淺談如何做好文書檔案的管理工作

茍樹鳳

（臨沂華盛江泉能源有限公司，山東 臨沂 276017）

文書檔案是企業(yè)進(jìn)行日常工作協(xié)調(diào)、命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、會議記錄、計劃和總結(jié)等，以及財務(wù)工作管理等一系列文件。搞好文書檔案的管理工作，可以給企業(yè)提供穩(wěn)定的發(fā)展基礎(chǔ)，更有助于企業(yè)發(fā)展以及技改擴(kuò)建等提供有力依據(jù)。隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，各企業(yè)在經(jīng)濟(jì)的浪潮中面臨著很大的考驗，為把握企業(yè)穩(wěn)定高速發(fā)展，必須做到優(yōu)化管理，建立健全的規(guī)章制度，同時也要儲存好企業(yè)的知識寶庫，以及企業(yè)文化。這就必須做到優(yōu)化管理，優(yōu)化管理就是要從細(xì)節(jié)著手，必須優(yōu)化業(yè)務(wù)管理、優(yōu)化財務(wù)管控、優(yōu)化人資管理等重要環(huán)節(jié)，這就必須做好文書檔案的管理工作，做到科學(xué)、有序、規(guī)范。

1 文書檔案管理的現(xiàn)實意義

文書的應(yīng)用領(lǐng)域和范圍是非常廣泛的，它涉及各行各業(yè)，所針對的也是各不相同，使用的方式也各有不同。隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，如何來搞好文書管理的相應(yīng)工作，怎么才能做到文書檔案的精準(zhǔn)、科學(xué)、有序管理要求，這是我們檔案工作者該努力的方向。文書檔案是一個公司或部門非常重要的文件，它包括一些決策、嘉獎、通報、通知等等一些重要內(nèi)容，關(guān)乎企業(yè)的發(fā)展，以及人才的利用和財務(wù)的管控等重要信息，是企業(yè)的知識寶庫。近年來，根據(jù)工作中的需要人們越來越重視檔案工作，而且隨著社會的高速發(fā)展，檔案管理工作也會迎來較好的機(jī)遇，同時也會面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，現(xiàn)在面臨社會的飛速發(fā)展，檔案管理也從紙質(zhì)化逐漸轉(zhuǎn)變數(shù)字化管理，這個過渡要通過科學(xué)規(guī)范化的過程，文件和文字信息如何充分地被利用，現(xiàn)在好多企業(yè)不能做到信息共享，這就造成了大量的資料得不到有效地利用，同時也出現(xiàn)文件信息查找困難等情況，所以紙質(zhì)化轉(zhuǎn)向數(shù)字化的發(fā)展解決了著一難題，這樣不但方便利用也大大的提高了工作效率。如何邁進(jìn)腳步緊跟技術(shù)發(fā)展的步伐，我們需要做到埋頭苦干，深入研究，必須不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，深化研究和總結(jié)工作經(jīng)驗，提高工作質(zhì)量和工作效率，不斷地提高檔案工作者的理論水平，才能確保檔案管理工作的科學(xué)、規(guī)范、穩(wěn)步發(fā)展。

2 文書檔案管理的基本原則

文書檔案管理的基本原則是：文書檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)其完整、準(zhǔn)確、安全、確保其有效利用。下面我們就具體談一談文書檔案科學(xué)化規(guī)范化收集、整理以及日常利用等工作。

2.1 文書檔案的收集原則

檔案管理人員要做到全面收集，檔案的價值既要看它的宏觀價值，又要看它是否有社會價值和史料價值，檔案是歷史的產(chǎn)物，所以鑒定檔案價值時一定要根據(jù)檔案產(chǎn)生的歷史年代、并結(jié)合現(xiàn)實考慮檔案的價值。同時要堅持實事求是的原則，要深入有關(guān)部門反復(fù)核對，對原始資料進(jìn)行科學(xué)化的整理、分類，根據(jù)本單位的實際情況和工作要求，從檔案資料中選擇對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、行政、科研、等有具體適用價值的資料文件，一定要保持資料的原始性，保持資料的有機(jī)聯(lián)系，確保信息資料的準(zhǔn)確性。日常工作中的收集工作，首先要做到高度參與，掌握一手資料，其實說起收集工作，也是讓我們檔案工作者很頭疼的一件事情，因為首先，提供資料者很多不明白那些資料需要?dú)w檔，哪些不需要?dú)w檔，有好多就抱過一堆資料來交接，這就給我們的工作帶來了許多困擾，所以要想做好收集工作，我們就要做好兼職檔案員的培訓(xùn)工作，讓他們養(yǎng)成有檔及時整理及時歸，能夠有序科學(xué)的區(qū)分歸檔資料，能夠明確保管期限，這樣我們的工作就更準(zhǔn)確了。

