科技部門建立電子檔案的探索與思考

秦彩霞

（南京市江寧區(qū)科學(xué)技術(shù)局，江蘇 南京 211100）

科研檔案，是用來記錄科學(xué)技術(shù)研究過程中重要成果，以及相關(guān)操作人員的實(shí)際心得和重要感受，在實(shí)際的科研過程中，有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。但是在信息記錄的過程中，必須要結(jié)合有效的手段，做到準(zhǔn)確、詳實(shí)的記錄，方便調(diào)取，電子檔案就有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 科技部門建立電子檔案的意義

科技部門在實(shí)際工作中所得到的重要成果，是國家新時(shí)期科技研究的成果，也是所有工作人員智慧的結(jié)晶，更是社會發(fā)展過程中的寶貴財(cái)富，這些信息的收集，也具有十分重要的意義，和實(shí)際的利用價(jià)值。但是在以往的工作中，這些信息的記錄都是零散化的，沒有形成一個(gè)完整的體系，并且隨著時(shí)間的推移，許多的信息都出現(xiàn)了遺失以及記錄不全的情況，這是一種科研工作中的損失，這種問題急需得到解決。

隨著科技的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，電子檔案的建立，就可以很好地解決相關(guān)的問題。科學(xué)技術(shù)就是第一生產(chǎn)力，黨的十八屆六中全會就明確指出：要樹立五大發(fā)展理念，其中，要用特別注意創(chuàng)新發(fā)展的戰(zhàn)略地位。在實(shí)際工作中，也要尊重新技術(shù)的融入，電子檔案技術(shù)就是全新的科學(xué)技術(shù)，對于實(shí)際工作來說，有極大的實(shí)踐意義。

首先，電子檔案技術(shù)是現(xiàn)代化管理模式的趨勢。要想實(shí)現(xiàn)工作效果的提升，就要積極的探討新的工作元素的融入?？蒲性核鶛n案管理的信息化和智能化是增強(qiáng)檔案的利用率的有效辦法，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息再利用的有效手段。通過信息的電子檔案的建立，可以有效地實(shí)現(xiàn)科研院所記錄信息價(jià)值的再次挖掘，對于社會的發(fā)展和積極的進(jìn)步有著極其重大的促進(jìn)作用。

其次，電子檔案的建立有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的便捷性。原有的人工記錄的檔案，在查找的過程中還是頗為不便的，尤其是在面對巨大的檔案存儲信息的時(shí)候，完全是毫無頭緒。但是電子檔案就可以有效地克服這樣的弊端，可以通過關(guān)鍵詞的檢索迅速地找到信息，十分的便捷。并且由于這種科學(xué)技術(shù)元素的融入，更加實(shí)現(xiàn)了信息查詢的便捷性。

2 科技部門電子檔案建立的策略和方法

2.1 通過電子檔案的建立，讓信息存儲更加便捷

信息技術(shù)之所以能夠迅速崛起，在全世界范圍內(nèi)得到廣泛地使用，就一定是具有它的優(yōu)勢的。在實(shí)際工作中，它具有空間存儲的優(yōu)勢，方便維護(hù)的優(yōu)勢，以及便捷應(yīng)用的優(yōu)勢，這些都在實(shí)際工作中具有非常大的現(xiàn)實(shí)意義，對于我們的實(shí)際工作具有十分重大的輔助作用[1]。

首先，它有著空間存儲的優(yōu)勢。在建立電子檔案以后，首先可以節(jié)省大部分的人力和物力成本，省去了對于原有紙質(zhì)檔案的管理和維護(hù)，紙質(zhì)資料容易受潮，蟲蛀，意識等，電子檔案就可以去安全避免這些弊端?？梢栽诳蒲性核⑵痣娮訖n案，雖然最初的錄入階段，這是一個(gè)龐雜的工作，但是在錄入完畢之后，就可以做到一勞永逸?？梢岳秒娔X硬盤，網(wǎng)絡(luò)光盤和電腦網(wǎng)盤，對于這些信息進(jìn)行存儲，這樣就可以永久的保留這些寶貴資料。

