如何做好事業(yè)單位整合規(guī)范中的檔案管理工作

于 皎

（乳山市群眾權(quán)益訴求服務(wù)中心，山東 乳山 264500）

事業(yè)單位作為我國社會與經(jīng)濟發(fā)展中的重要組成部分，其能否有效開展檔案管理工作直接影響到其發(fā)展的穩(wěn)定性。檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中的一些重要工作內(nèi)容，只有不斷提高事業(yè)單位檔案管理水平，才能確保事業(yè)單位在社會主義發(fā)展新階段穩(wěn)步前進。現(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)狀不容樂觀，仍然有一些問題沒有得到有效解決，嚴重阻礙了事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展，這就要求單位負責人加強對檔案管理工作的重視，不斷優(yōu)化和完善檔案管理工作，提高管理質(zhì)量，以適應(yīng)社會主義發(fā)展新階段的整合規(guī)范工作要求。

1 檔案管理的關(guān)鍵要素

1.1 檔案管理制度

正所謂無規(guī)矩不成方圓。制度是所有行動的前提，同時也是所有行為的終止。檔案管理特別需要相應(yīng)制度進行規(guī)范，因此，制度是檔案管理工作中的關(guān)鍵要素之一。檔案記載了歷史事件的重要數(shù)據(jù)資料，包括文字資料、圖像資料、影音資料以及其他電子資料等。這些重要數(shù)據(jù)資料的整理歸檔和保存查看都是留有痕跡的，所以，需要擁有一套比較完備的檔案管理制度，對這些行為進行統(tǒng)一規(guī)范化管理，以確保檔案管理工作的科學性、合理性和系統(tǒng)性。

1.2 檔案管理流程

檔案管理流程也是檔案管理工作中的一項關(guān)鍵要素。對于檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)都要不斷反思，并總結(jié)經(jīng)驗教訓。隨著人類進入信息化時代，檔案管理工作的流程也變得越來越精細化。對檔案管理流程進行簡化，凸顯其在檔案管理工作中的核心地位，能夠讓負責人能夠深刻體會到檔案管理流程對各項業(yè)務(wù)辦理的重要性。

1.3 檔案管理人員

檔案管理人員綜合素質(zhì)能力的高低直接影響著檔案管理工作的規(guī)范化水平。只有擁有專業(yè)的檔案管理隊伍，才能從根本上提高檔案管理工作的專業(yè)化水平，確保能夠及時、高效地為需要調(diào)閱檔案的人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，推動檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

1.4 檔案管理技術(shù)

技術(shù)在各個行業(yè)領(lǐng)域代表的都是核心競爭要素，特別是在信息化時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算等給各個行業(yè)領(lǐng)域都帶來了巨大的發(fā)展機遇。在檔案管理工作引入先進的信息化技術(shù)有利于提高其核心競爭力，同時也能為企業(yè)吸引更多從事檔案管理的信息技術(shù)人才。

2 事業(yè)單位檔案管理整合規(guī)范中存在的問題

2.1 管理人員缺乏相應(yīng)的責任意識

雖然現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作取得了一些進展，但在之前相當長一段時間內(nèi)，都沒有對檔案管理工作引起足夠重視。在以往檔案管理工作中，為了促進事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展，一般會將主要精力應(yīng)用在處理各項業(yè)務(wù)上，檔案管理工作并不是主要工作內(nèi)容，只是附帶品，因此，在檔案管理方面投入的人力、物力和財力都是寥寥無幾。這一現(xiàn)狀使得相關(guān)管理人員缺乏相應(yīng)的責任意識，不了解《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，以至保留以往的不重視檔案管理的慣性思維，認為事業(yè)單位檔案管理工作不重要，可有可無，缺乏工作熱情。

2.2 檔案資源開發(fā)和利用工作體系還不健全

隨著鼓勵事業(yè)單位幫扶區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展的工作要求被提出，檔案資源的開發(fā)和利用開始被事業(yè)單位高度重視，并提上日程，但在實際工作中缺乏相應(yīng)的保障體系。具體表現(xiàn)為：一是事業(yè)單位內(nèi)參與檔案資源開發(fā)和利用工作的人力資源整合工作比較落后；二是開發(fā)和利用不同步，很難為區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展提出可行性參考；三是工作體系仍然不夠完備，無法有效開展全域檔案資源的有效開發(fā)和利用工作。因為這些工作體系還不健全，使得許多人才檔案資源還處于“休眠”狀態(tài)。在國家大力推進教育扶貧的背景環(huán)境下，不健全的工作體系使得人才服務(wù)中心和社會保障部門的服務(wù)能力與人才就業(yè)之間的共同協(xié)作能力嚴重弱化。

