新時期行政事業(yè)單位人事檔案整理工作策略

張德慧

（四川省鹽源縣機構(gòu)編制信息中心，四川 涼山彝族自治州 615700）

行政事業(yè)單位在新時期的改革中，也會通過科學(xué)化、系統(tǒng)化的相關(guān)內(nèi)容，實現(xiàn)自身人事檔案管理工作的優(yōu)化。在行政事業(yè)單位中檔案管理是單位有效、高效運行的有效保證，另外他們需要加強檔案工作制度建設(shè)，需要不斷完善內(nèi)部檔案管理工作，采取有效的管理策略才能實現(xiàn)管理工作質(zhì)量和效率。最終促進行政事業(yè)單位更加規(guī)范化、科學(xué)化進行人事檔案整理工作。

1 新時期行政事業(yè)單位人事檔案管理的意義

行政事業(yè)單位在管理中人事檔案管理也發(fā)揮著重要的作用，人事檔案的準(zhǔn)確性關(guān)系著每一個員工的成長，人事檔案的準(zhǔn)確記錄能夠真實再現(xiàn)員工的人生軌跡，以及準(zhǔn)確記錄員工的專長，其關(guān)系到每個員工的切身利益。行政事業(yè)單位在新時期的管理理念下，也應(yīng)高度重視好人事檔案管理工作，積極發(fā)揮出人事檔案管理的效能，才能使得行政事業(yè)單位管理達到一定的目標(biāo)。

行政事業(yè)單位在新科學(xué)技術(shù)時代的影響下，其必須轉(zhuǎn)變文化價值理念，高度重視以人為本的原則，從每個員工的職工成長發(fā)展來看，注重單位中每個職工的成長，并時刻記錄職工成長的工作歷程，全面落實人事檔案管理工作，才能滿足人才發(fā)展的需求，從而滿足新時期人事管理工作的需求。人事檔案管理工作要在新時代的背景下注重不斷的創(chuàng)新，新時期也對該項內(nèi)容提出了更高的要求，該項內(nèi)容也會促進行政事業(yè)單位內(nèi)部管理效率的提升，也有助于員工工作質(zhì)量的提高。新時期為了促進人事檔案管理工作的效率，行政事業(yè)單位應(yīng)創(chuàng)新檔案管理模式，不斷的增添新的管理模式和動力，才能更好地適應(yīng)時代發(fā)展的新形勢，不斷促進行政事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

2 行政事業(yè)單位檔案管理工作的基本原則

科技信息時代下的檔案管理工作，特別是行政事業(yè)單位的內(nèi)在單位性質(zhì)，要求其必須不斷創(chuàng)新檔案管理模式，不斷完善和優(yōu)化行政事業(yè)單位的檔案管理工作，只有滿足當(dāng)下形勢下的檔案管理需求，才能更好地發(fā)揮出檔案管理工作的作用。實踐中行政事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)遵循以下基本原則，檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展也離不開以下原則內(nèi)容：

1）規(guī)范化和靈活性的有機統(tǒng)一。檔案管理工作尤其是在行政事業(yè)單位內(nèi)部，其必須嚴格按照國家的標(biāo)準(zhǔn)來進行管理，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，只有實現(xiàn)規(guī)范化和靈活性的有機統(tǒng)一，才能真正適應(yīng)時代發(fā)展的變化。檔案管理工作也應(yīng)隨著社會環(huán)境的變化，不斷的變革單位內(nèi)部的規(guī)模、工作特點，將原有的檔案管理工作進行全面的創(chuàng)新，只有不斷的靈活管理并進行不斷的探索和總結(jié)，才能幫助行政事業(yè)單位構(gòu)建完善的檔案管理制度，促進行政事業(yè)單位實現(xiàn)全面、規(guī)范化的檔案管理。

2）權(quán)益性與職責(zé)性的統(tǒng)一兼顧。行政事業(yè)單位有著其自身的特點，因此要求其在檔案管理中必須嚴格遵守相關(guān)職責(zé)范圍和權(quán)益，制定檔案管理制度的過程中，必須高度重視權(quán)益性與職責(zé)性的統(tǒng)一兼顧。例如單位的檔案管理部門要高度重視檔案管理工作的目標(biāo)，相關(guān)檔案領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度的制定標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)，及時對檔案管理工作進行全面的檢查和指導(dǎo)。另外還要在檔案管理人員中積極約束其管理行為，對其檔案管理工作給予一定的評價和監(jiān)督，同時保護管理人員的合法權(quán)益，才能真正調(diào)動員工的工作主觀能動性。

