淺談創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理工作要點(diǎn)

左效波 丁雯君

（1.乳山市人民醫(yī)院，山東 威海 264500；2.乳山市中醫(yī)院，山東 威海 264500）

為加強(qiáng)城市創(chuàng)建衛(wèi)生城市工作檔案資料建設(shè)和管理，使創(chuàng)建衛(wèi)生城市檔案管理納入制度化，規(guī)范化，科學(xué)化的軌道，城市管理機(jī)構(gòu)也創(chuàng)新方法，改進(jìn)制度。檔案資料是展示工作成果的基本依據(jù)，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高創(chuàng)衛(wèi)水平的有效手段，所以就此問(wèn)題本文對(duì)創(chuàng)衛(wèi)城市檔案管理工作的重要性，檔案管理中存在的問(wèn)題以及對(duì)以后創(chuàng)衛(wèi)城市檔案管理工作提出的建議展開(kāi)闡述如下

1 衛(wèi)生城創(chuàng)建工作中檔案管理的重要性

創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市檔案資料是創(chuàng)衛(wèi)工作開(kāi)展情況的最直觀的表現(xiàn)，是國(guó)家衛(wèi)生城市技術(shù)評(píng)估和考核鑒定的一項(xiàng)重要依據(jù)，也是檢查組專(zhuān)家到抽檢單位必查的項(xiàng)目之一。國(guó)家衛(wèi)生城市的技術(shù)評(píng)估內(nèi)容包括情況介紹、查閱有關(guān)文件資料和現(xiàn)場(chǎng)隨機(jī)抽查等。檔案資料在技術(shù)評(píng)估中占據(jù)十分重要的作用。在評(píng)審過(guò)程中能夠提供一套系統(tǒng)、規(guī)范、完整并富有內(nèi)涵的檔案資料，是創(chuàng)衛(wèi)工作順利開(kāi)展的重要條件。

2 衛(wèi)生城創(chuàng)建工作中檔案管理資料如何理順

1）確定創(chuàng)衛(wèi)檔案管理收集范圍。創(chuàng)衛(wèi)檔案資料的收集范圍廣，容量大。衛(wèi)生城市創(chuàng)建和復(fù)審周期一般為三年，時(shí)間跨度較大，收集內(nèi)容較為復(fù)雜。要按時(shí)間先后收集齊全，對(duì)其中有遺漏的，進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。

2）做好創(chuàng)衛(wèi)檔案管理項(xiàng)目分類(lèi)。創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市牽頭部門(mén)要結(jié)合國(guó)家衛(wèi)生城市技術(shù)評(píng)估與考核鑒定的各項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)全市各級(jí)各類(lèi)單位的檔案整理工作提前部署，確保項(xiàng)目分類(lèi)的邏輯性、系統(tǒng)性、合理性。

3）明確創(chuàng)衛(wèi)檔案管理主要內(nèi)容。主要按國(guó)家衛(wèi)生城市十大指標(biāo)主要內(nèi)容和相關(guān)項(xiàng)目檢查內(nèi)容、重點(diǎn)內(nèi)容等進(jìn)行建檔工作，并對(duì)建檔內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化[1]。

