機(jī)關(guān)干部人事檔案管理的優(yōu)化措施研究

姜智千

（吉林省白山市重點(diǎn)項(xiàng)目服務(wù)中心，吉林 白山 134300）

1 干部人事檔案管理意識(shí)的優(yōu)化

1.1 強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)

在機(jī)關(guān)單位中，領(lǐng)導(dǎo)重視的事情一般都能很快的發(fā)展，要想在人事檔案管理方面取得一定的成績(jī)，就得加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案的重視程度?，F(xiàn)階段，人事檔案管理工作地位不高，存在一大堆棘手的問(wèn)題，很大一部分原因都是領(lǐng)導(dǎo)不重視。要提升對(duì)人事檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)，改善工作模式，首先必須從一把手抓起，使其深刻認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性、重要性，這也是化解當(dāng)前工作瓶頸的最根本的方法。只有領(lǐng)導(dǎo)切身體會(huì)到人事檔案管理工作對(duì)他切身的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，才會(huì)重視干部人事檔案管理工作，才能加大力度對(duì)人事檔案投入力量建設(shè)，人事檔案才能更好地為干部管理做好后勤保障工作。

各級(jí)各部門黨委（黨組）要將干部檔案工作作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，及時(shí)了解本部門單位的人事檔案工作現(xiàn)狀，積極解決、部署人事檔案工作所需的業(yè)務(wù)建設(shè)、人員配備、所需經(jīng)費(fèi)、基礎(chǔ)設(shè)施等問(wèn)題叫。要堅(jiān)持將人事檔案管理工作納入組織人事工作的重要內(nèi)容，一把手親自抓，形成“局長(zhǎng)+分管局長(zhǎng)+人事科長(zhǎng)+檔案員”聯(lián)動(dòng)的工作機(jī)制，并從人、力、財(cái)、物等方面對(duì)檔案工作加以充分保障，確保此項(xiàng)工作良性發(fā)展。

1.2 轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)干部對(duì)于人事檔案的思想觀念

思想觀念的淡薄，最主要的原因就是宣傳力度不到位。干部對(duì)人事檔案相關(guān)知識(shí)一無(wú)所知，人事檔案的概念更無(wú)從談起。管檔人員應(yīng)在本機(jī)關(guān)系統(tǒng)性地進(jìn)行人事檔案意識(shí)普及，讓廣大干部切實(shí)樹(shù)立嚴(yán)肅的人事檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案的價(jià)值和作用，同時(shí)定期、不定期地進(jìn)行人事檔案方針、政策進(jìn)行宣傳講解，使干部第一時(shí)間補(bǔ)充、遞交相關(guān)材料，不可隨意虛填各種信息，從全方位增強(qiáng)機(jī)關(guān)干部對(duì)于人事檔案的認(rèn)識(shí)，使其了解其本人的人事檔案不只是其人生經(jīng)歷的一個(gè)記載，也是其工作變動(dòng)過(guò)程的一個(gè)重要參考。其填寫(xiě)的信息不準(zhǔn)確，會(huì)為之后的工作帶來(lái)一定的影響，甚至?xí)绊懱岚问褂谩?/p>

2 干部人事檔案管理環(huán)境的優(yōu)化

為了更好地保護(hù)以各種載體形式存在的檔案資源，就檔案室中庫(kù)存形式最多的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，配置空調(diào)、溫度計(jì)等可以隨時(shí)測(cè)量并記錄庫(kù)房溫濕度具體指標(biāo)的設(shè)備以維持檔案室內(nèi)環(huán)境的溫度和濕度等非常必要。除了這些日常維護(hù)之外，檔案室還要注重防潮、防盜。要安裝煙霧報(bào)警器和自動(dòng)滅火裝置，安裝防盜門和監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案室進(jìn)行加固，從各個(gè)層面最大限度地保證人事檔案的安全和穩(wěn)定。在全面信息化時(shí)代建設(shè)的今天，檔案室必須具備碎紙機(jī)、傳真機(jī)、電話、計(jì)算機(jī)等符合信息化服務(wù)并能夠加快數(shù)字化建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)和工作軟件，以保障人事檔案的數(shù)字化管理。

