加強房屋征收檔案的管理及利用策略研究

周 翔

（貴陽市房屋征收管理中心，貴州 貴陽 550001）

房屋征收檔案作為城市化建設(shè)的重要歷史見證，對我國城市建設(shè)、地區(qū)發(fā)展、維護社會穩(wěn)定均具有重要的促進作用。隨著我國城市化進程的不斷推進，房屋征收檔案管理工作面臨的工作量、工作難度也在這個過程中不斷增長。但從房屋征收檔案管理實際來看，其本身在系統(tǒng)性、完整性、準確性等領(lǐng)域還存在著一定程度的問題，導(dǎo)致房屋征收檔案管理及利用不足[1]。上述背景下，如何加強房屋征收檔案管理及利用就成為當(dāng)前亟需解決的重要課題。

1 房屋征收檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理制度不夠完善

盡管我國頒布了一系列法律規(guī)范針對房屋征收工作進行了系統(tǒng)的規(guī)范，但這些法律規(guī)范并未針對房屋征收檔案詳細細節(jié)進行明確的規(guī)定，可參考規(guī)范相對較少。與此同時，原房屋征收檔案沒有進行單獨分類處理，長久以來缺乏針對性的房屋征收檔案管理規(guī)范，導(dǎo)致房屋征收檔案管理過程中存在諸多不夠規(guī)范的地方。

1.2 房屋征收檔案形成時間長

房屋征收本身存在著特殊性，通常一個房屋產(chǎn)權(quán)征收或者整個項目的時間存在不確定性，速度快的情況下只需要數(shù)月，速度慢則長達數(shù)年，導(dǎo)致房屋征收檔案面臨的時間跨度相對較大。而在這個漫長的過程中，各方面因素的變化均會產(chǎn)生各種不確定性，如辦公地點移動、工作人員調(diào)動等，此外，房屋交付證明材料、補償資金結(jié)算、測繪資料、評估資料、征收公告、聽證公告、房屋征收補償方案、紅線圖、征收土地方案等各種信息的利用在檔案收集整理進程中容易存在遺失問題，從而導(dǎo)致房屋征收檔案面臨的管理難度明顯增大。

1.3 房屋征收檔案統(tǒng)一難度高

房屋征收檔案管理過程中，房屋征收機構(gòu)通常是針對整個征收政策出具相應(yīng)的管理方案，而關(guān)于實際的征收執(zhí)行人并未進行明確的規(guī)定，其可能是鄉(xiāng)鎮(zhèn)，也可能是街道，還有可能屬于征收機構(gòu)臨時建立的領(lǐng)導(dǎo)班子。所以，在方案征收檔案形成的進程中，實際執(zhí)行人沒有及時移交檔案或者直接存放在被委托單位都是非常常見的問題，這就導(dǎo)致房屋征收檔案難以進行有效的集中統(tǒng)一。

2 加強房屋征收檔案管理的措施與建議

2.1 推進房屋征收檔案管理機制與責(zé)任機制建設(shè)

房屋征收檔案管理并非單純面對某個主體，而是需要面對被征收業(yè)主、房屋征收測繪和評估機構(gòu)、開發(fā)商、政府機構(gòu)等多個利益主體，能否針對各方進行有效的協(xié)調(diào)，直接關(guān)系到房屋征收檔案管理工作的效率與質(zhì)量。為有效保障房屋征收檔案管理工作的有序開展，必須要嚴格按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”的基本原則，制定《誰形成，誰歸檔》的檔案管理制度，將房屋征收檔案管理的整個流程，包括形成、收集、整理、歸檔以及移交等，針對各個環(huán)節(jié)制定明確的規(guī)章制度，保障各方均能夠嚴格按照規(guī)章制度來開展工作。在此基礎(chǔ)上，圍繞房屋征收檔案管理制度建立對應(yīng)的責(zé)任機制，根據(jù)各方在房屋征收檔案管理中的工作內(nèi)容，將具體的責(zé)任明確到對應(yīng)的部門、崗位。此外，檔案管理部門還需要與其他部門之間保持高效的交流協(xié)調(diào)，在房屋征收檔案管理過程中能夠進行良好的協(xié)同互動，從而有效保障檔案管理規(guī)章制度的落實。

