突發(fā)事件檔案管理的現(xiàn)狀及對策探析

申 展

（單縣應(yīng)急管理局，山東 菏澤 274300）

突發(fā)事件應(yīng)急處理需多發(fā)協(xié)作，且信息貫穿于突發(fā)事件應(yīng)急處理過程始終，包括：預(yù)防、準(zhǔn)備、處置、恢復(fù)重建等處理環(huán)節(jié)。需注意的是，突發(fā)事件啟動應(yīng)急預(yù)案、現(xiàn)場指揮調(diào)度、作出科學(xué)決策、傳達(dá)處置措施、組織恢復(fù)重建及總結(jié)評估結(jié)果等環(huán)節(jié)，均涉及信息數(shù)據(jù)之間的溝通、共享、發(fā)布[1]。與此同時，在信息傳遞期間通常依附形式多樣的載體當(dāng)中，從而產(chǎn)生大量的文件，而相關(guān)文件經(jīng)歸檔后，則形成相應(yīng)的檔案資料。突發(fā)事件檔案是突發(fā)事件應(yīng)急處理的工作總結(jié)，其本質(zhì)為預(yù)防、處置及應(yīng)對突發(fā)事件的真實記錄。做好突發(fā)事件檔案管理工作，有助于總結(jié)更多的實踐經(jīng)驗。鑒于此，從提升突發(fā)事件檔案管理工作效率及質(zhì)量角度考慮，本文圍繞“突發(fā)事件檔案管理的現(xiàn)狀及對策”進(jìn)行分析研究具有重要的價值意義。

1 突發(fā)事件檔案管理的特殊性分析

1.1 管理難度大

突發(fā)事件具有偶然性的特點(diǎn)，在突發(fā)事件發(fā)生后，若未能采取緊急處理措施，或直接公開相關(guān)信息，易造成社會恐慌。與此同時，由于絕大部分突發(fā)性事件檔案具有保密性，因此在突發(fā)事件檔案管理期間，需遵循保密性的基本原則，以此保證檔案信息的可靠性及安全性[2]。并且，突發(fā)事件包含長期潛伏、難以預(yù)測、不可控制、類型復(fù)雜等不利因素，造成的社會影響相對深遠(yuǎn)，若爆發(fā)社會性事件后，則會呈現(xiàn)大量新聞媒體持續(xù)跟進(jìn)的局面，使各大媒體通過多種形式、途徑報道及跟蹤事件的發(fā)展進(jìn)程，進(jìn)而使突發(fā)事件檔案收集及管理工作的難度大大增加。

1.2 社會價值高

突發(fā)事件檔案能為地方政府及相關(guān)部門作出應(yīng)急管理決策提供全過程信息咨詢服務(wù)，即突發(fā)事件檔案具備成為安全警示教育參考資料的資格，做好突發(fā)事件的檔案整合工作，能向社會大眾組織一系列安全警示教育，進(jìn)而能充分體現(xiàn)出突發(fā)事件檔案信息的社會性價值[3]。與此同時，突發(fā)事件檔案是檢查及評估應(yīng)急工作成效的主要參照依據(jù)，以全球范圍內(nèi)突發(fā)事件為例，在預(yù)防控制期間易形成大量的檔案信息，相關(guān)檔案信息是預(yù)防控制工作的真實性記錄，做好此類檔案資料的收集及保管工作，能為后續(xù)應(yīng)對類似突發(fā)事件提供充分有效的參考依據(jù)。

2 突發(fā)事件檔案管理的現(xiàn)狀問題分析

我國檔案普遍推行集中統(tǒng)一的分級管理模式，便于每次發(fā)生突發(fā)事件產(chǎn)生的檔案信息得到妥善保存。但是受突發(fā)事件檔案管理相對分散的影響，其成套性不強(qiáng)，不利于跨地域及跨部門間使用，難以達(dá)到信息成果及時分享及交流的目標(biāo)，且難以滿足突發(fā)事件再次發(fā)生的檔案利用需求?？偨Y(jié)起來，突發(fā)事件檔案管理存在的現(xiàn)狀問題主要體現(xiàn)在如下方面：

2.1 信息收集不夠完善

突發(fā)事件的隨機(jī)性及不可預(yù)測性，是造成突發(fā)事件檔案隨機(jī)散落至不同部門及不同區(qū)域的主要原因之一，這一狀況會在一定程度上增加突發(fā)事件檔案收集及管理的難度。尤其是對社會安全造成嚴(yán)重威脅的事件，不僅自身所需收集及管理的檔案內(nèi)容數(shù)量龐大，而且還可能涉及多個項目，比如災(zāi)后援建、指揮中心及救援中心等，甚至社會公益性組織、醫(yī)療單位及消防單位均是檔案收集的主體對象[4]。此外，面臨如此眾多的檔案收集主體對象，則易出現(xiàn)檔案信息收集遺漏等現(xiàn)象，進(jìn)而使檔案信息收集不夠完善的問題日漸凸顯。