國(guó)家衛(wèi)生城市檔案資料分為橫向檔案資料和縱向檔案資料。橫向檔案資料，即各部門(mén)的檔案資料。根據(jù)《國(guó)家衛(wèi)生城市行業(yè)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)》。結(jié)合各部門(mén)職責(zé)分工，分別整理與以下內(nèi)容相關(guān)的檔案資料：市容市貌，含主次干道衛(wèi)生；居民區(qū)衛(wèi)生，含社區(qū)衛(wèi)生、居民區(qū)、住宅小區(qū)衛(wèi)生、家庭衛(wèi)生、城中村衛(wèi)生；單位衛(wèi)生，含機(jī)關(guān)、事業(yè)單位衛(wèi)生、武警消防和駐地部隊(duì)衛(wèi)生、企業(yè)衛(wèi)生、醫(yī)院衛(wèi)生、新聞單位衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生、托幼機(jī)構(gòu)衛(wèi)生、公園衛(wèi)生；食品安全，含食品生產(chǎn)加工廠(場(chǎng))衛(wèi)生、食品商店(批發(fā)部、超市)衛(wèi)生、飲食業(yè)、單位食堂衛(wèi)生、小餐飲業(yè)衛(wèi)生、蛋糕、面包房衛(wèi)生；公共場(chǎng)所、窗口單位、飲用水衛(wèi)生，包括旅店業(yè)(賓館、飯店)衛(wèi)生、小旅店業(yè)衛(wèi)生、浴室業(yè)衛(wèi)生、理發(fā)美容業(yè)衛(wèi)生、游泳場(chǎng)（館）衛(wèi)生、影劇院衛(wèi)生、小娛樂(lè)業(yè)衛(wèi)生、圖書(shū)館衛(wèi)生、商場(chǎng)(店)、藥店衛(wèi)生、體育館衛(wèi)生、車(chē)站衛(wèi)生、二次供水衛(wèi)生；市場(chǎng)衛(wèi)生，包括農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)衛(wèi)生、小商品、服裝等市場(chǎng)衛(wèi)生、蔬菜、瓜果批發(fā)市場(chǎng)衛(wèi)生、水產(chǎn)批發(fā)市場(chǎng)衛(wèi)生、建材批發(fā)市場(chǎng)衛(wèi)生、花鳥(niǎo)古玩市場(chǎng)衛(wèi)生、便民夜市、排檔衛(wèi)生；公用事業(yè)衛(wèi)生，含自來(lái)水公司衛(wèi)生、客運(yùn)車(chē)輛衛(wèi)生、液化氣站衛(wèi)生、污水處理廠衛(wèi)生、垃圾處理場(chǎng)衛(wèi)生、垃圾中轉(zhuǎn)站衛(wèi)生、環(huán)衛(wèi)車(chē)隊(duì)衛(wèi)生、公共廁所衛(wèi)生；特種行業(yè)衛(wèi)生，含廢舊物資回收單位衛(wèi)生，修理業(yè)衛(wèi)生；其他內(nèi)容，含市政設(shè)施管理、沿街建筑物立面、道路及人行道秩序管理、道路兩側(cè)構(gòu)筑物管理、戶(hù)外廣告管理、社區(qū)保潔管理、道路清掃和保潔、保潔設(shè)施管理、園林綠化管理、道路綠化美化、單位綠化管理、社區(qū)綠化養(yǎng)護(hù)管理、道路綠化及街頭綠地養(yǎng)護(hù)、公園及公共綠地養(yǎng)護(hù)管理等。縱向檔案資料，即部門(mén)內(nèi)下屬單位的創(chuàng)建資料，如衛(wèi)生健康局下屬各醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，包括局直各單位、基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)等。由各部門(mén)根據(jù)部門(mén)職責(zé)及下屬單位情況制定統(tǒng)一的格式與內(nèi)容要求進(jìn)行建檔[2]。

4）解決創(chuàng)衛(wèi)檔案管理重點(diǎn)問(wèn)題。一是注意文件行文的規(guī)范，如成立各類(lèi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組、實(shí)施方案、制度等有關(guān)發(fā)文，要鑒別行文是否規(guī)范，體現(xiàn)文件的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。二是注意各項(xiàng)各類(lèi)創(chuàng)衛(wèi)相片的拍攝要及時(shí)，時(shí)間要準(zhǔn)確。三是存在的問(wèn)題的整改資料要完整，從發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，到協(xié)調(diào)解決，到整改效果，要形成閉環(huán)。

3 創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市檔案資料整理要點(diǎn)

1）內(nèi)容分類(lèi)。主要分為10大項(xiàng)、2大類(lèi)，包括：按照《國(guó)家衛(wèi)生城市標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)手冊(cè)》內(nèi)容，10大項(xiàng)內(nèi)容開(kāi)展建檔工作：愛(ài)國(guó)衛(wèi)生組織管理，健康教育，市容環(huán)境衛(wèi)生，環(huán)境保護(hù)，公共場(chǎng)所、生活飲用水衛(wèi)生，食品衛(wèi)生，傳染病防治；病媒生物防治，社區(qū)和單位衛(wèi)生，城中村及城鄉(xiāng)結(jié)合部衛(wèi)生；兩大類(lèi)分為基礎(chǔ)檔案資料和專(zhuān)項(xiàng)檔案資料兩類(lèi)，兩大類(lèi)中又分別可分為文字資料和音影資料兩種。

