高校學(xué)生檔案管理的優(yōu)化路徑研究

陳久麗

（四川科技職工大學(xué)，四川 成都 610101）

學(xué)生檔案室高效檔案管理的重要內(nèi)容及主要對(duì)象，由于學(xué)生檔案所涉及信息范圍較廣、內(nèi)容較多，很大程度上提高了其管理的難度。而伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，其也為高校檔案管理的創(chuàng)新提供了新的思路，作為管理者有必要抓住機(jī)遇，充分發(fā)揮新技術(shù)所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，提高學(xué)生檔案管理的效率以及質(zhì)量。

1 高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間所有參與社會(huì)活動(dòng)、在校成績(jī)以及獎(jiǎng)懲的重要憑證，是學(xué)生在校期間的重要“見(jiàn)證者”，也是其未來(lái)走向所必備的“資質(zhì)”。但值得一提的是，近年來(lái)由于高校建設(shè)數(shù)量的不斷增多，擴(kuò)招政策的落地，很多學(xué)校內(nèi)部的學(xué)生檔案數(shù)量越來(lái)越多，一旦其沒(méi)有做好管理工作，后續(xù)“棄檔”的情況就會(huì)屢見(jiàn)不鮮，再加上一些學(xué)生本身并不重視檔案，畢業(yè)后也缺少保管好檔案的意識(shí)，導(dǎo)致日后就職、繳納社會(huì)保險(xiǎn)、考取職稱時(shí)會(huì)面臨重重的困難和麻煩。所以從高校的角度來(lái)說(shuō)，做好檔案管理工作，不斷提高對(duì)其重要性的認(rèn)知，有助于保障檔案材料的完整性以及真實(shí)性，更有助于其在學(xué)生未來(lái)的人生歷程中發(fā)揮更多的作用。

2 高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

總結(jié)多方面因素來(lái)看，目前高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題集中在這樣幾個(gè)領(lǐng)域：

2.1 思想意識(shí)淡薄

在高校學(xué)生檔案管理過(guò)程中，如果相關(guān)從業(yè)者本身管理意識(shí)淡薄，就意味著管理措施和手段不嚴(yán)謹(jǐn)，相關(guān)要求落地不及時(shí)、傳達(dá)不到位。如此很容易導(dǎo)致學(xué)生在面對(duì)檔案——這樣重要的資料依然保有一種“無(wú)所謂”的態(tài)度，等到日后走上工作崗位，發(fā)現(xiàn)在校期間檔案出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，常常追悔莫及。

2.2 體制建設(shè)滯后

目前，高校學(xué)生檔案管理體制建設(shè)相對(duì)滯后主要表現(xiàn)在這樣幾個(gè)方面：首先，缺少明確的學(xué)生檔案管理制度，這促使校內(nèi)各個(gè)院系學(xué)生的檔案一直處于較為分散的管理狀態(tài)，再加上實(shí)際從事檔案管理工作的人員往往是由其它教師兼任，并非專業(yè)的檔案管理人才，故在實(shí)際管理過(guò)程中很容易因?yàn)閷I(yè)性的缺失導(dǎo)致管理上的失誤；其次，缺少檔案監(jiān)督的過(guò)程及相應(yīng)的制度?，F(xiàn)階段大部分高校內(nèi)部的學(xué)生檔案都是由學(xué)校自行進(jìn)行監(jiān)督管理的，第三方一般不會(huì)（也無(wú)權(quán)）對(duì)其進(jìn)行干預(yù)，這就促使高校學(xué)生檔案的管理效果很大程度上為學(xué)校本身的教育環(huán)境及工作習(xí)慣所影響。缺少監(jiān)督的檔案管理過(guò)程直接意味著其缺少檔案管理的公平性和公正性，甚至一些所謂的管理者會(huì)以權(quán)謀私，在管理過(guò)程中“搞小動(dòng)作”，最終損害個(gè)別學(xué)生的利益。