2.2 建立健全房屋征收檔案管理流程

首先，針對房屋征收檔案進行科學(xué)合理的分類處理?；跈z索利用的便捷性，房屋征收檔案通?？梢詣澐譃檎魇展芾?、征收安置、特殊載體等幾個類型。征收管理類主要指的是房屋征收進程中產(chǎn)生的各種組織、批示、委托協(xié)議等相關(guān)的文件材料。征收安置類主要指的是房屋安置進程中產(chǎn)生的各種報告、憑證以及補償協(xié)議等信息資料。特殊載體類主要指的是房屋征收進程中產(chǎn)生的實物、聲像材料等。其次，房屋征收檔案需要全面遵循《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 50328-2014）規(guī)范來開展，保障立卷征收管理類、征收安置類。征收管理類的檔案類型應(yīng)當(dāng)嚴格按照項目進行立卷處理，項目分期開展分期組卷，等到項目結(jié)束以后，根據(jù)小流水號進行排列處理。對于征收安置類的檔案，應(yīng)當(dāng)以戶為單位開展組卷，保障一戶一卷，根據(jù)流水號進行排列處理。最后，根據(jù)建設(shè)系列行業(yè)標準整理規(guī)范進行管理。房屋征收檔案涉及的整理、編號、裝訂、封面填寫等相關(guān)流程均需要滿足相應(yīng)的標準與規(guī)范，具體的裝訂材料、書寫材料以及紙張等均需要滿足檔案保護的相關(guān)要求。

2.3 全面推進房屋征收檔案信息化建設(shè)

5G時代的全面到來，信息傳遞速度的進一步提升，越來越多信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)開始源源不斷的應(yīng)用于市場，檔案領(lǐng)域也開始迎來各種新的信息技術(shù)，對檔案軟硬件設(shè)施的要求自然也就越來越高。從房屋征收檔案管理現(xiàn)實情況來看，其本身在信息化建設(shè)方面存在滯后性，當(dāng)前在軟件兼容性、電腦性能方面均無法滿足信息化管理需求[2]。房屋征收檔案管理工作要想引入新興的信息化技術(shù)，當(dāng)前軟硬件基礎(chǔ)顯然無法滿足要求。針對上述問題，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極推進檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件建設(shè)，充分結(jié)合當(dāng)前檔案領(lǐng)域應(yīng)用的信息化技術(shù)，采購對應(yīng)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施、配套設(shè)施。對于房屋征收檔案管理軟件來說，應(yīng)當(dāng)主動與軟件定制企業(yè)進行深入的合作，結(jié)合房屋征收管理規(guī)范、檔案行業(yè)規(guī)范，針對軟件進行優(yōu)化調(diào)整，使得軟件系統(tǒng)能夠與更多的系統(tǒng)之間進行對接，為房屋征收檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)[3]。在完成軟硬件建設(shè)的基礎(chǔ)上，房屋征收檔案還應(yīng)當(dāng)積極加大信息技術(shù)研發(fā)，致力于將各種新興技術(shù)投入到房屋征收檔案。具體來說，檔案管理部門需要主動去接觸5G時代信息技術(shù)發(fā)展動態(tài)，借鑒一些檔案管理領(lǐng)域的先進理論、先進經(jīng)驗，學(xué)習(xí)其他行業(yè)在檔案管理領(lǐng)域的信息技術(shù)應(yīng)用情況，然后結(jié)合實際情況，包括人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算等，針對房屋征收檔案細節(jié)部分進行優(yōu)化，進一步提升房屋征收檔案管理效率。在此基礎(chǔ)上，需要針對房屋征收檔案的重要文件資料，加強安全防護力度，根據(jù)檔案信息管理資源數(shù)據(jù)重要程度分級，分別建立對應(yīng)的檢索規(guī)范、訪問權(quán)限，嚴格按照對應(yīng)的安全防護規(guī)范，分別針對不同部門開放不同的權(quán)限，進一步保障檔案信息管理資源數(shù)據(jù)庫的安全度[4]。

