如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化思路總結(jié)

蔚 莉

（山西省忻州市項(xiàng)目推進(jìn)中心，山西 忻州 034000）

長(zhǎng)期以來，機(jī)關(guān)事業(yè)單位為國(guó)家的發(fā)展提供強(qiáng)大的支持和保障。檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化探究對(duì)提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的綜合實(shí)力具有重要價(jià)值，既能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的有序展開提供重要保障，又能培養(yǎng)更多高素質(zhì)人才，激發(fā)工作人員的進(jìn)取心和積極性。現(xiàn)階段，事業(yè)單位為更好地夯實(shí)自身的發(fā)展實(shí)效，也為了不斷保障自身的內(nèi)部管理水平，有必要注重全面科學(xué)地開展檔案管理工作，積極有效地保障檔案管理工作的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)采用科學(xué)的管理思路以及管理舉措，真正夯實(shí)檔案管理的水平。

1 事業(yè)單位檔案管理的重要性

在事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)以及發(fā)展的實(shí)踐過程中，應(yīng)該高度重視檔案管理工作，積極采用科學(xué)且高效化的管理舉措，不斷推動(dòng)檔案管理邁上新的臺(tái)階，取得新的成效?？梢哉f，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，規(guī)范化且標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理模式，始終具有關(guān)鍵性的作用。一方面，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，能夠推動(dòng)事業(yè)單位各項(xiàng)事業(yè)的持續(xù)發(fā)展以及高效進(jìn)步，能夠在很大程度上保障事業(yè)單位的整體發(fā)展水平，也利于推動(dòng)事業(yè)單位的健康有序發(fā)展。在發(fā)展過程中，當(dāng)需要進(jìn)行檔案資源的利用時(shí)，當(dāng)需要進(jìn)行檔案資源的翻閱時(shí)，可以通過標(biāo)準(zhǔn)且規(guī)范化的檔案資源來實(shí)現(xiàn)快速化的信息獲取，以此來深入全面地總結(jié)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，積極推動(dòng)事業(yè)單位的健康化發(fā)展。另一方面，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，還能夠確保事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展?？梢哉f，事業(yè)單位在運(yùn)營(yíng)發(fā)展的實(shí)踐過程中，檔案資源能夠提供重要的信息載體，同時(shí)也能夠?qū)⑹聵I(yè)單位的發(fā)展歷程等記錄在案。特別是在人事檔案管理的過程中，人事檔案詳細(xì)記錄了每一位干部職工的工作經(jīng)歷以及成長(zhǎng)情況等。通過對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理以及規(guī)范化處理，能夠從中獲得極大的啟發(fā)以及教育，能夠推動(dòng)事業(yè)單位的長(zhǎng)效化發(fā)展。

2 如何推進(jìn)規(guī)范化工作

在事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)發(fā)展實(shí)踐中，檔案管理始終發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。為切實(shí)有效地提升檔案管理的整體力度，同時(shí)也為了不斷夯實(shí)檔案管理實(shí)效，全方位夯實(shí)檔案管理的規(guī)范化工作，應(yīng)該在檔案管理的進(jìn)程中，科學(xué)全面地把握好其關(guān)鍵著力點(diǎn)，進(jìn)一步夯實(shí)檔案管理的整體質(zhì)量與水平。在事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)程中，提升檔案管理規(guī)范性的關(guān)鍵著力點(diǎn)表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

推進(jìn)檔案管理意識(shí)優(yōu)化，不斷推進(jìn)宣傳力度。在事業(yè)單位檔案管理的實(shí)踐過程中，科學(xué)且高效化的檔案管理意識(shí)，始終發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。為此，事業(yè)單位應(yīng)該注重整體推進(jìn)檔案管理的意識(shí)的優(yōu)化，不斷強(qiáng)化宣傳推廣的力度，切實(shí)提升廣大領(lǐng)導(dǎo)干部的重視和認(rèn)知。不可否認(rèn)，現(xiàn)階段，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部在實(shí)踐過程中，往往將主要的精力投身于業(yè)務(wù)工作以及職能發(fā)揮等層面，明顯缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。為卓有成效地提升檔案管理水平，也為了真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，應(yīng)該注重全面優(yōu)化檔案管理意識(shí)，積極加大宣傳力度，切實(shí)引導(dǎo)廣大干部職工認(rèn)知到檔案管理的重要性，積極主動(dòng)地投身于檔案管理的實(shí)踐過程中，為優(yōu)化檔案管理工作而服務(wù)。