3）動態(tài)與靜態(tài)的有機結(jié)合。行政事業(yè)單位由于其單位的獨特特點，其檔案管理工作制度一旦確定不能隨意變更，相對穩(wěn)定的工作制度也會使得事業(yè)單位存在穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。因此行政事業(yè)單位在檔案管理工作中，應(yīng)秉持著動態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合的原則，也要緊隨時代發(fā)展的進步和社會環(huán)境的變遷，適當(dāng)做出相應(yīng)的變化和改進措施，積極與國際化接軌并堅持與時俱進，緊跟國際先進經(jīng)驗的發(fā)展，才能不斷完善自身檔案管理工作。

4）制度的制定與執(zhí)行的統(tǒng)一結(jié)合。行政事業(yè)單位在檔案管理工作中，應(yīng)制定規(guī)范化的檔案管理制度，并制定出高度的執(zhí)行方案，逐步使檔案管理工作走向規(guī)范化。例如行政事業(yè)單位應(yīng)制定一套有效的、科學(xué)的檔案管理制度，另也要高度重視執(zhí)行層面的內(nèi)容，只有堅持制度和執(zhí)行層面的相統(tǒng)一，才能確保行政事業(yè)單位更好的加強檔案管理工作。

3 人事檔案材料整理的新要求

1）掌握排序方法。人事檔案材料整理過程中，應(yīng)按照材料形成的時間先后順序進行有機排序，例如干部人事檔案是記載干部的重要行為作風(fēng)的重要文件，在對該部分材料進行整理上，可以按照時間的排序方法對其從入學(xué)到退休的時間順序進行排序。所以時間性的排序方法是最容易實施的方法，該種方法也奠定了檔案資料管理的基礎(chǔ)。另外也可按照材料內(nèi)容的主次關(guān)系進行排序，特別是干部本人整體生活的綜合記錄，可以按照材料內(nèi)容的主次關(guān)系進行有機排序。另外也要高度重視特殊排序規(guī)則，對一些干部的檔案材料，特別是特殊的材料要給予特殊的排序，例如對一些干部有影響的資料就要進行有類別的放置，對特殊材料管理時要進行歸類和排序，才能更有效提高檔案管理工作的有序性和針對性。

2）規(guī)范收集材料。針對材料要按時進行收集和整理，才能切實提高檔案材料的質(zhì)量。按時收集和整理材料，才能實現(xiàn)后續(xù)材料的審核和檔案建立。人事檔案材料要及時進行整理并形成系統(tǒng)性的文件，對其進行優(yōu)化處理，才能確保檔案材料的完整性。例如通過最后的裝訂才能方便檔案材料的后期查閱。人事檔案材料的收集應(yīng)適當(dāng)注重規(guī)范化，注重對相關(guān)文件資料的審查，才能真正提高檔案文件管理的整體效率。最后應(yīng)重視所收集材料的完整性，在具體操作過程中應(yīng)加強管理內(nèi)容的嚴謹性，及時對材料資料進行整理和歸檔，嚴格按照《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，以及整理后對檔案的檢查，才能實現(xiàn)干部檔案材料的有序性和完整性。

3）加強材料鑒別。人事檔案材料在收集的過程中會存在一系列的問題，實踐中為了避免在管理檔案文件中的錯誤，檔案管理人員應(yīng)在檔案資料收集完畢后，注重對檔案材料的鑒別。比如首先要針對內(nèi)容進行審核材料，看看審核材料中與實際人員的直接關(guān)系，對于一些證明材料要進行詳細的審查，仔細審查相關(guān)材料是否為干部本人，如果不是就不能歸入到該人員檔案中，因此后期的材料甄別工作也至關(guān)重要。

4 新時期行政事業(yè)單位人事檔案整理工作策略

1）創(chuàng)新人事檔案管理意識。行政事業(yè)單位的人事檔案管理工作可以為實際工作有著一定的理論指導(dǎo)，因此創(chuàng)新檔案管理意識，才有利于其實際工作的高效運行。實踐中行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員，要高度重視人事檔案管理工作，從建立科學(xué)的管理理念角度出發(fā)，在工作中大力宣教相關(guān)檔案管理意識，并逐步優(yōu)化管理人事檔案，促進相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的工作緊迫感，才能有效落實檔案管理工作，并滿足人才發(fā)展的需求。人事檔案管理工作是最為基礎(chǔ)性的建設(shè)工作，該項內(nèi)容是最重要的基礎(chǔ)設(shè)施內(nèi)容，其可以提高行政事業(yè)單位的管理效率，有助于單位整體工作效率的大大提升。隨著社會發(fā)展的需求，行政事業(yè)單位也應(yīng)開展人事檔案管理工作，并對該項工作投入一定的資金和基礎(chǔ)設(shè)施，及時淘汰落后的設(shè)備和管理內(nèi)容，并全面提升管理人員的管理意識，注重適當(dāng)?shù)倪M行工作積極性的調(diào)動，最重要的是調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，提升其檔案管理工作的意識，主動尋找一些檔案信息內(nèi)容，才能使得檔案管理工作更加的高效和全面。