2）檔案的制作。包括以下三個(gè)方面：（1）統(tǒng)一檔案盒。創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室統(tǒng)一制作檔案盒的側(cè)面標(biāo)簽，制作具有標(biāo)志性意義的圖形作為圖標(biāo)。檔案盒側(cè)面標(biāo)簽使用ABC階梯式類(lèi)別，即為“圖標(biāo)-A1-大類(lèi)-B1-中類(lèi)-小類(lèi)”,檔案盒代碼在最下方。正面標(biāo)簽簡(jiǎn)要概括，體現(xiàn)檔案盒內(nèi)資料的主要內(nèi)容即可。（2）案卷的整理。將案卷分為卷面封皮、卷內(nèi)目錄以及文卷內(nèi)容三部分。卷面封皮上方標(biāo)注案卷的編號(hào)，編號(hào)的制定可結(jié)合檔案盒的代碼；封皮正文體現(xiàn)卷內(nèi)檔案的分類(lèi)情況；卷內(nèi)目錄使用表格制作，包括件號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、頁(yè)碼備注等內(nèi)容；文卷內(nèi)容按照方案-進(jìn)展-效果的順序排列，并對(duì)該卷內(nèi)所有文件的固定一角按順序冠以阿拉伯?dāng)?shù)字，以“1、2、3、……10-10”的形式分別對(duì)每頁(yè)進(jìn)行標(biāo)注。冠序做好后與卷內(nèi)目錄相符，以方便查詢(xún)。最后用拉桿夾固定成卷。（3）影像資料。使用專(zhuān)門(mén)的“照片檔案”文件盒，照片按照文件盒內(nèi)大小要求進(jìn)行統(tǒng)一洗印。每一張照片有專(zhuān)門(mén)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容包括：照片號(hào)，時(shí)間，地點(diǎn)，事由，攝影者等簡(jiǎn)要介紹。影像檔案資料可以根據(jù)十大項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，也可以按照專(zhuān)項(xiàng)整治工作內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，同時(shí)要留好創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市工作領(lǐng)導(dǎo)小組召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)辦公及創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室的日常督導(dǎo)、管理等工作照片，專(zhuān)項(xiàng)建檔。

3）檔案的管理。成立國(guó)家衛(wèi)生城市創(chuàng)建（復(fù)審）工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，負(fù)責(zé)對(duì)衛(wèi)生城市的協(xié)調(diào)管理。常設(shè)機(jī)構(gòu)在市（縣）愛(ài)國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)委員會(huì)辦公室（以下簡(jiǎn)稱(chēng)愛(ài)衛(wèi)辦），愛(ài)衛(wèi)辦負(fù)責(zé)對(duì)日常工作的調(diào)度、衛(wèi)生城市檔案管理工作。其他部門(mén)內(nèi)部衛(wèi)生城市檔案資料自行按照要求保管。

4 創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題分析

1）重視程度不夠，缺少專(zhuān)門(mén)的檔案管理隊(duì)伍。衛(wèi)生城市創(chuàng)建工作中，對(duì)外部環(huán)境治理比較重視，但忽視對(duì)資料的收集、案卷的整理，導(dǎo)致后期本底資料不足[3-4]。

2）專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足，不能形成專(zhuān)業(yè)的檔案資料。衛(wèi)生城市檔案管理人員往往是從各部門(mén)、單位抽調(diào)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)的缺乏對(duì)檔案的質(zhì)量有著直接的影響，容易造成檔案不完整、不規(guī)范。

3）長(zhǎng)效機(jī)制不健全，后期檔案資料出現(xiàn)空白期。在創(chuàng)衛(wèi)工作中，很多問(wèn)題都會(huì)反復(fù)出現(xiàn)，如果沒(méi)有形成長(zhǎng)效管理機(jī)制，管理效果就會(huì)大打折扣。衛(wèi)生城創(chuàng)建工作結(jié)束后，每三年會(huì)進(jìn)行一次復(fù)審，創(chuàng)建成功后到復(fù)審前的這一段時(shí)期容易形成檔案空白期[5]。