推進(jìn)檔案管理機(jī)制完善，推進(jìn)管理機(jī)制的創(chuàng)新。在事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)程中，科學(xué)且高效化的管理機(jī)制，始終發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。檔案管理涉及各個(gè)方面，是一項(xiàng)系統(tǒng)且復(fù)雜的綜合性活動(dòng)。在檔案管理的過程中，應(yīng)該著手創(chuàng)新以及變革管理機(jī)制，不斷保障機(jī)制創(chuàng)新，以此為基礎(chǔ)來推進(jìn)檔案管理工作邁上新的臺(tái)階，取得新的發(fā)展實(shí)效。相反，若在檔案管理的過程中，缺乏相應(yīng)的管理機(jī)制，或者仍然采用傳統(tǒng)的管理機(jī)制，則極有可能會(huì)造成檔案管理的無序性，嚴(yán)重影響和制約著檔案管理工作的深入推進(jìn)，也無法真正發(fā)揮檔案管理的重要作用。為此，在檔案管理的實(shí)踐中，事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身的發(fā)展特點(diǎn)，行之有效地建構(gòu)完善化的檔案管理機(jī)制，不斷推動(dòng)這一管理機(jī)制的變革，真正優(yōu)化檔案管理的流程。尤其是在檔案管理信息化的科學(xué)背景下，事業(yè)單位要迎合時(shí)代的發(fā)展，積極創(chuàng)新以及完善信息化管理體系，真正夯實(shí)檔案管理的整體水平與成效。

推進(jìn)檔案管理人員提升。在新形勢(shì)下，事業(yè)單位在運(yùn)營(yíng)發(fā)展的過程中，檔案信息資源越來越多元化，檔案信息內(nèi)容越來越豐富化。在檔案管理的進(jìn)程中，只有充分把握實(shí)踐，科學(xué)且高效地配置專業(yè)化的檔案管理人員，才能夠真正夯實(shí)檔案管理力度。同時(shí)，整體優(yōu)化檔案管理人員的素養(yǎng)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要立足點(diǎn)。鑒于此，事業(yè)單位應(yīng)該積極配置高素質(zhì)的檔案管理人員，同時(shí)，還應(yīng)該建構(gòu)完善化的人才培養(yǎng)體系，以此來更好地推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。

推進(jìn)信息化管理體系的完善。伴隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)的持續(xù)快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作迎來了全新的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了高效化的變革。在這樣的信息體系下，如何優(yōu)化檔案管理工作，如何保障檔案管理實(shí)效，是擺在事業(yè)單位面前的一道重要的任務(wù)。鑒于此，事業(yè)單位應(yīng)該注重科學(xué)全面地建構(gòu)信息化管理體系，積極將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，全方位優(yōu)化電子檔案的管理實(shí)效。同時(shí)，在數(shù)字檔案的利用過程中，事業(yè)單位要注重完善檔案的利用制度體系，積極落實(shí)科學(xué)的安全管理工作，確保數(shù)字檔案在傳輸以及共享的過程中，始終保障其整體安全性。

3 如何推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化工作

在事業(yè)單位的長(zhǎng)效發(fā)展過程中，檔案是非常重要的物質(zhì)資源，是詳細(xì)記錄事業(yè)單位發(fā)展變革的重要材料。事業(yè)單位為更好地夯實(shí)以及優(yōu)化檔案管理實(shí)效，應(yīng)該著重推動(dòng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，積極采用高效化的管理路徑，全面采用科學(xué)的管理舉措，以此來真正夯實(shí)檔案管理實(shí)效。特別是在加強(qiáng)檔案管理，不斷構(gòu)建制度體系的基礎(chǔ)之上，事業(yè)單位應(yīng)該積極采用標(biāo)準(zhǔn)化的管理舉措，確保檔案管理工作真正取得突出實(shí)效。

3.1 推進(jìn)公文制法的科學(xué)實(shí)施

在事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)以及發(fā)展的實(shí)踐過程中，檔案管理工作一直以來都是非常核心且關(guān)鍵的內(nèi)容。如何真正推動(dòng)檔案管理工作邁上新的臺(tái)階，取得新的發(fā)展實(shí)效，這就要求在檔案管理的過程中，要嚴(yán)格推進(jìn)公文制法的實(shí)施?？梢哉f，在歷史時(shí)期，檔案被稱之為“公文”。公文制法是檔案管理工作的一個(gè)重要組成部分，因?yàn)楣闹品P(guān)系到檔案的準(zhǔn)確性和權(quán)威性，能夠?qū)⒐闹品ㄗ龅揭?guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于檔案管理有著很大的幫助。鑒于此，事業(yè)單位在檔案管理的實(shí)踐過程中，要突出檔案管理的地位，同時(shí)應(yīng)該積極變革以及優(yōu)化檔案管理的理念，一改過去檔案管理隨意化的現(xiàn)實(shí)問題，積極優(yōu)化檔案管理的整體實(shí)效。特別是在檔案管理的實(shí)踐過程中，事業(yè)單位應(yīng)該充分全面地將公文制法落實(shí)到位，確保檔案管理部門以及相關(guān)人員，能夠從思想層面來進(jìn)行有效化的認(rèn)知。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)該結(jié)合自身的檔案管理實(shí)踐，從制度體系等層面來進(jìn)行有效化的落實(shí)。在整體構(gòu)建制度體系的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位要結(jié)合不同的檔案管理內(nèi)容實(shí)現(xiàn)制度的精細(xì)化。比如在檔案分類管理的過程中，要構(gòu)建清晰化的分類制度，嚴(yán)格按照不同檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、特征等來進(jìn)行有效化的分類，科學(xué)全面地提升檔案管理的整體精細(xì)化水平。再比如在檔案利用的環(huán)節(jié)中，應(yīng)該同樣建立清晰化的利用制度體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的精細(xì)化利用。在檔案利用的過程中，要按照不同的訪問級(jí)別來進(jìn)行科學(xué)的設(shè)置，層層劃分管理權(quán)限，從源頭上來保障檔案管理的安全。

