàn)，在這種新的大環(huán)境下醫(yī)院檔案工作應(yīng)當(dāng)怎樣科學(xué)開(kāi)展才能夠更好地滿(mǎn)足醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際需求是目前亟待需要解決的一個(gè)重要的問(wèn)題。

1 醫(yī)院檔案管理工作的重要性

通過(guò)這些年我國(guó)醫(yī)療制度的改革與創(chuàng)新，各項(xiàng)醫(yī)療狀況都得到了進(jìn)一步的發(fā)展，國(guó)家對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)可以說(shuō)是高度關(guān)注的，并且對(duì)于人民健康問(wèn)題、藥品安全問(wèn)題等作出了反復(fù)的強(qiáng)調(diào)，為此，醫(yī)院則需要負(fù)責(zé)人的承擔(dān)起自身所肩負(fù)的重要職責(zé)，擔(dān)起為人民健康負(fù)責(zé)的重要擔(dān)子，這樣才能夠讓新時(shí)期的醫(yī)院管理向著規(guī)范化、有序化、科學(xué)化的方向不斷發(fā)展。在目前醫(yī)院健康發(fā)展的今天，檔案管理信息是一項(xiàng)不可缺少的重要資源，從基本概念上來(lái)分析：醫(yī)院檔案是在醫(yī)院日常管理和醫(yī)療活動(dòng)等所形成的一種歷史性資料，因醫(yī)院檔案管理具有突出性的專(zhuān)業(yè)特征，具有一定的保存價(jià)值，同時(shí)遵循一定的歸檔制度來(lái)作為最為真實(shí)的歷史記錄。從類(lèi)別上進(jìn)行劃分，通?？蓜澐譃槿耸聶n案、醫(yī)藥檔案、技術(shù)檔案、病歷檔案等等。簡(jiǎn)單來(lái)講：人事檔案涉及這個(gè)醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作者的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)等等，這些檔案資料無(wú)論是在員工個(gè)人崗位的晉升還是在工作選拔當(dāng)中都發(fā)揮著非常重要的作用。此外，像醫(yī)藥檔案、病歷檔案等資料對(duì)于日后病癥討論有著非常重要的參考價(jià)值。所以說(shuō)，醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展對(duì)于醫(yī)院發(fā)展而言是十分重要的，并且關(guān)系著各項(xiàng)人事、醫(yī)療資料的完整性，為此，要不斷地加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)管理，做到醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 醫(yī)院檔案管理不受重視，投入較少

服務(wù)性是檔案管理工作的顯著特征，可以說(shuō)是連接檔案資料和查閱使用者的重要橋梁，為此，檔案管理工作人員是在無(wú)私地開(kāi)展自己的日常工作，同時(shí)，受到外界工作環(huán)境的影響他們的工作并未受到應(yīng)有的重視。檔案管理工作的特殊性在一定程度上造成醫(yī)院發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中檔案管理沒(méi)有受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)的重視，并且該方面的資金投入較少，通常醫(yī)院的成本投入主要分布在檔案室、病歷室、病案室密集架等檔案設(shè)施、用具的購(gòu)買(mǎi)。其中對(duì)于檔案管理人員的繼續(xù)性教育等方面的投入是完全不存在的。因醫(yī)院管理者對(duì)于檔案管理重視程度較低、在資金方面未做到充分性的投入，使得醫(yī)院檔案檢索工具處于極為落后的一種狀態(tài)下，這就造成檔案檢索效率處在非常低的一種水平狀態(tài)，并且，在醫(yī)院電腦系統(tǒng)中無(wú)法找到全部最為原始的資料。醫(yī)院檔案管理工作的嚴(yán)重落后特性，造成檔案管理工作無(wú)法為臨床科研工作的開(kāi)展提供充分地條件，這種基本現(xiàn)狀就對(duì)醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員科研工作開(kāi)展的積極性造成了很大的影響，久而久之造成醫(yī)院科研遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于同行業(yè)基本水平。