2.2 文書檔案的整理原則

1）是要做到尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特性，保持文件之間的歷史聯(lián)系，這種聯(lián)系主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面。文書檔案的整理工作是一項基礎(chǔ)性工作，但是一旦這個基礎(chǔ)性工作沒做好，它和后續(xù)的很多工作都有著密不可分的聯(lián)系。文書檔案都是紙質(zhì)化文字化，可以說是數(shù)量相對比較繁多的，如果不進(jìn)行科學(xué)化的整理，那么查找一份檔案真的就如大海撈針一樣困難，而且一份檔案如果不能聯(lián)系起來，就不能充分發(fā)揮檔案的本身作用，這樣也必然會影響乃至失去這份檔案的有效利用價值。要想使文書檔案充分發(fā)揮自身的利用價值，就必須科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)化整理，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定把握好每一個整理環(huán)節(jié)，從收集源頭開始著手，科學(xué)的劃分按年度、內(nèi)容、保管期限等進(jìn)行科學(xué)劃分。需要我們?nèi)粘Ｕ硪话闶前茨甓日?，按年度劃分、組卷、科學(xué)分類，也有同一個內(nèi)容跨年的，也盡量組成一卷，保持文件的有機(jī)聯(lián)系。

2）是要尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)，在整理中不能對前人的整理成果輕易地否定，而是要對前人的整理成果進(jìn)行分析研究，了解其整理規(guī)律和優(yōu)缺點，保留其正確的部分，只對其不符合要求的部分進(jìn)行加工整理。并且要備注清楚、詳細(xì)。

3）是從便于保管和利用角度進(jìn)行調(diào)整和加工，檔案的最大價值就是后期利用，也就是說我們規(guī)范的前期整理就是為了方便后期利用。所以前期的整理工作就顯得尤為重要，每一個環(huán)節(jié)都需要認(rèn)真嚴(yán)格去整理，檢索內(nèi)容一定要清楚準(zhǔn)確，便于以后的查找，一般來說最重要的就是，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，這樣后期查找起來才方便，也就能達(dá)到便于保管和利用的目的。

2.3 文書檔案整理方法及步驟

1）擬定案卷標(biāo)題：一般由整理人員也就是立卷人來認(rèn)真擬寫，案卷標(biāo)題應(yīng)當(dāng)力求精準(zhǔn)涵蓋本卷文件的主要責(zé)任單位、主要內(nèi)容、以及文種等，文字要求言簡意賅，而且要內(nèi)容明確，便于日后檢索查找利用。

2）卷內(nèi)文件的排列：卷內(nèi)文件的排列應(yīng)該保持事務(wù)的本身聯(lián)系，敘述一個事務(wù)的文件應(yīng)該按順序有序的排在一起，比如說請示和批復(fù)，就要批復(fù)放在前，請示放在后；有正件和附件的就要正件放在前，附件放在后。通知、通報、嘉獎其他諸如此類的文件材料可根據(jù)形成特點、形成時間，進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化的排列，科學(xué)劃分保管期限，科學(xué)有序化整理，使文件有序的聯(lián)系在一起。

3）卷內(nèi)文件的編號：卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)該統(tǒng)一在文字的每頁材料下面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋歸檔章，并標(biāo)明機(jī)構(gòu)（問題）、年度和保管期限，并逐件編件號。

4）填寫卷內(nèi)目錄：包括順序號、文號、責(zé)任者、提名、日期、頁號、備注。填寫每件文件首頁所對應(yīng)的頁號；最后一件文件，填寫該件的起止頁號。卷內(nèi)文件頁號應(yīng)該從1開始編制通號。

