新環(huán)境下政府檔案管理改進(jìn)對策研究

賈 茹

（中共秦皇島市海港區(qū)委統(tǒng)戰(zhàn)部，河北 秦皇島 066000）

1 政府檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案數(shù)字和信息化水平較低

現(xiàn)今為以紙質(zhì)檔案保管為主的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，檔案查詢量逐年增高，而目前檔案數(shù)字和信息化水平較低，檔案保管卻仍以紙質(zhì)為主，隨意抽取，這種檔案管理方式勢必會降低工作效率，管理分散，甚至提高檔案破損風(fēng)險(xiǎn)。另外由于無法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和流通，因此檔案數(shù)字化和信息化程度較低已經(jīng)成為當(dāng)前政府檔案管理亟待解決的問題之一。

1.2 人員和設(shè)備配置不足

1）人員：某市政府檔案管理工作人員只有接近五分之一為專職，有檔案相關(guān)專業(yè)學(xué)習(xí)背景的人員數(shù)量只有也不足20%，在對是否能夠熟練掌握本單位檔案的收集、整理、錄入工作程度的調(diào)查中，選擇能夠熟練掌握的只有18.75%，可見政府檔案管理工作人員少，工作任務(wù)繁重，專業(yè)性和業(yè)務(wù)性不強(qiáng)，人員緊張局面十分明顯。

2）設(shè)備：基礎(chǔ)設(shè)施落后。政府檔案管理的存儲條件很高且標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格，必需有良好的通風(fēng)環(huán)境，達(dá)到防蟲和防潮等要求。目前由于對政府檔案管理工作缺乏關(guān)注，相關(guān)的硬件設(shè)施不健全，甚至一些檔案已經(jīng)發(fā)霉或破損。在調(diào)研中還發(fā)現(xiàn)很多單位部門在檔案工作中的投入很少，檔案隨意堆砌在塵土飛揚(yáng)的環(huán)境中，許多檔案不完整甚至丟失。這些都嚴(yán)重影響了政府檔案管理工作的開展。

此外，隨著檔案管理工作向科學(xué)、信息化方向發(fā)展，政府各機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作不僅只是檔案收集整理，而且所需檔案用品也不僅是檔案盒、文件柜等。歸檔存儲設(shè)備，數(shù)字化設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備和其他輔助設(shè)備已經(jīng)成為政府檔案管理中的基礎(chǔ)設(shè)施?，F(xiàn)階段，政府各機(jī)關(guān)單位配置的檔案管理所需的計(jì)算機(jī)，掃描儀，打印機(jī)，照相機(jī)等設(shè)備大多已經(jīng)不配套，有些設(shè)備破舊不堪，無法跟上檔案工作現(xiàn)代化需求。

1.3 檔案開放利用陷入兩難

2007年，我國頒布了《政府信息公開條例》?！稐l例》的目的是確保公眾能夠依法獲悉政府信息，更好地對政府工作實(shí)行知情權(quán)、參與權(quán)以及監(jiān)督權(quán)，使政府信息在人民生產(chǎn)生活和社會經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮重要價(jià)值?！稐l例》基于開放原則，第十六條規(guī)定：“各級人民政府應(yīng)當(dāng)在國家檔案館、公共圖書館設(shè)置政府信息查閱場所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利?！碑?dāng)前檔案開放利用的問題日益突出。某市檔案館根據(jù)《檔案法》規(guī)定每年對滿30年的檔案進(jìn)行開放鑒定，而《條例》卻要求更及時(shí)的公開政府信息?！稐l例》頒布后，近年來政府文件查詢量不斷增加，政府信息的形成者即政府部門是開放的主體，檔案館無權(quán)對檔案是否符合《規(guī)定》進(jìn)行界定。此外，由于檔案種類繁多，無法完全按照《檔案法》和《條例》分類。這就使政府檔案形成不到30年以及無法界定能否開放的檔案在開放利用中陷入兩難。

2 政府檔案管理存在主要問題的成因分析

2.1 檔案管理模式陳舊

隨著現(xiàn)代技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案技術(shù)應(yīng)用也在不斷推進(jìn)，但近年來，政府檔案保管仍以紙質(zhì)檔案為主，雖然一直在加強(qiáng)檔案的數(shù)字化和信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案目錄，但是只小部分檔案實(shí)現(xiàn)了全文數(shù)字化掃描，數(shù)字化程度較低，檔案管理模式陳舊。這就使得工作繁瑣，眾多重復(fù)的勞動(dòng)在無形中也浪費(fèi)了社會資源、有價(jià)值的檔案得不到廣泛利用、民生檔案無法共享。

