關(guān)于優(yōu)化高校檔案服務(wù)的思考

盛瓊潔

（首都師范大學(xué)，北京 100048）

高校檔案是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)工作，是高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表等不同形式、載體的歷史記錄。為校內(nèi)外提供學(xué)籍檔案利用服務(wù)是高校檔案館的基本職責(zé)，也是檔案館滿足日益增長(zhǎng)的校友檔案查詢利用需要、提高檔案館及高校治理能力的重要途徑。為提高高校檔案館的服務(wù)水平，提高廣大師生對(duì)高校檔案工作滿意度，應(yīng)優(yōu)化改進(jìn)高校綜合檔案館的服務(wù)工作。

1 提升高校檔案服務(wù)的必要性

1.1 檔案查詢需求不斷增長(zhǎng)，出現(xiàn)突發(fā)情況下“不見面”檔案查詢新需要

近年來(lái)，高校檔案利用數(shù)量和要求明顯提升，特別是伴隨出國(guó)留學(xué)人數(shù)增加，人事檔案專項(xiàng)審核工作的開展，學(xué)籍檔案成為檔案利用的主要對(duì)象。以筆者所在的首都師范大學(xué)為例，2018、2019、2020年三年學(xué)籍檔案利用人次每年以30%的速度增長(zhǎng)。傳統(tǒng)的“你查我調(diào)”的檔案利用方式已無(wú)法滿足校內(nèi)外的檔案利用需求。校外檔案利用者無(wú)法進(jìn)?，F(xiàn)場(chǎng)辦理，通過(guò)網(wǎng)站預(yù)留電話和電子郵件向檔案館工作人員申請(qǐng)檔案查詢，工作人員審核通過(guò)個(gè)人信息后，查閱整理所需檔案，通過(guò)快遞到付或者校外交接等方式將檔案交到申請(qǐng)人手中。這樣的臨時(shí)的遠(yuǎn)程服務(wù)流程繁瑣、效率低，且存在檔案遺失、信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)，亟待完善專業(yè)、規(guī)范、安全的線上服務(wù)業(yè)務(wù)。

1.2 新《檔案法》對(duì)加強(qiáng)檔案利用服務(wù)的要求

新《檔案法》第五條明確規(guī)定公民享有依法利用檔案的權(quán)利。在國(guó)家法律層面明示了公民檔案利用權(quán)的合法性，亦表明檔案工作從重“保存”走向重“服務(wù)”的工作重心變化。新《檔案法》還專門在第四章明確檔案利用要求，放寬檔案開放期限，明確檔案開放主體責(zé)任，以及公民檔案利用權(quán)未得到保障時(shí)的救濟(jì)途徑。新增了“各級(jí)各類檔案館應(yīng)當(dāng)配備研究人員，加強(qiáng)對(duì)檔案的研究整理，有計(jì)劃地組織編輯出版檔案材料”的表述，要求檔案部門積極開發(fā)利用檔案資源，開展文化教育、服務(wù)文化教育公眾。

1.3 提升高校檔案工作和學(xué)校形象的需要

隨著校外對(duì)檔案的利用增加，檔案館成為高校新的對(duì)外展示窗口。檔案服務(wù)的質(zhì)量直接影響校友以及外界對(duì)學(xué)校形象的認(rèn)同。長(zhǎng)期以來(lái)，由于檔案工作的特殊性，人們對(duì)檔案服務(wù)的印象是“封閉”“被動(dòng)”“效率低”的，甚至是“刻板”、“不近人情”的。然而，在學(xué)校“雙一流”的建設(shè)環(huán)境下，作為高校治理工作的重要組成，增強(qiáng)檔案服務(wù)能力是提升高校治理能力的必然要求，更是高校贏得社會(huì)廣泛認(rèn)同，擴(kuò)大影響力的重要環(huán)節(jié)。高校檔案館應(yīng)以此為契機(jī)優(yōu)化服務(wù)、提高效率、提升質(zhì)量為改革目標(biāo)，關(guān)注校內(nèi)外檔案利用者的滿意度，助力學(xué)校發(fā)展。