2.2 信息隨機(jī)性強(qiáng)

通常情況下，突發(fā)事件處理普遍交由地方政府予以主導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)多個職能部門之間協(xié)同參與。由此可見，突發(fā)事件的處理救援隊伍組成相對復(fù)雜，且人員數(shù)量較為龐大。以四川汶川地震為例，地震發(fā)生后，在組織救援期間，除去武警、軍隊、地方政府機(jī)構(gòu)及抗震救災(zāi)指揮部外，還包括幾十個國家的國際救援隊伍及20余萬志愿者，且參與救援過程中，相關(guān)主體均可能形成重要的檔案信息資源[5]。但是，由于檔案部門人力資源相對有限，造成檔案收集的隨機(jī)性特點(diǎn)較為鮮明，進(jìn)而可能出現(xiàn)重要檔案流失等問題。

2.3 檔案整理不夠規(guī)范

針對發(fā)生年代相對久遠(yuǎn)的突發(fā)事件檔案，普遍采用人工編制的方法，再者檔案保管方法相對滯后，造成部分檔案信息字跡完全模糊、前后語句含糊不明等，這樣會直接影響檔案正常查閱，更難以發(fā)揮其參考利用的價值。與此同時，不同地區(qū)檔案部門形成的突發(fā)事件檔案載體也存在明顯的差異性，即在檔案內(nèi)容存儲規(guī)范、形式等方面有所不同。而為了實現(xiàn)檔案資源深度開發(fā)及合理利用的目標(biāo)，勢必需要做好相應(yīng)的整合工作，但因檔案內(nèi)容、存儲載體及格式的不一致，使檔案后期整理及開發(fā)的難度大大增加。

2.4 立檔單位不統(tǒng)一

突發(fā)事件檔案普遍留存在地震局、財政局、醫(yī)療單位、民政局及公安局等各級部門，即發(fā)生突發(fā)事件后，遵循各自負(fù)責(zé)的工作原則，對自身所形成的檔案進(jìn)行歸檔立卷處理，再在規(guī)定時間內(nèi)向地方檔案管理部門進(jìn)行移交工作。然而，受檔案立檔部門不一致的影響，且檔案來源相對復(fù)雜，會在一定程度上增加檔案管理部門的工作難度，尤其是在后期利用及管理期間，難以根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行專題性及系統(tǒng)性的研究、開發(fā)工作，進(jìn)一步在很大程度上影響檔案信息資源的實際利用價值。

3 突發(fā)事件檔案優(yōu)化管理對策分析

如前所述，突發(fā)事件檔案管理現(xiàn)狀問題較多，為了解決相關(guān)問題，則有必要落實行之有效的優(yōu)化管理對策。總結(jié)起來，具體優(yōu)化管理對策如下：

3.1 增強(qiáng)檔案管理意識

由于受突發(fā)事件檔案具有時效性強(qiáng)鮮明特點(diǎn)的影響，大多數(shù)檔案在突發(fā)事件發(fā)生后，若收到異常破壞，則難以得到有效恢復(fù)。并且，破壞時間越長，越難以恢復(fù)檔案原有的價值[6]。與此同時，突發(fā)事件的外在環(huán)境相對復(fù)雜，各個單位收集及整理檔案期間或多或少可能出現(xiàn)遺漏問題。因此，相關(guān)檔案部門需組建專業(yè)化的采集小組，深入突發(fā)事件的發(fā)生前線，明確劃分各成員的工作任務(wù)，以達(dá)到全面收集突發(fā)事件檔案信息的目標(biāo)。此外，可利用視頻、錄音及拍照等多種形式方法，征求遭遇突發(fā)事件的群眾的允許，然后完成檔案信息征集，以此做到在短時間內(nèi)收集具有豐富價值的信息，再予以分類保存，以此保證突發(fā)事件檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升。

3.2 優(yōu)化管理流程

在實際管理過程中，相關(guān)檔案管理部門需持續(xù)健全突發(fā)事件的檔案管理工作機(jī)制，明確突發(fā)事件檔案收集的內(nèi)容，詳細(xì)劃分突發(fā)事件檔案收集及管理的組織機(jī)構(gòu)、小組成員及管理部門，逐一細(xì)化突發(fā)事件檔案管理及收集的范圍及移交方法，規(guī)定突發(fā)事件檔案收集及管理的流程，充分發(fā)揮健全管理機(jī)制的作用，進(jìn)一步提高突發(fā)事件檔案收集管理工作的效率及質(zhì)量。與此同時，引進(jìn)聯(lián)動工作機(jī)制，強(qiáng)化與其他部門之間的配合力度，盡早成立突發(fā)事件檔案管理的組織機(jī)構(gòu)，交由主要領(lǐng)導(dǎo)予以負(fù)責(zé)，明確劃分各個崗位的工作任務(wù)[7]。此外，搭建突發(fā)事件管理協(xié)同機(jī)制，要求各個部門不得脫離實際工作要求，以此保證突發(fā)事件檔案管理工作的規(guī)范性及科學(xué)性。