2.2 人力和財(cái)力資源缺乏

1）人才隊(duì)伍建設(shè)不力。很多人認(rèn)為檔案管理工作對專業(yè)技能需要不明顯。其實(shí)并不然，隨著檔案現(xiàn)代管理技術(shù)的不斷發(fā)展以及信息共享平臺網(wǎng)站搭建工作的推進(jìn)，信息化人才對于政府檔案管理工作必不可少。工作具有專業(yè)性則需要工作人員具有很強(qiáng)技術(shù)性和業(yè)務(wù)的連續(xù)性，并且政府檔案管理的工作人員要相對固定。但目前政府各機(jī)關(guān)單位絕大多數(shù)都未配備專職穩(wěn)定的檔案管理工作人員?！傲魉健钡墓ぷ魅藛T由于調(diào)整頻繁，對工作缺乏長遠(yuǎn)和系統(tǒng)規(guī)劃，往往不會潛心鉆研業(yè)務(wù)，再加上缺乏對專業(yè)水平高、專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人才的引進(jìn)，現(xiàn)有的工作人員參加培訓(xùn)次數(shù)又少，人才隊(duì)伍建設(shè)不力使得人員配置不足的問題更加明顯。

2）檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)投入不足。推進(jìn)工作需要設(shè)備支持，就必須有資金投入。當(dāng)前政府機(jī)關(guān)單位沒有專門的檔案資金。地方政府只有將檔案與經(jīng)濟(jì)相結(jié)合，將檔案事業(yè)?？顚Ｓ眉{入制度化的軌道，完善檔案事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入機(jī)制，才能保證投資得到良好監(jiān)管和使用。地方政府沒有提供足夠的檔案事業(yè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，檔案管理工作人員和設(shè)備配備不足，限制了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案開放利用制度建設(shè)滯后

關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)早已實(shí)施。隨著政府信息公開的推進(jìn)，以前發(fā)布的檔案管理相關(guān)法律法規(guī)早已無法滿足現(xiàn)今需求?！墩畔⒐_條例》還未施行時(shí)，檔案館按照《檔案法》的要求，每年對除民生檔案外的滿30年的檔案進(jìn)行開放鑒定?！墩畔⒐_條例》于2007年施行，并提出公開原則“以公開為原則，不公開為例外”并要求執(zhí)行機(jī)構(gòu)是各級政府的行政機(jī)關(guān)，檔案館僅是輔助場所。查閱場所與和執(zhí)行機(jī)構(gòu)是不同的兩個(gè)主體，檔案公開的主體還是檔案館。因此，《條例》使得館藏政府檔案即是“政府檔案”也是“政府信息”。

3 改進(jìn)政府檔案管理的對策

3.1 創(chuàng)新檔案管理及宣傳模式

第一、建立全文數(shù)字化檔案管理體系。21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，檔案技術(shù)也不例外。改變陳舊的政府檔案管理模式，必須要從單純的紙質(zhì)文件過渡到用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案。因此創(chuàng)新檔案管理模式，首先要建立全文數(shù)字化檔案管理體系。檔案全文數(shù)字化意味著需要用設(shè)備將實(shí)體檔案通過掃描等手段將內(nèi)容錄入到計(jì)算機(jī)，并且可以用計(jì)算機(jī)調(diào)取使用檔案。推進(jìn)檔案全文數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，是檔案事業(yè)發(fā)展的唯一出路，不但可以提高查檔速度，還可以保護(hù)紙質(zhì)檔案。

第二、創(chuàng)建民生檔案數(shù)據(jù)查詢平臺。政府檔案管理的根本目的是有效地利用檔案，創(chuàng)新檔案管理模式，就要多種方式利用檔案，如實(shí)現(xiàn)信息共享，推進(jìn)社會信息化進(jìn)程。民生檔案作為政府檔案在社會中的作用日益增加，公眾利用率最高。創(chuàng)新民生檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)工作，通過推進(jìn)跨地區(qū)民生檔案數(shù)據(jù)查詢平臺的建立，提高公共服務(wù)能力。

第三、拓寬檔案宣傳渠道。區(qū)縣級政府檔案與國家、省市級政府檔案相比具有其特殊性，公眾對區(qū)縣級政府檔案了解程度低，所以區(qū)縣級政府檔案工作人員要改變只是埋頭苦干的工作狀態(tài)，要善于宣傳自己，使公眾深入科學(xué)的認(rèn)識政府檔案，不但可以改變陳舊的檔案管理模式，也提高了檔案管理質(zhì)量。因此，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，就要改善舊的檔案宣傳方式，才能更好地發(fā)揮政府檔案的價(jià)值，提高工作質(zhì)量。

