軍工企業(yè)科技檔案收集與管理策略研究

李一珊

（中國(guó)工程物理研究院，四川 綿陽 621999）

科學(xué)技術(shù)檔案（簡(jiǎn)稱科技檔案），是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等系列活動(dòng)中形成的應(yīng)進(jìn)行歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。其主要包括科研、基建、設(shè)備、產(chǎn)品等專業(yè)技術(shù)檔案[1]。

做好科技文件材料的收集工作是科技檔案管理工作的前提，可為后續(xù)科技檔案管理對(duì)象。而科技文件材料的收集工作情況將直接決定檔案管理工作的水平。隨著科技檔案主體多元化、來源分散、種類載體多樣化等發(fā)展特點(diǎn)不斷凸顯，其對(duì)軍工企業(yè)科技文檔歸檔工作提出了更高要求?？萍紮n案生成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，直接決定了其在本質(zhì)上講不同于其它文書檔案。尤其是對(duì)于軍工企業(yè)，科技檔案管理工作將直接影響武器裝備的全壽命周期管理和裝備完好性的保障等工作[2][3]。

1 科技文件歸檔存在的問題

作為軍工企業(yè)科研生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)記錄和歷史憑證，同時(shí)也是一個(gè)單位知識(shí)傳承的重要載體，科技檔案的管理工作有著十分重要的作用。而現(xiàn)目前，大多數(shù)軍工企業(yè)在科技文件歸檔方面存在著以下一些問題：

1.1 歸檔時(shí)間滯后

由于裝備型號(hào)研制、軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目及裝備預(yù)先研究等項(xiàng)目周期跨度較長(zhǎng)，科研工作人員及時(shí)歸檔科技文件的意識(shí)不強(qiáng)，總是抱著“等一等”的心態(tài)。長(zhǎng)此以往，科研工作人員手中將積累大量的科技文件。例如，在對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行檔案驗(yàn)收時(shí)，仍會(huì)出現(xiàn)“突擊”歸檔等現(xiàn)象?？萍嘉募w檔不及時(shí)，科研工作人員的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，使得科技文件歸檔工作處于被動(dòng)局面。

1.2 歸檔文件不齊全

軍工企業(yè)保密管理等相關(guān)要求下，科研人員工作借閱相關(guān)科技檔案需要進(jìn)行審批。而部分科研工作人員為了自己方便，將部分敏感的科技檔案留存在個(gè)人手中，將寶貴的科技檔案等資源“據(jù)為己有”，導(dǎo)致科技文件未進(jìn)行全部歸檔。使得通過項(xiàng)目研究、型號(hào)研制等重要科研活動(dòng)獲得的知識(shí)隱性化，不利于新員工學(xué)習(xí)或者單位的核心智力傳承等工作。而科技檔案有來源廣泛、涉及人員面廣等特點(diǎn)，隨著時(shí)間的推移，本單位相關(guān)崗位人員調(diào)動(dòng)變更，或者保密檢查時(shí)，仍會(huì)出現(xiàn)突擊“銷毀”等現(xiàn)象，造成重要的科技檔案被銷毀或丟失。

1.3 歸檔文件的真實(shí)性和有效性較難保障

在紙質(zhì)科技文件歸檔流程中，會(huì)存在一些文件簽署不完整等不規(guī)范情況。如果進(jìn)行歸檔，則簽署信息不完整，而不歸檔則又會(huì)導(dǎo)致科技文件缺失。通常情況下，為確保檔案文件歸檔的完整性，檔案部門會(huì)選擇性歸檔，同時(shí)請(qǐng)經(jīng)辦人員注明文件簽署的實(shí)際情況。

此外，檔案部門在接收光盤時(shí)，軍工企業(yè)由于保密的需求，大部分單位電腦光驅(qū)被拆除，無法讀取光盤，對(duì)光盤的內(nèi)容核查覆蓋不全面，一旦光盤損壞，將導(dǎo)致盤內(nèi)文件丟失。因此，通過光盤存儲(chǔ)檔案信息存在長(zhǎng)時(shí)存儲(chǔ)條件下不可讀的風(fēng)險(xiǎn)。