2 高校檔案服務(wù)管理存在的主要問題

2.1 服務(wù)意識(shí)有待提高

高校綜合檔案館涉及面廣、業(yè)務(wù)集中、管理復(fù)雜，是高校檔案服務(wù)的核心。以首都師范大學(xué)綜合檔案館為例，管理模式為“綜合檔案+校史館”，檔案業(yè)務(wù)涵蓋文書檔案、學(xué)生檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案，未設(shè)置專門的檔案服務(wù)利用科室。全館6名檔案工作人員不僅要對(duì)各自所負(fù)責(zé)的檔案進(jìn)行日常接收、保管，還要花費(fèi)很大精力應(yīng)對(duì)校內(nèi)外檔案查詢服務(wù)工作，由于疲于應(yīng)對(duì)被動(dòng)查詢的傳統(tǒng)服務(wù)方式，沒有時(shí)間開展服務(wù)創(chuàng)新和優(yōu)化，只能提供傳統(tǒng)的利用服務(wù)。從管理角度看，檔案工作長(zhǎng)期以來(lái)不受重視，人員、經(jīng)費(fèi)不足，檔案信息化進(jìn)展較慢，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、深入研究和專業(yè)管理，導(dǎo)致服務(wù)效能低下，制約了檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。

2.2 依托互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程服務(wù)手段滯后

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展為高校檔案工作帶來(lái)難得的機(jī)遇，也是巨大的挑戰(zhàn)。目前高校檔案服務(wù)的數(shù)字化水平明顯不足，只有極少數(shù)的高水平院校有遠(yuǎn)程查檔服務(wù)，大多數(shù)高校的檔案館網(wǎng)站、公眾號(hào)等平臺(tái)僅限于發(fā)布公告信息、開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和宣傳檔案知識(shí)，缺少互動(dòng)交流，且更新頻率較低。在檔案服務(wù)利用方面，通常只停留于在網(wǎng)站、公眾號(hào)上提供電話、郵箱等線上服務(wù)方式，具體查詢利用仍需通過(guò)電話和檔案館工作人員反復(fù)溝通。

2.3 電子檔案服務(wù)開展遲緩

高校檔案服務(wù)主要以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案服務(wù)開展遲緩。由于短缺的人力和經(jīng)費(fèi)制約了紙質(zhì)檔案大批量持續(xù)性的開展數(shù)字化工作和信息著錄，檔案數(shù)字化程度較低。為滿足檔案利用者的查閱需求，需要查閱、復(fù)印、二次處理檔案信息，傳統(tǒng)復(fù)雜的工作流程導(dǎo)致檔案利用效率低。另一方面，大部分高校檔案部門對(duì)有限的數(shù)字化檔案利用仍然局限于在檔案利用系統(tǒng)中將電子檔案打印出來(lái)后，在紙質(zhì)檔案復(fù)印件上加蓋檔案證明專用章，沒有使用電子簽章以及電子防偽標(biāo)識(shí)，無(wú)法有效利用快捷可靠的電子檔案以提高檔案服務(wù)效能。

2.4 電子檔案服務(wù)專業(yè)人才不足

推行檔案信息化、數(shù)字化工作后，原有檔案管理人才很難完全適應(yīng)工作需要，特別是一些年齡結(jié)構(gòu)較大的服務(wù)人員，缺乏必要的數(shù)字化、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致各項(xiàng)工作開展捉襟見肘。另外，不少高校檔案管理人員，理念滯后，創(chuàng)新不足，與當(dāng)前整體工作形勢(shì)脫節(jié)。

3 提高高校檔案管理服務(wù)的合理化建議

3.1 加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大可利用資源

加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，一方面，要破解體制壁壘，化解人員和經(jīng)費(fèi)難題。各高校要舍得投入，在資金、政策、人員上給予保障。要設(shè)立數(shù)字檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，專款專用，及時(shí)采購(gòu)相關(guān)計(jì)算機(jī)、激光掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備以及其他配套設(shè)施，確保工作順利開展，同時(shí)要打造先進(jìn)的數(shù)字檔案管理環(huán)境，配備充足技術(shù)人才，確保數(shù)字檔案工作有效推進(jìn)。另一方面要先急后緩循序漸進(jìn)得推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。以需求為導(dǎo)向，對(duì)高校檔案利用規(guī)律進(jìn)行梳理分析，優(yōu)先對(duì)急需的、用得多的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)著錄，數(shù)字化加工。近年來(lái)高校檔案利用率最高的是學(xué)籍檔案，包括中英文成績(jī)單、大學(xué)錄取名冊(cè)、學(xué)籍表、學(xué)位授予、派遣信息等，以2000以后畢業(yè)生為主要服務(wù)對(duì)象。優(yōu)先對(duì)這部分檔案開展數(shù)字化工作，可大大提升工作效率。對(duì)于檔案資源不足的問題，可聯(lián)合校內(nèi)相關(guān)部門豐富檔案資源。例如對(duì)畢業(yè)生申請(qǐng)較多的英文成績(jī)單和學(xué)歷學(xué)位證明，可通過(guò)與教務(wù)部門數(shù)據(jù)共享，直接出具學(xué)生畢業(yè)時(shí)領(lǐng)取的英文成績(jī)單，免去二次翻譯帶來(lái)的時(shí)間和人力的浪費(fèi)。

