關(guān)于大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的思考

閻瑞潔

（山東廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司青島分公司，山東 青島 266000）

物聯(lián)網(wǎng)與云計(jì)算的出現(xiàn)對(duì)國(guó)家、企業(yè)以及個(gè)人等產(chǎn)生了劃時(shí)代的重大影響，而繼這兩項(xiàng)技術(shù)之后，一項(xiàng)新的技術(shù)變革——大數(shù)據(jù)（Big Data）正悄然改變著世界。大數(shù)據(jù)是一種無(wú)法利用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)軟件工具及時(shí)抓取、處理的數(shù)據(jù)集合，其具有數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)類型多樣、數(shù)據(jù)處理速度快等特點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)與檔案管理工作的結(jié)合已成為必然趨勢(shì)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入為檔案管理工作提供了更多的可能性，加快了檔案管理工作的創(chuàng)新步伐，為檔案管理的信息化建設(shè)與數(shù)字化發(fā)展搭建了廣闊的平臺(tái)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代給予檔案管理工作的機(jī)遇

1）為檔案管理工作提供更多可能。大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案信息的存儲(chǔ)管理、信息資源的收集以及檔案知識(shí)的挖掘提供了更多可能性。一方面，檔案管理人員通過(guò)信息分類保存、數(shù)據(jù)備份等方式大大減少了人工管理對(duì)原材料的消耗，延長(zhǎng)了檔案壽命。同時(shí)，利用大數(shù)據(jù)對(duì)檔案的增長(zhǎng)以及使用情況進(jìn)行分析，可為檔案管理工作指明方向，便于工作人員提供更契合群眾需求的個(gè)性化檔案服務(wù)。另一方面，大數(shù)據(jù)為檔案信息搜集以及檔案知識(shí)挖掘提供便利。大數(shù)據(jù)時(shí)代，工作人員可對(duì)不同類的檔案信息進(jìn)行智能化分析，評(píng)判其價(jià)值，以拓寬歸檔范圍，豐富檔案歸檔信息。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息良莠不齊，利用大數(shù)據(jù)可從海量的檔案中提取出重要內(nèi)容，并通過(guò)相應(yīng)的數(shù)據(jù)處理模式將檔案中存在的歷史性、經(jīng)驗(yàn)性知識(shí)挖掘出來(lái)。

2）推動(dòng)檔案管理工作不斷創(chuàng)新。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作將實(shí)現(xiàn)迅速革新。目前，我國(guó)很多檔案部門都采用了電子檔案的保管形式，并在檔案搜集方面更多地利用大數(shù)據(jù)來(lái)達(dá)到廣搜集、深挖掘的目的，這大大提高了檔案儲(chǔ)存、收集的效率。區(qū)域內(nèi)不同的檔案部門運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)一致的檔案信息管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的共用共享，這不僅豐富了檔案信息的數(shù)量，也提高了檔案服務(wù)的質(zhì)量。另外，信息技術(shù)以及一體化信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用讓檔案的類型由紙質(zhì)變?yōu)殡娮?，這讓檔案的整合、保存、檢索、使用以及編碼等工作流程也更加方便，更加規(guī)范化，大大提高了檔案管理工作的質(zhì)量，是檔案管理創(chuàng)新的一種體現(xiàn)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1）檔案搜集、存儲(chǔ)難度更大。隨著多媒體技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，圖片、視頻、音頻等非結(jié)構(gòu)化檔案資源越來(lái)越多，檔案的管理與搜集環(huán)節(jié)面臨著重重困難與挑戰(zhàn)。一方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案搜集與管理難上加難。在無(wú)紙化辦公風(fēng)靡的當(dāng)今時(shí)代，機(jī)關(guān)團(tuán)體、企業(yè)以及相關(guān)部門依靠電子文件方式傳達(dá)工作信息早已屢見(jiàn)不鮮。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行線上溝通確實(shí)提高了工作的效率，但由于目前電子歸檔發(fā)展尚不成熟，這導(dǎo)致圖片、音視頻等此類檔案信息無(wú)法得到更有效存儲(chǔ)與管理。另一方面，檔案數(shù)據(jù)資料分類整理缺乏可靠的信息系統(tǒng)作支撐。目前很多檔案部門都引入了檔案管理信息系統(tǒng)，但一些部門并未根據(jù)自身檔案數(shù)據(jù)的特點(diǎn)建立針對(duì)性的存儲(chǔ)管理系統(tǒng)，這讓數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與利用面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