1.4 歸檔文件材料類型單一、歸檔文件質(zhì)量不高

大部分軍工企業(yè)館藏科技檔案以紙質(zhì)檔案為主，其他載體類型檔案如數(shù)碼照片、音頻、視頻以及實(shí)物等歸檔所占比例普遍偏低，科技檔案載體類型單一。紙質(zhì)檔案中又以方案、研究報(bào)告、總結(jié)等為主，多年來，受傳統(tǒng)慣性思維影響，企業(yè)重視科技成果的推廣應(yīng)用，而忽視科技文件材料的形成積累和向檔案部門的移交歸檔。有的甚至肢解檔案材料，只移交一般性材料而將關(guān)鍵性材料留下；還有的刪減科研報(bào)告中的核心內(nèi)容，嚴(yán)重影響了科技檔案的完整與質(zhì)量，也喪失了檔案的實(shí)際價(jià)值，不利于今后查考利用，不利于技術(shù)儲(chǔ)備和成果的繼承發(fā)展[4]。

2 原因分析

部分企業(yè)科技文件歸檔一直處于被動(dòng)的滯后接收狀態(tài)，歸檔工作的控制和制約機(jī)制較差，較難做到歸檔的齊全性、系統(tǒng)性、完整性和有效性。主要原因如下：

2.1 歸檔制度不完善，更新不及時(shí)

檔案歸檔制度是各業(yè)務(wù)部分及時(shí)、規(guī)范地移交科技文件，做好科技文件材料歸檔的法規(guī)依據(jù)，同時(shí)也是檔案部門搜集科技文件，監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查本單位科技文件歸檔工作的重要依據(jù)。新形勢(shì)下，不同領(lǐng)域產(chǎn)生了一些新的文件，部分企業(yè)未能制定有效的歸檔范圍或者沒有及時(shí)修訂完善，導(dǎo)致實(shí)際歸檔執(zhí)行操作性差，歸檔工作具有隨意性，且處于被動(dòng)局面。

此外，檔案部門宣貫培訓(xùn)各類文件歸檔管理制度不到位和不及時(shí)，導(dǎo)致科研工作人員對(duì)相關(guān)規(guī)章制度的了解不夠，使得對(duì)文件歸檔范圍、歸檔要求等問題缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)歸檔要求認(rèn)識(shí)不清晰，最終造成了科技文件歸檔工作出現(xiàn)有章不循的現(xiàn)象[5]。

2.2 科技文件歸檔工作與科技管理工作脫節(jié)

對(duì)于科技檔案管理工作，一般實(shí)行“三納入”和“四參加”等管理規(guī)定。其中，“三納入”是指將科技文件的形成、積累、整理、歸檔工作納入科技工作程序和相應(yīng)的管理制度、科研生產(chǎn)計(jì)劃以及科研人員的職責(zé)；而“四參加”則是指科技檔案部門或人員參加科研項(xiàng)目評(píng)審會(huì)、科研課題鑒定會(huì)、設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收會(huì)以及基建工程竣工驗(yàn)收會(huì)。但目前絕大部分部門單位沒有較好地貫徹落實(shí)這些規(guī)章制度?？萍紮n案工作與科研生產(chǎn)管理工作融合程度差，使得檔案部門對(duì)科技文件歸檔管理工作缺乏切實(shí)的管控措施。

2.3 歸檔工作無考核措施或考核無力度

文件歸檔工作未納入單位目標(biāo)管理考核。僅有個(gè)別單位制定了歸檔檢查考核制度，但大多數(shù)單位都無法做到“執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究”，造成科技文件“早歸”和“晚歸”、歸與不歸一樣的局面，嚴(yán)重削弱了科研人員的檔案意識(shí)和歸檔積極性。

3 建議對(duì)策

為提升科技文件歸檔工作的質(zhì)量和水平，檔案管理部門急需加強(qiáng)歸檔工作的統(tǒng)一策劃，做實(shí)前端管理，與科研生產(chǎn)管理部門大力協(xié)同，按照科研生產(chǎn)活動(dòng)流程，構(gòu)建科技文件歸檔管理體系，明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔流程等歸檔要求，改變以往檔案管理中的“滯后地被動(dòng)收和存”現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)各類科技文件的“主動(dòng)控制管理”。