其次，在搜索的過程中，電子檔案也可以實(shí)現(xiàn)便捷的服務(wù)。手工記錄的檔案在查找起來的時(shí)候，還是特別的不方便的，尤其是年代久遠(yuǎn)的資料，更是不容易查找，很多重要的資料也因此而遺失，這是一種科研方面的損失，也不便于科研資料的整合。但是電子檔案的建立就可以避免這些缺陷，它的檢索功能，同類資料比對功能都是十分先進(jìn)的，只要輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞，就可以分分鐘的實(shí)現(xiàn)信息的提取工作，為了工作的開展，和資料的提取提供了極大的便利，有效地減少了工作的時(shí)間。這就是科技進(jìn)步帶給實(shí)際工作的重要保障，具有劃時(shí)代的意義。

2.2 加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，確保設(shè)施的配置

檔案管理是一個(gè)動態(tài)的，不斷發(fā)展變化的工作，它既要保護(hù)已有的歷史信息，還要實(shí)現(xiàn)新的信息的不斷融入，這個(gè)過程當(dāng)中，需要相關(guān)的工作人員持之以恒、孜孜不倦的工作。在實(shí)際工作中，不僅僅需要持續(xù)的人力、物力的投入，還需要一支具有專業(yè)水準(zhǔn)的隊(duì)伍，進(jìn)行這一項(xiàng)復(fù)雜的實(shí)際工作。原有的檔案記錄工作，管理者只是注意檔案的存放和借出的記錄，覺得這就是對于檔案的有效管理，其實(shí)就是由于這個(gè)過程中責(zé)任人不明確，反而造成了檔案的遺失，出現(xiàn)工作中的紕漏[2]。

俗話說得好，“工欲善其事，必先利其器”，在工作的過程中，必須具有相關(guān)的物質(zhì)保障，才能夠保證工作的有序進(jìn)行。首先在硬件設(shè)施的配置上，要引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、專業(yè)的掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，這些都是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，信息化檔案建立的必要手段。其次，在軟件的配置上，也要注意網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng)設(shè)施的引用，形成一個(gè)互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)信息電子化的作用的最大化。

同時(shí)要注重三個(gè)方面工作的開展。首先是電子文件管理系統(tǒng)，電子檔案就是把原有的紙質(zhì)的檔案錄入到電子系統(tǒng)當(dāng)中，把這些資料有效地轉(zhuǎn)變?yōu)楸阌诖鎯Φ碾娮有畔ⅲ绞焦芾砗褪褂?。其次就是室藏檔案的數(shù)字化，就是把以往存儲的重要檔案做到網(wǎng)絡(luò)上傳工作，實(shí)現(xiàn)由平面化向著數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，最后一項(xiàng)工作就是檔案信息的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，對于所需要的信息可以及時(shí)地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)搜索，建立起相關(guān)的信息網(wǎng)站，針對相關(guān)的受眾提供有效的服務(wù)，這也是實(shí)現(xiàn)了科研部門相關(guān)信息的社會化，實(shí)現(xiàn)了信息共享，有利于國計(jì)民生。

電子檔案建立的相關(guān)工作，不僅僅要靠硬件設(shè)施的引進(jìn)，還需要一系列的相關(guān)工作作為保障。硬件和軟件的設(shè)置要互相配合，用高科技的技術(shù)手段，結(jié)合專業(yè)的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期工作的有效性，促進(jìn)信息技術(shù)的劃時(shí)代的發(fā)展。

2.3 抓住核心環(huán)節(jié)，確保電子檔案的有效性

電子檔案建立過程中，有很多關(guān)鍵性因素[3]。在電子檔案建立的過程中，需要注意一些相關(guān)問題，文件檔案的管理，文件檔案的接收，文件檔案的利用以及文件檔案的鑒定，這些工作董事檔案管理過程中所要注意的問題，這些問題相互制約，又相互的促進(jìn)，組成了檔案工作的全部內(nèi)容。

首先，是對于相關(guān)檔案的管理。首先要做到分門別類的整理起來，科學(xué)技術(shù)、實(shí)踐操作、心得體會、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，這些都需要分門別類的收錄起來，建立起統(tǒng)一的文檔，在實(shí)際工作中，可以根據(jù)相關(guān)的需要進(jìn)行資料的檢索，這樣就可以為了以后的實(shí)際工作提供信息的保障。

其次，對于文件地接收也需要注意，現(xiàn)代化的信息整合技術(shù)的確具有極大的優(yōu)勢，但是對于信息的甄別也是需要注意的問題。對于信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性是首先需要注意的問題，科學(xué)技術(shù)部門需要具有工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性，所以對于相關(guān)知識必須要有效的甄別，才能夠收錄進(jìn)來，以免造成混淆。對于相關(guān)信息的上傳，也要做到專人負(fù)責(zé)，設(shè)置信息入口密碼，避免相關(guān)責(zé)任人任務(wù)職責(zé)不清，造成工作的混亂，影響整個(gè)信息庫的建立。