2.2 檔案管理制度有待進(jìn)一步完善

首先，目前一些醫(yī)院對(duì)檔案管理工作并不了解，并且對(duì)于醫(yī)院制定的檔案管理制度并未將其中的細(xì)節(jié)描述清楚，僅僅說(shuō)明了基本的框架；其次，一些醫(yī)院在檔案管理制度制定的過(guò)程當(dāng)中，并未綜合醫(yī)院的實(shí)際情況，這樣會(huì)造成醫(yī)院很多具體的工作與醫(yī)院現(xiàn)實(shí)管理之間存在極大的差距；第三，因醫(yī)院制定的管理制度對(duì)檔案管理工作人員的日常工作并未起到制約作用，這樣就很容易造成一些檔案管理人員日常工作松懈，這種情況的存在將會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展造成很大的阻礙。

2.3 檔案管理工作缺乏創(chuàng)新

目前很多醫(yī)院檔案管理人員在創(chuàng)新意識(shí)上是非常匱乏的，一些醫(yī)院中的檔案管理人員并未以醫(yī)院的發(fā)展要求作為檔案管理的基本出發(fā)點(diǎn)，極少會(huì)主動(dòng)地開(kāi)展日常的檔案管理創(chuàng)新工作。有的檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作中存有自己的見(jiàn)解，可是由于會(huì)增加檔案管理的成本投入，為此沒(méi)有獲得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與支持。

2.4 缺乏現(xiàn)代化的管理手段

其一，因一些醫(yī)院經(jīng)濟(jì)力量是有限的，無(wú)法在檔案管理軟件方面給予充分的投入；其二，縱使是一些醫(yī)院創(chuàng)建起信息化管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可是，檔案管理人員應(yīng)用意識(shí)比較差，遭橫信息化管理網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用率較低；其三，一部分醫(yī)院檔案管理工作人員在信息化管理工作當(dāng)中，并不愿意將信息化檔案管理工作落到實(shí)處。

2.5 管理人員專(zhuān)業(yè)水平低

作為一名優(yōu)秀的醫(yī)院檔案管理工作人員，需要熟悉的了解醫(yī)院每一個(gè)科室的詳細(xì)信息，同時(shí)要具備計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、信息檢索知識(shí)等等，在日常的檔案管理工作當(dāng)中，一些檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是較低的，缺乏計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)等，除此之外，一些醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作并不重視，也極少會(huì)對(duì)園內(nèi)的檔案管理工作者開(kāi)展定期培訓(xùn)，久而久之，醫(yī)院的檔案管理工作停滯不前。

3 醫(yī)院檔案管理發(fā)展對(duì)策

3.1 醫(yī)院落實(shí)檔案管理，增加檔案管理投入

對(duì)于醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展而言，檔案管理具有非常重要的意義，認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作可促使醫(yī)院管理工作水平得到顯著性的提高，并且能夠很好地提升醫(yī)院整體醫(yī)護(hù)水平，推動(dòng)醫(yī)院科研工作的順利開(kāi)展，有利于整個(gè)醫(yī)院的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展。可是，目前有很大一部分醫(yī)院在檔案管理上存在問(wèn)題，像檔案管理混亂、經(jīng)常性的出現(xiàn)檔案丟失、檔案利用率低等等，從根本原因入手來(lái)看這些都是由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)忽視醫(yī)院檔案管理工作的重要性所引起的，為此，為能夠更好地做好醫(yī)院檔案管理工作，院領(lǐng)導(dǎo)要從思想認(rèn)知上做出根本性的轉(zhuǎn)變。積極采取多種方式落實(shí)檔案管理。從醫(yī)院院領(lǐng)導(dǎo)的角度來(lái)分析：醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知，用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來(lái)看待問(wèn)題，不可因醫(yī)療檔案無(wú)法帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益而忽略檔案管理工作。不要因?yàn)獒t(yī)療檔案不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益就忽視了醫(yī)療檔案管理工作。而檔案管理人員也要重視對(duì)檔案管理的宣傳，積極結(jié)語(yǔ)工作中存在的問(wèn)題，不斷地豐富日常檔案管理經(jīng)驗(yàn)，這樣才能夠促使檔案管理工作的作用充分性的發(fā)揮出來(lái)，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供豐富的資料支持。