3.1 制定切實(shí)可行的年度歸檔計(jì)劃

為確?？萍嘉募w檔工作有章可循、歸檔流程有條不紊，有必要結(jié)合各自單位的實(shí)際情況制定切實(shí)可行的文件歸檔年度計(jì)劃，明確歸檔時(shí)間、歸檔范圍、要求及手續(xù)等內(nèi)容。而檔案部門對(duì)實(shí)際的科研生產(chǎn)活動(dòng)了解不夠，若僅僅依靠檔案部門制度歸檔計(jì)劃，難免會(huì)與實(shí)際運(yùn)行情況存在一定的偏差，造成計(jì)劃的可執(zhí)行性不強(qiáng)。因此，在制定年度歸檔計(jì)劃時(shí)，可以由部門領(lǐng)導(dǎo)、科研人員和檔案人員共同依據(jù)年度工作計(jì)劃與實(shí)際進(jìn)展情況確定年度歸檔計(jì)劃。這樣才能使歸檔細(xì)則更為科學(xué)，更具可操作性，便于檔案人員實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo)。

3.2 建立科技檔案管理納入機(jī)制

1）納入整個(gè)科技管理制度體系?？萍紮n案管理是科技管理的基礎(chǔ)性工作和重要組成部分，應(yīng)將其納入單位的整個(gè)科技管理體系之中。建議今后相關(guān)業(yè)務(wù)部門制定各類科技項(xiàng)目管理制度，均應(yīng)包含科技文件歸檔要求的相關(guān)條款。

2）納入計(jì)劃管理流程。科技文件的特點(diǎn)是周期長(zhǎng)、階段性強(qiáng)、數(shù)量多、內(nèi)容豐富，為使歸檔工作能夠把握時(shí)機(jī)、及早介入科研活動(dòng)，建議科研管理部門在下達(dá)各類科研計(jì)劃的同時(shí)抄送檔案部門，使檔案部門能夠了解和掌握科研活動(dòng)的具體安排。通過科技管理部門和檔案部門協(xié)同合作，使科技文件的歸檔工作更有計(jì)劃、更具主動(dòng)性。

3）納入科技項(xiàng)目合同管理體系。將科技檔案管理納入科技項(xiàng)目合同管理體系，在各類科技項(xiàng)目任務(wù)書或合同書中，明確科技項(xiàng)目承擔(dān)單位的義務(wù)，增加檔案管理?xiàng)l款，將科技文件的歸檔列入履約情況并進(jìn)行監(jiān)督檢查。通過合同，對(duì)科技項(xiàng)目承擔(dān)單位、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的科技文件歸檔行為進(jìn)行約束。

3.3 建立科技檔案驗(yàn)收制度

軍工企業(yè)中，通常固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案相關(guān)的管理與驗(yàn)收辦法比較完整、成熟，建立了項(xiàng)目檔案驗(yàn)收制度，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一，較大程度提升了項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性、完整性和有效性?？萍嘉募w檔工作可借鑒固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，在本單位的型號(hào)研制與生產(chǎn)、科研課題項(xiàng)目、重大設(shè)備儀器、基金項(xiàng)目等驗(yàn)收中實(shí)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收制度，把通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收作為科技項(xiàng)目通過最終驗(yàn)收的一個(gè)前提條件，加強(qiáng)對(duì)檔案的管控。另外，科技文件歸檔也應(yīng)納入項(xiàng)目檔案中期檢查或日常檢查工作。

3.4 建立有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制

建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確科研業(yè)務(wù)管理部門的崗位職責(zé)，把科技文件收集列入基層單位的職責(zé)范圍，保證收集和研究同步。切實(shí)將檔案工作納入規(guī)劃計(jì)劃，明確崗位責(zé)任人員、責(zé)任范圍及考核標(biāo)準(zhǔn)，將文件收集與項(xiàng)目進(jìn)度節(jié)點(diǎn)有機(jī)結(jié)合，同時(shí)注意文件收集與保密工作統(tǒng)一協(xié)調(diào)，形成項(xiàng)目研究與文件收集同步考核機(jī)制。把科技文件材料的形成、積累、歸檔等工作納入科技人員職責(zé)范圍，并作為科技人員考核、晉級(jí)、評(píng)聘職稱的條件之一。同時(shí)，視情采取經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)懲措施來促進(jìn)歸檔工作質(zhì)量，強(qiáng)化檔案意識(shí)。進(jìn)一步從制度上保證科技檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確， 有效促進(jìn)科研工作開展。

4 結(jié)束語

科技檔案是企業(yè)的隱形資產(chǎn)，是企業(yè)軟實(shí)力的象征，同時(shí)也是企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的重要支撐和保證。因此，將企業(yè)在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的有價(jià)值的文件資料收集齊全，完整地歸到檔案管理部門，兵建立內(nèi)容豐富、記錄詳實(shí)、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系，更切實(shí)地為科研生產(chǎn)和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)服務(wù)，這是檔案工作者不懈的追求和使命。