2.3 技術(shù)應(yīng)用落后

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，高校檔案管理手段和策略也面臨著重塑和革新，其有必要借助現(xiàn)代化、先進(jìn)的管理手段和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確、高效以及節(jié)約化的管理，但是很顯然在這個(gè)方面多數(shù)學(xué)校還有很大的提升空間。比如很多學(xué)校的學(xué)生檔案因?yàn)檫M(jìn)入大學(xué)之前已經(jīng)存在很大的時(shí)間跨度，而在這份跨度當(dāng)中，他們的檔案大多是以紙質(zhì)形式出現(xiàn)的，而進(jìn)入高校以后檔案信息開(kāi)始呈現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行的狀態(tài)，如此自然給管理增加了困難，當(dāng)信息化手段不足時(shí)，就很有可能出現(xiàn)檔案匯總、歸集以及錄入的失誤。

2.4 主觀能動(dòng)不夠

高校學(xué)生檔案管理過(guò)程中，對(duì)學(xué)生檔案的收集、宣傳以及服務(wù)工作往往都充斥著被動(dòng)性，多數(shù)學(xué)校都是采用入學(xué)塵封、畢業(yè)更新的方式，導(dǎo)致學(xué)生在校期間的很多榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)、社團(tuán)參與經(jīng)歷、社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷等并沒(méi)有及時(shí)的更新并納入個(gè)人檔案當(dāng)中，內(nèi)容存在嚴(yán)重的缺失。而且因?yàn)楣芾砣藛T主動(dòng)性的缺失，其也很難想到與就業(yè)指導(dǎo)中心、地方人才服務(wù)中心等的信息交流與共享，更無(wú)法在就業(yè)指導(dǎo)以及職業(yè)選擇、校企合作過(guò)程中的重要作用。

3 高校學(xué)生檔案管理的優(yōu)化路徑

鑒于高校學(xué)生檔案管理目前存在的問(wèn)題以及不足之處，筆者認(rèn)為可以從這樣幾個(gè)角度做出調(diào)整和優(yōu)化：

3.1 加強(qiáng)宣傳教育，提高思想重視

高校學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題的一個(gè)重要原因在于管理者思想意識(shí)的不到位、不重視，所以相關(guān)部門(mén)有必要加強(qiáng)校內(nèi)有關(guān)學(xué)生檔案的宣傳教育工作，進(jìn)而多維度地提高各方面的重視程度。

1）不斷完善校內(nèi)學(xué)生檔案宣傳體系。高校內(nèi)部可以通過(guò)展覽、講座以及社交媒體應(yīng)用等多樣化的傳播手段以及宣傳方式，不斷完善校內(nèi)檔案管理宣傳系統(tǒng)，提高廣大從業(yè)者甚至檔案持有者對(duì)其的重視程度，確保每一種宣傳途徑都能夠充分釋放其應(yīng)有的價(jià)值。除此之外，為了保障宣傳效果，還可以將其和大數(shù)據(jù)進(jìn)行充分地融合，保證傳播的到達(dá)率。

2）建立健全學(xué)生檔案反饋制度，及時(shí)感知校內(nèi)檔案管理的實(shí)際情況。首先，建立并落實(shí)校內(nèi)學(xué)生檔案使用登記制，強(qiáng)調(diào)電子化申領(lǐng)和紙質(zhì)記錄“二合一”；其次，構(gòu)建校內(nèi)學(xué)生檔案用戶反饋制，具體包括兩部分內(nèi)容：一是學(xué)生作為檔案使用者、作為系統(tǒng)用戶對(duì)服務(wù)所進(jìn)行的反饋，二是就校內(nèi)檔案管理宣傳工作效果方面所進(jìn)行的反饋。第一，學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身的實(shí)際情況，在校內(nèi)指定地點(diǎn)設(shè)置意見(jiàn)箱，讓學(xué)生可以隨時(shí)以不記名的方式向校內(nèi)檔案管理部門(mén)提出建議，這樣有助于收集學(xué)生們的真實(shí)想法，更可以減少其心理負(fù)擔(dān)；第二，高校內(nèi)部的檔案管理部門(mén)可以通過(guò)定期制作和下發(fā)問(wèn)卷的方式，及時(shí)統(tǒng)計(jì)和回收學(xué)生們所反饋的信息，增加對(duì)于宣傳力度以及效果的感知；第三，借助校內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)及時(shí)收集有關(guān)檔案管理和應(yīng)用的反饋信息，比如可以讓學(xué)生在校內(nèi)網(wǎng)頁(yè)上進(jìn)行留言，及時(shí)從用戶體驗(yàn)的角度排查問(wèn)題、發(fā)現(xiàn)不足，改進(jìn)問(wèn)題。