再次，文件檔案的利用和鑒定也需要引起足夠的重視。對于科技部門的科研成果，具有科研價(jià)值以及相關(guān)的社會價(jià)值。它的科研成果，最大的價(jià)值就是推動科技發(fā)展，提升科技帶來的生產(chǎn)力，促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，一級人民的生活水平的提高。對于這些資料，就要及時(shí)的整理，結(jié)合相關(guān)部門做好論證，有價(jià)值的信息要積極地投入到實(shí)際工作中；不具有現(xiàn)實(shí)意義的信息要進(jìn)行及時(shí)的整改或者刪除，以免混淆視聽。對于社會民眾具有實(shí)際工作意義的信息，也要及時(shí)地通過信息部門網(wǎng)站進(jìn)行發(fā)布，滿足社會公眾對于相關(guān)信息的知情權(quán)，實(shí)現(xiàn)科技部門的便民服務(wù)。

2.4 培養(yǎng)專業(yè)人才，促進(jìn)工作有序發(fā)展

在完成科技部門信息存儲電子化的過程當(dāng)中，需要相關(guān)的人員作為保障，這些人員不僅僅要具有專業(yè)的素養(yǎng)，具有豐富的專業(yè)知識，還需要具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，只有這樣，才能保質(zhì)保量地完成相關(guān)工作，促進(jìn)這一項(xiàng)工作的有效開展。

首先，在人才引進(jìn)的過程中，首先要選擇專業(yè)對口的相關(guān)技術(shù)人員，電子計(jì)算機(jī)專業(yè)，信息一體化專業(yè)等，都是首選的人才。他們對于電子技術(shù)具有專業(yè)的素養(yǎng)，懂得相關(guān)的知識操作，在理論上精通，技術(shù)上也獨(dú)具優(yōu)勢，在此過程中，他們積極地投入到實(shí)際工作中，就是對于科技部門檔案電子化的巨大推進(jìn)力量。

其次，這些人員的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)也是十分必要的。在現(xiàn)代科技飛速發(fā)展的今天，技術(shù)的精進(jìn)日新月異，對于相關(guān)的從業(yè)人員，也要加強(qiáng)崗位培訓(xùn)。對于相關(guān)的信息技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)知識、還有現(xiàn)代管理技術(shù)知識，都需要做到及時(shí)、常態(tài)化的技術(shù)培訓(xùn)，促進(jìn)技術(shù)革新，提升相關(guān)人員的科學(xué)技術(shù)水平，還有服務(wù)社會的實(shí)際能力，這些都對于實(shí)際工作效果的提升，都具有重要的意義[4]。

在實(shí)際工作中，還要結(jié)合各種量化的指標(biāo)來衡量相關(guān)人員的工作實(shí)際效果。在實(shí)際工作中，最大的現(xiàn)實(shí)意義就是要實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效存儲，就要結(jié)合其信息整理的實(shí)際工作效果，進(jìn)行量化考核。對于工作效果明顯，完成的較好的工作人員要做到精神鼓勵(lì)和適當(dāng)嘉獎(jiǎng)；對于實(shí)際工作中出現(xiàn)問題的員工要進(jìn)行及時(shí)的幫扶，解決工作中出現(xiàn)的實(shí)際問題，直至完全解決。對于所有員工，引進(jìn)績效管理。在績效管理的過程中，要發(fā)揮績效管理對于相關(guān)人員的引導(dǎo)和約束的作用，也要發(fā)揮激勵(lì)的作用，激勵(lì)工作人員群策群力，促進(jìn)檔案電子化工作的有效開展。

3 總結(jié)

科技部門的電子檔案存儲工作勢在必行，必須要大力的推進(jìn)這項(xiàng)工作，才能彰顯我國的綜合國力，以及大力推動科技部門工作的決心。對此，我們既要意識到這項(xiàng)工作重要性，也要面對這項(xiàng)工作中存在的實(shí)際問題。通過技術(shù)的革新，方式方法的改變，相關(guān)人才的引進(jìn)來解決實(shí)際問題，提升工作效果，確保此項(xiàng)工作的落實(shí)，為了新時(shí)代信息管理技術(shù)的精進(jìn)而不懈努力。