如何提升房產(chǎn)檔案管理水平

何道君

（合浦縣不動產(chǎn)登記中心，廣西 北海 536100）

房產(chǎn)檔案就是在對房屋權(quán)屬進行管理中所產(chǎn)生的記錄和數(shù)據(jù)，在進行經(jīng)濟建設和房地產(chǎn)規(guī)劃決策時，是重要的參考依據(jù)。房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，使得房產(chǎn)規(guī)模不斷地擴大，交易類型也愈加復雜，房產(chǎn)檔案的管理內(nèi)容也就越來越復雜，房屋權(quán)屬、房產(chǎn)位置、房屋建設年代、房屋狀況等，都需要記錄在房產(chǎn)檔案中，這就給房產(chǎn)檔案管理帶來了很大的壓力，促使房產(chǎn)檔案管理的改革與創(chuàng)新，以實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學化。

1 房產(chǎn)檔案管理的特性

房產(chǎn)檔案管理不同于普通的檔案管理，在對房產(chǎn)檔案進行管理時，對專業(yè)性有著較高的要求，房產(chǎn)檔案要確保真實性、完整性和動態(tài)性，作為房地產(chǎn)管理的重要資料，需要在專業(yè)的房產(chǎn)管理部門進行登記備案，對房屋的權(quán)屬、面積大小、位置、產(chǎn)權(quán)年限等進行記錄，其中包含很多房地產(chǎn)的專業(yè)知識，記錄形式也采用房地產(chǎn)的專業(yè)術(shù)語，有著較為規(guī)范的記錄流程，需要在房產(chǎn)管理部門的專業(yè)指導下完成，還要根據(jù)房屋產(chǎn)權(quán)的變化，及時進行檔案的增補，比如房屋的買賣、贈與、繼承等變動，都需要及時地進行檔案的更新，呈現(xiàn)出動態(tài)管理的特點[1]。

房產(chǎn)檔案管理具有法律性，在房屋產(chǎn)權(quán)的歸屬上，可以起到法律確認的作用，對房產(chǎn)處置也可以進行法律方面的證明，同樣在進行司法執(zhí)法時，房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案也是重要的執(zhí)法依據(jù)。在對房產(chǎn)檔案進行管理時，需要做好檔案的保密工作，檔案中包含產(chǎn)權(quán)人和房屋的個人隱私，如果導致泄漏，需要承擔相應的法律責任。

房產(chǎn)檔案管理具有社會屬性，其真實的記錄了城市發(fā)展建設情況，記錄了房產(chǎn)的實際分配情況，有著較高的信息價值，可以對城市的經(jīng)濟發(fā)展起到促進和完善的作用。而且與當?shù)氐牡貐^(qū)政策有著較為密切的聯(lián)系，具有較強地域壟斷性。

2 房產(chǎn)檔案管理水平提升策略

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在信息時代，數(shù)據(jù)信息的價值可以得到更好的開發(fā)和利用，因此對于房產(chǎn)檔案信息的管理，不僅僅要具備管理意識，還要具備服務意識，把被動的管理，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥姆?，樹立服務意識，提升服務水平，完善服務機制，改進服務手段，更好地發(fā)揮房產(chǎn)檔案信息的價值。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對房產(chǎn)檔案信息進行分析和利用，挖掘房產(chǎn)檔案信息的內(nèi)在價值，用以促進社會的進步和城市的發(fā)展。房產(chǎn)檔案信息，記錄著城市建筑群的信息，可以幫助政府部門對城市建筑進行管理，對城市的房產(chǎn)開發(fā)進行規(guī)劃，對城市的人口變化、流動進行統(tǒng)計，可以促進城市房產(chǎn)相關(guān)的法律進程，促進法治社會的建設等，比如在城區(qū)改造的過程中，可以依據(jù)房產(chǎn)的檔案信息來判斷改造建筑的價值，對城市的改造進行規(guī)劃，避免盲目的改造，造成資源的浪費[2]。

隨著房產(chǎn)數(shù)目的增多，依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)，不僅可以實現(xiàn)快速檢索，還可以實現(xiàn)分層式檔案管理，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對房產(chǎn)檔案信息進行整合統(tǒng)計，從中分析提取出有價值的信息，用于促進經(jīng)濟的建設和社會的發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以檔案信息的內(nèi)容進行梳理，生成相應的文檔或者表格，不但有利于建立檔案索引、檔案目錄、檔案簡介等，方便檔案的分類管理，還可以作為原始數(shù)據(jù)信息，對其中的價值進行深入挖掘，作為發(fā)展決策的依據(jù)。