2）創(chuàng)新人事檔案管理系統(tǒng)。信息時代下的人事檔案管理工作，應(yīng)不斷的高度重視人事檔案管理系統(tǒng)，積極引進現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，全面加快建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)信息庫，通過信息化的系統(tǒng)資料，才能全面提升人事檔案資料的共享性。例如人事檔案管理系統(tǒng)要給予定期的監(jiān)測，確保相關(guān)管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，真正預(yù)防病毒和相關(guān)信息泄露，確保信息系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，才能使得工作人員更加的優(yōu)化檔案管理模式。人事檔案管理中要依據(jù)傳統(tǒng)的模式就會暴露一系列問題，新時代下人事檔案管理系統(tǒng)能夠保障人事檔案資料的完整性，降低空間和時間的工作限制，實現(xiàn)了人事檔案管理工作的信息化。另外創(chuàng)新人事檔案管理系統(tǒng)還需引進一些系統(tǒng)化的專家學(xué)者，對管理系統(tǒng)進行逐步的完善和檔案數(shù)據(jù)庫建立，才能使得人事檔案管理工作更加的高效和優(yōu)化。

3）開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。新時代科技信息技術(shù)的發(fā)展，使得行政事業(yè)單位的檔案管理工作更加趨向于現(xiàn)代化和信息化，只有適應(yīng)社會對檔案信息需求，并日漸增強相關(guān)客觀需求的策略，才能最大限度地發(fā)揮出檔案管理的作用?？萍夹畔⑾到y(tǒng)能夠最大化的應(yīng)用于檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作效率的提升，也能夠提升檔案管理的壽命。實踐中檔案信息管理的時效性至關(guān)重要，行政事業(yè)單位應(yīng)準(zhǔn)確的輸入相關(guān)信息，并運用信息化的管理手段進行檔案的整理，比如可以運用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，也可以通過計算機技術(shù)處理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)文字和圖片的轉(zhuǎn)化，進而形成數(shù)據(jù)資料才有便于數(shù)據(jù)的有效保存。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對于檔案管理創(chuàng)新來講至關(guān)重要，加強檔案信息內(nèi)容的社會共享性，才有助于檔案信息服務(wù)的準(zhǔn)確性提升。高效率的檔案信息服務(wù)既方便利用者，又提高了行政事業(yè)單位檔案管理的利用效率。

4）推動干部人事檔案精細化管理。行政事業(yè)單位在檔案管理工作中，應(yīng)逐步細化檔案整理的流程，比如做好資料的收集、審核和歸檔，這些環(huán)節(jié)是最為重要的環(huán)節(jié)。干部人事檔案精細化管理要高度重視管理環(huán)節(jié)，注重細化整理全部流程，才能真正達到管理的效率。首先管理人員要依據(jù)《干部檔案工作條例》等相關(guān)的規(guī)范文件，對相關(guān)資料進行整理才能更大程度地提升檔案管理的實際效率。細化制度執(zhí)行，尤其是行政事業(yè)單位的干部人事檔案材料，要做到材料收集的細化，做到審核和歸檔工作的細化，并在執(zhí)行程序上高度落實才能提升工作的效率。新時代科技信息技術(shù)手段能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化，將檔案資料通過電子檔案資源信息庫，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的有效保護，也有助于檔案信息管理的細化，有助于行政事業(yè)單位管理的效率。

5 結(jié)束語

綜上所述，由于行政事業(yè)單位管理的重要性，人事檔案管理也屬于其內(nèi)部重要的內(nèi)容，在管理上相關(guān)單位應(yīng)做到一定的創(chuàng)新工作，在管理上投入更多的精力，才能實現(xiàn)檔案管理的工作效率。人事干部檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)人才的合理任用，未來在管理策略上，針對檔案管理工作仍然有進一步的發(fā)展空間。新形勢的時代背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)能夠使得檔案管理得到優(yōu)化，未來相關(guān)部門應(yīng)針對該部分內(nèi)容進行積極的策略探索，才能推動機關(guān)檔案工作整體水平的提升。