3.2 健全體制制度，完善保障體系

作為高校檔案管理工作的重要對(duì)象以及主要工作內(nèi)容，高校需要重視并且不斷完善相應(yīng)的體制建設(shè)，落實(shí)相應(yīng)的保障措施。首先，需要結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況以及上級(jí)部門(mén)下發(fā)的相應(yīng)指導(dǎo)文件和要求，制定契合本校實(shí)際的、具有可操作性的檔案管理制度，并嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)責(zé)任，確保任何工作都能落實(shí)到具體的崗位，保障工作效率；其次，提高學(xué)生檔案的管理水平需要構(gòu)建相應(yīng)的人才保障，高校需要加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其綜合素質(zhì)以及責(zé)任意識(shí)，確保其能夠完全滿足新時(shí)期檔案管理的各項(xiàng)訴求，切實(shí)提高管理水平；再次，加強(qiáng)校內(nèi)檔案管理的組織保障工作。第一，要從學(xué)校角度出發(fā)，對(duì)學(xué)生檔案管理流程進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定和約束，從學(xué)生入校接收檔案開(kāi)始一直到學(xué)生畢業(yè)離校投遞檔案，要嚴(yán)格流程；第二，學(xué)校需要設(shè)立統(tǒng)一的專屬部門(mén)用來(lái)管理學(xué)生檔案，同時(shí)保持內(nèi)部工作人員在崗位和職能設(shè)定方面的獨(dú)立性；第三，高校內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間應(yīng)加強(qiáng)合作，集合多方面力量來(lái)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的管理。學(xué)校內(nèi)部的管理層需要結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，明確劃分關(guān)聯(lián)部門(mén)（輔導(dǎo)員、檔案管理部門(mén)、教務(wù)處、校醫(yī)務(wù)室及心理咨詢部門(mén)等）的責(zé)任，由檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案匯總和信息搜集，確保全面了解學(xué)生的特點(diǎn)和信息；第四，加強(qiáng)政策保障。除卻前文所提及的高校需要從自身的實(shí)際情況出發(fā)，加強(qiáng)相關(guān)制度的建構(gòu)外，還要從國(guó)家層面完善學(xué)生的檔案管理制度。國(guó)家檔案管理部門(mén)、教育部門(mén)需要結(jié)合已有的法律法規(guī)，根據(jù)高校的管理情況、學(xué)生學(xué)習(xí)以及就業(yè)情況、用人單位的實(shí)際需求情況，提出針對(duì)性的檔案管理建議并生成相應(yīng)的輔助性管理制度，這樣可以讓學(xué)生的檔案管理資料、整理標(biāo)準(zhǔn)、投遞安全等進(jìn)行規(guī)范；最后，加強(qiáng)環(huán)境保障。其主要包括兩方面內(nèi)容，一是優(yōu)化學(xué)生檔案的管理環(huán)境，二是加強(qiáng)檔案管理所需的基礎(chǔ)建設(shè)。前者意味著學(xué)校方面要選擇合適的庫(kù)房進(jìn)行檔案資料的保存，并且控制好內(nèi)部的溫度以及濕度環(huán)境，要優(yōu)化校園的人文環(huán)境，不斷提高其對(duì)檔案的重視程度；后者意味著學(xué)校必須建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案館以及檔案室，根據(jù)學(xué)校的學(xué)生檔案數(shù)量情況，建立足以滿足未來(lái)二三十年內(nèi)學(xué)生檔案存放的空間，將檔案整理室、庫(kù)房以及調(diào)閱室進(jìn)行分開(kāi)設(shè)置，確保檔案查詢及管理工作能夠各自擁有較為寬松的空間，同時(shí)加強(qiáng)日常防火、防盜、放光、防潮等基礎(chǔ)保護(hù)工作。