3.2 加大人員和設(shè)備配置投入

第一、擴(kuò)大專業(yè)人員比例。政府檔案管理工作人員多為兼職，工作人員缺少專業(yè)性并且身兼數(shù)職，工作量大，工作缺乏穩(wěn)定性。一方面，兼職崗位會減少工作人員對工作的重視和投入；另一方面，頻繁調(diào)動(dòng)會影響工作人員專業(yè)技能提高甚至出現(xiàn)業(yè)務(wù)停滯不前。工作人員是政府檔案管理的主體，因此政府各部門檔案工作人員必須配備完善。當(dāng)前社會是一個(gè)需要知識的科技社會。它需要有知識的人才去發(fā)展，同樣的高科技也需要有知識的人去使用，所以引入高學(xué)歷高技術(shù)的專業(yè)型人才必不可少，也是時(shí)代發(fā)展的需要。政府檔案的工作人員還是一名機(jī)關(guān)工作人員，檔案工作又具有業(yè)務(wù)性、管理性以及服務(wù)性，工作人員還應(yīng)具備政治理論知識、檔案學(xué)基本理論知識、檔案相關(guān)法律法規(guī)知識等。另外檔案數(shù)字信息化建設(shè)，還要求政府檔案管理工作人員不僅能完成檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)還應(yīng)具備與檔案現(xiàn)代技術(shù)相配備的專業(yè)技術(shù)。因此要建立有利于人才引進(jìn)的軟硬件環(huán)境，制定一系列切實(shí)可行的人才吸納政策，采用靈活多樣的人才引進(jìn)和招聘方式，克服戶口、檔案、社會保險(xiǎn)、子女上學(xué)等人才引進(jìn)障礙，增強(qiáng)人才引進(jìn)動(dòng)力。

第二、保證資金投入加強(qiáng)設(shè)備配置。1）加大檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)投入。檔案管理工作發(fā)展緩慢的原因是資金投入不足。當(dāng)前由于政府檔案數(shù)量和查詢量不斷增加，政府檔案管理模式陳舊，需要檔案數(shù)字化和信息化等來創(chuàng)新檔案管理模式，這些都需要大量的資金投入。目前，政府機(jī)關(guān)單位沒有為檔案設(shè)立?？?，檔案配置缺少經(jīng)濟(jì)保障。因此為保證檔案工作基本需要，政府部門應(yīng)設(shè)立檔案?？睢５胤秸Y(jié)合檔案事業(yè)與地方國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展，完善檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)投入機(jī)制，保證檔案資金投入。只有將檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)納入制度化的軌道，才能確保檔案事業(yè)的資金投入得到良好監(jiān)管和施行。

2）加強(qiáng)設(shè)備配置。隨著檔案管理更科學(xué)化和信息化，政府機(jī)關(guān)單位的檔案工作不止局限于收集整理，檔案用品也不只是檔案柜等基礎(chǔ)用品。首先為確保檔案的存儲符合科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)模較大的檔案室應(yīng)配備專業(yè)的檔案消毒、滅火，溫濕度控制等設(shè)備，規(guī)范檔案保存環(huán)境。還應(yīng)配備“八防”設(shè)備，包括防火防盜設(shè)備，防磁柜，除濕器，溫濕度檢測儀等；檔案用品在保證質(zhì)量的同時(shí)應(yīng)兼顧美觀。檔案管理軟件需要能夠快速高效調(diào)取所需電子檔案。檔案查閱時(shí)應(yīng)建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫；開展數(shù)字化工作時(shí)，要配備獨(dú)立調(diào)度室。

3.3 完善檔案開放利用相關(guān)規(guī)章制度

1）完善政府信息公開監(jiān)督機(jī)制。完善檔案開放利用相關(guān)規(guī)章制度，首先要完善政府信息公開監(jiān)督機(jī)制，應(yīng)建立健全政府信息公開法律制度及公眾救濟(jì)機(jī)制。政府信息公開利用應(yīng)當(dāng)有法律法規(guī)作為依據(jù)和保障，通過法律形式對政府信息公開的范圍、時(shí)限以及方式等進(jìn)行明確的規(guī)定，使得政府檔案管理工作人員在政府檔案開放利用時(shí)能按章辦事。其次還可以對一些只想公開的內(nèi)容，而未全部公開應(yīng)公開信息的機(jī)關(guān)給予相應(yīng)處罰。再者相關(guān)主管部門可以賦予政府檔案管理部門適當(dāng)權(quán)力，如監(jiān)督權(quán)，對在政府信息公開執(zhí)行中不規(guī)范的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保應(yīng)該公開的政府信息及時(shí)公開，不能公開的信息說明原因，確保政府信息公開工作規(guī)范進(jìn)行，才能提高政府信息開放利用效果，提高檔案館公共服務(wù)能力。

2）制定地方性政府檔案管理辦法?！墩畔⒐_條例》的實(shí)行使我國政府信息公開有法可依，然而《檔案法》里面的一些規(guī)定卻與《政府信息公開條例》相沖突。然而法律法規(guī)的制定和修改需要一個(gè)很復(fù)雜的過程，因此為解決政府檔案開放利用經(jīng)常陷入兩難、檔案開放不規(guī)范等問題，應(yīng)當(dāng)制定配套的地方性政府檔案管理辦法，對政府檔案開放時(shí)限、界限等進(jìn)行統(tǒng)一詳細(xì)的規(guī)定，明確檔案開放主體和流程使檔案開放利用工作真正做到有法可依。