2.2 促進檔案管理的信息化和數(shù)字化進程

信息化和數(shù)字化管理是檔案管理的發(fā)展趨勢，做好房產(chǎn)檔案資料的信息化，然后對檔案信息資源進行整合，建設檔案信息集中管理的數(shù)據(jù)庫，促進檔案信息資源的開發(fā)利用。信息技術(shù)在生產(chǎn)生活中的廣泛應用，促進了各個行業(yè)領(lǐng)域的轉(zhuǎn)型升級，作為檔案管理行業(yè)，信息化和數(shù)字化管理是必然趨勢，計算機和互聯(lián)網(wǎng)的普及，為檔案管理的信息化和數(shù)字化提供了基礎(chǔ)條件，電子信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進科學技術(shù)的應用，提升了檔案管理的水平，使得檔案資料的收集、整理、存儲、查詢、管理都更加快捷高效，提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。電子文件的數(shù)字化存儲，使得檔案文件不再受到空間的限制，也不會發(fā)生變質(zhì)和破損，在進行檔案資料的管理時，可以提升檔案檢索的效率，在海量的數(shù)據(jù)信息中，輸入地址、姓名和房屋面積，就可以精準的顯示搜索結(jié)果，為檔案信息的查詢、使用提供了便利。在進行信息化管理房產(chǎn)檔案時，要提升房產(chǎn)信息收集的準確性和全面性，可以與房產(chǎn)交易系統(tǒng)進行整合，把房產(chǎn)交易產(chǎn)權(quán)信息在房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中可以體現(xiàn)出來，并可以生成文本信息進行保存。對于房產(chǎn)信息的保存形式，要包含文字形式和圖像形式，便于直觀的呈現(xiàn)檔案信息，在對檔案信息進行管理時，也便于進行分類、組合處理、檢索等?；跈n案信息的動態(tài)性特點，要及時地對檔案變更信息進行更新，確保檔案信息的準確性和真實性[3]。

檔案管理的數(shù)字化和信息化是發(fā)展趨勢，但以目前的技術(shù)和管理水平來說，還存著很多需要完善的地方，因此在實際的管理中，還需要對紙質(zhì)檔案進行保存，通過電子檔案和紙質(zhì)檔案的雙重保存，來確保檔案管理的完善。比如檔案資料的安全問題，檔案資料的網(wǎng)絡存儲和使用，雖然有諸多優(yōu)勢，但也面臨著病毒的威脅和黑客的攻擊，還會因為操作不當，或者其它人為因素造成檔案信息的不規(guī)范存儲，電子檔案如果出現(xiàn)了損壞，難以及時地發(fā)現(xiàn)和進行補救，還有可能出現(xiàn)人為篡改檔案信息的現(xiàn)象，而且對于數(shù)字化檔案信息的權(quán)限歸屬問題，也還沒有明確的法律依據(jù)，因此在實際的管理中，還要對檔案進行雙重保險，保留兩種檔案形式的存儲。

2.3 健全房產(chǎn)檔案管理機制

2.3.1 規(guī)范檔案管理流程

數(shù)字化檔案管理需要建立完善的管理機制，對工作流程和工作規(guī)范進行明確，依據(jù)行業(yè)的特點和管理需求，來制定管理流程和工作規(guī)范，使得檔案管理趨向規(guī)范化，從而提高檔案管理水平。我國的法律規(guī)定，房產(chǎn)檔案要確保真實性，不能與實際情況有出入，更不允許錯記、漏記等現(xiàn)象發(fā)生，否則將會影響到房產(chǎn)檔案的法律效力、可信度和使用價值 ，因此做好房產(chǎn)檔案的管理，前期的控制工作也是相當關(guān)鍵的，在對房產(chǎn)檔案資料進行收集和記錄時，對產(chǎn)權(quán)所有人的相關(guān)材料，要進行嚴格的審查，確保材料的完整性、真實性，符合登記要求，并具有法律效力[4]。