3 干部人事檔案內(nèi)容的優(yōu)化

3.1 增加干部人事檔案信息含量和知識(shí)維度

2009年中共中央組織部印發(fā)了《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，對(duì)什么材料能歸入人事檔案做了一個(gè)詳細(xì)的說(shuō)明。2018年中央組織部印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中將人事檔案材料分為十類。雖然從規(guī)范的角度來(lái)說(shuō)，有助于檔案的管理和查閱，但是內(nèi)容太過(guò)呆板，無(wú)法體現(xiàn)不同干部自身的特殊性。

只有建立層次豐富、各具特色的干部人事檔案，才能使組織人事部門在選人用人過(guò)程中有針對(duì)性地對(duì)干部加以了解，從而實(shí)現(xiàn)人盡其能。對(duì)此，要確保人事檔案信息真實(shí)豐富，能夠生動(dòng)反映干部成長(zhǎng)軌跡，準(zhǔn)確傳遞其德能勤績(jī)廉各方面信息，才能對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確畫(huà)像，從而建立立體的干部檔案架構(gòu)。與此同時(shí)，要改變過(guò)去單一的紙質(zhì)檔案管理模式，利用各種現(xiàn)代化、科技化手段，積極補(bǔ)充干部視頻、圖像資料，全面、真實(shí)、生動(dòng)反映干部在工作生活中的方方面面，最大限度為干部選拔使用提供有效參考。

3.2 確保人事檔案來(lái)源準(zhǔn)確和內(nèi)容真實(shí)

內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確是充分發(fā)揮檔案資政作用的關(guān)鍵，且關(guān)系到每個(gè)干部的切身利益。在干部人事檔案的信息完善工作中，首先，管檔工作者要有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)把入口關(guān)。要配備政治過(guò)硬、作風(fēng)優(yōu)良、業(yè)務(wù)精湛的人員從事干部人事檔案工作，入檔材料必須經(jīng)過(guò)審查且手續(xù)齊全，否則不予歸檔。重點(diǎn)審核“三齡兩歷一身份”和材料的真實(shí)性。要責(zé)任到人、定期檢查、有錯(cuò)必糾網(wǎng)。其次，在平時(shí)的管理中，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的審核，保證所有信息準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)各類信息前后不一致的現(xiàn)象成立調(diào)查組進(jìn)行調(diào)查，重新進(jìn)行認(rèn)定。對(duì)于學(xué)歷方面，必須補(bǔ)齊入學(xué)前即參加招生考試的材料，學(xué)歷中即入學(xué)登記表、在校所有課程的成績(jī)材料及其他培養(yǎng)材料，畢業(yè)即畢業(yè)證、學(xué)位證復(fù)印件及相關(guān)材料，缺少任何一個(gè)環(huán)節(jié)的材料該學(xué)歷都無(wú)法認(rèn)定。第三，要做好檔案轉(zhuǎn)遞監(jiān)督，防止在此過(guò)程中出現(xiàn)信息失竊、檔案造假等問(wèn)題。要對(duì)人事檔案轉(zhuǎn)遞薄弱環(huán)節(jié)做好監(jiān)督防范，及時(shí)補(bǔ)充完善轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

4 干部檔案審核的優(yōu)化

4.1 審核過(guò)程的優(yōu)化

1）發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。近幾年通過(guò)國(guó)家對(duì)人事檔案管理的重視，人事檔案管理工作越來(lái)越規(guī)范，但通過(guò)近些年干部人事檔案專項(xiàng)審核和平時(shí)的工作可發(fā)現(xiàn)干部人事檔案管理流程仍存在一定的問(wèn)題，除了由于人事檔案保密性的原因造成的干部人事檔案利用不充分、檔案材料不規(guī)范等，更重要的是信息失實(shí)，不能夠有效為組織部門提供信息保障，也在一定程度上影響了干部今后的相關(guān)發(fā)展。