3.3 加強(qiáng)信息建設(shè)，深挖檔案利用

因?yàn)楦咝W(xué)生檔案具有數(shù)量多、信息多、內(nèi)容廣泛的特征，所以要想完整記錄學(xué)生在校期間的成長(zhǎng)軌跡，有必要強(qiáng)調(diào)信息更新的及時(shí)性以及記錄內(nèi)容的完整性，而在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，其無(wú)疑為這樣目標(biāo)的充分實(shí)踐提供了強(qiáng)有力的支持和保障。首先，加強(qiáng)數(shù)字校園建設(shè)，關(guān)聯(lián)其信息到檔案管理層面。通過(guò)二維碼、終端定位等方式，將校內(nèi)精選、活動(dòng)比賽、成績(jī)錄入等一系列項(xiàng)目信息直接關(guān)聯(lián)到檔案管理端口，確保檔案信息的實(shí)時(shí)更新；其次，借助信息技術(shù)深挖檔案潛在性信息，為廣大學(xué)生提供高質(zhì)量服務(wù)。加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)的合理分析以及理性應(yīng)用，通過(guò)大數(shù)據(jù)的對(duì)檔案數(shù)據(jù)以及呈現(xiàn)的內(nèi)容進(jìn)行分析，探討校內(nèi)專業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、就業(yè)前景以及學(xué)科建設(shè)分析等內(nèi)容，進(jìn)而為雪深的下一步發(fā)展提供保障和輔助支持；最后，借助先進(jìn)的技術(shù)來(lái)完成對(duì)學(xué)生檔案的有效管理和存儲(chǔ)工作，通過(guò)設(shè)置權(quán)限（加密等）來(lái)讓學(xué)生檔案的安全情況得到更有效地保護(hù)，這樣不僅能夠確保檔案存儲(chǔ)的安全性，還能保證其信息的有效性、完整性以及真實(shí)性。

3.4 明確服務(wù)需求，創(chuàng)新服務(wù)方式

優(yōu)化學(xué)生檔案管理，意味著要進(jìn)一步了解各方面對(duì)學(xué)生檔案的使用目的以服務(wù)需求，以便能夠在為其提供更為有效服務(wù)的基礎(chǔ)上，優(yōu)化服務(wù)方式、創(chuàng)新服務(wù)方式、節(jié)約服務(wù)成本、提高服務(wù)效率。首先，為進(jìn)一步提高高校對(duì)于學(xué)生檔案的使用率，有必要加強(qiáng)內(nèi)部信息化建設(shè)，強(qiáng)調(diào)借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，依托分類管理的基本思想，在條件允許的情況下將過(guò)往的紙質(zhì)檔案慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案，以便于使用者能夠快速借調(diào)、查詢以及使用其中的信息；其次，要從有助于學(xué)生全面發(fā)展的視角出發(fā)，為其建立功能更為齊全、使用更為方便的檔案管理平臺(tái)，可以借助學(xué)校官方網(wǎng)站搭建的檔案信息管理系統(tǒng)或微信程序、APP、微信公眾平臺(tái)等手段，將學(xué)生或者教師有關(guān)檔案使用需求方面的服務(wù)部分轉(zhuǎn)移到自助平臺(tái)進(jìn)行辦理；最后，根據(jù)檔案所總結(jié)、收集出的多方面信息，對(duì)學(xué)生的思想素質(zhì)及學(xué)業(yè)情況展開(kāi)綜合性、多維度地評(píng)價(jià)，促使這些評(píng)價(jià)內(nèi)容可以成為學(xué)生自我認(rèn)知、發(fā)展以及未來(lái)?yè)駱I(yè)道路上的有力參考，對(duì)于其更好地選擇考研學(xué)校、選擇工作單位，實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值和理想，提供幫助。

綜上所述，當(dāng)下高校學(xué)生檔案管理工作確實(shí)存在一定的問(wèn)題和不足，如果不加以調(diào)整、改進(jìn)和革新，很有可能會(huì)成為制約高校建設(shè)和發(fā)展的存在。因此高校需要在重視檔案管理的基礎(chǔ)上，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)及電子載體的有效使用，在秉承安全性和科學(xué)性原則的基礎(chǔ)之上，做好檔案管理方式的優(yōu)化和革新，不斷提高內(nèi)部檔案管理效率，促使其能夠更好地為廣大師生提供高質(zhì)量的服務(wù)。