2.4 加強檔案人才隊伍培訓(xùn)與引進工作

房屋征收檔案管理工作的開展，檔案管理隊伍綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的成效。這就需要檔案管理部門引起高度重視，結(jié)合房屋征收檔案管理要求，全面加強檔案管理人才隊伍的培訓(xùn)與引進工作。對于檔案管理人才隊伍的培訓(xùn)教育工作來說，主要是針對現(xiàn)有檔案管理人才隊伍進行深入的調(diào)研分析，掌握他們已有的檔案管理專業(yè)水平、信息素養(yǎng)、思想道德等，根據(jù)調(diào)研數(shù)據(jù)來進行培訓(xùn)教育計劃的制定，在針對檔案專業(yè)知識進行查漏補缺的同時，將培訓(xùn)教育的重點放在房屋征收檔案專業(yè)知識、信息素養(yǎng)方面，全面加強房屋征收檔案新興知識、信息技術(shù)、信息設(shè)備操作等相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)教育，使得現(xiàn)有檔案管理隊伍能夠熟練掌握各種新興信息技術(shù)設(shè)備的操作，更好的服務(wù)房屋征收檔案管理工作[5]。在此基礎(chǔ)上，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)積極布局市場，針對現(xiàn)有薪酬體系、福利體系、晉升體系進行優(yōu)化調(diào)整，吸引更多的信息技術(shù)人才、檔案管理人才、綜合型人才、房屋征收領(lǐng)域?qū)I(yè)人才進入到檔案管理隊伍，充分發(fā)揮新興人才的帶動作用，促進檔案管理人才隊伍整體素質(zhì)的不斷提升[6]。

3 加強房屋征收檔案利用的措施與建議

3.1 依法利用

房屋征收檔案本身具有法律憑證方面的功能，不僅是房屋征收過程中各矛盾方共同關(guān)注的焦點內(nèi)容，同時也是相關(guān)部門解決各類矛盾糾紛的主要依據(jù)。因此，房屋征收檔案必然需要依法利用，要始終堅持利用程序，對于房屋征收檔案的查閱，嚴格按照流程進行調(diào)閱登記手續(xù)核查，調(diào)閱人需要向房屋征收檔案管理部門提交對應(yīng)的申請，符合調(diào)閱條件的單位查閱檔案，還應(yīng)當(dāng)按照要求提供經(jīng)辦人員證明、調(diào)閱公函，只有當(dāng)全面滿足條件的情況下才能調(diào)閱，不能造成檔案信息泄露的問題，從而有效保障房屋征收檔案利用的安全性[7]。

3.2 開放利用

利用無疑是檔案的重要價值所在，房屋征收檔案要想得以充分利用，各部門應(yīng)當(dāng)積極樹立主動意識，推動房屋征收檔案開放利用。具體來說，應(yīng)當(dāng)按照信息公開的相關(guān)規(guī)定，主動利用各類政府信息公開的場所、平臺，向公眾展示可予公開的房屋征收檔案，為群眾提供電話查閱、檔案目錄信息查詢等多元化的服務(wù)，以此來滿足大眾對于房屋征收檔案的需求。

3.3 高效利用

房屋征收檔案應(yīng)運用計算機及檔案管理軟件進行數(shù)字化管理，要確保文件級條目實現(xiàn)計算機檢索，從而能夠為廣大群眾提供高效便捷的服務(wù)。對于線上平臺來說，房屋征收檔案還需要與相關(guān)部門進行合作，共同推進房屋征收檔案的線上平臺建設(shè)工作，完善相關(guān)的檢索流程、權(quán)限設(shè)置、安全保障等具體的工作，真正為大眾提供便捷的線上服務(wù)平臺[8]。此外，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)積極開展征收檔案資料編研工作，編印各種圖書資料，深挖征收檔案價值，為城鄉(xiāng)建設(shè)各級決策提供參考，進一步提升房屋征收檔案的利用效率。

4 結(jié)語

總的來說，社會與經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略、城市化進程的穩(wěn)步推進，房屋征收檔案面臨的工作量、工作難度也在這個過程中不斷增大。這就需要我們意識到房屋征收檔案管理工作的重要性，充分結(jié)合當(dāng)前房屋征收工作發(fā)展動態(tài)、信息技術(shù)發(fā)展動態(tài)、檔案行業(yè)信息化建設(shè)動態(tài)，通過推進房屋征收檔案管理機制與責(zé)任機制建設(shè)、建立健全房屋征收檔案管理流程、全面推進房屋征收檔案信息化建設(shè)、加強檔案人才隊伍培訓(xùn)與引進工作，同時積極推進房屋征收檔案依法利用、開放利用、高效利用，將房屋征收檔案的價值充分發(fā)揮出來。