3.3 搭建檔案管理長效機(jī)制

為了滿足突發(fā)事件檔案收集及管理工作有效落實的要求，勢必需要搭建相應(yīng)的管理機(jī)制，以此充分發(fā)揮充分有效地保障作用。例如：檔案管理部門結(jié)合突發(fā)事件檔案收集及管理的具體工作要求，擬定切實可行的突發(fā)事件檔案收集及管理模式，必要時向管理人員發(fā)放自行編寫的檔案收集手冊及管理指南，幫助檔案管理人員快速掌握突發(fā)事件檔案的處理方法，明確檔案收集的權(quán)限、范圍、形式、內(nèi)容及方法，通過有效落實突發(fā)事件檔案管理的長效性機(jī)制，保證突發(fā)事件發(fā)生后各個單位有序處理及收集各種檔案信息，進(jìn)一步提升突發(fā)事件檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

3.4 強(qiáng)化責(zé)任觀念

在突發(fā)事件檔案管理工作開展期間，相關(guān)檔案管理部門需擴(kuò)大從業(yè)人員的專業(yè)知識培養(yǎng)力度，幫助檔案管理人員從根源上認(rèn)識到開展突發(fā)事件檔案收集管理工作的重要性及必要性[8]。并且，需注重調(diào)動檔案管理人員的工作熱情及積極性，尤其是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，可在不同場合下及時宣傳及講解突發(fā)事件檔案收集及管理工作重要性的能力，以此增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識。同時，通過組織檔案知識培訓(xùn)活動的方法，增強(qiáng)檔案管理人員的綜合能力素質(zhì)，爭取第一時間深入突發(fā)事件的現(xiàn)場，完成重要檔案信息的收集工作。此外，還可以與地方政府及相關(guān)部門之間相互合作，拓展檔案收集范圍，以此提高檔案管理的效率及質(zhì)量。

3.5 梳理檔案內(nèi)容

面對各種突發(fā)事件，相關(guān)檔案管理部門需第一時間組織人員力量，予以分析研究及精準(zhǔn)篩選，并利用編輯研究、專題專項、內(nèi)容摘要及原件復(fù)制等報送方式，為地方政府制定相關(guān)政策提供相應(yīng)的參照依據(jù)。與此同時，密切跟進(jìn)及觀察各種突發(fā)事件的處理進(jìn)展情況，分期報送類似突發(fā)事件的處置進(jìn)程，詳細(xì)記錄專題性、階段性及過程性的工作狀況，有針對性及有目的性報送類似突發(fā)事件的規(guī)律、特點(diǎn)及社會影響，明確期間可能存在的問題，掌握現(xiàn)實啟示等。此外，還有必要及時由館藏檔案中選取出與突發(fā)事件處理相關(guān)的檔案資料，開設(shè)檔案專題進(jìn)行統(tǒng)一匯編，以此達(dá)到快速傳輸至應(yīng)急處理部門的目標(biāo)，并做出相應(yīng)的應(yīng)急處理，使突發(fā)事件產(chǎn)生的危害降至最低化，并對后續(xù)類似事件制定預(yù)警方案提供有效支持。

4 結(jié)語

綜上所述，突發(fā)事件具有特殊性的鮮明特點(diǎn)，且對突發(fā)事件檔案收集及管理的影響較為深遠(yuǎn)，進(jìn)而會在一定程度上增加檔案收集、管理工作的難度。因此，相關(guān)檔案管理人員需秉持“實事求是”的工作原則，高度重視突發(fā)事件檔案的收集及管理，全面分析突發(fā)事件管理現(xiàn)狀問題及產(chǎn)生的原因，然后采取相應(yīng)的處理措施，比如：增強(qiáng)相關(guān)人員檔案管理意識，優(yōu)化檔案管理流程，構(gòu)建檔案管理長效機(jī)制，并由相關(guān)職能部門做好檔案管理人員的崗位培訓(xùn)工作，側(cè)重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。此外，還有必要有效梳理檔案內(nèi)容，為突發(fā)事件檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升提供必要依據(jù)，進(jìn)一步全面提升突發(fā)事件檔案管理工作的質(zhì)量效益。