2）調(diào)查核實(shí)。（1）查找有效原始材料。原始材料必須是原件且無(wú)涂改，并確認(rèn)材料真實(shí)準(zhǔn)確，通過(guò)書(shū)寫(xiě)特征、筆記顏色、紙張板式顏色、裝訂方式、符合年代特征的印章樣式等，判定查找到的材料確為原始形成材料；通過(guò)與干部檔案記載的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、家庭成員信息、籍貫居住等進(jìn)行比照，判定原始材料所填內(nèi)容與干部檔案記載一致，真實(shí)可靠；如有涂改應(yīng)認(rèn)真甄別，并視情況送有關(guān)部門進(jìn)行物證鑒定。（2）本人作出書(shū)面說(shuō)明。根據(jù)工作需要，可以選擇適當(dāng)時(shí)機(jī)與干部本人談話，并要求干部本人對(duì)有關(guān)問(wèn)題作出說(shuō)明。實(shí)際工作中，可視情況在實(shí)地調(diào)查前后要求干部本人作出說(shuō)明。（3）實(shí)地調(diào)查。通過(guò)對(duì)人事檔案材料的研判無(wú)法確認(rèn)的信息，就要成立調(diào)查組赴實(shí)地進(jìn)行調(diào)查。通過(guò)采取可行、適當(dāng)?shù)姆绞降疆?dāng)事人學(xué)習(xí)或工作過(guò)的地方，以需要查詢的問(wèn)題線索為導(dǎo)向，通過(guò)查閱有關(guān)人事檔案材料、訪談相關(guān)人員做進(jìn)一步調(diào)查了解。通過(guò)調(diào)查核實(shí)，查找到的原始有效材料(原件具備歸檔條件的用原件，原件不具備歸檔條件的提倡用彩色復(fù)印件)，形成的調(diào)查報(bào)告及本人說(shuō)明等認(rèn)定材料應(yīng)當(dāng)歸入本人檔案。

3）組織認(rèn)定。黨委(黨組)要對(duì)干部人事檔案存在的問(wèn)題審核結(jié)果以及有關(guān)問(wèn)題的調(diào)查過(guò)程、結(jié)論等進(jìn)行集體研究，作出組織認(rèn)定。根據(jù)認(rèn)定結(jié)果，確認(rèn)干部可能存在不真實(shí)的信息，并將確認(rèn)結(jié)果以書(shū)面的形式告知干部本人，本人核對(duì)后簽字確認(rèn)歸檔。在信息確認(rèn)的過(guò)程中，要以不重復(fù)獲利等相關(guān)原則對(duì)人事檔案中的信息進(jìn)行認(rèn)定，這時(shí)就不能以其真實(shí)的情況進(jìn)行認(rèn)定，要對(duì)其做好政策、規(guī)定解讀，干部存在疑義，甚至拒不簽字的，要以綜合研判后的組織認(rèn)定結(jié)果為準(zhǔn)。認(rèn)定了之后，以后工作經(jīng)歷中涉及干部的基本信息就要填寫(xiě)組織重新調(diào)查認(rèn)定后的信息。

4）問(wèn)題處理。對(duì)于在整改過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要根據(jù)情況妥善處理。（1）缺少材料或材料不規(guī)范的，要及時(shí)補(bǔ)充采集，通過(guò)形成地查找、復(fù)制復(fù)印、補(bǔ)辦手續(xù)等途徑補(bǔ)充收集。根據(jù)材料的內(nèi)容和性質(zhì)的不同，所有補(bǔ)充和規(guī)范的材料，要嚴(yán)格按照《關(guān)于嚴(yán)格干部檔案日常管理的通知》有關(guān)規(guī)定辦理，并加蓋材料制成單位和干部所在單位公章。（2）基本信息前后矛盾的，要在查核的基礎(chǔ)上綜合研判進(jìn)行確定。按照現(xiàn)在的政策難以認(rèn)定的且也無(wú)法查找證明材料的，要本著從嚴(yán)掌握的原則，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貙?duì)干部的人事檔案信息進(jìn)行確認(rèn)。（3）檔案造假的，要按照有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅追究責(zé)任，責(zé)令作出深刻書(shū)面檢查，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行糾正；特別嚴(yán)重問(wèn)題，要以適當(dāng)形式給予處理處分。在發(fā)現(xiàn)之后主動(dòng)承認(rèn)并糾正錯(cuò)誤的，可依據(jù)有關(guān)規(guī)定從輕處理；繼續(xù)弄虛作假、欺騙組織的，從重處理。（4）偽造檔案材料且無(wú)法查清的，要做好登記，在查清問(wèn)題前，不得在職務(wù)上提拔或重用。