在檔案資料的收集時，就要對檔案資料進行審核和檢驗，確保檔案的準確性和真實性，然后才可以歸檔，一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料的問題，要及時的指導解決問題，避免造成嚴重的問題。比如申請人在申請產(chǎn)權(quán)登記時，工作人員要指導申請人按照真實信息和格式進行填寫，確保信息的真實性和填寫的有效性，同時還要按照流程，完善所有的步驟和信息，尤其是簽名、按手印、提供復印件等重要的信息和流程，工作人員要熟練掌握這些工作流程，并且認真指導，仔細核對，只有每一環(huán)的工作都精準有效，才能保障房產(chǎn)檔案信息的真實性、完整性和準確性，尤其是這些前期工作，如果前期信息的收集中就出現(xiàn)了失誤，那么后期的所有工作都做了無用功。申請人在指導下完成了信息的填寫后，工作人員還要對所有的信息材料進行審核，確保填寫的準確性，確保證件的有效性，確保流程的完整和規(guī)范，然后再進行檔案資料的記錄和歸檔。如果在檔案資料的收集過程中，出現(xiàn)了信息資料的不完整，或者資料有錯誤等情況，那么工作人員可以告知原因，并拒收該資料，請申請人盡快完善信息材料，確保檔案信息材料的有效性。

在檔案資料的管理和使用中，也要規(guī)范管理流程和使用流程，以確保檔案的安全性和保密性。對檔案進行保密等級的界定，設置管理權(quán)限和使用權(quán)限，并做好檔案的備份工作，避免檔案資料被惡意篡改或者被盜取和泄密。比如應用數(shù)字技術(shù)，劃分檔案管理的各環(huán)節(jié)，并設置權(quán)限，用戶只能在該端口進行指定的操作，通過檔案管理人員的權(quán)限設置后，查詢?nèi)藛T才可以進行檔案信息的使用，如用戶只能進行檔案信息的檢索，檔案管理人員提供權(quán)限后，用戶才可以登錄賬戶進行查詢，系統(tǒng)還會自動對用戶進行權(quán)限識別，只能查詢一定級別的檔案信息，以確保檔案信息的安全性。

2.3.2 建立檔案管理激勵機制

激勵機制可以調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，提升檔案管理的能力。當前的檔案管理工作，普遍存在著管理效率不高，管理人員缺乏積極性和創(chuàng)新性，為此有必要通過有效的獎懲機制，激發(fā)管理人員的主觀能動性，使他們在工作中自主創(chuàng)新，自主提升，把工作人員的管理水平和工作表現(xiàn)，與工資、資金、晉升等形式掛鉤，促使其在工作中積極創(chuàng)新，提升工作能力，當然激勵機制要切實可行，要保障公平性和公正性，以便更好的起到激勵效果。

2.4 提升檔案管理人員的專業(yè)水平

檔案管理人員，是檔案管理工作的具體落實者，其人員素質(zhì)水平對檔案管理水平起著最直接的影響，在房產(chǎn)檔案管理的信息化進程中，對房產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)水平，提出了更高的要求，不僅要具備房產(chǎn)檔案管理的專業(yè)知識水平，還要具備相應的信息素養(yǎng)和職業(yè)道德等。檔案管理人員，要掌握大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，可以應用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案信息的分析處理和歸納總結(jié)，可以挖掘和提取出有效信息，使信息價值得以發(fā)揮作用，可以應用先進的檔案管理平臺，進行檔案資料的信息化管理，具備創(chuàng)新意識，具備良好的職業(yè)道德，了解相應的法律法規(guī)，熟悉地方的政策規(guī)定，熟悉檔案管理的制度規(guī)范和流程，具有服務意識等，因此還需要加強對檔案管理人才隊伍的建設。以目前我國的房產(chǎn)檔案管理人員總體水平來看，還不具備較高的能力水平，大部分工作人員還以紙質(zhì)辦公形式為主，信息化素養(yǎng)也較低，只可以進行簡單的計算機操作，對于大數(shù)據(jù)等技術(shù)知識較為欠缺，因此培養(yǎng)專業(yè)的人才隊伍勢在必行，檔案管理部門要完善人才培養(yǎng)制度，對現(xiàn)有的檔案管理人員進行培訓提升，為其提供培訓機會和平臺，促使其專業(yè)水平的提升，可以通過線下的專業(yè)講座、培訓班等形式，也可以通過線上的形式進行培訓，另一方面也要加強對先進人才的引進，把先進的管理理念和管理人才引進來，為人才隊伍注入新鮮的血液，提高人才隊伍的管理水平。

3 結(jié)束語

檔案管理的數(shù)字化和信息化，可以極大地提升檔案管理的水平和質(zhì)量，有利于規(guī)范房產(chǎn)檔案管理，提高房產(chǎn)檔案信息的利用率，促進檔案管理行業(yè)的發(fā)展，促進人員知識結(jié)構(gòu)的更新，相關(guān)部門要重視檔案管理工作，改善檔案管理的軟硬件設施，投入更多的人力、物力和財力，促進檔案管理水平的提升。