5）填寫卷內(nèi)備考表：包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。

6）案卷封面的編目：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、歸檔號、檔號和編制，卷脊項目。

2.4 文書檔案的裝訂原則

檔案的裝訂工作是檔案整理工作的一個很重要的部分，一般來說，文件材料一份即裝訂成一件，有些文書批復(fù)和請示可以歸成一件正文與附件、正本與定稿、原件與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名次、圖冊等一冊為一件，來文與復(fù)文可為一件，不過如果有關(guān)的文書檔案拆開處理時，在進(jìn)行排序的時候還是應(yīng)該相對集中一處，應(yīng)該保持事務(wù)的有機(jī)聯(lián)系，這樣才能達(dá)到方便日后的查找和利用的目的。

2.5 文書的信息保管要求

首先檔案管理所涉及的一系列因素編制納入檢索表，其中包括文件的責(zé)任人、內(nèi)容、種類等，還要對文書格式進(jìn)行不同的設(shè)置，包括文書內(nèi)容、種類、年限等，其中內(nèi)容力求簡明扼要，而且要精準(zhǔn)明確敘述內(nèi)容，以便于查找，方便儲存和使用。

2.6 文書檔案的利用原則

在文書利用工作中，有兩條原則需要遵守。

1）既要保密又要方便。在利用過程中不能只顧傳達(dá)而忽視了文件的保密工作，也不能只顧保密而不及時傳達(dá)執(zhí)行，也就是說利用與保密工作要兼顧進(jìn)行，將兩者結(jié)合起來。檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，在利用過程中，需嚴(yán)格執(zhí)行檔案的相關(guān)利用制度，做好利用登記以及檢查監(jiān)督等工作，借閱檔案需按時歸還，并認(rèn)真清點和核對。

2）既要堅持原則又要機(jī)動靈活。在文書利用過程中，既要考慮上級文件的基本原則和基本要求，做到認(rèn)真貫徹文件精神，按照文件的要求處理問題，也要結(jié)合實際情況，具體問題具體分析，在不違背原則的基礎(chǔ)上，可做某些機(jī)動靈活變通處理。

綜上所述，如何做好文書檔案的管理工作，進(jìn)行了具體的分析和研究，在進(jìn)行文書檔案的管理中，管理人員應(yīng)采用科學(xué)有效的管理方法，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)管理制度，務(wù)必做到科學(xué)規(guī)范化整理，每一個環(huán)節(jié)都要做到精細(xì)化整理，從最初的收集文件到整理、錄入等工作都必須嚴(yán)謹(jǐn)執(zhí)行。除了做到這些我們更主要的是要健全體制，就長久發(fā)展來看，體制可以使檔案管理工作迅速步入正軌，所以必須要深化各項制度的落實工作。體制落實的同時我們還要不斷的去技術(shù)創(chuàng)新，提高檔案管理的信息化，能夠錄入網(wǎng)絡(luò)的檔案文書盡量錄入網(wǎng)絡(luò)中，這樣既能實現(xiàn)永久保存，而且利用起來也方便，這樣既方便利用，也提高了工作效率。我們也要大力的宣傳相關(guān)法律法規(guī)，從而提高員工的職業(yè)素養(yǎng)，做到人人懂檔案，人人管檔案，比如每年6月9日的國際檔案日，就可以做好宣傳工作，確保員工參與進(jìn)來。做好這些的同時，我們也要努力的提高檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平，必須定期組織專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)水平交流，及時發(fā)現(xiàn)自己的不足，及時改進(jìn)從而進(jìn)一步提高工作水平和工作效率。在日常工作中不斷地積累檔案管理經(jīng)驗，更要不斷進(jìn)行深化學(xué)習(xí)，不斷地提高理論水平，理論聯(lián)系實際進(jìn)而全面的提高綜合管理水平，更好的做到文書檔案管理工作科學(xué)、有序、規(guī)范化的管理。能夠充分體現(xiàn)文書檔案的價值，發(fā)揮文書檔案的作用，爭取更好地為國家為企業(yè)的各項工作提供檔案信息服務(wù)。