4.2 優(yōu)化干部人事檔案審核制度

1）建立事前防范的工作制度。雖然檔案審核能夠在一定程度上彌補(bǔ)人事檔案中之前存在的信息不實(shí)的情況，但是彌補(bǔ)的工作思路和管理方式是存在一定的弊端的。通過(guò)補(bǔ)充缺失的人事檔案材料和對(duì)不實(shí)的信息進(jìn)行調(diào)查，在某種程度上對(duì)人事檔案有著提質(zhì)增效的作用，客觀上也起到了一定的積極作用，但是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題再補(bǔ)充材料與人事管理活動(dòng)中形成的材料真實(shí)性還是無(wú)法相提并論的。因此，為了避免亡羊補(bǔ)牢，管檔部門要充分進(jìn)行事前預(yù)防，在將材料交給組織部門前，形成材料的時(shí)候就要嚴(yán)謹(jǐn)、及時(shí)且進(jìn)行有效的審核、監(jiān)督，變事后補(bǔ)救為事前預(yù)防。應(yīng)該從長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)，整體規(guī)劃，保證制度建設(shè)的體系性和關(guān)聯(lián)性，把人事檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的漏洞彌補(bǔ)上去，強(qiáng)化規(guī)范管理。健全的規(guī)章制度是做好人事檔案工作的根本保證。

2）優(yōu)化干部檔案審核模式。建立規(guī)范的審核流程，以“三齡兩歷一身份”作為主要審檔內(nèi)容，堅(jiān)持“2+1+1+1”審檔方式，即2人初審、1人復(fù)審、1名分管領(lǐng)導(dǎo)三審、1名組織部門管理人員抽審，四方獨(dú)立審核并簽字確認(rèn)。初審人要按照《干部人事檔案專項(xiàng)審核情況登記表》的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，按照審核項(xiàng)目，逐頁(yè)逐項(xiàng)進(jìn)行審核，確保干部基本信息準(zhǔn)確。對(duì)材料缺失的，第一時(shí)間通知其補(bǔ)交，并如實(shí)詳細(xì)登記，做到應(yīng)審盡審，不留死角，不留盲區(qū)，不放過(guò)任何疑點(diǎn)。復(fù)審人要對(duì)初審人審核的結(jié)果進(jìn)行復(fù)核，核實(shí)信息是否準(zhǔn)確、問(wèn)題有無(wú)遺漏等，對(duì)新發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)充登記，同時(shí)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行梳理和初步判斷，確定問(wèn)題類型。每卷檔案在初審和復(fù)審過(guò)程中，都要認(rèn)真排查風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。凡符合所列風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)情形的，都要重點(diǎn)進(jìn)行審核比對(duì)、如實(shí)登記、認(rèn)真分析，凡不能排除疑問(wèn)或嫌疑的一律啟動(dòng)調(diào)查程序，認(rèn)真調(diào)查核實(shí)。

3）探索人事檔案預(yù)先審核制度。目前僅有干部崗位變動(dòng)，包括提拔、調(diào)動(dòng)等方面才會(huì)對(duì)干部人事檔案進(jìn)行任前審核。應(yīng)將人事檔案全都納入預(yù)先審核，在啟動(dòng)干部職位調(diào)整時(shí)，對(duì)所有的干部進(jìn)行一次檔案審核，對(duì)存疑檔案提前預(yù)審，嚴(yán)格審核標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持“凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審、凡進(jìn)必審”，公職人員晉升公職、專業(yè)技術(shù)人員評(píng)聘職稱、所有人員評(píng)審各類獎(jiǎng)項(xiàng)等之前都應(yīng)進(jìn)行人事檔案審核，只有人事檔案無(wú)問(wèn)題，才能進(jìn)行相應(yīng)的工作。要嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任，認(rèn)真做好干部調(diào)整各環(huán)節(jié)的審檔工作。同時(shí)，針對(duì)檔案信訪問(wèn)題，第一時(shí)間認(rèn)真查核，并準(zhǔn)確進(jìn)行答復(fù)反饋，堅(jiān)決杜絕個(gè)別干部因檔案問(wèn)題“帶病提拔”。