3.2 完善檔案管理制度

首先，醫(yī)院管理者要制定科學(xué)合理的檔案管理制度，這就需要從醫(yī)院的當(dāng)前發(fā)展入手，并且，要在制度層面對(duì)檔案管理人員做好相應(yīng)的制約；其二，醫(yī)院管理人員在完善檔案管理制度的同時(shí)，要做到不斷創(chuàng)新，譬如，通過(guò)制度來(lái)調(diào)動(dòng)起管理人員在工作上不斷創(chuàng)新的積極性，鼓勵(lì)大家能夠盡自己最大的努力投入到檔案管理工作當(dāng)中來(lái)；第三，醫(yī)院檔案管理制度當(dāng)中要把管理人員的工作質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等加入其中，這樣才能夠調(diào)動(dòng)起大家工作的積極能動(dòng)性。

3.3 鼓勵(lì)醫(yī)院檔案管理工作的不斷創(chuàng)新

作為醫(yī)院管理者要營(yíng)造起醫(yī)院的創(chuàng)新大環(huán)境，像日常中的創(chuàng)新宣傳工作、創(chuàng)新成果展示活動(dòng)等等，培養(yǎng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識(shí)。同時(shí)，醫(yī)院要增加在檔案管理工作方面的各方面投入，優(yōu)化檔案管理軟硬件建設(shè)，要給予檔案管理工作人員充分的支持，最大限度上促使檔案管理工作水平得到不斷地提高。此外，醫(yī)院可不定期組織院內(nèi)的檔案管理工作人員到院外進(jìn)行學(xué)習(xí)，多去發(fā)現(xiàn)其他醫(yī)院在檔案管理工作中的可學(xué)之處，實(shí)時(shí)的調(diào)整自身工作中欠缺的方面，不斷地提高本院的檔案管理質(zhì)量。

3.4 建立醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

其一，作為一位醫(yī)院管理者一定要明確網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)所帶來(lái)的巨大價(jià)值，對(duì)此，要將其更好地運(yùn)用在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，從而才能夠使得檔案管理日常工作效率得到飛越性地提高，減少醫(yī)院的成本投入；其二，建立醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)過(guò)程當(dāng)中，要從醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)狀況著手，挑選強(qiáng)實(shí)用性的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)；第三，要制定詳細(xì)明確的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)使用辦法；第四，醫(yī)院其他部門(mén)要做到積極配合，為檔案管理工作人員提供高質(zhì)量的服務(wù)，從而順利的實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的完美對(duì)接。

3.5 提高管理人員綜合素質(zhì)

其一，醫(yī)院要從當(dāng)下本院內(nèi)檔案管理工作人員的基本素質(zhì)出發(fā)，外聘一部分具有豐富技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的工作人員為大家開(kāi)展專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)的培訓(xùn)，這樣才能夠使得醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的作用真正意義上的發(fā)揮出現(xiàn)；其二，醫(yī)院要定期召開(kāi)醫(yī)院檔案管理工作座談會(huì)，針對(duì)前一段時(shí)間內(nèi)檔案管理工作中的問(wèn)題作出分析，及時(shí)提出應(yīng)對(duì)策略；第三，在檔案管理人才的招聘方面，醫(yī)院要招聘與本專(zhuān)業(yè)對(duì)口的人員，要對(duì)專(zhuān)業(yè)有明確的要求，同時(shí)，在試用期考核達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的前提下，才能夠進(jìn)入到檔案管理崗位參與日常工作，并且，要對(duì)檔案管理工作人員的基本工資待遇+提成績(jī)效做出系統(tǒng)性的調(diào)整，以便于能夠更好地吸引更多的專(zhuān)業(yè)人才來(lái)到這個(gè)崗位。

4 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理工作可以說(shuō)是一項(xiàng)非常復(fù)雜的，在日常工作中各種問(wèn)題頻繁出現(xiàn)，這對(duì)于醫(yī)院的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展而言是極為不利的。對(duì)此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)一定要真正地意識(shí)到做好檔案管理工作的重要意義，樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理理念，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，創(chuàng)建完善的檔案管理制度，提高檔案管理信息化水平，從而才能更好地推動(dòng)醫(yī)院健康有序的快速發(fā)展。