2.3 檔案管理設(shè)備配置不全

因為事業(yè)單位對檔案管理工作長久以來的不重視，因此，不管是相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，還是技術(shù)設(shè)備都缺乏充足的資金支持。對檔案管理設(shè)備的維修和保養(yǎng)工作做得也不到位，使得許多設(shè)備發(fā)生了損壞，無法正常使用。另外，一些單位設(shè)備配置不全，只能用于基礎(chǔ)歸檔，嚴重阻礙了事業(yè)單位在新時期的工作效率。

2.4 管理人員缺乏專業(yè)性

從總體來看，一些單位在檔案管理方面，工作體系缺乏科學性和系統(tǒng)性，沒有設(shè)置專門的部門和專職人員進行檔案管理，通常是由其他部門員工兼職，嚴重影響了工作進度。立足于工作能力和技能角度，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員缺乏專業(yè)性技術(shù)能力，沒有與實際工作需要相匹配的理論知識背景，也沒有將這項工作與先進的信息技術(shù)進行有機結(jié)合，嚴重阻礙了檔案管理水平的提高。

2.5 檔案管理工作整體性不強

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷進步，許多制度和正常也隨之完善，事業(yè)單位的各項工作也需要進行整合和規(guī)范。檔案管理工作的整合和規(guī)范化就是其中一項重要內(nèi)容，只有對檔案資源進行統(tǒng)一管理，才能使其得到更好地運轉(zhuǎn)。但是，目前我國許多事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏整體性管理，例如財務(wù)資料由單位財務(wù)部門管理、人事資料由單位人力資源部門管理，這種單獨的管理方式不利于單位進行各項資料的整體性管理，也不利于日后調(diào)閱，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的效率提升和進一步發(fā)展升級。

3 解決存在問題的有效應(yīng)對措施

3.1 改變傳統(tǒng)的檔案管理理念

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該改變深刻轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟發(fā)展階段封建保守的檔案管理理念，構(gòu)建與現(xiàn)階段檔案管理相匹配的組織機構(gòu)，采用相應(yīng)的管理制度和管理方法。將以往被動式、封閉式的檔案管理服務(wù)方式轉(zhuǎn)變成為主動和開放式服務(wù)，以順應(yīng)時代發(fā)展和社會發(fā)展需要。

3.2 落實檔案信息知情權(quán)

以往事業(yè)單位在開展檔案管理工作時始終秉承“任何個人不得調(diào)閱或查看本人或者其他親屬檔案”的原則。檔案信息嚴格對當事人保密的主要目的就是為了確保信息的安全性和便于組織管理。但在實踐過程中，很容易因為信息壟斷而使得事業(yè)單位組織意見主觀性和隨意性增加，因為無法落實當事人對檔案信息的知情權(quán)，檔案信息無法做到透明化，導(dǎo)致弄虛作假事件屢禁不止。一些是因為原事業(yè)單位在當事人檔案中記錄了不實之事，給當事人造成了嚴重傷害；一些是因為長期不知道檔案在何處，使得檔案丟失找不到；一些是當事人為了達到冒名頂替上學、工作和參軍等目的，托關(guān)系改變檔案中的個人信息（包括姓名，年齡等）；還有一些當事人是為了競爭特殊崗位對履歷情況、學歷、入黨信息等進行造假；也有一些當事人因為在事業(yè)單位得罪了某位領(lǐng)導(dǎo)而被打擊報復(fù)，在檔案信息方面動了手腳，給當事人造成了不良影響等。不同形式的弄虛作假檔案管理問題頻頻出現(xiàn)和得不到有效解決，使得檔案管理的準確性、科學性、唯一性和嚴肅性受到巨大挑戰(zhàn)。