2）檔案信息的安全性遭挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息的存儲(chǔ)方式由線下紙質(zhì)存儲(chǔ)變?yōu)榫€上電子存儲(chǔ)，這雖然節(jié)省了一定的人力、物力與財(cái)力，提高了管理效率，但隨之而來(lái)的檔案信息安全性問(wèn)題卻勢(shì)不可擋。一方面，存檔介質(zhì)不安全引發(fā)檔案信息安全危機(jī)?，F(xiàn)如今很多檔案管理部門在存儲(chǔ)檔案資料時(shí)慣于使用硬件磁盤，但這一存儲(chǔ)介質(zhì)長(zhǎng)期存放會(huì)發(fā)生一系列物理或化學(xué)變化，輕者影響磁盤內(nèi)檔案信息的完整性，重者可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息遺失。另一方面，檔案信息安全保障體系待完善。目前，很多部門或單位都利用大數(shù)據(jù)或云計(jì)算建立了“云檔案”管理系統(tǒng)。但是由于信息安全防護(hù)工作不到位，一些服務(wù)器或管理系統(tǒng)極易遭受非正常網(wǎng)絡(luò)攻擊，這導(dǎo)致很多涉密檔案信息遺漏、丟失。

3）檔案管理工作創(chuàng)新不足。就目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)數(shù)字化檔案管理工作存在創(chuàng)新不足、實(shí)效性差的問(wèn)題。這主要表現(xiàn)在兩點(diǎn)：第一，數(shù)字化檔案管理體制不健全。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作要有健全的檔案管理制度、人員考核制度以及獎(jiǎng)懲制度等，但很多部門在這些制度的構(gòu)建上有所缺失。第二，檔案管理工作的創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)力不足。檔案管理人員為工作創(chuàng)新的主要驅(qū)動(dòng)力，但相關(guān)調(diào)查研究表明，一些檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待增強(qiáng)，其對(duì)大數(shù)據(jù)的了解不足，信息技術(shù)能力較差，不能更好地勝任檔案數(shù)字化管理工作開(kāi)展。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的優(yōu)化思路

1）完善檔案管理工作的設(shè)施設(shè)備。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)需要加大資金投入力度，完善相關(guān)設(shè)施設(shè)備。首先，優(yōu)化檔案室環(huán)境，引進(jìn)先進(jìn)的防火、防潮、防水設(shè)施設(shè)備，創(chuàng)造優(yōu)良的檔案室管理環(huán)境。這一則可防止紙質(zhì)檔案因受不良因素影響而致使檔案信息遺失，二則有利于檔案室計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施的正常工作，同時(shí)防止檔案硬件磁盤發(fā)生化學(xué)或物理變化。其次，投入資金加大檔案室軟硬件設(shè)施設(shè)備的完善。硬件方面，相關(guān)責(zé)任人可在檔案室中引入一些配置較高的計(jì)算機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，使檔案室的配置迎合大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的基本要求。軟件方面，重點(diǎn)應(yīng)采用各種數(shù)字化、信息化管理系統(tǒng)。例如，可引入先進(jìn)的檔案搜索系統(tǒng)、存儲(chǔ)系統(tǒng)、信息安全管理系統(tǒng)等，不斷提高新時(shí)期檔案管理的數(shù)字化建設(shè)水平。

2）建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)。構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作優(yōu)化的有效方式。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作面臨著更加復(fù)雜的外在環(huán)境，打造信息化檔案管理平臺(tái)是提高工作效率的關(guān)鍵。一方面，平臺(tái)系統(tǒng)打造應(yīng)首先考慮系統(tǒng)性資源對(duì)接便利這一因素，保證所構(gòu)建的信息管理系統(tǒng)具有較強(qiáng)的信息共享性。檔案管理部門應(yīng)引入或設(shè)計(jì)出兼容性好、整體性強(qiáng)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大、智慧性高的系統(tǒng)平臺(tái)。同時(shí)，該平臺(tái)要具有豐富的檔案信息處理功能，以實(shí)現(xiàn)各個(gè)檔案管理工作內(nèi)容的一體化。另外，還要確保平臺(tái)有多個(gè)數(shù)據(jù)接口，保證各個(gè)子平臺(tái)能夠自由接入。這樣，信息管理系統(tǒng)才能在滿足基本檔案信息管理要求的基礎(chǔ)上，使各個(gè)區(qū)域、部門之間的數(shù)據(jù)能夠互相連通，有效打破數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)資源共享。

另一方面，平臺(tái)系統(tǒng)打造還應(yīng)考慮個(gè)性化需求因素。我國(guó)的檔案資料類型不一、種類繁瑣，各個(gè)部門所處理的檔案信息內(nèi)容也大不相同。在具體的檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，各個(gè)部門應(yīng)根據(jù)自身檔案管理類別的差異性，并基于檔案管理工作人員的基本訴求，打造出具有個(gè)性化特色的檔案管理信息系統(tǒng)。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)音視頻、圖片等文件信息自動(dòng)搜集或手動(dòng)搜集的功能，以加快電子文件歸檔的速度。另外，信息管理系統(tǒng)還要具有較強(qiáng)的操作性與實(shí)用性，要能夠確保檔案管理人員在經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單培訓(xùn)后能夠上手操作。這樣，運(yùn)用平臺(tái)系統(tǒng)才能進(jìn)一步提高檔案信息收集、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)換、查詢、整理以及利用的效率。