4）管理力度不夠。大部分檔案管理工作人員沒(méi)有受到專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案的收集，整理等環(huán)節(jié)意識(shí)薄弱，專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，另外監(jiān)管部門(mén)對(duì)工作懈怠的人員要有懲罰制度，對(duì)工作認(rèn)真的人員要有鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)制度，做到懲罰嚴(yán)明。只有這樣才能更好地激勵(lì)骨干對(duì)推進(jìn)城市檔案管理工作起到?jīng)Q定性作用。

5 創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市檔案管理幾點(diǎn)建議

1）專(zhuān)組專(zhuān)人專(zhuān)管。高度重視，成立檔案組，明確指定人員專(zhuān)職管理檔案工作。提高工作專(zhuān)注度，從工作開(kāi)展的初期開(kāi)始便要有意識(shí)的準(zhǔn)備收集資料；提高對(duì)各項(xiàng)工作的參與度，對(duì)督導(dǎo)組和宣傳組的工作廣泛參與，盡可能多的了解各組的工作內(nèi)容；提高收集工作的完整度，工作照片、專(zhuān)題會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話、語(yǔ)音視頻資料、各類(lèi)宣傳資料等都要納入收集范圍。工作結(jié)束后，在限定時(shí)間內(nèi)及時(shí)完成資料收集工作，確保資料的完整性[6-7]。

2）加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)。管理檔案的人員大部分不是檔案管理專(zhuān)業(yè)出身的，對(duì)相關(guān)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)會(huì)有所缺乏，所以要組織對(duì)檔案管理知識(shí)開(kāi)展學(xué)習(xí)，形式上可以通過(guò)培訓(xùn)、自學(xué)，以及到其他單位、地市學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)等，提升檔案知識(shí)水平。

3）影像資料形成對(duì)比，體現(xiàn)整改效果。加強(qiáng)對(duì)影像資料的收集整理，特別是對(duì)各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)整治工作，要留號(hào)整治前的照片和整治后的照片，形成對(duì)比，體現(xiàn)整改效果，并形成影集，集中體現(xiàn)。

4）加強(qiáng)檔案督導(dǎo)，形成長(zhǎng)效機(jī)制。結(jié)合部門(mén)特點(diǎn)，制定各部門(mén)創(chuàng)建構(gòu)架衛(wèi)生城市長(zhǎng)效機(jī)制，領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室安排督察組每月定期進(jìn)行督導(dǎo)，并將問(wèn)題以督導(dǎo)單的形式進(jìn)行反饋，對(duì)不能限期整改的問(wèn)題進(jìn)行通報(bào)，此項(xiàng)工作形成常態(tài)化，確保衛(wèi)生城市創(chuàng)建工作成效長(zhǎng)期保持。檔案工作組也要形成長(zhǎng)效管理機(jī)制，確保專(zhuān)組專(zhuān)人常駐長(zhǎng)辦。

5）加強(qiáng)信息化建設(shè)，改善檔案管理方式。城市檔案管理的機(jī)構(gòu)加強(qiáng)信息化建設(shè)，信息化可以使檔案資源用途影響提升。同時(shí)也可以使檔案的利用率提升，利用大數(shù)據(jù)對(duì)比，能促進(jìn)信息錄入加快，更新及時(shí)，因此，加強(qiáng)城市檔案管理的信息化建設(shè)尤為重要，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)更能節(jié)省時(shí)間，進(jìn)而提高工作效率[8-9]。

6 結(jié)束語(yǔ)

創(chuàng)建國(guó)家衛(wèi)生城市是一項(xiàng)惠民利民的工程。衛(wèi)生城市檔案資料既是對(duì)日常工作的整理，同時(shí)也是對(duì)工作進(jìn)展、成績(jī)的佐證，是測(cè)評(píng)指標(biāo)的驗(yàn)證證據(jù)，是上級(jí)機(jī)關(guān)檢查、考評(píng)的重要依據(jù)，具有可靠的資證作用。做好創(chuàng)衛(wèi)檔案資料整理，在創(chuàng)衛(wèi)過(guò)程中的技術(shù)評(píng)估階段尤其重要。檔案管理工作者要提高自身專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，創(chuàng)新檔案管理方法，提升檔案管理水平，利用檔案管理中的信息化建設(shè)，提升檔案資料的利用率，只有做到全面的創(chuàng)衛(wèi)城市檔案管理制度的完善才能確保創(chuàng)衛(wèi)工作任務(wù)穩(wěn)步開(kāi)展、順利完成。