3.2 結(jié)合檔案的不同分類來實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理

在事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐過程中，為全面保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)該按照不同檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行科學(xué)的處置以及管理作業(yè)，以此來更好地提升檔案管理的整體力度。在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位逐步實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)據(jù)化以及信息化，但同時(shí)也存在著大量的紙質(zhì)檔案。為真正夯實(shí)以及優(yōu)化檔案管理的整體實(shí)效，事業(yè)單位有必要按照不同類型的檔案來實(shí)現(xiàn)分門別類的管理。一方面，在紙質(zhì)檔案的管理實(shí)踐中，要做好必要的分類管理，依托于科學(xué)的分類標(biāo)準(zhǔn)，將不同的紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效化的細(xì)分，同時(shí)做好登記造冊(cè)工作，確保在檔案利用的環(huán)節(jié)中，能夠及時(shí)有效地將檔案提取出來，實(shí)現(xiàn)高效化的應(yīng)用。同時(shí)，在紙質(zhì)檔案的管理實(shí)踐中，為避免紙質(zhì)檔案發(fā)霉、受潮、起火等等，還應(yīng)該做好必要的安全保管工作。所謂安全保管，就是指按照紙質(zhì)檔案的特征來落實(shí)科學(xué)的管理機(jī)制，加強(qiáng)管理區(qū)域的通風(fēng)，配置專門的檔案管理室，定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行梳理。另一方面，在電子檔案的管理過程中，要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程來進(jìn)行科學(xué)的作業(yè)，既要將紙質(zhì)檔案及時(shí)電子化，也要注重提升電子檔案的整體利用實(shí)效。

3.3 實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則

在事業(yè)單位檔案管理的實(shí)踐過程中，積極推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，還應(yīng)該實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則。一直以來，檔案管理都是較為系統(tǒng)和復(fù)雜的。為深入全面地提升檔案管理的實(shí)效，也為了整體保障檔案的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，事業(yè)單位應(yīng)該在立卷歸檔的過程中，積極把握科學(xué)的管理原則，積極實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則。在立卷歸檔的過程中，要把握好檔案管理的時(shí)效性原則，避免做無用功，避免造成管理資源的浪費(fèi)與消耗。同時(shí)，在檔案管理的過程中，還應(yīng)該做好清晰化的分工，充分明確各個(gè)管理人員的工作職責(zé)，不斷優(yōu)化他們的工作態(tài)度以及工作積極性。此外，在立卷歸檔的實(shí)踐中，還應(yīng)該全面提升卷宗的整體質(zhì)量，既要科學(xué)有效地保障卷宗的完整性以及全面性，同時(shí)也要積極做好卷宗的更新以及補(bǔ)充，將最新的發(fā)展情況以及變化情況等納入卷宗歸檔中?？梢哉f，事業(yè)單位只有注重加強(qiáng)卷宗歸檔工作，才能夠真正提升標(biāo)準(zhǔn)化成效。

4 小結(jié)

在事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)以及發(fā)展實(shí)踐中，檔案管理一直以來都是關(guān)鍵性的內(nèi)容。但不可否認(rèn)，在檔案管理的過程中，事業(yè)單位雖然構(gòu)建了一套的規(guī)章制度體系，但檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性以及規(guī)范性等并沒有得到有效的體現(xiàn)，這無疑會(huì)在很大程度上制約著檔案管理的整體實(shí)效，也難以推動(dòng)事業(yè)單位的高效化發(fā)展。鑒于此，在檔案管理的實(shí)踐過程中，為全面保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，應(yīng)該嚴(yán)格按照公文制法來實(shí)施檔案管理工作，同時(shí)全面做好檔案資源的分類管控，更好地把握立卷歸檔的科學(xué)原則，真正保障檔案管理的整體標(biāo)準(zhǔn)化。