3）增強(qiáng)檔案管理的安全性。目前檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏必要的安全保障，這是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)。為了走出這一困境，檔案部門應(yīng)運(yùn)用多種方式增強(qiáng)檔案管理的安全性：第一，在數(shù)據(jù)化檔案管理平臺(tái)上進(jìn)行加密技術(shù)處理。信息化檔案管理雖然方便、快捷、效率高，但卻容易出現(xiàn)信息安全風(fēng)險(xiǎn)，機(jī)密信息泄露概率較以往任何時(shí)期都要大。因此，技術(shù)人員可通過(guò)在檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)上設(shè)置防火墻、聲紋認(rèn)證等方式增加信息系統(tǒng)的安全防護(hù)級(jí)別，防止檔案信息管理系統(tǒng)被黑客、木馬攻擊。第二，經(jīng)常進(jìn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)漏洞修補(bǔ)，并采用殺毒軟件進(jìn)行定期殺毒，為檔案信息管理系統(tǒng)安全運(yùn)行創(chuàng)造良好的環(huán)境?？衫脵?quán)威性高、殺毒效果較好的360殺毒軟件定期掃描系統(tǒng)漏洞并進(jìn)行修復(fù)，還要在恰當(dāng)時(shí)期借助軟件進(jìn)行系統(tǒng)殺毒，掃除潛在的病毒安全隱患，確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

4）不斷完善檔案管理機(jī)制。數(shù)字化管理機(jī)制在檔案信息化管理中發(fā)揮著十分重要的作用，為了提高檔案信息管理水平，應(yīng)從以下幾點(diǎn)來(lái)落實(shí)：第一，應(yīng)優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)化管理制度。一方面，完善相應(yīng)的規(guī)章管理制度。檔案信息化規(guī)章管理制度不僅要具有較強(qiáng)的操作性與實(shí)踐性，還要具有普遍的約束力，這樣便可通過(guò)讓員工學(xué)習(xí)規(guī)章制度來(lái)增強(qiáng)整個(gè)部門的檔案管理意識(shí)。另一方面，完善數(shù)字化檔案管理的操作流程，將標(biāo)準(zhǔn)化操作的細(xì)節(jié)以制度規(guī)范的形式定格下來(lái)，以提高檔案管理的效率。第二，依據(jù)《檔案法》以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全保密條例制定安全責(zé)任防護(hù)管理制度。安全責(zé)任防護(hù)管理制度可增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，規(guī)避因人員因素造成的信息泄露事故。第三，完善檔案管理人員考核制度。要對(duì)檔案工作人員的日常工作進(jìn)行嚴(yán)格考核，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)優(yōu)秀者實(shí)施一定獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)出錯(cuò)者給予相應(yīng)懲罰。

5）鍛造高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍。鍛造高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍首先應(yīng)把好招聘關(guān)，要招聘專業(yè)知識(shí)扎實(shí)、檔案管理專業(yè)技能強(qiáng)、大數(shù)據(jù)應(yīng)用水平高的優(yōu)秀檔案管理人才。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，重點(diǎn)集中在人員檔案管理知識(shí)與信息搜集能力、數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用與網(wǎng)絡(luò)信息處理能力培訓(xùn)方面。在培訓(xùn)中，可采用“線上+線下”培訓(xùn)的方式。在線下培訓(xùn)時(shí)，可聘請(qǐng)領(lǐng)域內(nèi)專業(yè)人員擔(dān)任培訓(xùn)講師，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行反方位、多層次的內(nèi)容培訓(xùn)。在線上培訓(xùn)時(shí)，培訓(xùn)人員可采用網(wǎng)絡(luò)授課的方式將一些經(jīng)典的大數(shù)據(jù)檔案管理案例呈現(xiàn)出來(lái)，讓檔案管理人員通過(guò)反復(fù)觀看獲得新知識(shí)、新技術(shù)。最后，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)培養(yǎng)，使其主動(dòng)掌握先進(jìn)的管理理念與技術(shù)，為檔案管理的數(shù)字化建設(shè)做貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作涉及檔案信息搜集、整理、保存、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用等多項(xiàng)內(nèi)容，十分繁瑣復(fù)雜。傳統(tǒng)手工化的檔案管理工作低效且容易出錯(cuò)，而利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理能有效規(guī)避這些弊端，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化管理。但就目前檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，工作人員在工作中面臨著重重挑戰(zhàn)，檔案信息化管理成效并不理想。針對(duì)這種情況，應(yīng)著重從完善檔案管理設(shè)施設(shè)備、建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)、優(yōu)化檔案管理機(jī)制、增強(qiáng)檔案管理安全性、建立高素質(zhì)管理人員隊(duì)伍等幾點(diǎn)予以完善，以便為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供切實(shí)保障。