3.3 認真做好流動人員的檔案管理工作

我國從計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟過渡的過程中，事業(yè)單位也隨之進行了深化改革和發(fā)展轉(zhuǎn)型，聘任制制度的實施使得事業(yè)單位的人員流動變得愈加頻繁。以往個人只能對檔案所決定的去留無奈接受，但在新時期，許多新階層和流動人員已經(jīng)在一定程度上擺脫了檔案命運。一份小小的檔案，卻關(guān)系到成千上萬勞動者的根本利益，影響著我國人事制度改革之路是否順利，同時也關(guān)系到我國強國戰(zhàn)略的貫徹落實情況。因此，要明確事業(yè)單位對流動人員檔案管理工作的公共服務(wù)性質(zhì)，對相關(guān)工作體系進行不斷完善，充實相關(guān)內(nèi)容，維護檔案管理工作的唯一性、準確性和嚴肅性。

3.4 構(gòu)建規(guī)范化和標準化的檢查和監(jiān)督機制

因為事業(yè)單位缺乏定期檢查和監(jiān)督機制，使得檔案管理工作存在許多漏洞。例如，一些事業(yè)單位趁著人員流動或者檔案中有新材料需要增加，就將沒有整理好的檔案資料移交給其他單位。還有的事業(yè)單位或當事人出于某種考慮或者為了規(guī)避某種風險，將真實的檔案信息或材料進行替換，隱瞞真實情況，嚴重影響了當事人的檔案信息可信度和可靠性。因此，有必要構(gòu)建規(guī)范化和標準化的檢查和監(jiān)督機制。立足于宏觀角度對事業(yè)單位人事檔案信息進行管理，避免管理水平和管理質(zhì)量下降，并定期對檔案中的材料信息真實性、合法性進行核查，審查過程中盡量做到公開和透明，防止暗箱操作，蒙混過關(guān)現(xiàn)象。

3.5 建設(shè)檔案管理信息化平臺

事業(yè)單位的檔案管理工作要順應(yīng)時代發(fā)展要求，與時俱進，就要與先進的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等相結(jié)合，構(gòu)建專業(yè)化的、網(wǎng)絡(luò)化的、開放式的檔案管理信息化平臺，并設(shè)置專門的人事檔案信息庫作為該平臺的主要人事信息來源。同時，還要設(shè)計一套相對健全的檔案數(shù)字化管理軟件，為該信息化平臺提供服務(wù)支持，提高事業(yè)單位的檔案管理工作效率，降低檔案管理成本。

3.6 加強對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓

社會主義建設(shè)新時期，事業(yè)單位檔案管理工作給相應(yīng)管理人員提出了更多更為嚴格的要求，檔案管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此，有必要加強對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓，構(gòu)建相應(yīng)的培訓制度，定期組織相關(guān)理論知識和實踐教育培訓，促使檔案管理人員不斷更新管理理念，豐富理論知識，提高專業(yè)技能水平。嚴格執(zhí)行持證上崗制度，并對上崗資質(zhì)等進行年度審核，為事業(yè)單位培養(yǎng)專業(yè)性、復(fù)合型、綜合性、創(chuàng)造性檔案管理人才。還可以通過外聘的形式，引進具有良好政治素養(yǎng)、較強法治觀念、豐富理論知識和實踐管理經(jīng)驗的、精通計算機技術(shù)和信息處理技術(shù)的高學歷檔案管理人才，以適應(yīng)新時期事業(yè)單位檔案管理工作需要。

4 結(jié)束語

根據(jù)上述分析可知，隨著我國事業(yè)單位檔案管理工作的不斷深化改革，越來越多的人開始重視檔案管理工作，這使得事業(yè)單位檔案管理工作的信息化管理工作面臨巨大的機遇和挑戰(zhàn)。如何做好整合規(guī)范中事業(yè)單位的檔案管理工作成為當下事業(yè)單位面臨的難題。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)不能滿足新時期發(fā)展需要，計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息處理技術(shù)等先進技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用不僅能夠有效提高事業(yè)單位檔案管理工作效率和質(zhì)量，而且還能有效推動事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)化、規(guī)范化、科學化和信息化建設(shè)。為此，本文研究提出了改變傳統(tǒng)的檔案管理理念、落實檔案信息知情權(quán)、認真做好流動人員的檔案管理工作、構(gòu)建規(guī)范化和標準化的檢查和監(jiān)督機制、建設(shè)檔案管理信息化平臺和加強對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓的有效措施。