3.2 制定檔案服務(wù)規(guī)范，引導(dǎo)服務(wù)工作

為引導(dǎo)和規(guī)范高校檔案館服務(wù)工作，應(yīng)結(jié)合高校檔案工作實(shí)際，制定科學(xué)的服務(wù)規(guī)范。新《檔案法》規(guī)定檔案館應(yīng)“創(chuàng)新服務(wù)形式，強(qiáng)化服務(wù)功能，提高服務(wù)水平”。制定高校檔案服務(wù)規(guī)范，將《檔案法》指導(dǎo)意見具體化，幫助檔案館明確職責(zé)任務(wù)，提高檔案館的服務(wù)能力和水平。在服務(wù)規(guī)范中明確檔案館服務(wù)對(duì)象、服務(wù)資源、服務(wù)的業(yè)務(wù)流程與技術(shù)手段。通過(guò)規(guī)范的制定，有助于檔案館對(duì)照不足，查找問題，推進(jìn)檔案工作長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃；有助于工作人員提高服務(wù)意識(shí)，提高自身能力水平；有助于校內(nèi)外檔案利用者提升服務(wù)體驗(yàn)，提高檔案意識(shí)，了解檔案工作。

3.3 開發(fā)線上服務(wù)平臺(tái)，加強(qiáng)溝通交流

搭建檔案服務(wù)線上利用平臺(tái)，如檔案網(wǎng)站、公眾號(hào)、小程序、APP等，通過(guò)線上平臺(tái)進(jìn)行檔案利用申請(qǐng)、身份信息審核、查詢結(jié)果、材料交付。依托專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)公司開發(fā)線上服務(wù)申請(qǐng)時(shí)使用人臉識(shí)別技術(shù)等，保證檔案利用人身份的真實(shí)性，提高信息安全。將線上服務(wù)平臺(tái)作為與校內(nèi)外檔案查詢者的交流平臺(tái)，鼓勵(lì)工作人員與用戶交流互動(dòng)，認(rèn)真聽取用戶意見反饋。檔案館工作人員可積極在平臺(tái)分享工作經(jīng)驗(yàn)，宣傳檔案工作，落實(shí)立德樹人根本任務(wù)，推動(dòng)檔案工作新發(fā)展，提高學(xué)校影響力。

3.4 加強(qiáng)信息化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

一方面，高校應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，進(jìn)一步強(qiáng)化自身檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)組織集中培訓(xùn)、外出鍛煉、線上學(xué)習(xí)等多種方式，提高隊(duì)伍綜合素質(zhì)，適應(yīng)信息化檔案工作需要。另一方面，要堅(jiān)持外部引進(jìn)，高金聘請(qǐng)1-2名專業(yè)技術(shù)骨干，帶動(dòng)本校檔案服務(wù)管理隊(duì)伍整體素質(zhì)提升，達(dá)到優(yōu)化檔案管理的目的。

4 結(jié)論

在信息社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)下，進(jìn)一步加強(qiáng)和優(yōu)化高校檔案管理工作迫在眉睫。強(qiáng)化檔案服務(wù)管理工作，對(duì)滿足防控狀態(tài)下“不見面”查詢新需要、提高檔案利用效率、提升高校治理能力等方面都具有重要意義。但在實(shí)際工作中，各高校還普遍存在服務(wù)意識(shí)較弱、依托互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程服務(wù)手段滯后、電子檔案服務(wù)開展遲緩、專業(yè)人才匱乏等問題，亟待解決。本文結(jié)合實(shí)際，有針對(duì)性提出了“加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，制定檔案服務(wù)規(guī)范，完善線上服務(wù)平臺(tái)，加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)”的對(duì)策建議，希望為檔案館各項(xiàng)工作開展提供參考。